Cómo escribir un caso de negocios (plantilla incluida)

¿Qué es un caso de negocios?

Un caso de negocio es un documento de gestión de proyectos que explica cómo los beneficios de un proyecto superan sus costos y por qué debe ejecutarse. Los casos de negocios se preparan durante la fase de inicio del proyecto y su propósito es incluir todos los objetivos, costos y beneficios del proyecto para convencer a las partes interesadas de su valor.

Un caso de negocios es un documento de proyecto importante para demostrarle a su cliente o parte interesada que el proyecto que está presentando es una buena inversión. A continuación, ilustramos los pasos para escribir uno que los influya.

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La necesidad de un caso de negocio es que recopile la evaluación financiera, la propuesta, la estrategia y el plan de marketing en un solo documento y ofrezca una visión completa de cómo el proyecto beneficiará a la organización. Una vez que las partes interesadas del proyecto aprueban su caso de negocio, puede comenzar la fase de planificación del proyecto.

Cómo escribir un caso de negocios

Los proyectos fallan sin tener un caso de negocio sólido sobre el que apoyarse, ya que este documento es necesario para iniciar el proyecto y es la base para el acta de constitución y el plan del proyecto. Pero si el caso comercial de un proyecto no está anclado a la realidad y no aborda una necesidad que se alinee con los objetivos comerciales más amplios de la organización, entonces es irrelevante.

La investigación que necesitará para crear un caso de negocios sólido es el por qué, qué, cómo y quién de su proyecto. Esto debe ser comunicado claramente. Los elementos de su caso de negocios abordarán el por qué, pero con mayor detalle. Piense en el caso de negocio como un documento que se crea durante la fase de inicio del proyecto, pero que se utilizará como referencia durante todo el ciclo de vida del proyecto.

Ya sea que esté comenzando un nuevo proyecto o a la mitad de uno, tómese el tiempo para escribir un caso de negocios para justificar el gasto del proyecto al identificar los beneficios comerciales que su proyecto brindará y que sus partes interesadas están más interesadas en obtener del trabajo. Los siguientes cuatro pasos le mostrarán cómo escribir un caso de negocios:

Paso 1: identificar el problema comercial

Los proyectos no se crean por el bien de los proyectos. Tienen un objetivo. Por lo general, se inician para resolver un problema comercial específico o crear una oportunidad comercial.

Debes “Liderar con la necesidad”. Su primer trabajo es descubrir cuál es ese problema u oportunidad, describirlo, averiguar de dónde viene y luego abordar el marco de tiempo necesario para enfrentarlo.

Esto puede ser una declaración simple, pero se articula mejor con un poco de investigación sobre el clima económico y el panorama competitivo para justificar el momento del proyecto.

Paso 2: identificar las soluciones alternativas

¿Cómo sabe si el proyecto que está emprendiendo es la mejor solución posible al problema definido anteriormente? Naturalmente, elegir la solución correcta es difícil y el camino hacia el éxito no está pavimentado con suposiciones infundadas.

Una forma de reducir el enfoque para aclarar la solución correcta es seguir estos seis pasos (después de la investigación relevante, por supuesto):

1. Tenga en cuenta las soluciones alternativas.
2. Para cada solución, cuantifique sus beneficios.
3. Además, pronostique los costos involucrados en cada solución.
4. Entonces averigüe su viabilidad.
5. Discernir los riesgos y problemas asociados con cada solución.
6. Finalmente, documente todo esto en su caso de negocio.

Paso 3: recomiende una solución preferida

A continuación, deberá clasificar las soluciones, pero antes de hacerlo, es mejor establecer criterios, tal vez tener un mecanismo de puntuación que lo ayude a priorizar las soluciones para elegir mejor la correcta.

Algunas metodologías que puede aplicar incluyen:

• Según el costo y el beneficio de la solución, asígnele una puntuación del 1 al 10.
• Base su puntaje en lo que es importante para usted.
• Agregue más complejidad a su clasificación para cubrir todas las bases.

Independientemente de su enfoque, una vez que haya sumado sus números, la mejor solución para su problema se hará evidente. Nuevamente, querrá tener este proceso también documentado en su caso de negocios.

Paso 4: Describir el enfoque de implementación

Entonces, ha identificado su problema u oportunidad comercial y cómo alcanzarlo, ahora debe convencer a sus partes interesadas de que tiene razón y tiene la mejor manera de implementar un proceso para lograr sus objetivos. Por eso es tan importante la documentación; ofrece un camino práctico para resolver el problema central que identificó.

Ahora, no es solo un ejercicio para apaciguar a los líderes senior. ¿Quién sabe lo que podría descubrir en la investigación que realiza para explorar el problema subyacente y determinar soluciones alternativas? Puede ahorrarle millones a la organización con una solución alternativa a la propuesta inicialmente. Cuando trabaja en un caso de negocios sólido, puede lograr que sus patrocinadores o el liderazgo de la organización se unan a usted y tenga una visión clara de cómo garantizar la entrega de los beneficios comerciales que esperan.

Plantilla de caso de negocio

Nuestra plantilla de caso de negocios para Word es la herramienta perfecta para comenzar a escribir un caso de negocios. Tiene 9 áreas clave de casos comerciales que puede personalizar según sea necesario. Descargue la plantilla de forma gratuita y siga los pasos a continuación para crear un excelente caso de negocios para todos sus proyectos.

Elementos clave de un caso de negocios

Uno de los pasos clave para iniciar un caso de negocios es tener una lista de verificación del caso de negocios. El siguiente es un esquema detallado a seguir al desarrollar su caso de negocios. Puede elegir cuáles de estos elementos son los más relevantes para las partes interesadas de su proyecto y agregarlos a nuestra plantilla de caso de negocios. Luego, una vez que se apruebe su caso de negocios, comience a administrar sus proyectos con un software de administración de proyectos sólido como ProjectManager.

1. Resumen Ejecutivo

El resumen ejecutivo es una versión corta de cada sección de su caso de negocios. Se utiliza para dar a las partes interesadas una visión general rápida de su proyecto.

2. Definición del Proyecto

Esta sección está destinada a proporcionar información general sobre sus proyectos, como los objetivos comerciales que se lograrán y el esquema del plan del proyecto.

3. Visión, Metas y Objetivos

Primero, debe averiguar qué está tratando de hacer y cuál es el problema que desea resolver. Deberá definir la visión, las metas y los objetivos de su proyecto. Esto lo ayudará a dar forma al alcance de su proyecto e identificar los entregables del proyecto.

4. Alcance del proyecto

El alcance del proyecto determina todas las tareas y entregables que se ejecutarán en su proyecto para alcanzar sus objetivos comerciales.

5. Información de antecedentes

Aquí puede proporcionar un contexto para su proyecto, explicando el problema que pretende resolver y cómo se alinea con la visión y el plan estratégico de su organización.

6. Criterios de éxito y requisitos de las partes interesadas

Según el tipo de proyecto en el que esté trabajando, los requisitos de calidad variarán, pero son fundamentales para el éxito del proyecto. Recójalos todos, descubra qué determina si los ha cumplido con éxito e informe sobre los resultados.

7. Plan del proyecto

Es hora de crear el plan del proyecto. Calcule las tareas que tendrá que realizar para realizar el proyecto. Puede usar una plantilla de estructura de desglose del trabajo para asegurarse de haber terminado. Una vez que haya recopilado todas las tareas, calcule cuánto tiempo llevará completar cada una.

El software de gestión de proyectos hace que la creación de un plan de proyecto sea mucho más fácil. ProjectManager puede cargar su plantilla de estructura de desglose de trabajo y todas sus tareas se completan en nuestra herramienta. Puede organizarlos de acuerdo con su ciclo de producción con nuestra vista de tablero kanban, o usar nuestra vista de diagrama de Gantt para crear un cronograma de proyecto.

8. Presupuesto del proyecto

Su presupuesto es una estimación de todo en su plan de proyecto y lo que costará completar el proyecto durante el tiempo programado asignado.

9. Cronograma del proyecto

Haga una línea de tiempo para el proyecto estimando cuánto tiempo llevará completar cada tarea. Para un cronograma de proyecto más impactante, use una herramienta para hacer un diagrama de Gantt e imprímalo. Esto proporcionará ese florecimiento adicional de visualización de datos y habilidad de la que carecen las hojas de Excel.

10. Gobernanza del proyecto

La gobernanza del proyecto se refiere a todas las reglas y procedimientos de gestión de proyectos que se aplican a su proyecto. Por ejemplo, define las funciones y responsabilidades de los miembros del equipo del proyecto y el marco para la toma de decisiones.

11. Plan de comunicación

Tenga hitos para registros y actualizaciones de estado, así como también determine cómo las partes interesadas se mantendrán al tanto del progreso durante el ciclo de vida del proyecto.

12. Informes de progreso

Tenga un plan para monitorear y hacer un seguimiento de su progreso durante el proyecto para comparar el progreso planificado con el real. Existen herramientas de seguimiento de tareas que pueden ayudarlo a monitorear el progreso y el rendimiento.

Una vez más, el uso de una herramienta de gestión de proyectos mejora su capacidad para ver lo que sucede en su proyecto. ProjectManager tiene herramientas de seguimiento como tableros e informes de estado que le brindan una vista de alto nivel y más detalles, respectivamente. A diferencia de las aplicaciones livianas que te obligan a configurar un tablero, la nuestra está integrada en la herramienta. Mejor aún, nuestro software basado en la nube le brinda datos en tiempo real para una toma de decisiones más perspicaz. Además, obtenga informes sobre más que solo actualizaciones de estado, pero también hojas de tiempo, carga de trabajo, estado de la cartera y mucho más, todo con un solo clic. Luego filtre los informes y compártalos con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

13. Evaluación financiera

Esta es una sección muy importante de su caso de negocios porque aquí es donde explica cómo los beneficios financieros superan los costos. Compare los costos y beneficios financieros de su proyecto. Puede hacer esto haciendo un análisis de sensibilidad y un análisis de costo-beneficio.

14. Evaluación del mercado

Investigue su mercado, competidores e industria, para encontrar oportunidades y amenazas

15. Análisis de la competencia

Identificar competidores directos e indirectos y hacer una evaluación de sus productos, fortalezas, ventajas competitivas y su estrategia comercial.

16. Análisis FODA

Un análisis DAFO le ayuda a identificar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas de su organización. Las fortalezas y debilidades son internas, mientras que las oportunidades y amenazas son externas.

17. Estrategia de marketing

Describa su producto, canales de distribución, precios, clientes objetivo, entre otros aspectos de su plan o estrategia de marketing.

18. Evaluación de riesgos

Hay muchas categorías de riesgo que pueden afectar su proyecto. El primer paso para mitigarlos es identificar y evaluar los riesgos asociados con las actividades de su proyecto.

Cómo ayuda ProjectManager con su caso de negocios

ProjectManager, un software de gestión de proyectos galardonado, puede recopilar y reunir todos los diversos datos que recopilará y luego compartirlos fácilmente con su equipo y los patrocinadores del proyecto.

Una vez que tenga una hoja de cálculo con todas sus tareas enumeradas, puede importarla a nuestro software. Luego se rellena instantáneamente en un diagrama de Gantt. Simplemente establezca la duración de cada una de las tareas, agregue las dependencias y su proyecto ahora se distribuye en una línea de tiempo. Puede establecer hitos, pero hay mucho más que puede hacer.

Ahora tiene un plan de proyecto y, desde el diagrama de Gantt en línea, puede asignar tareas a los miembros del equipo. Luego, pueden comentar directamente sobre las tareas en las que están trabajando, agregando tantos documentos e imágenes como sea necesario, fomentando un entorno colaborativo. Puede realizar un seguimiento de su progreso y cambiar la duración de las tareas según sea necesario arrastrando y soltando las fechas de inicio y finalización.

Pero eso es solo una muestra de lo que ofrece ProjectManager. Tenemos tableros kanban que visualizan su flujo de trabajo y un tablero en tiempo real que rastrea seis métricas del proyecto para obtener la vista más precisa posible de su proyecto.

Pruebe ProjectManager y compruébelo usted mismo con esta prueba gratuita de 30 días.

Vea nuestro video de capacitación sobre casos de negocios

Si desea obtener más consejos sobre casos de negocios, tómese un momento para ver a Jennifer Bridges, PMP, en este breve video de capacitación. Ella explica los pasos que debe seguir para escribir un buen caso de negocios.

Aquí hay una captura de pantalla para su referencia.

Transcripción:

Hoy estamos hablando de cómo escribir un caso de negocios. Bueno, en los últimos años, hemos visto al mercado, o tal vez a organizaciones, empresas o incluso proyectos, dejar de hacer casos de negocios. Pero, en estos días, las empresas, organizaciones y esos mismos proyectos están examinando las inversiones y realmente están buscando una tasa de retorno.

Entonces, ahora, piense en el caso de negocios como su oportunidad para empaquetar su proyecto, su idea, su oportunidad, y muestre lo que significa y cuáles son los beneficios y cómo otras personas pueden beneficiarse.

Queremos echar un vistazo hoy para ver qué hay en el caso de negocios y cómo escribir uno. Quiero dejar claro que cuando buscas información sobre un caso de negocios, no es un maletín.

Alguien llamó el otro día y estaban confundidos porque estaban buscando algo, y seguían sacando maletines. Eso no es de lo que estamos hablando hoy. De lo que estamos hablando son casos de negocios, e incluyen información sobre sus estrategias, sobre sus objetivos. Es tu propuesta de negocio. Tiene su esquema comercial, su estrategia comercial e incluso su plan de marketing.

¿Por qué necesita un caso de negocios?

Entonces, ¿por qué es eso tan importante hoy en día? Nuevamente, las empresas buscan no solo a sus gerentes de proyecto, sino también a los miembros de su equipo para tener una mejor comprensión de los negocios y una mayor perspicacia empresarial. Entonces, este caso de negocios proporciona la justificación para el cambio o plan de negocios propuesto. Describe la asignación de capital que puede estar buscando y los recursos necesarios para implementarla. Entonces, puede ser un plan de acción. Puede que solo sirva como una visión unificada. Y luego también proporciona a los tomadores de decisiones diferentes opciones.

Así que echemos un vistazo más a los pasos necesarios para armar estos casos de negocio. Hay cuatro pasos principales. Uno, desea investigar su mercado. Mire realmente lo que hay, dónde están las necesidades, dónde están los vacíos que puede atender. Mira a tu competencia. ¿Cómo están abordando esto y cómo puede proporcionar algunas otras alternativas?

Desea comparar y finalizar diferentes enfoques que puede utilizar para salir al mercado. Luego recopilas esos datos y presentas estrategias, tus objetivos y otras opciones a considerar.

Y luego, literalmente, lo documentas.

Entonces, ¿cómo se ve el documento? Bueno, hay plantillas por ahí hoy en día. Los componentes varían, pero estos son los comunes. Y luego estos son los que considero esenciales. Ahí está el resumen ejecutivo. Esto es solo un resumen de su empresa, cómo puede ser su equipo de gestión, un resumen de su producto y servicio y su mercado.

La descripción comercial brinda un poco más de historia sobre su empresa y la declaración de misión y realmente de qué se trata su empresa y cómo encaja este producto o servicio.

Luego, describe los detalles del producto o servicio que desea expandir, implementar o implementar. Incluso puede incluir en sus patentes puede ser que tenga pendiente u otras marcas registradas.

Luego, desea identificar y diseñar su estrategia de marketing. Como, ¿cómo vas a llevar esto a tus clientes? ¿Vas a tener una tienda física? ¿Vas a hacer esto en línea? Y, ¿cuáles son sus planes para llevarlo al mercado?

También desea incluir información detallada sobre el análisis de su competencia. ¿Cómo están haciendo las cosas? Y, ¿cómo planeas, supongo, vencer a tu competencia?

También desea ver e identificar su FODA. Y el FODA es tu fuerza. ¿Cuáles son las fortalezas que tiene para salir al mercado? ¿Y dónde están las debilidades? Tal vez algunos de tus huecos. Y además, ¿dónde están sus oportunidades y quizás las amenazas para las que necesita planificar?
Luego, la descripción general de la operación incluye información operativa como su producción, incluso recursos humanos, información sobre las operaciones diarias de su empresa.

Y luego, su plan financiero incluye su declaración de ganancias, sus ganancias y pérdidas, cualquiera de sus finanzas, cualquier garantía que pueda tener y cualquier tipo de inversión que pueda estar buscando.

Así que estos son los componentes de su caso de negocios. Por eso es tan importante. Y si necesita una herramienta que pueda ayudarlo a administrar y rastrear este proceso, regístrese ahora en nuestro software en ProjectManager.