Cómo responder a un correo electrónico para una entrevista

El proceso de la entrevista puede ser un momento emocionante pero estresante para los candidatos. Afortunadamente, usted está en condiciones de calmar las ansiedades. Los empleadores que saben cómo escribir un correo electrónico comercial parecen compasivos y serviciales mientras presentan a la empresa de una manera que se destaca de la competencia.

Esta guía explicará cómo responder a un correo electrónico para una entrevista, si los candidatos buscan presentarse en un momento determinado, pedirle que programe algo, solicitar una llamada o hacer preguntas de seguimiento.

Cómo responder a un correo electrónico solicitando una entrevista

Los candidatos ocupados que tienen compromisos laborales o familiares anteriores pueden especificar un momento ideal para una entrevista. Si puede o no aceptar esta solicitud determinará cómo se desarrolla el correo electrónico.

Si puede acomodar la solicitud, pruebe esta plantilla:

Línea de asunto: [COMPAÑÍA] Confirmación de entrevista

Estimado [NOMBRE],

Gracias por su interés en entrevistarse para el puesto de [FUNCIÓN] en [EMPRESA]. Estoy disponible el [FECHA] a las [HORA] y espero reunirme con usted para analizar este puesto con más detalle.

Por favor, hágame saber si puedo proporcionar información adicional antes de nuestra reunión.

Atentamente,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE LA EMPRESA]

También puede considerar una plantilla más larga que proporcione detalles adicionales para que el candidato se sienta más cómodo:

Línea de asunto: [COMPAÑÍA] Detalles de la entrevista

Estimado [NOMBRE],

Esperamos conocerlo en persona a las [HORA] el [FECHA] para analizar el puesto de [FUNCIÓN] en [EMPRESA] y queremos que se sienta cómodo y preparado cuando llegue. A continuación, encontrará información sobre nosotros para ayudarlo a planificar su entrevista.

Se reunirá con [ENTREVISTADOR #1], [ENTREVISTADOR #1 CARGO], y [ENTREVISTADOR #2], [ENTREVISTADOR #2 CARGO]. La entrevista no durará más de [LONGITUD DE TIEMPO].

Durante la entrevista, se le pedirá que complete una breve evaluación de habilidades y responda algunas preguntas sobre su historial laboral reciente. Traiga [MUESTRAS, CURRICULUM U OTROS DOCUMENTOS], así como una forma de identificación para ingresar al edificio.

Nuestra oficina está ubicada en [DIRECCIÓN], cerca de [LANDMARK]. Estamos cerca de [OPCIONES DE TRANSPORTE PÚBLICO] y contamos con amplio estacionamiento en el lote adyacente a nuestro edificio.

Encontrará que nuestro código de vestimenta en la oficina es [CÓDIGO DE VESTIR], pero lo alentamos a usar lo que le resulte más cómodo. Por su seguridad y la nuestra, le pedimos que use una máscara, independientemente de su estado de vacunación.

Si tiene alguna pregunta, no dude en llamarme al [NÚMERO DE TELÉFONO].

[SU NOMBRE Y FIRMA DE LA EMPRESA]

Si no puede acomodar la solicitud, aquí hay una plantilla formal que ofrece una fecha y hora alternativas:

Línea de asunto: Invitación a una entrevista en [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA]

Estimado [NOMBRE]:

Gracias por considerar el puesto de [FUNCIÓN] en [EMPRESA]. Las mejores fechas y horas para participar en una entrevista son [OPCIONES DE FECHA Y HORA]. Si este rango no es adecuado para su horario, proporcione una lista de fechas y horarios alternativos, y haré todo lo posible para satisfacer su solicitud.

Espero reunirme con usted para discutir sus calificaciones para este puesto con mayor profundidad.

Atentamente,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE LA EMPRESA]

O, si lo prefiere, puede utilizar esta plantilla informal para ofrecer una alternativa:

Línea de asunto: Próxima entrevista en [EMPRESA]

Estimado [NOMBRE]:

Gracias por su respuesta oportuna. [ENTREVISTADOR], [TÍTULO DEL TRABAJO DEL ENTREVISTADOR], quedó realmente impresionado con su solicitud para el puesto de [TÍTULO DEL TRABAJO], y nos complace invitarlo a una entrevista en nuestra oficina.

Debido a compromisos anteriores, no estamos disponibles a las [HORA SUGERIDA] el [DÍA, MES Y FECHA SUGERIDOS]. ¿Puedes venir a las [NUEVA HORA] el [NUEVO DÍA, MES Y FECHA]? De lo contrario, proporcione algunas opciones y haré todo lo posible para adaptarme a su horario.

¡Espero escuchar más sobre ti!

Mejor,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE LA EMPRESA]

Estas plantillas brindan las mejores prácticas de correo electrónico y lo guían sobre cómo responder a un correo electrónico para una entrevista. Observe cómo todos los ejemplos refuerzan la fecha y la hora. Además, asegúrese de incluir el lugar de la entrevista en la parte inferior de la firma de su empresa, junto con sus datos de contacto. Sobre todo, las respuestas deben ser concisas, positivas y útiles.

Cómo responder a un correo electrónico para programar una entrevista

Los candidatos pueden responder a su interés mencionando abiertamente que están "disponibles para una entrevista lo antes posible". Esto pone la pelota en su cancha para la programación. Al decidir cómo responder a un correo electrónico de entrevista de esta naturaleza, es posible que desee ofrecer varios horarios diferentes para evitar idas y venidas innecesarias. Considere cómo desea promocionar su empresa, ya sea formal o informal.

Aquí hay un ejemplo de un correo electrónico de programación de entrevista formal:

Línea de asunto: Invitación a una entrevista en [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA]

Estimado [NOMBRE],

Gracias por su interés en el puesto de [TÍTULO DEL TRABAJO] en [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA].

Nos gustaría invitarlo a una entrevista con [ENTREVISTADOR], [TÍTULO DEL TRABAJO DEL ENTREVISTADOR], en nuestra oficina, ubicada en [DIRECCIÓN]. La entrevista no debe durar más de [LONGITUD DE TIEMPO].

Estamos programando entrevistas para:

• [DÍA, FECHA Y HORA]
• [DÍA, FECHA Y HORA]
• [DÍA, FECHA Y HORA]

Responda directamente a este correo electrónico para informarnos su disponibilidad.

Esperamos poder hablar con usted.

Atentamente,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE LA EMPRESA]

Si prefiere una respuesta más informal, considere la siguiente plantilla:

Línea de asunto: [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA]: Disponibilidad de entrevista

Hola [NOMBRE],

Gracias por postularse para el puesto de [TÍTULO DEL TRABAJO] en [EMPRESA]. ¡Hemos revisado cuidadosamente los materiales de su solicitud y nos complace invitarlo a una entrevista!

Se reunirá con [ENTREVISTADOR], nuestro [TÍTULO DEL TRABAJO DEL ENTREVISTADOR] aquí en [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA], ubicado en [DIRECCIÓN]. La entrevista no debe durar más de [LONGITUD DE TIEMPO].

Revise las opciones de fecha y hora que se proporcionan a continuación y déjeme saber cuál funciona mejor para usted:

• [DÍA, FECHA Y HORA]
• [DÍA, FECHA Y HORA]
• [DÍA, FECHA Y HORA]

¡Gracias nuevamente por su interés en unirse al equipo de [EMPRESA]! Una vez que reciba su respuesta, le enviaré un correo electrónico de confirmación con detalles adicionales. Esperamos explorar lo que puede agregar a nuestro equipo.

Mejor,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE LA EMPRESA]

También existe la posibilidad de que un candidato que no está considerando exprese interés en programar una entrevista. En este caso, deberá elaborar una respuesta de correo electrónico respetuosa para decepcionar suavemente al candidato.

Considera esta plantilla:

Estimado [NOMBRE]:

Gracias por expresar interés en el puesto de [TÍTULO DEL TRABAJO] en [EMPRESA]. Fue un placer aprender más sobre sus habilidades y calificaciones. En este momento, sin embargo, hemos optado por buscar a otro candidato para el puesto.

Agradecemos su tiempo y le deseamos la mejor de las suertes en sus esfuerzos profesionales.

Atentamente,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE LA EMPRESA]

Nunca es fácil defraudar a alguien, pero si su correo electrónico es cortés y profesional, mantendrá una relación favorable y, potencialmente, la puerta estará abierta a un desbordamiento de candidatos que pueden estar perfectamente calificados y ser excepcionales. Si realiza muchas contrataciones, puede considerar agregar una línea a esta plantilla que diga: “Estaremos publicando los puestos de [TÍTULO DEL TRABAJO] durante las próximas semanas. Lo invitamos a que vuelva a presentar su solicitud, ya que creemos que encajaría perfectamente en nuestra organización”.

Cómo responder a un correo electrónico solicitando una llamada para programar una entrevista

A menudo, las entrevistas telefónicas son el siguiente paso en el proceso de contratación. Si tiene poco tiempo, enviar un correo electrónico para programar una fecha y hora para una entrevista telefónica puede ser la solución ideal.

Aquí le mostramos cómo responder a un correo electrónico para una entrevista por teléfono:

Línea de asunto: [NOMBRE DE LA COMPAÑÍA]: Disponibilidad de entrevistas telefónicas

Hola [NOMBRE],

Gracias por postularse para el puesto de [TÍTULO DEL TRABAJO] en [EMPRESA].

Después de revisar su solicitud, nos complace ofrecerle una entrevista telefónica con nuestro [TÍTULO DEL TRABAJO DEL ENTREVISTADOR], [ENTREVISTADOR]. Repasaremos lo que implica el puesto y le haremos algunas preguntas de seguimiento con respecto a su experiencia.

Tenemos disponibles los siguientes espacios para entrevistas:

• [DÍA, FECHA Y HORA]
• [DÍA, FECHA Y HORA]
• [DÍA, FECHA Y HORA]

Responda directamente a este correo electrónico para informarnos si está disponible en alguno de los horarios anteriores. A partir de ahí, me coordinaré con [ENTREVISTADOR] y le enviaré una confirmación por correo electrónico. Si tiene alguna pregunta, puede comunicarse conmigo al [NÚMERO DE TELÉFONO].

Mejor,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE LA EMPRESA]

Abrir con un agradecimiento establece un tono amistoso. Querrá confirmar el nombre de la empresa y el puesto solicitado, ya que es probable que el candidato haya solicitado varios puestos de trabajo. Además, tenga en cuenta que esta plantilla ofrece flexibilidad en días y horarios para reducir la posibilidad de conflictos de programación mientras reduce las opciones para facilitarle la vida. Asegúrese de incluir un número de teléfono donde puedan comunicarse con usted.

Cómo responder a un correo electrónico con preguntas de seguimiento

Si tiene varios candidatos prometedores y desea reducir un poco más el campo de juego, puede enviar un correo electrónico con preguntas de seguimiento. Aquí hay algunas preguntas comunes que usan los empleadores para evaluar a los solicitantes, junto con una plantilla para este tipo de correo electrónico preliminar para una entrevista.

¿Cuáles son sus requisitos o expectativas salariales?

No sirve de nada llamar a un candidato para una entrevista si su oferta está muy por debajo de sus expectativas. Algunos candidatos responderán con una cantidad mínima o un rango que aceptarán, mientras que otros pueden mencionar vagamente que están "buscando una oferta competitiva con beneficios" y pueden querer saber más sobre el puesto antes de tomar una decisión.

¿Puede contarnos más sobre [TEMA QUE REQUIERE ACLARACIÓN]?

Es posible que desee aclarar algo en el currículum de un candidato para ayudarlo a tomar una decisión más informada. Puede ser que se esté preguntando por qué hay una brecha de dos años en el empleo, qué habilidades y competencias posee el candidato, por qué el candidato dejó al último empleador o qué experiencia obtuvo en un puesto en particular.

¿Por qué desea el puesto de [TÍTULO DEL TRABAJO] en [EMPRESA]?

Los empleadores pueden hacer preguntas divertidas basadas en la personalidad para conocer a un candidato y romper el hielo antes de la entrevista. O bien, pueden investigar más a fondo para comprender por qué un candidato está interesado en el puesto y/o en la empresa. El candidato bien estudiado con el mayor entusiasmo a menudo brillará.

Aquí hay una plantilla que puede usar para hacer preguntas de seguimiento:

Estimado [NOMBRE]:

Gracias por su interés en el puesto de [TÍTULO DEL TRABAJO] en [EMPRESA]. Antes de comenzar a programar entrevistas, tenemos un par de preguntas para usted.

• [PREGUNTA 1]
• [PREGUNTA 2]
• [PREGUNTA 3]

Agradecemos esta oportunidad de conocerte mejor. Envíe sus respuestas antes del [DÍA, FECHA Y HORA] y me pondré en contacto con usted lo antes posible para comunicarme con los próximos pasos.

Atentamente,

[SU NOMBRE Y FIRMA DE LA EMPRESA]

Nuevamente, siempre comience con un agradecimiento cortés y recuérdele claramente al candidato por qué lo está contactando. En este correo electrónico, usted explica las preguntas como parte del proceso preliminar antes de que se programen las entrevistas y le informa al candidato que lo contactará una vez que reciba las respuestas.

Obtenga más consejos para entrevistar a candidatos con Twilio SendGrid

Ahora ya sabe cómo responder a un correo electrónico para una entrevista. Como puede ver, escribir correos electrónicos es tanto una ciencia como un arte. La recopilación de consejos y plantillas garantizará que su empresa se vea profesional en todo momento y mantendrá todas las puertas abiertas para adquirir talento de primer nivel.

Tenemos muchos más artículos sobre cómo dominar la etiqueta del correo electrónico y los procesos de contratación en el sitio web de Twilio SendGrid, incluido este blog oportuno sobre cómo combatir el sesgo inconsciente durante las entrevistas . ¡Gracias por su visita y buena suerte con sus posibles contrataciones!