¿Cómo escribir un documento técnico? El contenido que impulsa la participación B2B

Si bien hay muchos activos escritos que realmente pueden ayudar a colocar a una empresa en el mapa como una autoridad confiable de la industria, los documentos técnicos son realmente únicos en su clase. Un documento técnico es un documento escrito detallado que cubre un tema o problema específico con gran detalle.

Hace años, en su mayoría entidades gubernamentales, organizaciones sin fines de lucro y establecimientos similares utilizaban documentos técnicos para explorar la opinión pública sobre cambios de políticas y factores similares antes de implementarlos. Pero aquí, en la era de Internet, es mucho más probable que vea documentos técnicos publicados por empresas y negocios cotidianos.

Al igual que otros ejemplos populares de marketing de contenidos, los documentos técnicos son excelentes adiciones a una campaña de marketing. Son formas fantásticas de anunciar nuevos productos o demostrar cómo una opción particular es adecuada para una audiencia. Pero deben organizarse y redactarse correctamente para que den resultados.

¿Qué es un documento técnico?

Tradicionalmente, los documentos técnicos eran el ámbito de la academia y los grupos de expertos donde el contenido se lee como una tesis. Posteriormente, el sector privado adoptó documentos técnicos como parte de su estrategia de contenidos.

Sin embargo, los documentos técnicos han asumido un significado diferente en el mundo moderno del marketing de contenidos. Siguen siendo contenidos extensos que transmiten más información que una publicación de blog, pero no tanta como un libro electrónico completo.

Los documentos técnicos son muy eficaces cuando se trata de aumentar el conocimiento de la marca y de conseguir que los clientes potenciales se interesen más en el negocio. Las empresas se basan en investigaciones de mercado de primera mano, recopilación de datos y entrevistas que ayudan a explicar el beneficio de un producto y su valor para el usuario.

Los documentos técnicos se consideran el segundo contenido más importante en el ciclo de ventas después de un folleto de ventas.

¿Qué debe incluir un documento técnico?

Los escritores no son un monolito y algunos se adaptan mejor a piezas más largas que otros.

Escribir la descripción de un producto requiere un talento diferente al de escribir una publicación de blog, y lo mismo se aplica a los documentos técnicos. El contenido de formato largo requiere un enfoque más granular que la mayoría de las comunicaciones empresariales objetivas. El redactor del documento técnico debe tener experiencia con contenido extenso, además de la capacidad de transmitir detalles, pero también la concisión que espera una audiencia B2B.

Un escritor que tiene conocimiento o experiencia en su industria a menudo es más adecuado para un documento técnico. Este tipo de contenido exige información precisa para realmente entregar valor a la audiencia. Si bien es probable que una publicación de blog tenga una milla de ancho pero una pulgada de profundidad, un documento técnico tiene solo unos pocos pies de ancho pero varias millas de profundidad. La familiaridad es una ventaja.

¿Cómo escribir un documento técnico?

Un documento técnico exitoso tiene una estructura bastante similar a la publicación de blog informativa estándar. Por ejemplo, está escrito de tal manera que la audiencia se involucra de inmediato y se siente obligada a seguir leyendo.

Sin embargo, también presenta profundidad, contexto y detalles que el lector no encontraría en una publicación de blog. Aquí hay una mirada más cercana a cómo escribir un documento técnico que realmente toque la fibra sensible del público.

1. Elija e investigue un tema relevante

Cada whitepaper efectivo comienza con un tema bien elegido, así que considere de qué quiere que se trate el suyo. Como medio, los libros blancos pueden cubrir mucho terreno. Puede usar el suyo para presentar una nueva línea de productos, explorar una tendencia de la industria o profundizar en un tema que sea importante para sus clientes.

Sin embargo, también deberá estar preparado para respaldar sus puntos con hechos y datos concretos. Algunos redactores de documentos técnicos pasan días (si no semanas) investigando un nuevo proyecto, así que prepárese para profundizar.

2. Organízate con un esquema detallado

Un documento técnico puede adoptar muchas formas. Algunos brindan amplia información general sobre un solo tema, mientras que otros presentan un problema antes de continuar con una solución basada en datos. Hay libros blancos de estilo listicle que también se presentan como listas numeradas.

Sin embargo, los documentos técnicos suelen tener un formato bastante extenso (alrededor de 2500 palabras, en promedio), por lo que es importante comenzar el proceso de redacción con un esquema completo. Un buen resumen del documento técnico:

• Agrega estructura a su postura o argumento.
• Mantiene datos y estadísticas detallados bien organizados
• Define un público objetivo y adapta el contenido para que coincida

En general, su esquema debería ayudarlo a entrelazar cada punto y declaración en una narrativa coherente que sirva al propósito general de su artículo.

3. Escribe una introducción que destaque

Hoy en día, la capacidad de atención de una persona promedio es de alrededor de 8 segundos. Y hay muchas personas que compiten por su atención, por lo que debes darles a los lectores una buena razón para que presten la suya a tu documento técnico.

Una introducción fascinante y un párrafo inicial son clave, así que asegúrese de pensar un poco en el suyo. No sólo debe captar la atención de la gente de inmediato, sino que también debe preparar el escenario adecuadamente para el resto de su artículo y permitir que los lectores sepan hacia dónde está a punto de llevarlos.

Haga que su introducción destaque al comenzar con el material más atractivo. Introduzca estadísticas relevantes que su audiencia no pueda ignorar o aproveche la narración con la que sabe que su lector se identificará. Elija un lenguaje activo y eléctrico que realmente haga que la gente se incorpore y se dé cuenta.

4. Priorice la legibilidad de principio a fin

Un contenido extenso y sustancioso, como un documento técnico, se basa en el formato para guiar a los lectores de manera clara desde la introducción del artículo hasta la conclusión. Un formato bien elegido divide el contenido, lo hace agradable a la vista y agrega atractivo visual a la mezcla.

También promueve una fácil lectura, algo que siempre es importante pero que se vuelve absolutamente crucial con contenido de formato largo.

• Utilice títulos y subtítulos para ayudar a que su contenido fluya y facilitar que las personas lo hojeen en busca de la información que necesitan.
• Agregue listas con viñetas para organizar los puntos clave que van juntos y ayudarlos a destacarse.
• Utilice gráficos, cuadros y diagramas para ilustrar la información y agregar atractivo visual.

Idealmente, incluso un documento detallado y complejo como un documento técnico debería ser fácil de entender de un vistazo y escanearse en busca de secciones o puntos clave. El formateo inteligente es la clave para lograrlo.

5. Adopte la idea de múltiples borradores

Aunque un escritor profesional con mucha experiencia puede obtener un resultado completamente limpio en el primer intento, la persona promedio debe redactar varios borradores al escribir un documento técnico. Por lo tanto, inicie el proceso esperando participar en un proceso de revisión detallado en lugar de esperar que su artículo sea perfecto la primera vez.

Las preocupaciones clave a tener en cuenta al revisar su documento técnico incluyen las siguientes:

• ¿Es su título lo suficientemente convincente?
• ¿Tu introducción no solo atrae a la gente, sino que establece con precisión el resto de tu artículo?
• ¿Es su texto claro, ágil y libre de pelusas innecesarias?
• ¿Es su documento legible, haciendo un uso inteligente de elementos como encabezados y gráficos?
• ¿Se utilizan imágenes y gráficos de aspecto profesional?
• ¿Todos sus reclamos están debidamente respaldados con investigaciones, datos o estadísticas?
• ¿Terminaste con un poderoso llamado a la acción que les dice a las personas qué deben hacer a continuación?

Y una vez que sientas que tu trabajo es todo lo que debería ser, dale un par de lecturas más para estar absolutamente seguro. No dé por terminadas las cosas hasta que esté seguro de que su trabajo es lo más claro y dinámico posible.

¿Por qué los documentos técnicos funcionan tan bien para B2B?

Los documentos técnicos se utilizan principalmente en B2B para obtener clientes potenciales interesados ​​en comprar o al menos aprender más sobre la marca. Mientras que B2C prospera con contenido más corto, las audiencias B2B generalmente aceptan mejor el contenido en forma de registro.

A diferencia del contenido centrado en el consumidor, los libros blancos brindan información detallada y, por lo general, tienen mucho texto. Diseñado para una audiencia orientada a los negocios, este tipo de contenido no requiere tantos puntos de atención como una pieza de contenido B2C.

Uso de documentos técnicos para impulsar la generación de leads

Los documentos técnicos son particularmente importantes para B2B porque son excelentes generadores de oportunidades. El 76 % de los responsables de la toma de decisiones se sienten cómodos entregando una dirección de correo electrónico para obtener acceso a un documento técnico con información útil.

Incluso si el documento técnico en sí no tiene ningún atractivo inmediato entre las personas que se inscribieron en su lista de correo, es probable que tampoco se den de baja. Esto deja muchas oportunidades para usar campañas de correo electrónico para mover los contactos a través del embudo de ventas.

Los documentos técnicos deben esforzarse por responder algunas preguntas candentes y proporcionar información útil de la que la audiencia obtenga valor. También deben dejar algunas sin respuesta, para que el cliente potencial se vea obligado a pasar más tiempo en su sitio web y luego a comprar el producto o solicitar servicios. Ofrecer las respuestas correctas es una poderosa táctica de generación de leads que hace que los documentos técnicos funcionen tan bien.

Los documentos técnicos pueden ayudar a posicionarse tanto como los artículos publicados y ayudar a establecer su marca como líder intelectual en su industria. Cuanto mejor sea tu posicionamiento, más leads de calidad atraerás.

Los documentos técnicos también son eficaces para SEO

Un error común al diseñar estrategias de contenido web es que las publicaciones de blogs y las páginas de destino son el único contenido que necesita optimización de palabras clave y otros factores SEO importantes. La mayoría de los documentos técnicos se publican en formato PDF que se pueden optimizar para fines de SEO en la mayoría de los programas de edición de PDF.

El texto se puede buscar completamente y, como resultado, aparece en los motores de búsqueda y funciona como un enlace entrante o saliente normal cada vez que alguien enlaza al documento técnico. Cuantos más enlaces entrantes y salientes tenga, además de la densidad de palabras clave deseada, mayor será la clasificación del documento técnico en el motor de búsqueda.

Incluir muchas estadísticas útiles en el documento técnico puede aumentar las posibilidades de que esté fuertemente vinculado. También debe vincular su propio documento técnico, siempre que no requiera una suscripción por correo electrónico para obtenerlo o esté detrás de un muro de pago.

Tener enlaces entrantes y salientes hará que la ubicación sea más alta en las páginas de resultados del motor de búsqueda. Debido a que los documentos técnicos son mucho más largos que las publicaciones de blog de forma predeterminada, la densidad de palabras clave será mucho mayor, lo que puede convertirlo en una potencia de SEO aún más potente que una publicación de blog.

Los documentos técnicos ayudan a impulsar la participación B2B al resolver problemas de generación de leads y SEO, además de brindar valor a largo plazo a los lectores. No deben pasarse por alto en los esfuerzos de marketing de contenidos B2B porque son una gran ayuda para el posicionamiento y el aumento del conocimiento de la marca. Es posible que el contenido más extenso no siempre funcione en B2C, pero realmente brilla en la esfera B2B.

Conclusión

En última instancia, un documento técnico convincente y convincente podría ser el elemento de cambio de SEO que ha estado buscando cuando se trata de poner su marca en el mapa. Pero los documentos técnicos requieren delicadeza, habilidad y experiencia para brillar realmente y ofrecer resultados.

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