Cómo escribir un resumen de proyecto (plantilla gratuita incluida)

Hay mucho trabajo involucrado en obtener la aprobación de un proyecto. Debe convencer a las partes interesadas o clientes de que el proyecto vale la pena. Esto debe hacerse por adelantado y generalmente se logra a través del resumen del proyecto.

Esa es mucha responsabilidad para un resumen de proyecto, que por definición es una breve descripción general del proyecto. Por lo tanto, nada se puede desperdiciar. Cada palabra debe contar para demostrar que el proyecto es viable y generará un retorno de la inversión.

¿Qué es un resumen de proyecto?

Para empezar, definamos el término. Un resumen del proyecto es un documento o parte de un documento más grande que es completo pero conciso al proporcionar una descripción general del proyecto propuesto, incluidos los detalles clave. También describe los objetivos del proyecto, antecedentes para contextualizarlo, requisitos, problemas, análisis y finaliza con una conclusión.

Si bien el resumen del proyecto puede ser un documento independiente o un prefacio a otros tipos de documentación del proyecto, se usa más comúnmente como la introducción de la propuesta del proyecto. Como se ha señalado, el resumen de un proyecto tiene que enganchar al lector. Al igual que una oración de apertura en un libro que lo mantiene leyendo, el resumen del proyecto debe captar su atención y guiarlo a través de la propuesta del proyecto.

Si se hace correctamente, el resumen del proyecto guiará al cliente a través de la propuesta del proyecto y, una vez que haya terminado, aprobará el trabajo. Es bueno tener toda esa documentación en el software de gestión de proyectos para que pueda convertir fácilmente el resumen del proyecto en un plan de proyecto. ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea con almacenamiento de archivos ilimitado para actuar como el centro de la documentación de su proyecto. Si recopila la propuesta de proyecto en nuestra vista de lista, es fácil cambiar al diagrama de Gantt, donde puede crear un cronograma visual en una línea de tiempo. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Cuándo debe usar un resumen del proyecto?

El resumen del proyecto se crea durante la presentación del proyecto. Proporciona una vista general del proyecto, incluida una breve descripción y las partes esenciales. Aquí es donde comenzará a definir los objetivos del proyecto, el cronograma de tareas que deben ejecutarse para entregar el proyecto, una estimación de su presupuesto, etc. para garantizar que todos entiendan el plan básico.

El resumen del proyecto puede ser la parte más importante de su propuesta de proyecto, ya que es la primera vez que el lector estará expuesto al proyecto y por qué cree que vale la pena ejecutarlo. Asegúrese de realizar una investigación exhaustiva para crear un resumen completo del proyecto. Esto puede ayudar a convencer a un cliente o parte interesada del valor del proyecto.

Aunque una propuesta de proyecto se abre con el resumen del proyecto, no es raro que esta sea la última sección que se escribe. Si está investigando a fondo el tema, abordará cuestiones que surgen en otras secciones de la propuesta de proyecto. Por lo tanto, cuando complete la propuesta, tendrá toda la información que necesita para crear correctamente un resumen ejecutivo.

¿Qué debe incluirse en un resumen del proyecto?

El resumen de un proyecto debe ser breve, pero usted no quiere acortar el proyecto y no darle suficiente espacio al resumen para vender el proyecto a la parte interesada o al cliente. Querrá evitar la jerga y la información confidencial o patentada, como los secretos comerciales. Escribe en oraciones sencillas y fáciles de entender. El resumen del proyecto no debería ser difícil de comprender.

Información del proyecto

Comenzará describiendo información de alto nivel sobre el proyecto, que incluye:

• Nombre del proyecto
• Gerente de proyecto
• Patrocinador de proyecto
• Fecha

Puede agregar el equipo del proyecto si se han reunido en este punto. También es una buena idea proporcionar una breve descripción general del proyecto, metas y objetivos, beneficios, etc. Tenga en cuenta qué es lo que va a lograr y cómo. Además, cuando se trata de proyectos fuera de su organización, se recomienda tener antecedentes.

Cronograma del proyecto

El cronograma del proyecto es una línea de tiempo cronológica que traza el proyecto de principio a fin. En esa línea de tiempo están las actividades y tareas que deben ejecutarse para lograr el entregable final del proyecto. Esto incluye fechas, duración, hitos y todos los entregables. No tiene que ser tan minucioso como cuando planifica el plan de su proyecto, pero es necesario un breve resumen.

Presupuesto del proyecto

El presupuesto a menudo se incluye en el cronograma del proyecto y no es un pronóstico detallado de los costos, pero sigue siendo un componente importante y debe incluirse. Querrá tener algunas proyecciones financieras para mostrar cuánto costará el proyecto y qué tipo de rendimiento se espera. Una línea de base del presupuesto también es útil.

Plan de recursos

Para ayudar aún más a las partes interesadas a comprender el proyecto, desea incluir una lista de recursos. Los recursos son todo lo que necesita para completar el proyecto. Esto incluye el equipo del proyecto, materiales, equipos, etc.

Descripción general de la gestión de riesgos

Cada proyecto tiene riesgos inherentes. Las partes interesadas quieren saber qué riesgos identifica como posibles en el proyecto, su impacto y cómo los mitigará. Esto incluye obstáculos y desafíos, cualquier cosa que afecte el alcance, el costo y el tiempo del proyecto. Describa brevemente su plan de gestión de riesgos. Puede entrar en detalles si el proyecto es aprobado.

Cómo escribir un resumen de proyecto

Hemos repasado los componentes básicos de un resumen de proyecto. Ahora veamos cómo escribir uno. Si bien el resumen del proyecto es breve por definición, la investigación es extensa. Siga estos pasos para asegurarse de hacer un trabajo completo.

1. Habla con tu equipo

Ninguna persona está equipada para enfrentar los desafíos de un resumen de proyecto. Necesita reunir a su equipo de proyecto. Ellos son los que ejecutarán el proyecto en primera línea, por así decirlo. Ellos tienen la experiencia y el conocimiento. Úselos como un recurso mientras investiga el proyecto.

2. Conoce a tu audiencia

La investigación es una parte de convencer a las partes interesadas del valor del proyecto. Cómo lo presentas es el otro. Es necesario hablar el idioma de las partes interesadas. El tono, las opciones de palabras y más van a cambiar, ya sea que esté hablando con un cliente o con una parte interesada. Esto es especialmente cierto en términos de la industria. Abordará la construcción de manera diferente a la fabricación o TI.

3. Define tus objetivos

Querrá dejar en claro cuál es el objetivo del proyecto y qué indica que el proyecto se ha completado con éxito. Eso requiere compartir las métricas que usará para medir el proyecto. También necesita conocer la intención del proyecto, similar a su declaración de misión.

4. Escriba el resumen de su proyecto

Trabaje con su equipo para escribir un resumen claro y conciso del proyecto. Asegúrese de haber incluido todos los componentes que hemos mencionado anteriormente. No olvide revisar el resumen del proyecto, ya que nada parece menos profesional que la mala gramática o las faltas de ortografía.

Plantilla de resumen del proyecto

Escribir un resumen del proyecto requiere mucha preparación. Una cosa de la que no deberías tener que preocuparte es el formato. Utilice nuestra plantilla de resumen de proyecto gratuita para Word y simplemente tendrá que completar los campos en blanco. Todo lo que necesita está allí y la plantilla de resumen del proyecto se puede personalizar para que pueda agregar su logotipo y editar el documento para que se adapte a las necesidades específicas del proyecto que está proponiendo.

Otras plantillas de gestión de proyectos para ayudar a crear un resumen del proyecto

El resumen del proyecto es una de las docenas de plantillas gratuitas de gestión de proyectos que tenemos para Excel y Word. Hay plantillas para cada fase de un proyecto. Aquí hay algunos que se relacionan con el resumen del proyecto.

Plantilla de propuesta de presupuesto

Puede estimar el costo de un proyecto con nuestra plantilla de propuesta de presupuesto gratuita para Excel. Muestra a los interesados ​​potenciales cuánto costará el proyecto, desde salarios hasta materiales y equipos. También hay espacio para agregar viajes, comunicaciones y otros costos directos e indirectos.

Plantilla de línea de tiempo del proyecto

Un resumen del proyecto debe incluir un breve cronograma del proyecto. La plantilla gratuita de línea de tiempo del proyecto para Excel puede ayudar. Tiene una columna en el lado izquierdo donde puede agregar tareas, fechas de inicio y finalización, así como la duración, que luego completa automáticamente una línea de tiempo visual a la derecha.

Plantilla de propuesta de proyecto

El resumen del proyecto es parte de la propuesta de proyecto más grande. Necesita tener uno para obtener un proyecto aprobado y financiado. Nuestra plantilla de propuesta de proyecto gratuita para Word incluye todo, desde un resumen hasta la solución, la implementación y los entregables.

ProjectManager es ideal para realizar un seguimiento de su proyecto

Las plantillas pueden ayudarlo a organizar sus ideas y entregar un excelente resumen y propuesta de proyecto, pero una vez que se apruebe, necesitará un software de administración de proyectos para planificar, administrar y realizar un seguimiento del trabajo. ProjectManager es un software en línea que permite a los equipos trabajar de manera más eficiente mientras brinda a los gerentes herramientas para monitorear su trabajo en tiempo real.

Realice un seguimiento del progreso con paneles en tiempo real

Una vez que tenga el cronograma de su proyecto en nuestro sólido diagrama de Gantt, puede establecer una línea de base, lo que le permite rastrear el esfuerzo planificado contra el esfuerzo real en tiempo real. Estos datos también se incorporan a nuestro panel de control en tiempo real y se muestran en gráficos y cuadros fáciles de leer. Obtiene una vista de alto nivel del progreso y el rendimiento de su proyecto cuando lo desee. A diferencia de los productos de software de la competencia, no hay una configuración que consuma mucho tiempo. Está listo cuando tú lo estés.

Profundice en los datos con informes personalizables

Cuando desee obtener más detalles de los que puede proporcionar un tablero, genere un informe. Puede hacerlo con un par de pulsaciones de teclas y luego personalizar cada una para mostrar solo los datos que desea ver. Obtenga informes de estado y cartera, así como variación, carga de trabajo y más. Todos los informes se pueden compartir fácilmente en una variedad de formatos con las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

Por supuesto, debe hacer más que monitorear y rastrear su proyecto en tiempo real para entregar su proyecto a tiempo y dentro del presupuesto. Es por eso que tenemos características para ayudarlo a administrar el riesgo, las tareas y los recursos. Nuestra herramienta facilita y agiliza la incorporación de su equipo y los ayuda a colaborar, agregar comentarios a las tareas y compartir archivos. Le ayudamos a convertir un resumen de proyecto en un proyecto exitoso.

ProjectManager es un software galardonado que le brinda las herramientas para lograr las metas y objetivos de su proyecto. Obtenga datos en tiempo real para ayudarlo a tomar decisiones más perspicaces y brinde a sus equipos una plataforma colaborativa que les permita trabajar mejor juntos. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestra herramienta. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.