Cómo hacer que la colaboración con los proveedores sea más eficiente en el comercio minorista

La industria minorista está bajo una presión constante para mejorar la eficiencia y los márgenes, y un área que ha sido objeto de un mayor escrutinio es la colaboración con los proveedores. Para tener éxito, los minoristas deben tener una comprensión clara de los beneficios y desafíos de la colaboración de proveedores, así como también cómo hacerla más eficiente. Por lo tanto, en este artículo nos gustaría ver formas de hacerlo realidad.

La importancia de la colaboración de proveedores en el comercio minorista

Los minoristas que trabajan en estrecha colaboración con sus proveedores pueden obtener muchos beneficios. Al colaborar, los minoristas y los proveedores pueden comprender mejor los negocios de los demás, lo que puede conducir a una mejor comunicación y coordinación. Además, la colaboración puede ayudar a reducir costos y mejorar la calidad.

La colaboración del proveedor también puede conducir a un mejor servicio al cliente. Cuando los minoristas y los proveedores trabajan juntos, pueden desarrollar una cadena de suministro más eficiente que pueda satisfacer mejor las demandas de los clientes. Esto puede resultar en clientes más felices y mayores ventas para el minorista.

Los desafios

A pesar de los muchos beneficios de la colaboración de proveedores, también hay algunos desafíos que deben superarse. Uno de los mayores desafíos es lograr que todas las partes interesadas participen en la idea de la colaboración. Los proveedores pueden dudar en compartir información con los competidores, y los minoristas pueden mostrarse reacios a ceder el control de sus procesos. Además, ambas partes necesitarán invertir tiempo y recursos para desarrollar una relación.

Otro desafío es mantener la comunicación y la coordinación a medida que la relación entre el minorista y el proveedor evoluciona con el tiempo. Es importante que ambas partes se mantengan actualizadas sobre los cambios en sus respectivos negocios para que puedan continuar trabajando juntos de manera efectiva.

Finalmente, es importante recordar que no todas las colaboraciones serán exitosas; a veces las relaciones simplemente no funcionan o los objetivos cambian con el tiempo, lo que hace que la colaboración ya no sea factible o beneficiosa para ninguna de las partes involucradas.

1. Cómo puede ayudar la tecnología

La transformación digital puede desempeñar un papel importante para que la colaboración con los proveedores sea más eficiente. Al automatizar la comunicación y el intercambio de información, puede ayudar a reducir la necesidad de procesos manuales y facilitar que todos permanezcan en la misma página. Hay algunas formas clave en que la tecnología puede ayudar:

Compartir pedidos automáticamente

Muchos minoristas se enfrentan a la ineficiencia de tener que enviar manualmente las órdenes de compra a los proveedores. Este proceso a menudo es propenso a errores, consume mucho tiempo y puede provocar retrasos en la recepción de mercancías. Una forma más eficiente de administrar la colaboración de los proveedores es usar tecnología que comparta automáticamente las órdenes de compra con los proveedores. Esto se puede hacer mediante un sistema de intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante la integración con el sistema de pedidos en línea de un proveedor. Al compartir las órdenes de compra electrónicamente, los minoristas pueden reducir los errores, ahorrar tiempo y hacer que los productos lleguen a sus tiendas más rápido.

Compartir automáticamente la información del producto

Otra área en la que la tecnología puede ayudar a que la colaboración de proveedores sea más eficiente es en el intercambio de información de productos. Para esto, una solución de gestión de información de productos ayudaría. Un sistema PIM es fundamental para administrar grandes catálogos de datos de productos y para proporcionar información precisa y actualizada sobre los productos a todas las partes interesadas en la cadena de suministro minorista.

Al compartir un sistema PIM central con los proveedores, los minoristas pueden evitar el proceso costoso y propenso a errores de intercambiar manualmente los datos del producto. Además, un sistema PIM central puede proporcionar una fuente única de información veraz sobre el producto, lo que garantiza que todos en la cadena de suministro trabajen con el mismo conjunto de datos.

Compartir automáticamente datos de existencias y ventas

Otra forma de hacer que la colaboración con los proveedores sea más eficiente es compartir automáticamente los datos de existencias y ventas. En muchos casos, los minoristas deben enviar manualmente actualizaciones del nivel de inventario o informes de ventas a sus proveedores. Compartir automáticamente los datos de ventas con los proveedores puede ayudarlos a comprender qué productos se venden bien y cuáles no tan bien como se esperaba. Esta información puede ser utilizada por los proveedores para ajustar sus planes de producción en consecuencia.

Además, los datos de ventas pueden ayudar a identificar posibles problemas con los productos antes de que se conviertan en problemas graves. Por ejemplo, si un producto en particular no se vende bien en una región pero se vende bien en otra región, esto podría ser indicativo de un problema de calidad que el proveedor debe abordar.

Hay varias formas en que los minoristas pueden compartir datos de ventas con los proveedores. Por ejemplo, Retailgear ofrece un portal web al que ambas partes tienen acceso. De esta forma, los datos se pueden comparar con la información de la industria mediante IA. Para esto, es importante que los datos se actualicen en tiempo real, para que todos tengan la información más precisa posible.

Servir juntos al consumidor

Uno de los objetivos finales de la colaboración eficiente entre proveedores es servir mejor al consumidor juntos. Cuando los sistemas de minoristas y proveedores están integrados, se crea una experiencia perfecta para el consumidor, desde la búsqueda de productos en el sitio web de un minorista hasta la visualización precisa de los niveles de existencias en el punto de compra. Los consumidores también se benefician de poder realizar un seguimiento del estado de su pedido a través de múltiples canales (incluidas la tienda minorista, la web y el móvil) y recibir notificaciones en tiempo real sobre los cambios en los niveles de existencias o los tiempos de entrega. Al servir mejor al consumidor juntos, los minoristas y los proveedores pueden crear una ventaja competitiva y generar más ventas.

2. El papel de la comunicación

Además de la tecnología, la comunicación es otra pieza fundamental para hacer que la colaboración con los proveedores sea más eficiente. Al comunicar claramente las expectativas, los plazos y los cambios, los minoristas pueden evitar malentendidos y retrasos en el futuro. La comunicación eficaz debe ser oportuna, clara, concisa y coherente en todos los canales (correo electrónico, llamadas telefónicas, reuniones, etc.). Algunos consejos para una comunicación efectiva incluyen:

Establecer expectativas claras desde el principio

Antes de que comience el trabajo en cualquier proyecto, es importante establecer expectativas claras con los proveedores sobre lo que se espera de ellos (p. ej., plazos, entregables). Esto ayudará a evitar malentendidos más adelante.

Mantenerse organizado con plazos e hitos

Hacer un seguimiento de los plazos y los hitos es importante tanto para los minoristas como para los proveedores para que todos sepan cuándo vencen las cosas y cuándo se está avanzando. Una forma de hacerlo es mediante el uso de software de gestión de proyectos como Asana o Trello, que permiten a todos ver qué se debe, cuándo y quién es el responsable de cada tarea.

Ser receptivo a los cambios

Inevitablemente, las cosas cambiarán durante cualquier proyecto (p. ej., recortes presupuestarios, ampliación del alcance), por lo que es importante responder a estos cambios a medida que ocurren. Esto puede significar volver a trabajar en los plazos o los entregables, pero estar abierto al cambio ayudará a mantener los proyectos en marcha en general.

3. El papel del proceso en la colaboración de proveedores

Además de la tecnología y la comunicación, contar con un proceso sólido también es clave para que la colaboración con los proveedores sea más eficiente. Un proceso bien definido ayudará a garantizar que todos estén en la misma página y que las tareas se completen de manera oportuna. Algunas cosas a tener en cuenta al crear un proceso para la colaboración de proveedores:

Definir quién es el responsable de cada tarea.

Para evitar confusiones y duplicaciones de trabajo, es importante definir quién es responsable de cada tarea en el proyecto. Esto incluye tanto a minoristas como a proveedores.

Cree cronogramas e hitos claros

Como se mencionó anteriormente, es importante establecer cronogramas e hitos claros para que todos sepan cuándo vencen las cosas y cuándo se está progresando. Esto ayudará a evitar plazos incumplidos y puede ayudar a mantener el proyecto en marcha en general.

documentar todo

Tener un lugar central donde se almacena toda la información del proyecto (p. ej., notas de reuniones, documentos, archivos) puede ser extremadamente útil tanto para minoristas como para proveedores. Esto permite que todos tengan acceso a la información más actualizada y reduce la necesidad de actualizaciones manuales.

Conclusión

En conclusión, la colaboración de los proveedores es esencial para que las empresas minoristas sean eficientes y exitosas. Al utilizar la automatización, la comunicación y los procesos, los minoristas pueden hacer que la colaboración con los proveedores sea más eficiente y ayudar a optimizar la cadena de suministro en general.