Cómo secuenciar actividades en un proyecto

Todo el mundo crea subconscientemente actividades secuenciales en su vida cotidiana. Planificamos viajes semanales a la tienda, limpiamos y ordenamos nuestras casas, hacemos mandados, y la lista continúa. De esta manera, todos estamos familiarizados con las habilidades básicas de gestión de proyectos.

Cuando podemos identificar actividades secuenciales en nuestra vida cotidiana, es mucho más fácil detectarlas en el contexto de un proyecto complejo. Entonces, definamos actividades secuenciales en términos de algo que todos hacemos y aprendamos cómo podemos relacionarlo con la gestión de proyectos.

¿Qué son las actividades secuenciales?

Las actividades secuenciales son tareas o deberes que deben completarse, o al menos iniciarse, en orden. Por ejemplo, si está haciendo espaguetis, primero debe llenar una olla con agua, luego hervir el agua y luego agregar la pasta. Estas tres actividades están directamente relacionadas y deben suceder en esta secuencia exacta para dar como resultado la pasta cocida.

¿Cuál es el propósito de la secuenciación de actividades?

Ya sea que esté preparando una cena hipotética de espagueti o planeando la construcción de un nuevo edificio, deberá completar actividades para llegar a la meta.

La pregunta es: ¿realmente importa en qué orden se llevan a cabo estas actividades si el resultado final es el mismo? ¡La respuesta es un sí rotundo! Incluso si se pueden iniciar dos actividades al mismo tiempo, una secuencia es mucho más lógica y eficiente que la otra.

Un ejemplo de una secuencia de actividad

Volvamos a la analogía de los espaguetis. En este escenario, debes poner el agua a hervir antes de comenzar a picar el ajo. Claro, no arruinaría la comida picar el ajo antes de hervir el agua, pero de esta manera estás aprovechando al máximo tu tiempo y energía.

Llevemos esta analogía más allá y apliquémosla a cómo un chef dirige una cocina. En este caso, cada plato es una tarea compuesta de actividades. Cuando alguien pide un determinado plato, las actividades deben ejecutarse para completar la tarea.

La parte complicada es que hay múltiples tareas diferentes que se completan a la vez, lo que significa que se están realizando aún más actividades al mismo tiempo. Si no tiene cuidado, las actividades necesarias para una tarea pueden interferir con las de otra.

Cuando aplica este concepto a un proyecto a mayor escala con más recursos y restricciones, la secuencia de actividades pasa de ventajosa a absolutamente crucial. Entonces, ¿cómo haces exactamente las actividades de secuenciación?

Cómo secuenciar actividades para un proyecto

Para secuenciar actividades, debe definir la relación entre esas actividades. Hay muchas maneras diferentes de hacer esto, pero hoy cubriremos el método de diagramación de precedencia:

El Método de Diagramación de Precedencia utiliza un tipo de diagrama de red para mostrar las actividades que deben completarse, cómo están conectadas y qué secuencia debe seguir el trabajo. Este método ilustra estas cosas al representar actividades con cajas (o nodos) y dependencias con flechas que las conectan.

Pasos de secuenciación de actividades

El método de diagramación de precedencia puede parecer complejo a primera vista, pero en realidad se puede dividir en unos pocos pasos simples. Supongamos que ya tiene una lista de actividades y partamos de ahí.

1. 1. Definir atributos de actividad: al secuenciar actividades, debe tener todos los detalles sobre cada actividad. Debes mantenerte organizado y realizar un seguimiento de estos detalles. Definir los atributos de las actividades implica nombrar cada actividad, asignarle un número, escribir una breve descripción, etc. Cada actividad debe tener todos los mismos atributos definidos y anotados para poder secuenciarlos con precisión. Este trabajo preliminar marca la diferencia.
   2. Determinar restricciones: cualquier tarea vendrá con restricciones, cosas que la limitan. Estas cosas pueden ser dinero, mano de obra, tiempo y muchas otras cosas. Al igual que con la definición de los atributos de las actividades, el conocimiento es poder, y determinar todas las restricciones posibles es la única forma de secuenciar las actividades de tal manera que no se violen estas restricciones.
   3. Identificar dependencias: para secuenciar con precisión las actividades, identificar correctamente las dependencias es, quizás, la parte más importante del proceso. Sin saber exactamente cómo se relacionan las tareas, no hay forma de secuenciarlas adecuadamente. De hecho, sin el conocimiento de las dependencias de las tareas, es muy fácil programar tareas incorrectamente y configurar todo el proyecto para que falle.

Estas relaciones también pueden denominarse dependencias, de las cuales hay cuatro tipos diferentes.

1. 1. 1. • Fin a inicio (FS): en una dependencia de fin a inicio, la tarea A debe completarse antes de que la tarea B pueda comenzar.
         • Fin a fin (FF): en una dependencia de fin a fin, la tarea A debe completarse antes de que se pueda completar la tarea B.
         • Inicio a fin (SF): en una dependencia de inicio a fin, la tarea B no se puede completar antes de que haya comenzado la tarea A.
         • Comienzo a Comienzo (SS): En una dependencia de Comienzo a Comienzo, la Tarea B no puede comenzar antes de que la Tarea B haya comenzado.

Mejores prácticas al secuenciar actividades

Aunque la creación de una secuencia de actividades puede parecer bastante intuitiva, existen ciertas mejores prácticas que deben seguirse:

Cree una lista de tareas completa antes de secuenciar las actividades

Cuando esté trabajando en un proyecto, surgirán naturalmente tareas nuevas e inesperadas en el camino. Pero, la mejor manera de comenzar a secuenciar actividades es trabajar con toda la información que tiene en ese momento. Incluso si sabe que una tarea probablemente producirá más tareas en el futuro, no dude en incluirla en su lista de tareas. Las actividades de secuenciación comienzan como el mejor borrador posible y se limpian en el camino.

Considere la carga de trabajo de su equipo

Debe identificar las restricciones al secuenciar las actividades. Una restricción que a menudo se pasa por alto es la carga de trabajo y el tiempo individual de un miembro del equipo. Solo hay tantas horas en el día y solo una persona puede tener tanto en su plato a la vez. No tener esto en cuenta puede provocar contratiempos, agotamiento y actividades que toman mucho más tiempo de lo esperado.

Conozca la diferencia entre restricciones obligatorias y discrecionales

Para secuenciar con precisión las actividades, debe tener en cuenta que no hay un solo tipo. Las restricciones obligatorias y las restricciones discrecionales son muy diferentes, y ambas deben identificarse. Las restricciones obligatorias son concretas y no se pueden solucionar. Las restricciones discrecionales, por otro lado, son flexibles y los miembros del equipo pueden decidir sobre ellas mientras programan el proyecto.

No descuide las restricciones de tareas

Como puede imaginar, descuidar las restricciones de tareas es uno de los errores más perjudiciales que puede cometer al secuenciar actividades. Pero, es igualmente importante tener en cuenta el triángulo de gestión de proyectos. Este triángulo consta de las tres restricciones más impactantes: alcance, tiempo y costo.

La secuenciación de actividades es un proceso muy complicado y no es difícil olvidar las limitaciones más amplias de todo el proyecto. Tener estas cosas en mente puede marcar la diferencia entre el éxito y el fracaso del proyecto.

Cómo ayuda ProjectManager con las secuencias de actividades

Para garantizar que todas sus tareas se secuencian correctamente con las dependencias adecuadas, le recomendamos que utilice un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de gestión de proyectos galardonado que le permite crear, detallar y secuenciar actividades y ver estas actividades de la manera que mejor se adapte a su proyecto.

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