Cómo escribir un documento técnico para su negocio

Al crear una estrategia de contenido, debe considerar crear diferentes tipos de contenido que correspondan a cada etapa del embudo.

La mayoría de las veces, las empresas parecen volverse expertas en los formatos más comunes, como publicaciones de blogs, libros electrónicos, videos, estudios de casos y podcasts. Sin embargo, existe un concepto erróneo general sobre la naturaleza y el propósito de los documentos técnicos.

Como este es un tipo de formato fundamental cuando se trata de la mitad inferior del embudo de contenido, hacerlo mal puede comprometer las conversiones de una empresa.

En este artículo, hablamos sobre qué son los documentos técnicos y brindamos una guía sobre cómo crearlos.

¡Sigue leyendo y toma notas!

¿Qué es un documento técnico?

En los negocios, los documentos técnicos son un tipo de contenido de formato largo que proporciona información experta sobre un tema relevante para la industria, el nicho y/o los productos de la empresa.

Según el tema, un documento técnico puede tener entre 4000 y 20 000 palabras, o entre 6 y 70 páginas.

Lo que diferencia a los documentos técnicos de otros formatos similares, como, por ejemplo, estudios de casos, libros electrónicos y publicaciones de blogs, es el estilo, la profundidad y el tipo de información contenida en el contenido.

A diferencia de otros formatos de marketing digital, los documentos técnicos requieren un enfoque algo académico. Para ello, la información que contienen está condensada, hasta el punto de que puede resultar un poco más seca, en comparación con otros formatos más populares.

Además, se espera que sean creados por alguien que no solo tenga un conocimiento profundo del tema, sino también la experiencia y una comprensión holística de la audiencia, la industria y otros temas pertinentes.

De manera similar a los artículos académicos, en los libros blancos, los hechos deben estar respaldados con referencias a fuentes autorizadas.

Tipos de documentos técnicos

Dependiendo del tema, generalmente hay dos tipos de documentos técnicos: centrados en el producto y centrados en la industria.

Centrado en el producto

Los tipos de documentos técnicos centrados en el producto se pueden utilizar para productos innovadores para explicar la tecnología y sus características profundizando en los aspectos más técnicos.

Incluso si el producto no es nuevo, este tipo de contenido aún se puede usar como una forma de proporcionar información detallada sobre cómo funciona y qué lo hace diferente de otras soluciones en el mercado.

Los libros blancos también se pueden usar como un formato de estudio de caso alternativo que brinda más detalles sobre el proceso detrás de la historia de éxito de un cliente y cómo la empresa lo hizo posible.

Aún así, independientemente del enfoque que elija, tenga en cuenta que los documentos técnicos no deben utilizarse con fines promocionales. Como se mencionó, el estilo debe ser académico y educativo, incluso si se trata de su propio producto del que está hablando.

Centrado en la industria

Los documentos técnicos centrados en la industria profundizan en temas que son pertinentes para el nicho y el área de especialización de la empresa.

Pueden brindar información que puede ser de interés para la audiencia, encontrar soluciones a puntos débiles o proporcionar otras aplicaciones prácticas en el día a día de los clientes de la empresa.

Aunque es posible que estos documentos técnicos no mencionen directamente los productos y servicios de la empresa, servirán para delinear las necesidades pertinentes y resaltar los problemas que el producto puede, potencialmente, resolver.

Por ejemplo, una empresa que ofrece software de gestión de relaciones con los clientes (CRM) puede crear un documento técnico que demuestre cómo la falta de consistencia en la experiencia del cliente en todos los canales puede afectar la retención y los ingresos.

La empresa no necesita decir “nuestro producto soluciona eso”. Debe demostrar que comprende el problema, puede respaldarlo con hechos proporcionando datos de diferentes fuentes y analiza las raíces del problema.

¿Cuál es el propósito de los libros blancos?

Como se mencionó, los documentos técnicos pertenecen a la mitad inferior del embudo de contenido. Esto significa que su audiencia consiste en clientes potenciales que ya están comprometidos e interesados ​​en los productos y servicios de la empresa, o que buscan soluciones similares.

Como tales documentos técnicos tienen los siguientes propósitos:

• Imán de plomo. Pueden convertirse en poderosos imanes de prospectos que atraen prospectos de alta calidad que tienen el potencial de convertirse en clientes viables.
• Activo de prospección de clientes. Los libros blancos se pueden utilizar en la prospección de clientes y se pueden ofrecer a clientes potenciales destacados para mostrar la experiencia de la empresa y las cualidades y funcionalidades del producto.
• Liderazgo de pensamiento. Si el documento técnico se implementa correctamente y realmente brinda información valiosa y significativa, también puede contribuir a la reputación de la empresa como líder intelectual en la industria.
• Impulsor de ventas. Al igual que la mayoría de los tipos de contenido, el objetivo final de los documentos técnicos es aumentar las ventas de la empresa.

Para hacer cualquiera de estos, los documentos técnicos deben estar bien escritos, ser relevantes y perspicaces.

Cómo escribir un documento técnico para su negocio

Independientemente del tipo de documento técnico que decida crear, generalmente hay 7 pasos a considerar:

1. Elija un tema

El tema de su documento técnico debe ser relevante para su negocio y proporcionar una solución a un problema.

Para poder crear contenido valioso, considere enumerar los problemas más urgentes que enfrentan sus clientes potenciales. Estos se pueden identificar mediante la implementación de estudios de mercado, la investigación de la voz del cliente, el estudio de casos de atención al cliente, el análisis del comportamiento, etc.

Si bien es más fácil concentrarse en las necesidades y los puntos débiles más obvios, considere elegir un problema oculto que sus clientes aún no conozcan.

El objetivo, por supuesto, no es inventar problemas y dar soluciones imaginarias, sino crear conciencia.

Una vez que tenga la lista de posibles puntos débiles, haga una referencia cruzada con sus objetivos comerciales y su propuesta de valor.

Los puntos de contacto entre ellos lo ayudarán a generar ideas sobre cómo utilizar su conocimiento y experiencia, así como la información de la industria a su disposición, para proporcionar información especializada que ayudará a sus clientes a solucionar sus problemas.

2. Investigue el tema

La información que proporcione en su documento técnico debe basarse no solo en su conocimiento y experiencia, sino también en hechos sólidos.

Una vez que elija un tema, debe investigar estudios, libros, publicaciones, artículos científicos y cualquier otra cosa relevante para la industria que pueda ayudarlo con su artículo y que aumente su credibilidad.

Dichas fuentes también lo ayudarán a comprender mejor su idea y orientar la dirección de su documento técnico.

Además, al hacer referencia a información confiable, su contenido parecerá más valioso y brindará al lector una sensación de seguridad porque parecerá más confiable.

3. Resuma y luego cree su contenido

Al escribir un documento técnico, comience por delinear la estructura de su texto y resuma en qué se centrará cada sección.

Esto te ayudará a mantenerte en el punto en lugar de desviarte del tema principal.

Una vez que la idea esté claramente delineada, puede pasar a la escritura real y ampliar cada una de las secciones.

4. Crear gráficos

Si el tema lo requiere, debe considerar proporcionar tablas y gráficos que visualicen la información.

Dado que los libros blancos proporcionan información condensada y, en la mayoría de los casos, muy técnica, los gráficos realmente pueden aumentar el valor del contenido y ayudar al lector a comprender mejor el tema.

Para garantizar la calidad de las imágenes, es recomendable contratar a un diseñador gráfico profesional para implementarlas.

5. Estructura y formato del documento

Al ser más un tipo de documento académico, en lugar de contenido de marketing digital, los documentos técnicos requieren una estructura específica.

Para asegurarse de tener toda la información que necesita, es mejor implementar el formato una vez que esté listo con el contenido principal.

Una estructura de documento técnico incluye los siguientes elementos:

1. Una página de título. La primera página incluye el título del artículo, el nombre de la empresa y el/los escritor/es.
2. Tabla de contenido. Como su nombre lo indica, aquí debe enumerar todas las secciones del contenido y las páginas correspondientes donde el lector puede encontrarlas.
3. Resumen. Según sus preferencias, puede comenzar con un resumen de los objetivos del documento y los aspectos más destacados y los puntos de vista más importantes que cubre. Esto puede enganchar al lector y ayudarlo a comprender y navegar mejor por el contenido.
4. Introducción. En esta sección, debe presentar al lector el problema y las metodologías utilizadas en el documento (si corresponde).
5. Cuerpo. Esta es la parte principal del documento técnico. Debe incluir toda la información que desea transmitir al lector. Esto incluye el problema (el punto de dolor o la necesidad), qué lo causa y por qué, qué puede agravarlo y las posibles soluciones.
6. Diccionario de términos. Si está utilizando terminología complicada en su contenido, debe considerar agregar un diccionario o notas explicativas al pie de página, que ayudarán al lector a comprender mejor de lo que está hablando. De esta manera, mantendrás su atención y evitarás que dejen el documento para buscar términos complejos en Google.
7. Conclusión. Esta sección debe presentar los puntos clave del documento técnico.
8. Referencias. Una lista de recursos, estudios, investigaciones, estadísticas y literatura utilizada para escribir el documento técnico.

6. Edición

La edición debe realizarse dos veces durante el proceso de escritura.

La primera vez debe ser cuando tengas listo el cuerpo del texto, y la segunda, una vez que tengas todo el contenido escrito y estructurado junto con los gráficos y toda la información pertinente.

De esta manera, se asegurará de que no haya errores ortográficos ni gramaticales y que no ocurran errores tipográficos accidentales u otros problemas durante el formateo.

Para aumentar la calidad de su trabajo, debe hacer que un editor profesional lo revise.

7. Pruebas de usuario y mejoras

Una vez que el producto final esté listo, debes considerar mostrarlo a una muestra de clientes potenciales. Pida sus comentarios, opiniones y sugerencias.

De esta manera, se asegurará de que el documento técnico proporcione valor y cumpla adecuadamente su propósito.

Consejos para escribir documentos técnicos

Aquí hay algunos consejos prácticos a seguir al escribir un documento técnico para su negocio:

• Manténgase en el punto. Absténgase de agregar información innecesaria que no contribuya al valor general del contenido y/o se desvíe del tema.
• Cíñete a los hechos. Evite suposiciones y/o teorías que no pueda probar y proporcione solo información que pueda verificarse y validarse.
• Agregar una lista de referencias. Proporcione una lista de los recursos que utilizó en su investigación, incluida la documentación, artículos, libros, estudios, etc. Si está utilizando su propia investigación, proporcione también enlaces a ella.
• Sé conciso. Debe ser conciso y abstenerse de agregar pelusa, usar metáforas, adjetivos, historias, etc. Si bien estos son populares en los blogs y otros formatos, no tienen cabida en un documento técnico.
• Proporcionar valor. La información que proporcione debe convencer al lector de su experiencia. Además, debe mostrar (o insinuar) que su negocio es el socio que necesitan para mejorar su vida.
• Mantenlo profesional. Los documentos técnicos son documentos serios y deben estar a la altura de las expectativas del lector. Mantenga el tono profesional, estructure bien el contenido y asegúrese de proporcionar gráficos de alta calidad.
• Confíe en los expertos. Si bien los especialistas en marketing crean el contenido comercial y de marketing, los informes técnicos deben ser escritos por expertos en la materia. De lo contrario, es posible que no tengan el mismo valor.

Línea de fondo

Cuando se trata de tipos de contenido de marketing digital, los libros blancos son tan complejos como parecen.

Requieren un conocimiento profundo del tema en cuestión, un enfoque académico y una actitud directa.

Además, crearlos lleva mucho más tiempo que otros formatos de contenido comunes en todo el embudo.

Sin embargo, pueden traer clientes potenciales de la más alta calidad y contribuir a las conversiones y los ingresos de la empresa. Por lo tanto, definitivamente valen la pena todo el esfuerzo.