Cómo escribir un correo electrónico profesional

Cuando envía un correo electrónico a un amigo o compañero de trabajo de confianza, probablemente escriba el mensaje y presione el botón Enviar sin pensarlo dos veces.

Pero, ¿qué pasa cuando estás tratando de impresionar a un nuevo jefe o hablar con dulzura a un cliente potencial? Saber cómo escribir un buen correo electrónico profesional de repente se vuelve muy importante.

Redactar un gran correo electrónico no es ciencia espacial. Sin embargo, existen algunos principios importantes que vale la pena conocer si desea aprovechar al máximo sus conversaciones en línea.

En esta publicación, analizaremos estas técnicas clave en detalle y, por si acaso, agregaremos algunos consejos esenciales para enviar correos electrónicos.

Por qué es realmente importante la redacción profesional de correos electrónicos

El correo electrónico existe desde hace más de 40 años, pero sigue siendo el canal preferido para la comunicación empresarial. Domina el arte de escribir un buen correo electrónico y podrás desbloquear oportunidades que parecían estar fuera de tu alcance.

De hecho, algunos de los acuerdos más grandes en la historia de los negocios comenzaron con un correo electrónico bien escrito. Y numerosas empresas emergentes recaudan millones de dólares comunicándose con capitalistas de riesgo por correo electrónico.

Por supuesto, acceder a los resultados en este nivel requiere habilidad. Incluso si eres un gran comunicador en persona, escribir un correo electrónico profesional efectivo es sorprendentemente complicado.

La razón es que las palabras escritas pueden malinterpretarse fácilmente. Una broma que funciona perfectamente bien cuando se acompaña de una sonrisa descarada podría tomarse como un insulto dentro de un correo electrónico.

Esto no sucede tan a menudo cuando conoces el carácter de la otra persona. Pero si está hablando con un conocido o un contacto comercial completamente nuevo, la probabilidad de que no lo entiendan es bastante alta.

Mejorar sus habilidades para escribir correos electrónicos puede ayudarlo a evitar estas trampas y disfrutar de los beneficios potenciales.

Cómo escribir un gran correo electrónico profesional

Basta de teoría. Vamos a ir al grano.

Un correo electrónico efectivo puede tomar muchas formas. Pero si comparara dos mensajes exitosos, probablemente comenzaría a notar algunas similitudes.

Estos son los ingredientes esenciales para preparar un excelente correo electrónico profesional:

1) Comience con una línea de asunto de correo electrónico concisa

Una de las partes más importantes de su correo electrónico no está realmente en el mensaje en sí. Es la línea de asunto.

La investigación muestra que el 33% de las personas abren correos electrónicos según la línea de asunto. Si está tratando de comunicarse con alguien que recibe cien correos electrónicos todos los días, debe usar la línea de asunto para captar su atención.

Un estudio de más de 260 millones de correos electrónicos encontró que las líneas de asunto de 10 palabras o menos tienden a funcionar mejor. Seguir esta regla significa que probablemente vaya directamente al grano, lo cual es importante cuando intenta comunicarse con un ejecutivo o propietario de un negocio ocupado.

Si está contactando a alguien por primera vez, personalizar su línea de asunto también es una buena idea. Para este tipo de correo electrónico profesional, considere dirigirse al destinatario por su nombre. Literalmente podría duplicar sus tasas de apertura. 2) Use el tipo correcto de saludo

En algunos contextos, un "Hola" u "Oye" informal es una forma perfectamente buena de iniciar una conversación. Pero en un correo electrónico profesional, es una buena idea ser un poco más formal con su saludo.

Recomendamos optar por el formato probado y probado "Estimado [Contacto]" . Esto puede parecer un poco anticuado, particularmente en la cultura estadounidense, pero ser respetuoso nunca lastima a nadie.

Si tiene alguna conexión con la persona que está contactando, está bien usar su primer nombre : "Querido Andrew".

Para un contacto por primera vez o alguien en la sala de juntas, podría considerar usar su apellido en su lugar: "Estimado Sr. Smith".

¿Qué sucede si no conoce el título de la persona? Una apuesta segura es usar su nombre completo : “Querido Andrew Smith”.

Sin embargo, solo use este enfoque cuando lo necesite. En los últimos años, los spammers y estafadores han utilizado el saludo con el nombre completo para personalizar sus mensajes. ¡No quieres estar asociado con ese grupo!

Otro grupo con el que probablemente no desee asociarse es el de los artífices de la palabra arcaicos, por lo que “A quien corresponda” puede quedar en los libros de historia.

Si va a elegir un saludo más tradicional, "Estimado señor/señora" puede funcionar, especialmente para solicitudes de empleo y correos electrónicos tipo carta de presentación. Solo tenga en cuenta que puede parecer bastante impersonal.

3) Comience con una cortesía

Si bien los correos electrónicos profesionales son sobre negocios, aún estás enviando un correo electrónico a un ser humano. Es una buena idea tratarlos como uno solo.

Una vez que haya completado su saludo, agregue una pequeña cortesía. Algunas personas lo ignorarán, pero otras apreciarán el hecho de que las tratas con respeto, en lugar de una venta ambulante.

Aquí hay algunos ejemplos de buena etiqueta de correo electrónico:

• gracias por tu interés
• Fue un placer conocerte
• Gracias por reunirse con nosotros hoy temprano

Si ya conoces al destinatario, podrías hacerlo un poco más personal:

• espero que hayas tenido un buen fin de semana
• espero que este correo electronico te encuentre bien

Simplemente no te excedas con las sutilezas. Recuerde que todavía está escribiendo un correo electrónico formal aquí, no registrándose con un amigo.

4) Ve al grano

Todos conocemos a alguien que escribe una docena de párrafos cuando un par de frases serían suficientes. No seas esa persona.

Una vez que haya completado su saludo, vaya directo al grano. Más específicamente, explique por qué está enviando un correo electrónico. Trate de dejar claro su propósito en una sola oración:

• Le escribo para expresar mi interés en el puesto gerencial vacante.
• Estamos buscando un consultor que nos ayude a guiarnos durante el próximo año, y un contacto me dijo que tiene un conocimiento profundo de nuestra industria.
• Le escribo para pedirle más información sobre su servicio de limpieza.

Es posible que pueda combinar su explicación de una oración y su línea de cortesía en un párrafo corto:

• Gracias por reunirse con nosotros el otro día. Le escribo hoy para ver si desea continuar con la propuesta tal como se discutió.
• Fue un placer conocerte el fin de semana. Como nuestras empresas parecen tener mucho en común, me preguntaba si estaría interesado en nuestro servicio.

Puede ser tentador entrar en más detalles aquí. Pero resiste la tentación. Si alguien lee tus dos primeras oraciones y deja el correo electrónico, probablemente no lo ibas a convencer de todos modos.

Por otro lado, es más probable que una introducción breve y concisa capte la atención de alguien que quiera participar.

5) Espolvorear en algún contexto

Ser conciso es importante en la escritura profesional. Pero si está pidiendo algo, debe tomarse el tiempo para explicar por qué.

En la segunda sección de su correo electrónico, proporcione un contexto adicional sobre lo que está buscando lograr. También podría mencionar por qué podría ayudar al destinatario:

• Nuestra empresa tiene como objetivo lograr un crecimiento de tres cifras en los próximos 18 meses, y nos encantaría que pudiera ayudarnos en ese objetivo.
• Si podemos llegar a un acuerdo sobre la propuesta esta semana, nos dará tiempo para trabajar en la construcción de una estrategia antes de su evento.
• Estoy interesado en este puesto porque me apasiona la industria y quiero trabajar de forma remota.

Solo una o dos oraciones cuidadosamente construidas deberían ser suficientes aquí.

6) Incluya un claro llamado a la acción

Independientemente del tipo de respuesta que espera recibir de su correo electrónico, es una buena idea incluir un llamado a la acción; idealmente, algo que se pueda hacer rápidamente.

Muchos de nosotros tenemos la costumbre de leer correos electrónicos de negocios por la mañana y pensar: "Puedo lidiar con esto más tarde". El problema es que tales tareas se olvidan fácilmente.

Al agregar un aviso en las últimas etapas de su correo electrónico, es más probable que obtenga una acción instantánea. Por ejemplo, podría proponer una fecha y hora para una reunión e incluir un enlace a una invitación de calendario. O simplemente pídale al destinatario que comparta sus pensamientos.

7) Cerrar sesión con estilo

Muchos creen que la sección de cierre de un mensaje de correo electrónico formal es difícil de escribir. ¿Deberías poner “Atentamente” o “Saludos cordiales”? ¿Tal vez, "Muchas gracias" es un mejor cierre de correo electrónico?

La verdad es que todos estos probablemente serán bien recibidos. La clave es hacer coincidir la firma con el correo electrónico apropiado. Aquí hay una guía rápida:

• Solicitud formal/contacto: Saludos cordiales, Muchas gracias, Atentamente (esta es un poco anticuada)
• Alguien que conoces: Saludos cordiales, Saludos, Muchas gracias

La guarnición final de cualquier mensaje es la firma del correo electrónico. Algo simple que incluya su nombre, el título de su trabajo (si corresponde) y el nombre de su empresa está completamente bien.

Sin embargo, no pase por alto el poder de una buena firma de correo electrónico. Debajo de tu nombre, tienes un área donde puedes:

• Agrega tu información de contacto
• Incluir un retrato profesional
• Muestra tus elogios
• Muestra tus últimas publicaciones en las redes sociales
• Y más

Si desea obtener más información sobre este tema, consulte nuestra guía para crear una firma de correo electrónico, que incluye muchas plantillas excelentes para inspirarse.

Consejos esenciales para escribir mejores correos electrónicos

Puede pensar en los pasos anteriores como un modelo para escribir correos electrónicos profesionales. Siga la fórmula y debería estar bien encaminado para impresionar a alguien importante.

Pero si realmente desea mejorar sus habilidades para escribir correos electrónicos, le recomendamos aplicar algunas de las técnicas a continuación:

Piense en el formato de correo electrónico

Si bien el contenido de su correo electrónico es obviamente el punto focal, también vale la pena pensar en el formato.

Esto comienza con su elección de fuente. Papyrus y Comic Sans convertirán tu correo electrónico en una divertida curiosidad. Arial está bien, pero bastante soso. Las fuentes sans-serif como Verdana y Helvetica son más interesantes, pero siguen siendo muy legibles y profesionales. Si desea elegir una fuente serif, Georgia es una opción sólida.

Dejando a un lado las fuentes, recomendamos usar muchos saltos de línea en su correo electrónico. Dividir párrafos más largos en fragmentos los hace más fáciles de leer, particularmente en ciertas aplicaciones de correo electrónico móvil.

Conozca a la persona a la que está escribiendo

Antes de escribir un correo electrónico profesional a alguien, realmente necesita saber a quién se lo está enviando.

Esto comienza con el nombre del destinatario y el nombre de la empresa para la que trabaja. También debe averiguar qué puesto ocupan y cualquier noticia importante que surja de su vida profesional o de su organización.

Esta información adicional puede ayudarlo a elaborar un mensaje más personalizado, lo que le brinda más posibilidades de éxito.

Siempre revise su correo electrónico

Ya sea para pedirle un ascenso al jefe o tratar de conectarse con un cliente potencial de alto valor, probablemente desee parecer competente y profesional.

Un correo electrónico bien escrito puede ayudar mucho a construir esta imagen, pero todo lo que se necesita es un par de errores tipográficos tontos para que su reputación se derrumbe.

Por lo tanto, siempre verifique dos veces el cuerpo de su correo electrónico y la línea de asunto antes de presionar enviar.

Si le preocupa perder errores, también puede configurar un retraso de envío en Gmail, Outlook y otras plataformas de correo electrónico. Durante unos segundos después de presionar enviar, esto le da la opción de cancelar y hacer un cambio de último minuto.

Hacer un seguimiento

Cuando se comunica con un director ejecutivo o con algún otro ejecutivo y no recibe respuesta, es muy posible que simplemente se hayan perdido su mensaje.

Después de unos días, no tenga miedo de enviar un correo electrónico de seguimiento. El peor de los casos es que simplemente ignorarán el seguimiento, pero podría salvar su solicitud de empleo.

Asegúrese de tener la dirección de correo electrónico correcta

Escribir un gran correo electrónico no tiene sentido si el mensaje nunca llega al destinatario. Esto puede parecer obvio, pero la investigación sugiere que más de la mitad de nosotros enviamos mensajes a la persona o dirección de correo electrónico equivocada.

Antes de enviar un borrador, asegúrese de verificar la dirección. La forma más rápida de hacerlo es usando una herramienta como NeverBounce. Nuestra plataforma le permite verificar la precisión de toda su lista de correo electrónico, por lo que no necesita pensarlo dos veces.

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