Cómo escalar con éxito su equipo de correo electrónico, parte 1: personas

Enviar un correo electrónico excelente no es fácil. Pero enviar un gran correo electrónico a gran escala es un desafío completamente diferente. ¿Cómo configura su programa para manejar más campañas, y más complejas, mientras mantiene la calidad de la voz y el correo electrónico de su marca constante?

Los expertos de Litmus y Salesforce se sentaron para discutir los tres elementos de un programa de correo electrónico escalable: personas, procesos y herramientas. Puede ver el seminario web completo a pedido aquí , pero esta publicación es la primera de una serie que desglosa los mejores consejos para escalar su equipo de correo electrónico. Hoy, la atención se centra en las personas dentro de su programa de correo electrónico.

Qué se necesita para escalar su programa de correo electrónico En este seminario web bajo demanda, los expertos de Litmus y Salesforce comparten los secretos para hacer crecer su programa de correo electrónico de la manera correcta. Vea nuestro webinar →

Escalando el lado humano de su programa de correo electrónico

Crear y administrar un equipo de expertos en correo electrónico no es poca cosa y puede ser particularmente complicado en tiempos de cambio o crecimiento. En un extremo del espectro, es posible que esté haciendo malabarismos con muchos proyectos y responsabilidades con un equipo pequeño. O bien, podría estar enfrentando flujos de trabajo ineficientes o comunicaciones dispersas con un gran equipo.

No importa cuántos miembros del equipo de correo electrónico tenga o cuál sea su carga de trabajo actual, saber cómo escalar su departamento de manera efectiva es una habilidad valiosa. La auditoría de la estructura y estrategia de su equipo también ayuda a que su departamento existente trabaje de manera más eficiente, lo que les facilita la producción de campañas que generan ingresos todos los días.

Personas = Equipo + Habilidades

El éxito de su gente radica en dos elementos: su equipo y sus habilidades. El primer componente se trata de seleccionar a las personas adecuadas y organizarlas de manera eficaz, mientras que el segundo elemento se centra en su crecimiento dentro de su organización. Vamos a sumergirnos.

Encontrar a las personas adecuadas para el trabajo: generalista frente a especialista frente a líder

Se necesitan muchas cosas para crear un solo correo electrónico. Tanto es así que el 53% de los equipos pasan dos semanas o más para tener una sola campaña lista para enviar. Tener un programa de correo electrónico más pequeño no elimina mágicamente los pasos más importantes del diseño, la codificación y las pruebas, por lo que estos equipos suelen estar llenos de generalistas. Nuestra investigación encontró que la mayoría de las responsabilidades de un equipo de correo electrónico se centran en la codificación y el desarrollo del correo electrónico, mientras que la estrategia y el diseño del correo electrónico también son tareas comunes.

Llegará a un punto durante la expansión del equipo en el que es probable que su atención se desvíe hacia los especialistas. La contratación de personas que pueden hacer todo lo posible en una sola función, como el diseño o la codificación, les ayuda a profundizar sus habilidades y conocimientos para ofrecer un mejor trabajo, más rápido. Al contratar o capacitar a especialistas, libera a los miembros del equipo de correo electrónico de tener que cambiar constantemente de marcha o aprender un poco sobre muchos temas.

Ya sea que desee agregar más generalistas o especialistas a su equipo, hay un elemento crucial que tienen las organizaciones exitosas: un líder. El liderazgo establece expectativas y define reglas para que todos puedan centrar su atención y esfuerzos en lo que importa.

Cómo hacerlo bien: si está tratando de decidir si necesita capacitar o contratar a un generalista o especialista, su primer paso es identificar las áreas en las que su equipo se siente abrumado.

¿Sienten que no hay tiempo suficiente para trabajar en la estrategia o analizar los resultados posteriores al envío ? ¿Hay nuevos diseños o habilidades de codificación que le gustaría implementar, pero no tiene a nadie en su equipo que pueda ejecutar esas ideas? ¿Cómo cree que evolucionarán sus necesidades el próximo año? ¿Necesita un líder fuerte que pueda ayudar a todos a trabajar en la misma dirección?

Todas estas preguntas lo ayudarán a identificar las lagunas en su equipo. También puede hablar con su equipo sobre sus puntos fuertes actuales o sus tareas preferidas, y si les gustaría o no ser un especialista en esa área en el futuro. Cuando sea el momento de contratar a un nuevo miembro del equipo , asegúrese de establecer expectativas claras en la descripción de su trabajo.

Organizar su equipo para el éxito

Incluso las personas más talentosas no pueden hacer su mejor trabajo si forman parte de un sistema roto. Es por eso que una parte crucial de escalar su programa es encontrar una estructura organizacional que establezca a su equipo y trabaje para el éxito. Pero, ¿cómo es la estructura de equipo perfecta? Como suele suceder, la respuesta es "depende". Cada empresa es diferente y es posible que necesite respuestas diferentes a medida que evoluciona.

Organizaciones de correo electrónico centralizadas frente a descentralizadas

Nuestra Encuesta sobre el estado del correo electrónico de 2019 analizó cómo las diferentes empresas organizan sus equipos de correo electrónico, y la buena noticia es que tiene opciones.

Las empresas más pequeñas tienden a elegir una estructura de equipo centralizada , donde un solo grupo maneja toda la estrategia, redacción y diseño del correo electrónico. La comunicación es un poco más fácil cuando se trabaja en un grupo pequeño. Además, cuando toda la estrategia, la redacción y el diseño provienen del mismo grupo, terminas con campañas más cohesivas en todos los segmentos. Cuando se hace correctamente, una organización de correo electrónico centralizada también puede ser una máquina bien engrasada, creando un proceso repetible que utiliza las fortalezas de los diferentes miembros del equipo. Sin embargo, cuando los equipos centralizados se vuelven demasiado grandes, existe el riesgo de ralentizar su flujo de trabajo. Es por eso que, a medida que las organizaciones crecen, tendemos a ver un alejamiento de las estructuras centralizadas.

Es más probable que las organizaciones grandes o multinacionales opten por equipos descentralizados, donde las unidades completas de correo electrónico se agrupan por ubicación, línea de productos, división, etc. Los equipos descentralizados pueden ser más ágiles en torno a las necesidades de sus clientes únicos, pero también pueden crear una experiencia de marca fragmentada. Incluso las empresas más pequeñas que tradicionalmente han trabajado como una unidad centralizada pueden enfrentar algunos de los desafíos descentralizados si cuentan con la ayuda de autónomos y agencias o tienen una fuerza laboral remota.

Cómo hacerlo bien: hay algunas formas diferentes de organizar su equipo, entonces, ¿cuál es la mejor opción para usted? Si su empresa tiene menos de 100 empleados, podría tener más sentido elegir una estructura de equipo centralizada para simplificar los flujos de trabajo y la comunicación.

En realidad, nuestra investigación descubrió que los equipos centralizados no caían de la mayoría hasta que una empresa alcanzaba los 10.000 empleados o más. Si estás en una gran empresa o estás creciendo con la ayuda de autónomos, debes prestar aún más atención a tus procesos. Los controles regulares sobre los objetivos, las personas de los usuarios, las pautas de la marca y los conocimientos ayudan a los equipos inconexos a trabajar como una unidad cohesiva.

Para profundizar en los equipos de correo electrónico centralizados y descentralizados, y los pros y los contras que vienen con cada configuración, lea nuestra publicación de blog sobre la organización de equipos de correo electrónico .

Alineándose con el cliente

¿Quiere empezar a hacer que su equipo sea más eficaz a partir de hoy? Programe tiempo para que todos revisen cómo su programa de correo electrónico puede alinearse con el cliente y la estrategia comercial general.

¿Quiénes son sus clientes objetivo y cuáles son sus motivadores? ¿Qué puntos de contacto de marca tendrán en otros canales? ¿Sus campañas actuales se basan en viajes centrados en el cliente ? Sin una comprensión clara y compartida del papel del cliente y del correo electrónico en su recorrido, es difícil crear correos electrónicos que lleguen al objetivo.

Cómo hacerlo bien: Primero, evalúe su estrategia de correo electrónico actual y cualquier documentación sobre el cliente. Si no tiene una única fuente de verdad de la que puedan aprender los especialistas en marketing por correo electrónico, es un buen momento para crear una. Si tiene una estrategia en torno al éxito del cliente a través del correo electrónico, ¿la conocen todos los miembros del equipo y la hacen referencia?

Subiendo de nivel con habilidades y conocimientos

Escalar un equipo de correo electrónico capaz no se trata solo de contratar la combinación adecuada de personas, también se trata de invertir para ayudarlos a crecer en su función. Al capacitar a su equipo actual con nuevas habilidades, es posible que pueda realizar más y diferentes trabajos sin tener que expandir la nómina todavía.

Deje espacio para la experimentación

Proporcione a su equipo el espacio para mezclar las tareas del día a día con proyectos que rompan la rutina. Puede ser un conjunto de pruebas A / B, experimentos con nuevas técnicas de codificación o diseño, o la oportunidad de diseñar un correo electrónico único que sea diferente de su plantilla estándar. Cada experimento, exitoso o no, brinda una oportunidad para que su equipo se sienta desafiado y aprenda.

Invertir en formación

El correo electrónico evoluciona continuamente, lo que significa que el aprendizaje en su equipo de correo electrónico nunca debe detenerse. La capacitación puede ayudar a su personal actual a convertirse en roles más especializados, o garantizar que los nuevos empleados se mantengan a la vanguardia. A continuación, se muestran algunas formas en las que puede invertir en formación:

• Dele a su equipo el tiempo necesario para investigar las mejores prácticas y tendencias de marketing por correo electrónico .
• Reserve un presupuesto para que su equipo asista a conferencias , tome cursos en línea u obtenga certificaciones.
• Aproveche las oportunidades de aprendizaje en línea gratuitas como seminarios web o Salesforce Trailhead .

Las personas de su equipo de correo electrónico son los héroes de marketing cotidianos que ayudan a ofrecer excelentes experiencias a los clientes, campaña tras campaña. El elemento humano de escalar de manera eficiente su programa de correo electrónico también puede ser el más complicado, ya que la administración de equipos implica más que elegir la integración o herramienta adecuada.

Algunas de las mejores cosas que puede hacer para escalar eficazmente su equipo es centrarse en la alineación, la colaboración y el aprendizaje. Lograr que la base de su equipo sea la correcta pagará dividendos a largo plazo.

Si siente que ha tenido un comienzo difícil en sus esfuerzos de escalado o no está seguro de por dónde empezar, está en buenas manos. En la próxima publicación de esta serie sobre la ampliación de su equipo de correo electrónico, veremos sus procesos y herramientas. ¡Manténganse al tanto!