Cómo realizar reuniones de equipo: consejos y mejores prácticas

¿Qué es una reunión de equipo?

Una reunión de equipo es un evento programado en el que las personas involucradas en un proyecto se reúnen y conversan sobre temas relacionados con ese trabajo. Las reuniones se presentan de muchas formas, pero las más efectivas tienen una agenda creada por el líder del equipo que describe lo que se va a discutir. Una secretaria captura las actas de la reunión, que son un resumen de la discusión. También puede haber elementos de acción, que son tareas que deben completarse antes de la próxima reunión.

Después de la reunión, comienza el verdadero trabajo. ProjectManager es un software de administración de proyectos galardonado que lo ayuda a planificar, administrar y realizar un seguimiento de ese trabajo en tiempo real. Nuestros sólidos diagramas de Gantt organizan sus elementos de acción en tareas con fechas de inicio y finalización, vinculan los cuatro tipos de dependencias de tareas para evitar demoras y establecen una línea de base para que pueda realizar un seguimiento del progreso en tiempo real. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Reuniones informales del equipo

Una reunión de equipo informal es simplemente una reunión casual donde los miembros del equipo pueden intercambiar ideas. Si bien aún debe haber una agenda para evitar desviarse, esa agenda es más escasa y es probable que no haya presentaciones u otros elementos que requieran más preparación.

Reuniones formales del equipo

En el otro extremo del espectro están las reuniones formales. Nuevamente, se recomienda una agenda para todas las reuniones, pero en una reunión formal, es una estructura más investigada y compuesta. Las reuniones formales, como las reuniones de proyectos, generalmente tendrán presentaciones e incluso oradores para dirigirse al grupo. También pueden tener pautas más estrictas sobre quién puede hablar y cuándo, a diferencia de las reuniones informales que son menos estrictas en términos de decoro.

¿Por qué son importantes las reuniones de equipo?

Hay muchas razones para tener reuniones de equipo. Si bien se puede abusar de ellos y tienen una mala reputación por perder el tiempo, cuando se ejecutan con una agenda y se enfocan en brindar información o generar comentarios, pueden ser excepcionalmente útiles.

Las reuniones de equipo, ante todo, son canales de comunicación en los que se difunde información, como un plan de acción, a un gran grupo de personas. Tiende a ser más eficiente que un memorando, que es posible que las personas no lean o hojeen y proporciona un foro para preguntas para garantizar que todos tengan claro lo que se está discutiendo.

Son una excelente manera de unir a un equipo a través de actividades y preguntas para romper el hielo que ayudan a que todos se conozcan y construyan el tipo de vínculos que fomentan la colaboración y, a su vez, la productividad. Las reuniones de equipo también ayudan a definir las funciones y responsabilidades de cada miembro del equipo para que sepan lo que se supone que deben hacer y a quién deben informar o preguntar si tienen alguna pregunta.

Consejos para llevar a cabo reuniones de equipo

Como ya se mencionó anteriormente, las reuniones pueden ser problemáticas. Alejan a las personas de su trabajo, pueden hacer que el equipo sienta que están perdiendo tiempo que podría usarse mejor para completar sus tareas y, a menudo, a las personas simplemente les gusta escucharse a sí mismas hablar. Pero las reuniones de equipo son demasiado importantes como para ignorarlas solo porque pueden descarrilarse. Siga estos consejos y tendrá reuniones de equipo rápidas y productivas de las que todos se beneficiarán.

Defina el propósito de su reunión de equipo

Antes de reunirse, asegúrese de que el motivo de la reunión sea claro. Si no puede resumir el propósito de la reunión en una oración o dos, es posible que no haya motivo para reunirse. Lo más probable es que haya un motivo para la reunión y, como líder del equipo, es su trabajo definirlo claramente.

Crear una agenda de reunión

Una vez que tenga un propósito para la reunión, puede comenzar a crear la agenda. Una agenda es una lista de temas que se discutirán durante la reunión. No debería ser demasiado largo. Una reunión tiene más éxito cuando se centra en uno o, como máximo, en algunos puntos relacionados.

Usar actividades para romper el hielo

Para que las reuniones sean exitosas todos deben participar. Usar un rompehielos para involucrar a las personas desde el principio con alguna pregunta o actividad divertida valdrá la pena cuando llegue al meollo de la reunión, además es una excelente manera de facilitar un mejor trabajo en equipo.

Redactar actas de reuniones

Como se señaló anteriormente, una secretaria tiene la tarea de mantener las actas de la reunión. Esto puede ser una posición asignada o una responsabilidad rotativa, pero es una parte crucial del éxito de una reunión. Las actas de la reunión capturan lo que se discutió durante la reunión, pero solo la información crítica. Las actas de las reuniones no son detalladas, sino una o dos oraciones.

Definir elementos de acción después de la reunión de su equipo

Las actas de las reuniones deben terminar con elementos de acción que, como se mencionó anteriormente, son tareas que el equipo debe completar antes de reunirse para la próxima reunión. Estos elementos de acción deben ser claramente entendidos por todos antes de que termine la reunión.

Plantillas gratuitas para ayudarlo a realizar reuniones de equipo

Para ayudarlo con su próxima reunión, ProjectManager ofrece algunas plantillas gratuitas que puede descargar ahora. Nuestro sitio es un centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos, con blogs, videos tutoriales y, por supuesto, plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word. Aquí hay algunos para ayudar a organizar su próxima reunión de equipo.

Plantilla de actas de reuniones

Nuestra plantilla gratuita de actas de reuniones para Word facilita la configuración y ejecución de sus reuniones. Recopila todos los datos que necesita para tener una reunión exitosa, desde quién asistirá hasta las conclusiones y cuándo es la próxima reunión.

Plantilla de plan de acción

Cuando salga de la reunión, asegúrese de haber completado primero nuestra plantilla de plan de acción gratuita para Excel. Enumera todos los elementos de acción decididos durante la reunión, con prioridad, quién está asignado para hacer el trabajo, un cronograma y mucho más.

Plantilla de seguimiento de tareas

Para asegurarse de completar sus elementos de acción a tiempo, use nuestra plantilla de seguimiento de tareas gratuita para Excel. Enumera todas sus tareas, incluso las tareas dependientes, además le permite priorizarlas, establecer la duración y luego realizar un seguimiento del estado para asegurarse de que está cumpliendo con su cronograma.

Los proyectos implican reuniones en cada paso del ciclo de vida del proyecto. En este video con nuestra anfitriona Jennifer Bridges, PMP, aprenderá cuatro excelentes consejos para mejorar las reuniones de su equipo de proyecto.

Video: Prácticas recomendadas para las reuniones de equipo

Los proyectos implican reuniones en cada paso del ciclo de vida del proyecto. En este video con nuestra anfitriona Jennifer Bridges, PMP, aprenderá cuatro excelentes consejos para mejorar las reuniones de su equipo de proyecto.

Esperamos que haya disfrutado escuchando estos consejos para reuniones de equipo de proyecto más eficientes. ¡Gracias por ver!

4 pasos para llevar a cabo una gran reunión de equipo

Para aquellos de ustedes a quienes les gusta la metodología, consideren este el método PCFW para llevar a cabo su reunión. ¿Que significa eso? Prepare, comunique, facilite y, por supuesto, envuélvalo. Hablemos de cada uno de los cuatro elementos clave. Número uno, en la preparación hay un propósito y prepararse para el propósito de la reunión. ¿Por qué tiene esta reunión, quién necesita estar allí, por qué necesita estar allí, qué necesitaban preparar de antemano, qué necesita preparar usted como gerente de proyecto de antemano?

1. Prepárate

Objetivo. Una vez más, saber quién se supone que debe estar allí, por qué están allí, si son los que toman las decisiones, si están allí para proporcionar información y por qué los necesita allí. Y luego accesorios. ¿Cómo va a facilitar y llevar a cabo su reunión? ¿Necesita accesorios, necesita una computadora portátil, necesita un proyector LCD, necesita rotafolios, necesita pizarras, marcadores, necesita bolígrafos y papel? ¿Qué necesita para que la gente lo use y para que usted facilite la reunión? ¿Alguna vez se presentó en un sitio y no tenía los materiales que necesitaba o pensó que se suponía que debían estar allí? Usted, como gerente de proyecto, puede preparar eso.

2. Comunicar

El segundo elemento clave, Comunicar, es comunicarse con las personas de antemano. Invitándolos a la reunión, la agenda, haciéndoles saber cuándo se supone que deben estar allí, por qué se supone que deben estar allí y cinco minutos antes. Hágales saber a las personas con anticipación para que sepan y puedan prepararse en su horario, teniendo en cuenta que otras personas también tienen horarios, así que hágales saber a las personas con anticipación para que puedan prepararse de antemano, reunir lo que necesitan para presentarse y tal vez preguntar. alguna pregunta. Tal vez contactarte a ti o a otros miembros del equipo antes.

Así que hágales saber lo que está en la agenda. ¿De qué vamos a estar hablando? Es posible que también quieran invitar a otras personas y darle la oportunidad de decir: "Sí, eso es genial, pero realmente no queremos que estén allí en esta reunión".

3. Facilitar

Facilitando la reunión. Todos hemos visto uno en el que la cosa se sale de control, se supone que es una reunión de estado de 20 o 30 minutos o una llamada breve o una reunión de pie, que se convierte en una pelea de dos horas. No queremos eso. Queremos asegurarnos de que todo esté a tiempo y dentro del tema.

• Puntualidad: asegúrese de que su equipo cumpla con el cronograma de la reunión.Si tiene diferentes elementos en la agenda, saber cuánto tiempo va a dedicar a eso y usted, como gerente de proyecto, realmente facilita que se mantenga dentro de ese tiempo. De esa manera, la gente se mantendrá comprometida con usted, no perderá credibilidad y la gente sabrá cuándo abandonar la reunión. ese articulo
• Sobre el tema: Mantenerse en el tema es importante cuando se organizan reuniones de equipo.Hay otras personas que tienen otras agendas que intentarán hacerse cargo y secuestrar su reunión para sus propios fines, por lo que debe facilitar eso y mantenerse en el tema. Si alguien menciona un tema que no está en su agenda, puede ser importante pero puede que no esté dentro del propósito de esa reunión. Es importante poner eso en un estacionamiento y al final dejar que la gente sepa qué se va a hacer con eso.

4. Terminar

Por último, pero no menos importante, cierre. Todos hemos estado en esas reuniones que han durado demasiado, por lo que todos tienen prisa por salir de allí y no saben exactamente qué hacer o cuáles son los próximos pasos. El elemento importante en este paso es concluir con los elementos de acción y los próximos pasos. ¿Qué elementos se deben dejar hechos al final, quién se supone que debe hacerlo y cuándo se supone que deben completarlo? Entonces, luego conociendo los siguientes pasos. Informar a la gente cuándo se volverán a reunir o qué decisiones se tendrán que tomar.

Estos son los cuatro elementos clave del método PCFW y cómo llevar a cabo sus reuniones de manera más efectiva para que tal vez no se vaya con un dolor de cabeza y los miembros de su equipo tampoco.

Espero que haya encontrado estos valiosos, y si necesita consejos, herramientas o técnicas adicionales para llevar a cabo sus reuniones, venga y visítenos en ProjectManager.