Cómo escribir una carta profesional y causar una impresión duradera
Publicado: 2023-02-14
Es probable que llegue un momento en su carrera en el que necesite escribir una carta profesional, ya sea para solicitar un trabajo, pedir un favor o incluso renunciar cortésmente. Escribir una carta profesional puede parecer una tarea abrumadora al principio. Puede que te estés preguntando:- ¿Qué información necesito incluir?
- ¿Cuál debe ser mi tono de voz?
- ¿Cómo puedo expresar mi punto de vista sin parecer demasiado exigente?
Cómo escribir una carta profesional
Escribir una carta profesional es una habilidad propia. Sin embargo, si sabe cómo escribir una publicación de blog o ha escrito un boletín para la lista de correo electrónico de su empresa en el pasado, entonces probablemente ya sepa una o dos cosas sobre la escritura formal.Hay cuatro componentes clave para escribir una carta bien elaborada:
- Determina el propósito de tu carta.
- Reunir la información y la investigación necesarias.
- Redactar la carta
- Editar y corregir la carta
1. Determine el propósito de su carta
Si está investigando cómo escribir una carta profesional, probablemente tenga un objetivo específico en mente. En mi experiencia, el propósito de su carta generalmente se divide en uno de tres cubos:- estas pidiendo algo
- usted está proporcionando información
- Estás respondiendo a una solicitud.
Propósito #1: Solicitar algo
Si está solicitando algo en una carta, debe estructurar la carta de la siguiente manera: Introducción: Indique el propósito de la carta, explique por qué está escribiendo y ofrezca algún valor a cambio al destinatario. Cuerpo: Proporcione detalles sobre su solicitud y cualquier información de antecedentes relevante. Conclusión: repita su solicitud y proporcione un claro llamado a la acción.Propósito #2: Proporcionar información
Si proporciona información en una carta, debe estructurarla de la siguiente manera: Introducción: Indique el propósito de la carta y comparta de qué se trata la información. Cuerpo: Proporcione la información que está compartiendo. Conclusión: Agradezca al lector por su tiempo y atención, y proporcione la información de contacto necesaria.Propósito #3: Responder a una Solicitud
Si está respondiendo a una solicitud en una carta, debe estructurar la carta de la siguiente manera: Introducción: reconozca la solicitud y agradezca al lector por su consulta. Cuerpo: Responder a la solicitud. Conclusión: Repita su respuesta y pídale amablemente al lector que se comunique con usted si necesita más aclaraciones.2. Reúna la información y la investigación necesarias
Este paso es, en mi opinión, la parte más crucial de todo el proceso de redacción de cartas. Esto se debe a que la fase de investigación le permite recuperar información sobre la persona a la que se dirige para ayudar a establecer una buena relación. Por ejemplo, supongamos que escribe documentos técnicos de alta conversión para empresas y desea comunicarse con un prospecto frío porque cree que encajaría bien. Una carta genérica solicitando 15 minutos de su tiempo probablemente no generará una respuesta. Sin embargo, si puede investigar al prospecto encontrando algunos de sus trabajos anteriores y averiguando qué les gusta/no les gusta, puede construir su "personalidad en línea", por así decirlo. Un par de excelentes lugares para comenzar a recopilar información son LinkedIn o si la empresa ha escrito una página detallada sobre nosotros. Utilizando mi propio perfil de LinkedIn como ejemplo, puede desplazarse hacia abajo hasta la sección de publicaciones para ver si su cliente potencial ha publicado algún artículo recientemente.
Fuente A continuación, puede leer estos artículos y elogiarlos, hacer una pregunta o proporcionar datos perspicaces directamente en su carta. Trate de ser lo más específico posible aquí, y no escriba simplemente algo como: “¡Leí uno de sus artículos y realmente lo disfruté!”. Eso es demasiado genérico y da la impresión de que no leyó el artículo en absoluto. En su lugar, intente escribir algo que les brinde valor como este: “Leí su artículo [nombre del artículo] y pensé que el consejo n.° 7 sobre [tema] fue un gran punto. Tengo algunos datos propios que me encantaría compartir con usted para ayudarlo a reforzar su argumento si está interesado”. Desde el principio, le está proporcionando valor al destinatario de su carta, lo que aumenta sus posibilidades de que lea el resto de su carta y actúe de acuerdo con su solicitud. También puede usar la página Acerca de nosotros de una empresa para recopilar más información sobre la persona con la que se está comunicando. Tome la página Acerca de nosotros de Canny, por ejemplo: 
Fuente La página presenta algunos detalles personales sobre cada persona del equipo. Cosas como sus pasatiempos, experiencia laboral anterior y una anécdota divertida. Este es otro gran método para construir la "personalidad en línea" de la persona a la que le estás escribiendo una carta.3. Redactar la carta
Ahora que ha determinado el propósito de su carta y ha recopilado información preliminar, veamos exactamente cómo escribir una carta profesional, sección por sección.Sección 1: Encabezado
La primera parte de una carta profesional debe incluir la información de contacto tanto del remitente como del destinatario. Esta información le dice al lector exactamente de quién es la carta y quién es el destinatario. Esta sección debe incluir lo siguiente:- Su nombre
- Su puesto de trabajo
- El nombre de su empresa (si corresponde)
- tu dirección completa
- Su información de contacto (teléfono y correo electrónico)
- Fecha
- Nombre del destinatario
- Título del trabajo del destinatario
- Nombre de la empresa del destinatario
- Dirección de la empresa del destinatario
Sección 2: Saludo
En la mayoría de las cartas profesionales, el saludo comienza con "Querido" seguido de:- Señor.
- Señora.
- Extrañar.
- EM.
- Dr.
- o un título (por ejemplo, profesor)
Sección 3: Cuerpo de la carta
Esta es la parte principal de la carta, donde comunicas tu mensaje. El cuerpo debe incluir los siguientes cuatro párrafos:- El primer párrafo debe presentarse rápidamente, seguido de una oración que proporcione valor al destinatario. * No necesita hacer esto si está respondiendo a una solicitud o proporcionando información. Sin embargo, si está solicitando algo, proporcionar valor aumentará las probabilidades de que obtenga una respuesta.*
- El segundo párrafo debe explicar por qué se está comunicando con el destinatario.
- El tercer párrafo debe incluir una o dos oraciones sobre usted o su empresa para brindarle al destinatario información general.
- El cuarto párrafo debe reiterar su solicitud y explicar cómo los beneficia, seguido de una breve llamada a la acción.
Sección 4: Cierre
Para cerrar, debes agradecer al destinatario por su tiempo y terminar la carta con un simple "Sinceramente" o "Saludos cordiales".Sección 5: Firma
Incluya su firma manuscrita seguida de su nombre impreso.Sección 6: Recintos (opcional)
Si incluye documentos o materiales con la carta, debe incluirlos aquí. Estos podrían incluir un currículum, referencias, un folleto de ventas u otros documentos.Sección 7: Posdata (opcional)
Una posdata es un mensaje breve que se agrega al final de la carta. Por lo general, agrega información adicional o resalta un punto específico. Esta sección es opcional pero ayuda a que su carta se destaque.4. Edite y corrija la carta
Una vez que haya escrito su borrador final, es hora de editar y revisar su carta. Este paso es esencial independientemente de lo que esté escribiendo, ya sea un comunicado de prensa, una campaña de correo electrónico o una referencia para un compañero de trabajo anterior. La edición implica revisar el contenido de la carta para garantizar que sea clara, concisa y esté bien escrita. Para ayudar con el proceso de edición, me gusta pegar el contenido de mi carta en la aplicación Hemingway. Esta aplicación le proporciona un grado de legibilidad para decirle qué tan fácil es leer. También destaca la voz pasiva, el uso de adverbios y las alternativas de palabras.
Fuente Una vez que haya logrado un puntaje de legibilidad con el que estoy satisfecho, pegaré el contenido en Grammarly para corregirlo. Esta aplicación es ideal para detectar cualquier error gramatical o de ortografía que hayas cometido en el camino. También es una buena idea que un amigo o familiar lea tu carta. Un nuevo par de ojos a menudo puede detectar errores que puede haber pasado por alto. Tómese el tiempo para revisar cuidadosamente y corregir la carta antes de enviarla para asegurarse de que esté pulida y sin errores. Este paso ayudará a causar una impresión positiva y aumentará las posibilidades de que la carta logre el resultado deseado.Plantilla de ejemplo
Sin un ejemplo, puede ser difícil visualizar exactamente cómo escribir una carta profesional. He creado una plantilla de ejemplo a continuación que describe cómo debe verse una carta profesional estándar. Dependiendo del propósito de su carta, es posible que deba modificar partes del cuerpo. Esta plantilla le dará un punto de partida.
Encabezado Su nombre Su puesto de trabajo El nombre de su empresa (si corresponde) Su dirección completa (o dirección de la empresa) Su número de teléfono Su dirección de correo electrónico Fecha completa (p. ej., 3 de enero de 2023) Nombre del destinatario Título del puesto del destinatario Nombre de la empresa del destinatario (si corresponde) Nombre del destinatario o dirección de la empresa Saludo Estimado [Nombre del destinatario]: Cuerpo de la carta Mi nombre es [Su nombre], y creo que hizo algunos puntos importantes en su último [video, artículo, podcast] sobre [Tema]. [Proporcione una oración de valor relacionada con el tema para ayudar a construir una buena relación y atraerlos para que se comuniquen con usted]. Le escribo hoy para solicitar [su solicitud en una o dos oraciones]. Soy [descríbase a usted mismo oa su negocio en una oración]. Creo que [explique por qué cree que su solicitud es adecuada o cómo los beneficiará de alguna manera]. Estaría más que feliz de discutir esto más a fondo con usted y responder a cualquier pregunta que pueda tener. Cierre Gracias por su tiempo y espero tener noticias suyas pronto. Atentamente, Firma [Firma] [Su nombre] Adjuntos He incluido [proporcione una lista de cualquier documento adicional que haya incluido con su carta] Posdata PD [Incluya una breve posdata para que su mensaje se destaque. Trate de incorporar algo que haya encontrado durante la fase de investigación].Imprimir y enviar la carta
A menos que su letra sea de primera categoría, es más que probable que escriba su carta en su computadora y luego imprima la versión final para agregar su firma. Pero, por supuesto, si puede escribir a mano una carta completa con excelente caligrafía, ¡adelante! Sin duda añadirá un toque personal a su correspondencia.Fuente
Antes de apresurarse a ir a la imprenta y recoger su carta profesional recién impresa, deberá asegurarse de que la estética general de su carta esté a la altura. Como es probable que no agregue imágenes o colores, todo se reduce a la fuente elegida. Algunas fuentes comunes utilizadas en cartas profesionales son:- Times New Roman
- Arial
- verdana
- Calibri
Papel
Al elegir el papel, es importante optar por algo de alta calidad que transmita profesionalidad. Aquí hay algunas cosas a tener en cuenta:- Debe ser un papel pesado, preferiblemente con una marca de agua.
- El color debe ser neutro, como blanco o marfil.
- El tamaño generalmente debe ser de 8.5x11 pulgadas.