Cómo planificar un evento: pasos, consejos y lista de verificación para la planificación de eventos

¿Necesitas saber cómo planificar un evento? Si está planeando un gran evento como una conferencia, podemos ayudarlo a crear, estructurar y diseñar con éxito su plan de eventos. Este blog repasará todo lo que debe tener en cuenta al planificar un evento, incluidos los pasos de planificación del evento, consejos y una lista de verificación fácil de usar.

¿Qué es un plan de eventos?

Un plan de eventos define cómo se ejecutará un evento. Aborda todos los componentes de un evento, como las fechas de inicio y finalización, el presupuesto, el lugar, el marketing, los asistentes y más.

El alcance y la complejidad del plan del evento pueden variar según el tamaño del evento, pero los desafíos fundamentales siguen siendo los mismos. La mayoría de nosotros tenemos algo de experiencia en la planificación de un evento, ya sea en casa, en el trabajo o en su comunidad. Para este artículo, centrémonos en los grandes eventos.

Planear un evento

La mayoría de nosotros tenemos algo de experiencia en la planificación de un evento, ya sea en casa, en el trabajo o en su comunidad. Para este artículo, centrémonos en los grandes eventos.

Una conferencia es un tipo común de gran evento, por lo que para nuestros propósitos de gestión de eventos, hablemos de una conferencia TEDx en la que participamos para ilustrar cómo planificar un evento. Este ejemplo es un buen escenario para explicar la estructura y los desafíos de planificar un gran evento, junto con los beneficios de planificar un evento con software.

Elementos clave de la planificación de eventos

Lo primero a tener en cuenta a la hora de planificar un evento es la fecha. Eso es un ancla que no puede cambiar. También querrá estimar el número de asistentes. Estos serán dos elementos críticos que ayudarán a informar los otros aspectos de la planificación de su evento.

Analicemos los otros componentes para configurar un evento. Se resumen a continuación:

• Evento: primero, debe tener un evento de algún tipo para planificar, por supuesto. Ese evento va a requerir una serie de responsabilidades, girando en torno a sus funciones operativas, legales y contables.
• Presupuesto: calcule todos los costos de su evento y cree un presupuesto. Su presupuesto disponible influirá en muchas decisiones de gestión de eventos, como su lugar, los métodos de marketing y publicidad, etc.
• Lugar: El evento tiene que llevarse a cabo en algún lugar, y eso involucra la gestión logística, alimentos y bebidas, así como la decoración.
• Marketing: una vez que haya seleccionado un lugar, debe comenzar a atraer personas a través de un programa de marketing que puede incluir un sitio web, una campaña social, correo electrónico y trabajo impreso.
• Publicidad: De la mano del marketing está la publicidad. Eso puede incluir anuncios de radio, televisión, periódicos y revistas.
• Voluntarios: un gran evento necesita un gran equipo de personas para que despegue y funcione sin problemas. Eso significa voluntarios, lo que significa escribir contratos, definir sus roles, organizar reuniones y determinar horarios.
• Oradores: debe tener un orador principal o un grupo de oradores para atraer una audiencia. Esto implicará contratos, curadores para seleccionar el talento, un programa, biografías y ensayos.
• Patrocinadores: Todo esto cuesta dinero, y el presupuesto de un gran evento lo aportan sus patrocinadores. Esto nuevamente involucrará contratos, marketing y logística.
• Producción: la producción implicará la creación de contratos mientras trabaja en la creación de una grabación audiovisual de los procedimientos, así como una transmisión de sonido y video durante el evento.
• Escenario: el evento tiene lugar en un lugar específico y en ese lugar hay un escenario en el que se presentará el evento propiamente dicho. Eso generalmente incorporará un proyector, pantalla, micrófonos, conexión a Internet, baterías, cables y más.
• Asistentes: ¡No se olvide de las personas que asistirán al evento! Necesitará comunicaciones para informarles sobre la información del evento, procesos de pago para cobrar tarifas, correos electrónicos para mantenerse en contacto, direcciones, credenciales y puntos de acceso.

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Pasos de planificación de eventos

Bueno, pasamos por mucho en la planificación de eventos, así que dividamos esos consejos en pasos concretos. Estos pasos de planificación de eventos lo guiarán hacia el éxito. Continuemos con nuestro ejemplo de conferencia.

• Paso 1. Determine las metas y objetivos de su evento
• Paso 2. Reúne a tu equipo
• Paso 3. Establece un presupuesto para el evento
• Paso 4. Elige la fecha y el lugar
• Paso 5. Selecciona los altavoces
• Paso 6. Marketing y publicidad de eventos
• Paso 7. Ejecuta tu evento

Cuando divide su plan de eventos en pasos manejables, todo el proceso parece mucho menos desalentador. Sin embargo, hay algunas cosas más a tener en cuenta al hacer el plan de su evento.

Consejos para la planificación de eventos

Desafortunadamente, siempre habrá variables fuera de su control, como el clima, los retrasos en las entregas, las dificultades técnicas y otras posibles confusiones. Como se indicó anteriormente, no puede cambiar la fecha de su evento, por lo que querrá estar lo más preparado posible para cualquier riesgo o problema que pueda surgir el día de su evento.

Lista de verificación de planificación de eventos

Hay mucho que administrar al planificar un evento, por lo que es importante tener una lista de todo lo que necesita incluir en su plan de gestión de eventos. La siguiente es una lista de verificación general de planificación de eventos para ayudarlo a comenzar. Cuantas más preguntas haga, mejor será la lista de verificación de su evento. Siéntase libre de agregar sus propias responsabilidades y tareas únicas.

Metas y objetivos

• ¿Cuál es la razón de ser de tu evento?
• ¿Cuáles son los objetivos que se espera lograr con este evento?
• ¿Cuáles son los objetivos de ingresos?
• ¿Cuál es tu público objetivo?
• ¿Cuántas personas asistirán?
• ¿Hay algún costo asociado con la emisión de boletos y cuál es?
• ¿Dónde se lleva a cabo el evento?
• Crear un calendario de eventos.

Presupuesto del evento

• Calcule cuáles serán los costos.
• Si realizó eventos similares, use y ajuste un presupuesto anterior para una línea de base.
• ¿Qué software de venta de entradas y registro se utilizará?
• Finalizar las contribuciones de los patrocinadores.
• Establecer el precio del billete.

Fecha y lugar

• ¿Cuándo tendrá lugar el evento?
• Tenga una fecha de respaldo en caso de que surjan problemas.
• ¿Existe la mejor ubicación para el evento?
• ¿El lugar es apropiado para el número esperado de asistentes?
• Decida la infraestructura necesaria: wifi, capacidad, baños, cerca de tiendas y restaurantes, etc.
• Contratar catering.
• Asegure el equipo que necesitará.
• ¿Cuáles son sus necesidades de seguridad?
• ¿Necesita permisos, licencias o seguros?
• Cree la señalización del evento y el plan de comunicación para los asistentes.

Altavoces

• Investiga posibles oradores.
• Crea una lista de oradores relevantes.
• Crea un tono para los oradores.
• Altavoces de tono.
• Finalice la selección de oradores, obtenga biografías y fotos de rostros, organice viajes y alojamiento.

Patrocinadores

• Desarrolle una lista de patrocinadores y lo que puede ofrecerles.
• Vea si hay patrocinadores que se hayan asociado con eventos similares.
• Ponte en contacto con posibles patrocinadores.

Sitio web

• Firma de diseño.
• Actualice el sitio o cree uno único.
• Asegúrese de que el sitio pueda manejar el tráfico esperado.
• Tenga un sitio optimizado para dispositivos móviles.

Marketing y publicidad de eventos

• ¿Cuál es tu mensaje?
• Coordinar con herramientas digitales y plataformas sociales.
• Agregue el evento a los calendarios en línea.
• Evento de mercado con publicaciones de blog y otras promociones como videos y anuncios en línea.
• Envíe recordatorios a todas las partes uno o dos meses antes de la fecha del evento.

Finalizando, Últimos Pasos

• Calendario
• Abastecedor
• Oradores y guiones
• Evento
• Equipo
• Decoraciones
• Contratos

Consejo profesional: Eso es mucho para coordinar y planificar, por lo que existe una necesidad real de un software de gestión de proyectos que tenga las funciones adecuadas para la gestión de eventos. Proporciona un portal común, donde puede realizar un seguimiento de los costos y las tareas con alertas automáticas. También ofrece una plataforma de comunicación y colaboración que reduce la necesidad de correos electrónicos innecesarios. El software recopila todos sus archivos en un solo lugar y simplifica los informes del equipo al agregar eficiencias y reducir el estrés.

Cómo ayuda ProjectManager con la planificación de eventos

ProjectManager es un software basado en la nube que es ideal para la planificación de eventos. Tenemos las herramientas para mantener organizadas todas las partes de sus eventos, desde la gestión de proveedores hasta las promociones.

Nuestro software de planificación lo ayuda a realizar un seguimiento de todos los elementos que componen el plan de su evento. Ya le mostramos nuestro diagrama de Gantt en línea, pero también ofrecemos listas de tareas y tableros kanban para ejecutar en su plan de eventos. Mueva las tareas de una columna a otra mientras colabora en el trabajo con su equipo. Es fácil detectar cuellos de botella y completar todo a tiempo para el evento.

Además, las hojas de asistencia facilitan la facturación de todos sus eventos. Se pueden enviar y aprobar con solo pulsar una tecla. Nuestro software también ofrece una variedad de vistas, desde una lista hasta un calendario e incluso un tablero kanban que lo ayuda a visualizar el flujo de trabajo para mantenerse al día.

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Más sobre la planificación de un evento

La planificación de eventos puede ser compleja. Hay muchas bolas para mantener en el aire. Si lo anterior es demasiado para digerir de inmediato, puede comenzar con nuestra plantilla de plan de eventos y ver a uno de nuestros expertos en planificación. Jennifer Bridges, PMP, tiene años de experiencia y los usa para enseñarle los fundamentos de la planificación de eventos en este breve video.

Aquí hay una captura de pantalla para su referencia.

¡Gracias por ver!

Transcripción:

Hoy, estamos hablando de cómo planificar un evento. Bueno, la mayoría de nosotros nos involucramos de alguna manera en la planificación de un evento, ya sea en casa, en el trabajo o en la comunidad.

Pero hoy, quiero centrarme en eventos más grandes. Así que piensa en las conferencias. Entonces, el ejemplo que voy a compartir hoy es uno de los más divertidos en los que participé, una conferencia TEDx.

Así que quiero hablar sobre la estructura y el diseño. Quiero hablar sobre algunos desafíos que pueden encontrar comunes en los eventos, algunas cosas que hicimos para resolverlos y cómo el software realmente nos ayudó.

Entonces, en primer lugar, al diseñar un evento, hay múltiples componentes de eventos. Así que voy a tomar esto en un nivel alto. Entonces, en un nivel alto, tenemos el evento. Entonces se trata de hablar de qué trata el programa, cualquier tipo de operaciones, legales y contables.

Luego hablamos del lugar. Así que tenemos que planificar todo lo relacionado con la ubicación, la logística de esa ubicación, la comida, la bebida y las decoraciones allí.

Luego hablamos de marketing. Así que tenemos un sitio web y tenemos redes sociales, marketing por correo electrónico, cualquier tipo de impresión. Y luego también tenemos la publicidad. Aprovechamos la radio, la televisión, los periódicos y las revistas.

Y luego tuvimos que planificar los voluntarios, lo que también fue mucho trabajo. Así que teníamos contratos y teníamos que establecer los roles y responsabilidades, y teníamos que planificar nuestras reuniones y programar el trabajo y cualquier tipo de información de contacto.

Luego tuvimos los oradores para el evento TEDx. Así que tuvimos que idear los contratos para eso. Tuvimos que pasar por la curaduría y buscar a los oradores y examinarlos y trabajar con ellos para diseñar su programa, obtener su biografía y tener una práctica.

Luego tuvimos los patrocinadores. Entonces, nuevamente, teníamos contratos con ellos, cualquier tipo de garantía de marketing que necesitaran de nosotros y nosotros necesitábamos de ellos, cualquier tipo de material que necesitaran, planeando la logística para que llegaran y se instalaran.

Entonces tuvimos la producción. De nuevo, más contratos. Y pensar y planificar el audio y el video, y hubo múltiples componentes de estos.

Luego tuvimos que montar el escenario. Entonces, en TEDx, sabes que el escenario es muy importante y hay todo tipo de requisitos para eso. Así que tuvimos que configurar el escenario de acuerdo con los requisitos y sus proyectores, pantallas, micrófonos e Internet, todo tipo de baterías y respaldos, y todo tipo de cables.

Y luego estaban los asistentes. Comunicándose con los asistentes, recibiendo sus pagos, enviándoles correos electrónicos, brindándoles direcciones, credenciales y cualquier tipo de acceso.

Así que hubo más que esto, pero esto es solo una especie de alcance de alto nivel. Así que puedes ver que se vuelve complejo con el evento. Todas las diferentes personas involucradas, los voluntarios, los oradores, los patrocinadores, los asistentes, las partes interesadas y los proveedores, pueden imaginar lo complejo que se vuelve.

Entonces, con eso, nos encontramos con varios desafíos, como que la fecha del evento no cambia. Entonces, si algo sucede, se descarrila o sale mal, esa fecha no puede cambiar. Y en la mayoría de los eventos, si estás haciendo una conferencia, esa fecha realmente no puede cambiar. Así que eso también trae un nivel de estrés.

Y solo la gran cantidad de personas con las que estás tratando. Incluso si se trata de un evento más pequeño, todavía hay desafíos debido a la cantidad de personas. Y luego hay variables que están fuera de su control. Así que piensa en el clima, en los diferentes tipos de inclemencias del tiempo, ya sea que nieve o llueva o cualquier cosa que pueda afectar ese evento.

Y luego puede haber entrega de diferentes equipos o la comida o la bebida. Si eso no aparece a tiempo, entonces hay un gran problema. Tienes que pensar en todo tipo de planes. Y luego ordenar confusiones. Así que piense en pedir diferentes materiales de marketing o pedir la comida o cosas diferentes y aparece mal.

Y luego está todo tipo de comunicación. Mira, de nuevo, pensando en comunicarte con todos los diferentes tipos de personas, son muchos desafíos.

Entonces, lo que hicimos fue establecer una estructura y una base, un flujo de proceso, y luego también implementamos un software de gestión de proyectos que fue de gran ayuda porque los beneficios de eso es que ayuda a proporcionar un portal común para todos los involucrados.

Pueden ir allí para obtener actualizaciones en tiempo real sobre lo que está sucediendo. También permite el seguimiento de la tarea y el costo. Luego, puede configurar alertas cuando tal vez se completen las tareas o cuando se atrasen, y luego cuando se deban pagar ciertas cosas o si se atrasen.

Así también, es muy valioso tener comunicaciones y colaboraciones. Así que no hay nada peor que tener que revisar tantos correos electrónicos para buscar y encontrar información. Entonces, si alguien le envió algo, un archivo o algo así por correo electrónico, solo ayuda a colaborar y comunicarse a través de este portal común.

Luego, también proporciona un repositorio central para sus archivos. Podrían ser documentos de marketing. Podrían ser contratos. Pueden ser facturas. Así que están bien allí.

Y luego también permite informes de equipo. Entonces, ya sean sus voluntarios o algunos de sus socios proveedores, permite que las personas informen en tiempo real. Eso también permite la eficiencia de todo el evento y de todos los involucrados y, en gran medida, reduce el estrés.

Entonces, como puede ver con la estructura, cómo puede ayudar esta herramienta de gestión de proyectos.

Y si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a planificar su evento, regístrese ahora en nuestro software en ProjectManager.com.

(Esta publicación se actualizó en diciembre de 2019)