Cómo gestionar las expectativas de las partes interesadas

Las partes interesadas son personas con un interés creado en el proyecto. Van a querer saber cómo está progresando el proyecto y si está programado para entregar a tiempo y dentro de su presupuesto. Los gerentes de proyecto necesitan administrar las expectativas de sus partes interesadas.

¿Cuáles son las expectativas de las partes interesadas?

Las expectativas de las partes interesadas son los criterios por los cuales una parte interesada considerará que el proyecto es un éxito. Suelen ser una combinación de cosas, desde la entrega del producto o servicio final que cumple con las expectativas de calidad establecidas por las partes interesadas hasta la finalización del proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

Las partes interesadas querrán actualizaciones periódicas y los gerentes de proyecto pueden usar estas presentaciones para las partes interesadas para gestionar sus expectativas. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que tiene funciones de informes personalizables que se pueden compartir fácilmente en una variedad de formatos para mantener actualizados a los interesados. Es fácil generar informes de estado y de cartera, así como informes de variación que se pueden filtrar para mostrar solo los datos que serían de interés para las partes interesadas. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Por qué es importante gestionar las expectativas de las partes interesadas?

Lo último que quiere un gerente de proyecto es que las partes interesadas interrumpan sus operaciones diarias administrando un proyecto con preguntas sobre el progreso y el gasto. Estas son preguntas legítimas, pero si un gerente de proyecto no es dueño de esa conversación, lo alejará del trabajo esencial del proyecto e incluso podría poner en peligro el plan del proyecto.

Por supuesto, no todas las partes interesadas son clientes. Cualquiera que tenga un interés creado en el proyecto es una parte interesada. Los miembros del equipo son partes interesadas. Manejar sus expectativas generará confianza y desarrollará mejores relaciones con el equipo. Esto aumenta la moral y la productividad. La gestión de las expectativas de las partes interesadas es muy importante porque conduce a un proyecto sin problemas.

Cómo gestionar las expectativas de las partes interesadas en 6 pasos

Puede ser un desafío gestionar las expectativas de las partes interesadas, pero es una parte importante de la gestión de proyectos. Aquí hay algunos pasos que puede seguir para controlar ese proceso.

1. Identifique a sus partes interesadas

Antes de que pueda gestionar las expectativas de las partes interesadas, debe saber quiénes son. Identifique a todas las partes interesadas del proyecto y sus intereses en el proyecto para que pueda comprender cómo se relacionan con el proyecto.

2. Mapee a sus partes interesadas

Una vez que haya identificado a sus partes interesadas, use un mapa para visualizar su relación con el proyecto. Un mapa de partes interesadas tiene cuatro cuadrantes, mantenerse satisfecho, administrar de cerca, monitorear y mantenerse informado. Ubicará a cada parte interesada en el cuadrante apropiado para comprender mejor cómo tratar con ellos.

3. Reúna las expectativas de sus partes interesadas

Comprender las expectativas entrevistándolos y obteniendo su punto de vista, como qué criterios considerarían para un proyecto exitoso. Esta información lo ayudará a administrar sus expectativas durante el ciclo de vida del proyecto.

4. Cree un documento de alcance del proyecto y haga que lo aprueben las partes interesadas

Un documento de alcance explica los límites del proyecto. Establecerá las responsabilidades del equipo y establecerá procedimientos sobre cómo se verifica y aprueba el trabajo terminado. Deje que sus partes interesadas revisen este documento y lo aprueben antes de implementarlo para que entiendan cómo avanzará el proyecto.

5. Crear un plan de gestión de partes interesadas

Se utiliza un plan de gestión de partes interesadas para definir y documentar el enfoque y la acción para aumentar el apoyo de las partes interesadas y reducir cualquier impacto negativo que puedan tener en el proyecto. Esto implica identificar a las partes interesadas y definir el nivel de poder e influencia que tienen sobre el proyecto.

6. Comunicarse con las partes interesadas a lo largo de la ejecución del proyecto

Una vez que tenga un plan, debe mantener informadas a las partes interesadas. Averigüe cómo quiere actualizarse cada parte interesada y la frecuencia de esas actualizaciones. Luego, podrá realizar presentaciones a cada parte interesada según sea necesario para mantenerlos actualizados, ya sea en persona, por correo electrónico, etc.

Video: Consejos para gestionar las expectativas de las partes interesadas

Los gerentes de proyecto deben, a veces, satisfacer las expectativas divergentes de múltiples partes interesadas. En este video con nuestra propia Jennifer Bridges, PMP, aprenda cómo administrar las expectativas de las partes interesadas y asegúrese de que se alineen con su proyecto.

Estos son algunos de los consejos que cualquier director de proyecto debe seguir al gestionar las expectativas de las partes interesadas.

• Documente a las partes interesadas: No todos son partes interesadas.Muchas veces, cuando se inicia un proyecto, hay diferentes personas dentro de la organización, miembros del cliente, miembros del equipo y socios proveedores que intentan generar impacto y retroalimentación y solicitar cambios en el plan del proyecto y debemos recordar que no son necesariamente partes interesadas. Por lo general, todas las organizaciones que se ven afectadas por el proyecto tienen partes interesadas que están representadas en el proyecto y miembros de la junta de control de cambios. Pero tienen un representante al que acuden y ante el cual responden por la organización, por lo que no todos son partes interesadas.
• Hacer cumplir el proceso: es importante como gerente de proyecto mantener los procesos alineados para que cuando otras personas en la organización, tal vez un gerente de proyecto o los miembros de su equipo, sepan que hay un proceso, un proceso de gestión de cambios.Entonces, si es necesario recibir comentarios a través del proyecto o si es necesario tomar decisiones, debe pasar por el proceso formal de gestión del cambio. Una vez más, sabiendo que a pesar de que hace cumplir un proceso, a veces tiene que modificar su proceso, así que manténgalo actualizado y mantenga a todos dentro y fuera del proyecto en el buen camino.
• Proporcione informes de estado frecuentes y regulares: las partes interesadas suelen tener varios proyectos en curso, por lo que asisten a un millón de reuniones, tienen un millón de tareas de las que son responsables y consultan muchos informes de proyectos para intentar tomar decisiones.Por lo tanto, confían en usted, el gerente del proyecto, para mantener las cosas documentadas, administradas y entregadas. Por eso es importante proporcionar informes de estado con frecuencia, regularidad, actualizados y en el formato apropiado para sus partes interesadas. Recuerde que los ejecutivos requieren un nivel de estatus diferente al de los miembros del equipo. Los miembros del equipo pueden necesitar más detalles sobre su tarea, los ejecutivos pueden necesitar más detalles sobre el estado general del proyecto y la salud del proyecto.
• Haga preguntas: luego comuníquese regularmente y haga preguntas a sus partes interesadas.Póngase en contacto con ellos nuevamente, manténgase en contacto constante y toque la base y diga: "¿Cómo va, qué piensa sobre el proyecto?" “¿Está cumpliendo con sus expectativas?” Entonces, al hacer preguntas, puede ver qué preocupaciones tienen en lugar de asistir a una reunión ejecutiva y ser el último en enterarse de que se encontrará con algo que su equipo ha pasado por alto o que usted, como gerente de proyecto, ha pasado por alto.
• Disipar mitos: Debido a que las partes interesadas tienen múltiples proyectos, suceden muchas cosas, es difícil para ellos hacer un seguimiento, hay diferentes personas dentro del proyecto, fuera del proyecto que brindan información y ahí es donde surgen los mitos.Donde las personas hacen suposiciones y declaraciones erróneas sobre las cosas, por lo que es importante disipar constantemente esos mitos en el camino y hacer que las personas digan la verdad sobre lo que realmente está sucediendo en el proyecto.

Por lo tanto, creemos que esta es la onza de prevención que le ahorrará una libra de cura para mantener alineadas y encaminadas las expectativas de sus partes interesadas. Siga este sencillo consejo y habrá gestionado las expectativas de sus partes interesadas. Mejor aún, habrá fijado esas expectativas en un cronograma alineado con su proyecto. ¡Gracias por ver!

Plantillas gratuitas de gestión de partes interesadas

Para ayudar con la gestión de partes interesadas, ProjectManager tiene plantillas gratuitas de gestión de partes interesadas. ProjectManager es el centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos, incluidos blogs semanales, videos tutoriales y plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word. Aquí hay un par que puede ayudar con la gestión de las partes interesadas.

Plantilla de análisis de partes interesadas

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Plantilla de mapa de partes interesadas

Un mapa de partes interesadas visualiza cómo administrará a cada parte interesada. Al colocar a sus partes interesadas en nuestra plantilla de mapa de partes interesadas gratuita para Excel, puede trazar el nivel de interés y la influencia de cada una.

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