Cómo administrar el entorno del proyecto desde el inicio hasta el cierre

Gestionar un proyecto es difícil. Tienes una fecha límite que cumplir y presupuestos que mantener. Y dentro de ese camino angosto, debe entregar un producto o servicio de calidad.

¡Y ese es solo el proyecto! ¿Qué pasa con todas esas cosas que pueden impactar en el proyecto? Hay fuerzas fuera de su control que pueden desviar su trabajo. Incluso hay problemas que pueden surgir de su equipo o partes interesadas.

Todas estas cosas conforman el entorno del proyecto. Así como vives en un entorno que impacta tu vida, también lo hace tu proyecto. Debe conocer el entorno del proyecto y prepararse para su influencia en su proyecto a lo largo del ciclo de vida de la gestión del proyecto.

¿Qué es un entorno de proyecto?

Un entorno de proyecto son todas las fuerzas internas y externas que ejercen sobre la gestión de su proyecto. Estas son cosas de dentro y fuera del proyecto que pueden afectar su cronograma, presupuesto, moral del equipo y mucho más.

El gerente del proyecto debe comprender el entorno del proyecto y planificar de manera proactiva para administrar los factores que podrían influir en el proyecto. Es algo así como gestionar el riesgo de esa manera.

Piense en el entorno del proyecto como el contexto en el que existe el proyecto. Hay una expresión antigua que dice: "El contexto lo es todo". Cualquier gerente de proyecto que piense que no necesita más datos es un gerente de proyecto que recibirá una lección difícil.

¿Por qué es importante el entorno del proyecto?

Al administrar un proyecto, es una segunda naturaleza definir sus objetivos, alcance, presupuesto y cronograma, pero a menudo se descuida el entorno de administración de proyectos. Haz esto bajo tu propio riesgo. Hay factores en juego que debe identificar y administrar para asegurarse de entregar el proyecto con éxito.

Por ejemplo, ¿dónde está ocurriendo el proyecto y ese espacio tiene riesgos potenciales? Podría haber un terremoto, un huracán o incluso algo tan simple como una infraestructura deficiente que dificulte llevar sus recursos al lugar de trabajo.

Otro factor es el entorno social. ¿Qué piensa la comunidad local del proyecto? ¿Estarán molestos y potencialmente se interpondrán en el camino de su progreso? También podría ser menos dramático, como la demografía del área que podría influir en el plan de gestión del proyecto de alguna manera.

El entorno del proyecto es de suma importancia. La recopilación de esta información es donde el software de gestión de proyectos puede ayudar. ProjectManager es una herramienta basada en la nube que le permite cargar documentos e imágenes ilimitados a la herramienta. Organícelos en nuestra vista de lista y siempre estarán al alcance de su mano, ya sea que esté en el sitio, en la oficina o incluso en casa. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!

Elementos clave del entorno del proyecto

Dos de los elementos principales del entorno de un proyecto son factores internos y externos:

Estructura Organizacional y Cultura Organizacional

La estructura organizacional afecta la forma en que administra el proyecto. Estos son los diversos sistemas que describen cómo se realizan los procesos para lograr los objetivos de la organización y, a su vez, el funcionamiento del proyecto. Además, la cultura organizacional también da forma a cómo ejecuta el proyecto.

Entorno físico

El otro factor clave es el entorno físico. Esto incluye desde la ecología local hasta la geografía física: clima, restricciones de acceso al sitio, servicios públicos, disponibilidad de servicios locales y disponibilidad de recursos humanos y materiales. Estos son factores externos, ya que están fuera del control de su organización.

Ambiente político

El entorno político en el que se lleva a cabo el proyecto puede afectar la forma en que el equipo del proyecto interactúa con las partes interesadas. Puede haber actividades ilegales en juego, como corrupción, diferencias en las políticas locales y nacionales, cambios en el poder político o influencia y más.

También hay cuestiones culturales y religiosas a considerar. Esto podría hacer que el plan de su proyecto cambie debido a la acomodación del personal en las instalaciones de trabajo, las vacaciones, las horas de trabajo aceptables y las consideraciones de seguridad.

Otros factores internos del entorno del proyecto

Otros factores internos incluyen las herramientas, habilidades y experiencia de su equipo. ¿Cuál es su disponibilidad? ¿Necesitan capacitación? ¿Tienes las herramientas que necesitas? Esto puede afectar la velocidad y la eficiencia del proyecto, así como el alcance y los estándares.

Las fuerzas externas también incluyen las condiciones del mercado, que siempre están cambiando. Dependiendo del entorno económico, es posible que no tenga la capacidad de financiar el proyecto. Podría haber una falta de recursos humanos y materiales.

No se olvide de las partes interesadas del proyecto. Comprenderlos puede ser uno de los aspectos más importantes de la gestión de un entorno de proyecto. Conoce su experiencia, la cultura de la que provienen, la estructura en la que trabajan, su apetito por el riesgo, prioridades, etc.

El entorno del proyecto y el ciclo de vida de la gestión de proyectos

Una de las mejores formas de gestionar el entorno del proyecto es siguiendo las fases del proyecto. Un proyecto tiene cinco fases: inicio, planificación, ejecución, seguimiento y control y cierre. Durante cada una de estas fases de gestión de proyectos, debe tener en cuenta el entorno del proyecto.

• Inicio del proyecto: esta fase es donde se determina si el proyecto es viable. Las consideraciones para el entorno de su proyecto incluyen la identificación de las necesidades de sus clientes, la realización de un estudio de viabilidad y la alineación de la planificación del proyecto con los objetivos de la organización.
• Planificación de proyectos: la planificación de proyectos implica la creación de un presupuesto, un cronograma y el análisis de riesgos (que es un componente importante de cualquier entorno de proyecto). Aquí es donde usted decide qué hará el equipo interno del proyecto y qué se subcontratará.
• Ejecución del proyecto: cuando ejecuta el proyecto, el entorno del proyecto incluye los recursos y el equipo necesarios para realizar las tareas. El equipo estará atento a cualquier riesgo e identificará los problemas a medida que surjan. También se realizarán pruebas y verificaciones de rendimiento.
• Seguimiento y control: Estas dos actividades se realizan al mismo tiempo que la ejecución del proyecto. En este punto, el entorno del proyecto se expande para incluir procesos y herramientas que rastrean el progreso y el desempeño. Se informará cualquier variación del plan de gestión del proyecto y se realizarán ajustes para mantener el proyecto en marcha.
• Cierre del proyecto: El cierre se produce una vez que se ha completado el entregable final. Ahora hay que atar los cabos sueltos. El entorno del proyecto en este punto incluye la gestión del proceso de revisión y aceptación, la liquidación de todas las cuentas abiertas y el cierre de contratos. A esto le sigue una revisión del proyecto, documentando todas las lecciones aprendidas y cerrando todos los registros del proyecto.

Ejemplo de entorno de proyecto

Tomemos un momento para pensar en el entorno del proyecto para una extensión de carretera.

1. En primer lugar, el proyecto se está ejecutando en el exterior. Debe pensar en el entorno físico y determinar qué estación es la mejor para ejecutar el proyecto, preferiblemente cuando el suelo no está empapado por la lluvia o congelado en invierno.
2. Luego, está el entorno político a considerar. ¿El estado o el condado está de acuerdo con el proyecto y tiene fondos suficientes para ejecutarlo? ¿Existen políticas o regulaciones que puedan afectar el proyecto? ¿Hay buena voluntad política para completarlo?
3. ¿Cuál es el impacto ambiental del proyecto? ¿Cuenta con el apoyo de la comunidad? Si no tiene a los lugareños detrás del proyecto, puede haber un callejón sin salida. También puede haber problemas de seguridad para el sitio, o tal vez se propone que la carretera atraviese terrenos que están protegidos de alguna manera.
4. Un entorno de proyecto interno podría incluir la complejidad del diseño y los recursos humanos disponibles para ejecutar ese plan. Esto puede afectar la velocidad y la eficiencia de su trabajo. Un entorno externo a considerar es si las condiciones del mercado respaldan el proyecto. Esto puede cambiar el alcance del proyecto.

El entorno del proyecto toca todos los aspectos del proyecto. Los problemas más obvios e importantes suelen ser los más difíciles de ver. Es por eso que la gestión del entorno del proyecto nunca debe darse por sentada.

Cómo ProjectManager lo ayuda a administrar el entorno del proyecto

ProjectManager puede monitorear y administrar el entorno del proyecto a través de las cinco fases de su proyecto. Puede recopilar documentos del proyecto y servir como un centro para todos los registros del proyecto, conectando equipos en su plataforma colaborativa para ayudarlos a planificar, rastrear e informar sobre el entorno del proyecto para mantener el rumbo.

Planifique de principio a fin en diagramas de Gantt

Los planes del proyecto deben tener en cuenta el entorno del proyecto. Los diagramas de Gantt de ProjectManager son lo suficientemente sólidos como para organizar todas las actividades de su proyecto, vincular dependencias que pueden retrasar su progreso e incluso establecer una línea de base una vez que haya creado el cronograma del proyecto. Con una línea de base, puede ver rápidamente la variación del proyecto y en tiempo real, ya que nuestro software se actualiza instantáneamente cuando se archiva el estado del proyecto.

Obtenga el estado en tiempo real con paneles en vivo

Obtener una vista de alto nivel del proyecto le permite ver el entorno completo del proyecto y capturar los problemas rápidamente para que puedan resolverse rápidamente antes de que afecten negativamente al proyecto. El tablero en vivo de ProjectManager no tiene que configurarse como en las herramientas livianas, pero está listo para funcionar cuando usted lo esté. Recopila datos en tiempo real y calcula automáticamente las métricas del proyecto que luego se muestran en gráficos y cuadros fáciles de leer.

Los informes de un clic proporcionan datos rápidamente

Si necesita una mirada más cercana a los datos, use los informes de un clic de ProjectManager. Genere informes sobre la variación del proyecto, tareas, costos y mucho más. Todos nuestros informes se pueden filtrar para permitirle concentrarse solo en la información que desea ver. Puede filtrar los informes para mostrar qué partes interesadas también desean recibir actualizaciones y luego compartirlos fácilmente con ellos.

Desde la planificación hasta el cierre, nuestro software tiene todas las funciones que necesita para administrar el entorno de su proyecto y mitigar cualquier riesgo relacionado con él. Obtenga notificaciones, herramientas de administración de recursos y tableros kanban que visualizan el flujo de trabajo de su equipo para que pueda detectar cuellos de botella y reasignar recursos rápidamente para mantener a los equipos trabajando a plena capacidad. Además, obtiene múltiples vistas de proyectos para que todos los miembros del equipo puedan trabajar como quieran y mantenerse actualizados.

ProjectManager es un software galardonado que organiza su trabajo y lo mantiene productivo. Sus datos en tiempo real lo ayudan a monitorear el entorno del proyecto y tomar mejores decisiones para mantener su proyecto en marcha. Pruebe ProjectManager gratis hoy.