Cómo usar Slack para mantener la productividad y el compromiso de su equipo remoto

¿Estás tratando de descubrir cómo usar Slack?

Bien. Vale la pena.

Con más de 10 millones de usuarios activos diarios , la popularidad de Slack habla por sí misma. De hecho, la plataforma ahora es un elemento básico del trabajo remoto, ya que cada vez más equipos confían en Slack como su centro de comunicaciones todo en uno.

Y si bien Slack puede parecer solo una aplicación de chat en la superficie, la plataforma cuenta con una gran cantidad de funciones que ahorran tiempo para mantener a los equipos productivos y comprometidos.

En esta guía, desglosaremos cómo usar Slack para los negocios.

¿Qué es Slack, de todos modos?

Empecemos con lo básico.

Slack es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración en equipo. La plataforma se puede usar en el navegador o como su propia aplicación nativa en computadoras de escritorio y dispositivos móviles.

Los usuarios se comunican en canales indicados por hashtags específicos. Por ejemplo, un equipo de marketing puede tener canales separados para #redactores de contenido, #SEO y #diseño.

Dentro de cada canal, los usuarios pueden etiquetarse entre sí según sus @identificadores. Entonces comienza la diversión.

En términos de cómo usar Slack para comunicarse, sus opciones son prácticamente ilimitadas. Por ejemplo, Slack es una gran alternativa a los correos electrónicos o tickets de proyectos. Tener dichos mensajes orientados hacia el futuro crea una sensación de responsabilidad y transparencia, ya que los equipos pueden rastrear su comunicación desde el Punto A hasta el Punto B hasta que se resuelva un problema.

Slack también se puede utilizar para la comunicación informal. ¿Celebrando un nuevo contrato o un cumpleaños? ¿Quieres soltar algunos memes o .GIF? Ve a por ello.

Los usuarios pueden cambiar su estado de disponibilidad a lo largo del día para indicarles a sus colegas cuándo tienen ganas de hablar y cuándo están haciendo un trabajo intenso.

En resumen, Slack sirve como un lugar para que los compañeros de trabajo estén siempre "activos". Esto proporciona una alternativa más oportuna a la comunicación exclusiva por correo electrónico, al mismo tiempo que recrea el dispensador de agua de la oficina de la vieja escuela.

Sin embargo, ¿por qué Slack es tan popular entre los equipos remotos?

Slack puede no parecer tan especial a simple vista.

Después de todo, hay muchas aplicaciones de chat (piense: Teams, Google Meet) que tienen un propósito similar.

La popularidad de Slack se puede reducir a su uso generalizado entre las nuevas empresas y la afluencia de millones de nuevos usuarios durante el COVID-19. Al principio de la pandemia, las empresas recurrieron por defecto a un puñado de aplicaciones para adaptarse a la nueva "normalidad" del trabajo remoto.

Y para el chat de equipo, Slack fue el ganador. La aplicación experimentó un aumento de nuevos usuarios en medio de COVID-19 y, desde entonces, muchos han decidido quedarse con la plataforma a largo plazo.

Quizás el mayor punto de venta de Slack son sus integraciones de terceros. Si hay una aplicación o herramienta empresarial en la que confía, es muy probable que tenga una integración con Slack.

Trello. Google Drive. Panorama. Lo que sea, Slack se integra con él.

Otra distinción clave de Slack frente a otras aplicaciones de chat es la variedad de bots de la plataforma, muchos de los cuales se centran en la productividad y la mejora de la cultura de la empresa. Por ejemplo, el popular bot Donut está diseñado para optimizar la incorporación de nuevos empleados y ayudar a los empleados a establecer relaciones en un entorno remoto.

Un objetivo general de usar una plataforma como Slack es reemplazar el correo electrónico por completo (o al menos reducir la dependencia de los equipos del correo electrónico).

Sin embargo, ¿por qué usar Slack en lugar del correo electrónico? Tiempo.

Está bien documentado que muchos trabajadores pierden horas al día en sus bandejas de entrada. La plataforma reduce las idas y venidas innecesarias, consolidando las notificaciones por correo electrónico en una bandeja de entrada en tiempo real junto con el chat de su equipo. Por ejemplo, puede programar y compartir una ID de reunión de Zoom directamente dentro de Slack sin rebotar entre los enlaces de la bandeja de entrada y las invitaciones.

¿Cómo utilizan Slack la mayoría de las empresas remotas?

No hay dos equipos que usen Slack de la misma manera, pero el objetivo final es el mismo: brindar a los equipos un lugar para mantenerse conectados sin perder tiempo en sus bandejas de entrada o hacer malabarismos con un montón de aplicaciones.

A continuación se presentan tres objetivos específicos para las empresas remotas que intentan descubrir cómo usar Slack:

1. Agilice las tareas y documente la comunicación interna entre los trabajadores
2. Fomentar la comunicación oportuna y abierta y una cultura empresarial colaborativa
3. Mantenga la productividad de los empleados a través de aplicaciones e integraciones

La plataforma es un lugar privilegiado para que los equipos hagan una lluvia de ideas y controlen el estado de cualquier proyecto. Por ejemplo, los equipos remotos creativos pueden solicitar comentarios o finalizar un contenido. Aquí hay un ejemplo de cómo usar Slack para la gestión de proyectos (con Trello) para hacer exactamente eso:

Mientras tanto, impulsar el compromiso de los empleados es uno de los mayores desafíos de administrar un equipo remoto. Slack puede ayudar en ese departamento gracias a su variedad de bots de participación y herramientas de encuestas para conocer la opinión de los trabajadores.

Aquí hay un ejemplo que usa Polly, que brinda a los trabajadores un lugar anónimo para dar su opinión y responder preguntas de los gerentes.

Y nuevamente, el objetivo de Slack es asegurarse de que los empleados sigan siendo productivos. Este es otro desafío más de los equipos remotos donde los trabajadores son independientes y hacer un seguimiento de las tareas individuales puede ser una molestia.

Este es un ejemplo de cómo una herramienta de seguimiento del tiempo como Timebot.chat, que brinda a los trabajadores un lugar para realizar un seguimiento de sus tareas diarias, bloquea el tiempo y destaca en qué han estado trabajando.

Esta es solo una instantánea de cómo usar Slack como un equipo remoto. Sus aplicaciones y flujos de trabajo preferidos pueden ser diferentes, pero puede usar la plataforma de todos modos.

Cómo usar Slack: consejos y mejores prácticas

Aunque Slack en sí mismo es bastante intuitivo, usar la plataforma en su máximo potencial significa comprender sus mejores prácticas. Aquí hay algunos consejos rápidos para asegurarse de que su equipo use Slack de manera significativa.

Elige tus canales

El Slack de su empresa no debería ser un canal aleatorio de todos contra todos. En cambio, las discusiones deben limitarse a los canales según los objetivos de su empresa para la plataforma.

Por ejemplo, ¿cada equipo tiene un lugar para ir y venir? ¿Hay algún lugar para expresar las preocupaciones de toda la empresa? ¿Quieres limitar los memes y los asuntos divertidos a un solo canal?

No existe una forma "correcta" de configurar sus canales de Slack. Por supuesto, esta libertad puede ser un poco desalentadora. Para comenzar, aquí hay algunos ejemplos de canales recomendados destacados por Slack.

• #Anuncios
• #Aleatorio
• #AMA (pregúntame lo que sea)
• #Cultura de la empresa
• #Caja de sugerencias

Esbozar expectativas

Al igual que las redes sociales, algunos críticos consideran a Slack como un potencial sumidero de tiempo para los empleados que en realidad puede resultar en una menor productividad.

Además, el fenómeno de la "fatiga por holgura" y el estrés de los usuarios insistentes en la plataforma pueden contribuir al agotamiento en el lugar de trabajo.

Es importante resaltar las expectativas sobre cómo usar Slack entre su equipo. Esto puede evitar la pérdida de tiempo y también garantizar que las discusiones sean significativas y productivas.

En resumen, los equipos no deberían verlo solo como un lugar para chatear. Recomendamos la propia guía de Slack para incorporar a su empresa a fin de asegurarse de que su equipo esté en el camino correcto desde el primer momento.

Aproveche al máximo las integraciones

Si usa Slack para empresas , tiene muchas opciones en cuanto a las integraciones que puede usar. Esto incluye:

• Herramientas de gestión de proyectos (Trello, Asana, Jira)
• Herramientas de videoconferencia (Zoom, RingCentral)
• Aplicaciones de calendario (Google Calendar, Outlook)
• Software de colaboración (Google Drive, Box)
• Herramientas de participación de los empleados (OfficeVibe, TINYpulse)

Por ejemplo, mira Slack G-Suite para Slack. Con una única integración, puedes gestionar tus reuniones…

…y cargue archivos para compartir con el resto de su equipo.

Pero de nuevo: el objetivo de Slack es ahorrar tiempo. Puede ser tentador incluir tantas aplicaciones e integraciones en la plataforma como sea posible, pero trate de ceñirse primero a las más utilizadas.

Promover la positividad

Esto puede sonar cursi, pero definitivamente vale la pena mencionarlo.

Sus colegas no deberían temer abrir ningún canal de Slack. Ya sea que se trate de comentarios o solicitudes, resalte la importancia de mantener una comunicación positiva y constructiva.

No hay duda de que estar conectado las 24 horas con su equipo puede ser potencialmente estresante. Para combatir esto, aliente a los miembros de su equipo a cuidar su tono y, del mismo modo, no tengan miedo de dejar que sus personalidades brillen. Slack es una excelente herramienta de trabajo en equipo y colaboración, siempre que los equipos entiendan cómo abordarla.

Y con eso, terminamos nuestra guía sobre cómo usar Slack.

¿Listo para comenzar con Slack?

Si bien el concepto de aprender cualquier plataforma nueva puede ser un dolor de cabeza, comenzar con Slack es más fácil de lo que piensa.

Independientemente del tipo de negocio que tengas, Slack puede acercar a tu equipo y, al mismo tiempo, respaldar tus objetivos comerciales más importantes. Se lo recomendamos a casi cualquier persona que busque hacer más trabajo, especialmente a los especialistas en marketing social.

Y al igual que descubrir cómo usar Slack empodera a tu equipo de manera efectiva para que sea productivo, ten en cuenta que Sprout Social puede ayudarte a hacer lo mismo.