Cómo escribir la descripción de un proyecto: una guía rápida
Publicado: 2023-02-02La descripción de un proyecto parece autoexplicativa, pero no subestime una descripción de proyecto bien escrita, ya que prepara su proyecto para el éxito. Actúa como una herramienta de comunicación para las partes interesadas y comparte la visión del proyecto de manera clara y procesable.
Analicemos qué es la descripción de un proyecto, por qué es tan importante y cómo escribir una impactante. Luego, agregaremos algunas plantillas gratuitas de administración de proyectos que pueden ayudarlo a comenzar y mostrar cómo las herramientas de administración de proyectos ayudan a convertir la descripción del proyecto en una realidad.
¿Qué es una descripción de proyecto?
Una descripción del proyecto describe los detalles de un proyecto, incluidas todas sus fases y procesos involucrados, en un solo documento. Aborda el problema que dio inicio al proyecto y las metas y objetivos deseados.
Pero no tiene que parar ahí. La descripción del proyecto también puede incluirse en la planificación, incluidas las actividades que ejecutará el equipo, el cronograma e incluso la ubicación del proyecto. Los beneficios del proyecto también se describen en la descripción del proyecto.
Esto se hace en la fase de inicio del proyecto y se hará referencia a lo largo del proyecto como un repaso. El director del proyecto es responsable de escribir la descripción del proyecto y ayuda a guiar al director del proyecto y su equipo a lo largo del ciclo de vida del proyecto.
En cierto sentido, la descripción del proyecto es la configuración y la ejecución del proyecto es la entrega. Pero una descripción del proyecto, por muy útil que sea, no administrará ni hará un seguimiento de su proyecto para ayudarlo a mantenerse dentro del cronograma. Lo que necesita es un software de gestión de proyectos.
ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que lo ayuda a planificar, administrar y realizar un seguimiento de su proyecto en tiempo real para tomar decisiones más perspicaces. Convierta la descripción de su proyecto en un plan de acción con nuestros sólidos diagramas de Gantt. Organice tareas en una línea de tiempo visual, vincule las cuatro dependencias y filtre por la ruta crítica. Luego establezca una línea de base y realice un seguimiento de la variación del proyecto para administrar mejor el costo y el tiempo. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.
Descripción del proyecto frente a propuesta de proyecto
La descripción del proyecto es parte de la propuesta de proyecto más grande. Si bien la descripción del proyecto cubre mucho terreno, en realidad es más una vista de alto nivel del proyecto. Si bien algunos amplían la descripción para incluir más planificación con los objetivos, sigue siendo una mirada superficial.
La propuesta de proyecto es un documento más amplio. En este contexto, la descripción del proyecto es solo un resumen de lo que vendrá en la propuesta de proyecto más grande, que desarrollará ese esquema. La propuesta de proyecto a veces se referirá a la descripción del proyecto como un resumen ejecutivo. Como sea que se llame, es la pista hacia el panorama general.
Naturalmente, una propuesta de proyecto va más en profundidad. Hay secciones sobre los antecedentes o la historia de los proyectos anteriores, los requisitos para el proyecto, el enfoque, como técnicas y habilidades para ejecutar el proyecto y, por último, quiénes son los que toman las decisiones en el proyecto.
Descripción del proyecto vs Resumen del proyecto
Una descripción del proyecto no es un resumen del proyecto, aunque pueden sonar igual. Como hemos discutido, una descripción del proyecto es más una descripción general de alto nivel del proyecto que se propone. Por lo general, es la apertura de la propuesta del proyecto cuando se presenta un proyecto.
El propósito del proyecto se explica en la descripción del proyecto. También describe brevemente cómo se ejecutará el proyecto y qué planea lograr. Un resumen del proyecto es mucho más detallado. Es muy parecido a la propuesta de proyecto definida anteriormente en cuanto a los antecedentes, los procesos y más.
Sin embargo, estos términos se utilizan a menudo para describir cosas diferentes. Un resumen del proyecto se usa más comúnmente como una descripción del proyecto como una introducción a la propuesta del proyecto. Como sea que lo llames, en este contexto, comparten la misma definición de ser una breve descripción general del proyecto.
Cómo escribir la descripción de un proyecto: 6 pasos clave
Escribir la descripción de un proyecto es más difícil de lo que parece. Sí, es breve, pero eso significa que cada palabra debe contar. Para lograr esto, debe comprender el proyecto por dentro y por fuera, desde su propósito hasta su alcance. Pero el proyecto se describe de forma sencilla sin dejar de lado ningún detalle clave.
Dicho esto, se debe incluir todo lo que sea crítico para el plan del proyecto. No desea omitir nada relevante ni dejar nada que esté desactualizado. Todo en la descripción del proyecto debe conectarse con el propósito del proyecto. Ahora está listo para escribir la descripción del proyecto, que debe seguir estos seis pasos.
1. Resumir
Comience con un esquema que solo debe tener unas pocas líneas, pero que responde quién, qué, dónde, cómo y por qué del proyecto.
2. Definir
Explique el motivo del proyecto, como el problema que resuelve o el nicho que llena. Esto definirá el propósito del proyecto.
3. Justificar
Muestre a las partes interesadas de su proyecto por qué vale la pena invertir en este proyecto. Demuestre que obtendrán un buen rendimiento y explique sus métricas si es necesario.
4. Evaluar
Haga un análisis de costo-beneficio y muestre cómo planea medir esas ganancias contra el costo del proyecto.
5. Explicar el enfoque del proyecto
Aquí desea explicar brevemente cómo cumplirá las metas y objetivos del proyecto. Describir la metodología de gestión de proyectos y los recursos que se utilizarán.
6. Estime la línea de tiempo
Pronostique la duración del proyecto, incluidas las horas de trabajo y los recursos para cada fase del ciclo de vida del proyecto.
¿Cuándo debe escribir una descripción del proyecto?
Ahora que sabe el por qué y el cómo de la descripción de un proyecto, es hora de explorar el cuándo. Obviamente, la descripción del proyecto es una de las primeras cosas que escribirá, ya que a menudo es la guía para una propuesta de proyecto.
Escribir la descripción del proyecto es parte de la etapa de iniciación del ciclo de vida del proyecto. Este es el punto en el que el patrocinador del proyecto define, evalúa y, posiblemente, autoriza un proyecto.
Es mejor no escribir el resumen hasta que haya hecho el trabajo de base para definir entregables clave, riesgos, una estimación de costos y recursos. La cantidad de trabajo que esto requiere depende de cuán grande o complejo sea el proyecto.
¿Por qué es importante escribir una descripción del proyecto?
La descripción del proyecto es la apertura en su intento de probar la validez del proyecto y su retorno de la inversión (ROI). Debe hacer que el lector, ya sea un cliente, patrocinador o parte interesada, comprenda el proyecto y por qué es adecuado para él.
También actúa casi como un anteproyecto o hoja de ruta para el proyecto. La descripción del proyecto contiene información importante sobre el proyecto. Esto incluye una breve mirada a los costos y la duración, todo lo cual dejará en claro lo que se necesitará para implementar el proyecto.
Lo que está haciendo no es solo vender el proyecto, sino también establecer expectativas realistas del proyecto. Es fundamental que las partes interesadas conozcan los objetivos clave y el tiempo y los costos asociados con su consecución. De esa forma, si se aprueba el proyecto, será más fácil administrar las expectativas de las partes interesadas porque ya ha creado una línea de base.
Plantillas gratuitas de gestión de proyectos
Para ayudarlo a escribir una descripción completa del proyecto, ProjectManager tiene plantillas gratuitas para darle una ventaja. Nuestro sitio cuenta con docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que cubren todas las fases de un proyecto. Los siguientes son sólo algunos que se relacionan con nuestro tema.
Plantilla de resumen ejecutivo
El resumen ejecutivo es muy parecido a la descripción de un producto. Cubre un terreno similar e incluso puede ser intercambiable con la descripción del proyecto. El uso de nuestra plantilla gratuita de resumen ejecutivo para Word le mostrará todo lo que necesita para completar una descripción completa del proyecto.
Plantilla de propuesta de proyecto
La descripción del proyecto o resumen ejecutivo es la primera sección de cualquier propuesta de proyecto. Dado que deberá escribir una descripción y una propuesta, nuestra plantilla de propuesta de proyecto gratuita para Word incluye la introducción y toda la demás información importante que deberá incluir para obtener la aprobación.
Plantilla de presupuesto del proyecto
Tendrá que estimar el costo del proyecto en la descripción de su proyecto. Nuestra plantilla de presupuesto de proyecto para Excel es más detallada de lo que necesitará, pero todo ese trabajo será útil si se aprueba el proyecto y tiene que crear un presupuesto.
Cómo ProjectManager convierte una descripción de proyecto en un plan de proyecto
La descripción del proyecto conduce idealmente a un proyecto aprobado. Ahora tendrá que convertir los elementos que mencionó en un plan de proyecto viable. ProjectManager es un software de administración de proyectos en línea que tiene herramientas en tiempo real para ayudarlo a cumplir sus objetivos sin excederse en el cronograma o el presupuesto.
Usa las herramientas que quieras
Si bien el diagrama de Gantt es excelente para que los gerentes de proyecto planifiquen visualmente su cronograma, no es lo mejor para el equipo cuando se le asignan tareas para ejecutar. Es por eso que ofrecemos múltiples vistas de proyectos, todas las cuales se actualizan juntas en tiempo real. Ahora los equipos pueden elegir las herramientas con las que prefieren trabajar, ya sean nuestras sólidas listas de tareas o el flujo de trabajo visual de un tablero kanban.
Supervise el progreso y el rendimiento en tiempo real
Dar a los equipos la libertad de trabajar como quieran no significa que no pueda administrarlos. Nuestro tablero en tiempo real recopila automáticamente datos sobre el tiempo, los costos, la carga de trabajo y más. Luego calcula y muestra estas métricas en gráficos y cuadros fáciles de leer. Lo mejor de todo es que no se requiere configuración como con los competidores livianos. Es conectar y usar.
Por supuesto, sus partes interesadas también querrán mantenerse actualizadas sobre el progreso. No necesitarán la vista de alto nivel de un tablero, por lo que también tenemos informes personalizables que pueden brindar mayor detalle. Solo se necesitan un par de pulsaciones de teclas para generar informes de estado, informes de variación del proyecto y más. Luego, compártalos fácilmente con las partes interesadas.
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Hemos abordado resúmenes ejecutivos, propuestas de proyectos y más. Si desea una mirada más profunda a ellos, a continuación hay contenido relacionado. Recuerde, ProjectManager es más que un software de empoderamiento. También somos el centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos, publicamos blogs semanalmente y ofrecemos guías y plantillas gratuitas.
- Cómo escribir un resumen ejecutivo: una guía rápida
- Cómo escribir una propuesta de proyecto (pasos y plantilla incluidos)
- Guía de planificación de proyectos
- Guía de programación de proyectos
- 7 pasos para un presupuesto de proyecto exitoso
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