Cómo hacer un calendario de proyecto para la gestión de proyectos

¿Qué es un calendario de proyectos?

Un calendario de gestión de proyectos es uno de los muchos formatos para mostrar un cronograma de proyecto. En este caso, el formato es uno con el que todos estamos muy familiarizados, independientemente de nuestra experiencia con la gestión de proyectos, todos hemos visto un calendario. Por este motivo, los calendarios de proyectos son una forma excelente de compartir información sobre el cronograma del proyecto con todos los miembros del equipo.

Con eso en mente, los calendarios de planificación de proyectos son un poco más complejos que el que usas en tu vida diaria. Si bien su formato es familiar, incluyen una gama más amplia de información.

¿Por qué son importantes los calendarios de gestión de proyectos?

Hay una razón por la que todavía confiamos en un calendario tradicional. Son excelentes herramientas para visualizar el paso del tiempo y crear un horario. Los gerentes de proyecto confían en las vistas de calendario para ilustrar los cronogramas en un estilo fácil de digerir, a menudo junto con un diagrama de Gantt, para mostrar la información de la manera más completa posible. Dicho esto, un calendario de planificación de proyectos es un excelente primer paso antes de trazar un cronograma.

Los calendarios de proyectos ponen toda la información que los equipos necesitan sobre el cronograma del plan del proyecto en un formato fácil de entender. Se necesita un ojo entrenado para discernir todo lo que muestra un diagrama de Gantt y, para muchos, formatos como estos son un poco abrumadores. Un calendario de proyecto, por otro lado, es extremadamente sencillo. Todos los miembros de un equipo son diferentes, y tener un calendario de proyectos a mano ayuda a adaptarse a sus diversas preferencias.

¿Qué hay en un calendario de proyecto?

Los calendarios de proyectos deben mostrar más que fechas de vencimiento importantes. Estas son solo una parte del rompecabezas. Si un calendario de proyecto solo muestra este elemento del cronograma del proyecto, los miembros del equipo se verán obligados a hacer referencia a otros documentos, lo que puede generar confusión y errores.

En su lugar, cree un calendario de proyecto que coloque toda la información de programación del proyecto en un solo lugar. Esta información incluye tareas, recursos, líneas base, fechas de vencimiento y más.

Cómo crear un calendario de proyecto en ProjectManager

Las reglas para crear un calendario de proyecto no están escritas en piedra. La forma en que aborda un calendario depende del proyecto, el equipo y la preferencia personal. Con eso en mente, hay algunos pasos que deberá seguir para cualquier calendario de gestión de proyectos.

1. Crear tareas: la creación de tareas es una parte fundamental de la programación de cualquier proyecto, y si está creando un calendario de proyecto, lo más probable es que ya tenga una lista de tareas. Ahora es el momento de transferir estas tareas de la lista al calendario de gestión de proyectos. Cuando lo haga, es importante “desarrollar” las tareas y proporcionar tantos detalles como sea posible. Esto incluye todos los asignados, enlaces, imágenes, mensajes, etc. Los mejores calendarios de proyectos mantienen toda esta información en un solo lugar.
2. Establecer prioridades: estar preparado para barajar las tareas es un elemento muy importante para crear un calendario de proyectos. Incluso con la mejor planificación de proyectos , las cosas no siempre salen como pensamos que saldrán. Esto no es necesariamente algo malo, solo significa que debemos estar preparados para diferentes resultados. Una forma de hacerlo es estableciendo prioridades para cada tarea. Al establecer una prioridad alta, media o baja, puede mover las tareas sin comprometer los entregables importantes.
3. Revisar con diferentes filtros: antes de bloquear el calendario de planificación de su proyecto, querrá revisarlo desde diferentes ángulos. Esto se hace usando filtros para ver solo ciertos aspectos del calendario. Por ejemplo, intente filtrar su calendario por miembro del equipo para revisar las cargas de trabajo. Luego, filtre por prioridad de tarea para ver qué elementos de alta prioridad están más cerca. Toda esta información informa las decisiones sobre cómo hacer ajustes al calendario para obtener mejores resultados.

Cómo realizar un seguimiento de los proyectos con un calendario de proyectos

Una forma de realizar un seguimiento de los proyectos con un calendario de proyectos es comparar las fechas de vencimiento de las tareas con el progreso y estimar si las tareas están o no en camino de completarse a tiempo. Otra forma de hacerlo es mediante el uso de un calendario para mostrar los recursos, así como las fechas importantes.

El uso de un calendario de recursos como este facilita la comparación del plan con la realidad. Simplemente compare dónde se planeó que estuvieran los recursos con el estado actual de estos recursos.

Mejores prácticas para hacer un calendario de gestión de proyectos

Los calendarios de proyecto son únicos para cada equipo. De hecho, parte de la belleza de un calendario de planificación de proyectos es el potencial de personalización. Dicho esto, hay algunas reglas generales importantes a seguir para evitar caer en las trampas del calendario del proyecto:

Codigo de color

Debido a que los calendarios de proyectos se han utilizado durante tanto tiempo, las personas han aprendido algunos trucos para aprovecharlos al máximo. Uno de ellos es la codificación por colores. La codificación por colores no se trata solo de estética. Se trata de hacer que los calendarios de proyectos sean fáciles de entender, de un vistazo rápido.

Cuando esté familiarizado con los colores que representan qué en su calendario de gestión de proyectos , no tendrá que leer los detalles cada vez que necesite información. Esto mejora enormemente la eficiencia. Y, para los estudiantes y trabajadores visuales, la codificación por colores significa que los calendarios tienen aún más sentido.

Considere las cargas de trabajo

Los calendarios de proyectos ofrecen una excelente manera de verificar las cargas de trabajo individuales y hacer ajustes, al brindarle la opción de filtrar su calendario por asignado de tareas antes de asignar cualquier trabajo nuevo. Esto le permite ver cuán ocupada o abierta podría estar la agenda de alguien. Por supuesto, también puede verificar la carga de trabajo de otras maneras, pero tenerlo en el calendario del proyecto agiliza el proceso. Algunos gerentes de proyecto incluso optan por codificar por colores sus calendarios según los miembros del equipo.

Independientemente de cómo elija representar las cargas de trabajo, no desea que ningún miembro del equipo ocupe "demasiado espacio" en el calendario. Esto indica que es muy probable que alguien se esté ahogando en tareas, y esto puede afectar la calidad del trabajo o incluso el cronograma del proyecto . Afortunadamente, los calendarios son una excelente manera de verificar estos detalles en segundos.

Crear contingencias

Es muy útil establecer prioridades para las tareas. Además de protegerlo de sobrepasar las fechas de vencimiento críticas, estas prioridades también crean una hoja de ruta para los planes de contingencia. Lo más probable es que las cosas no salgan exactamente como están marcadas en el cronograma del plan del proyecto . Es por eso que los mejores gerentes de proyectos tienen planes para adaptar todo el calendario del proyecto a cada contratiempo potencial.

No es suficiente estar preparado solo para un escenario. En cambio, los gerentes de proyecto deben "jugar" con calendarios para trazar diferentes rutas hacia el mismo destino (ese destino es el proyecto completo). La buena noticia es que los calendarios de gestión de proyectos en línea facilitan este proceso de experimentación y permiten a los usuarios probar tantos planes de contingencia como puedan pensar sin perder nada de su trabajo original.

ProjectManager tiene los mejores calendarios de proyectos

La vista de calendario de ProjectManager brinda a los usuarios acceso al mejor calendario de proyectos en línea del juego y el poder de hacerlo 100% exclusivo para ti. Comenzar es simple. Simplemente cree tareas de la forma que desee, ya sea a través de diagramas de Gantt, tarjetas kanban, listas de tareas o dentro de la vista de calendario.

¿Necesita hacerle una pregunta a un miembro del equipo sobre una determinada tarea? No hay necesidad de saltar a su correo electrónico. Simplemente abra la tarea y etiquete a la persona en un comentario.

Diagramas de Gantt

Además de la vista del calendario del proyecto, ProjectManager ofrece diagramas de Gantt, tableros Kanban y listas de tareas para brindarle las mejores herramientas de gestión de proyectos para planificar y ejecutar sus proyectos. Un diagrama de Gantt le permite mantener bajo control la programación de su proyecto, asignar tareas a los miembros de su equipo, definir hitos y colaborar con su equipo en tiempo real.

La vista de calendario de ProjectManager le permite diseñar su trabajo en un calendario tradicional, brindando a todo su equipo un punto de acceso para ver el cronograma de trabajo. Inicie ProjectManager gratis durante 30 días y vea cómo el acceso a nuestras herramientas de administración del trabajo lo ayudará a lograr el éxito en su próximo proyecto.