Eleve su juego de correo electrónico: cómo escribir un correo electrónico que obtenga resultados

¿Quieres saber cómo escribir un correo electrónico impresionable que construya relaciones y obtenga resultados? Estás en el lugar correcto. Escribir un correo electrónico increíble es similar a escribir un boletín informativo: debe estructurar su mensaje, usar un lenguaje efectivo y corregirlo para que sea perfecto. Pero hay algunos matices exclusivos en el correo electrónico que diferencian entre mensajes descuidados y poco profesionales que terminan en la papelera y correos electrónicos bien escritos y efectivos que se destacan en una bandeja de entrada llena de gente. En esta guía, compartiremos un resumen paso a paso para ayudarlo a mejorar su juego de correo electrónico al abordar estos consejos y otras mejores prácticas. Empecemos.

Paso 1: crea un esquema de correo electrónico

Su correo electrónico puede ser su única oportunidad de conectarse con un destinatario, por lo que es esencial:

• Sepa lo que quiere comunicar a través del correo electrónico
• Alinee la copia del correo electrónico con el mensaje central: optimice cada palabra para que el destinatario realice la acción prevista

La forma más fácil de implementar estos indicadores es definir el propósito del correo electrónico y crear un esquema de cómo debería verse.

Conozca al destinatario

¿A quién le estás escribiendo el correo electrónico? ¿Es por motivos comerciales? ¿Ha contactado a esta persona antes? Si está escribiendo un correo electrónico frío, tiene sentido usar un lenguaje y un tono formales, ya que es la primera vez que se comunica con el destinatario. Del mismo modo, un tono casual o amistoso es apropiado al enviar un correo electrónico a un amigo o alguien con quien has estado haciendo negocios por un tiempo. Luego, piense en la acción que desea que realice el destinatario. ¿Quieres compartir información, invitarlos a un evento, programar una reunión o hacer algo más? Definir la intención detrás de su correo electrónico lo ayudará a establecer el tono correcto y redactar su correo electrónico correctamente.

Defina su tema de correo electrónico

Para que su correo electrónico elimine todo el desorden en la bandeja de entrada del destinatario, debe dominar el arte de la copia concisa y convincente. Y para hacer esto, primero debe determinar el propósito y el objetivo de su correo electrónico, y atenerse a él. Puede sentirse tentado a incluir todas las cosas buenas de su empresa. Piense: la historia de su marca, los testimonios de los clientes y los expertos que trabajan en su empresa. Pero su correo electrónico no es el lugar para toda esta información. Tal vez cuando escribe un blog o la página 'Acerca de nosotros' de su empresa, pero definitivamente no un correo electrónico. Por ejemplo, si desea que el destinatario organice una reunión, no le dé su biografía, una presentación sobre su empresa y todo lo que ha logrado. En su lugar, preséntese brevemente y dígales sobre el punto de dolor que su producto puede resolver para ellos. Desea proporcionar valor sin distraer al destinatario.

Crear un esquema de correo electrónico mental

Una vez que haya definido la audiencia y el propósito de su correo electrónico, considere las siguientes preguntas para crear una imagen mental de cómo debería verse su correo electrónico:

• ¿Tiene la dirección de correo electrónico correcta del destinatario?
• ¿Qué lenguaje o puntos desencadenantes pueden hacer que el destinatario actúe sobre el objetivo previsto del correo electrónico (por ejemplo, inscribirse en un seminario web o programar una reunión)?
• ¿Es necesario incluir archivos adjuntos, como estudios de casos, Google Docs o informes comerciales?
• ¿Debería agregar llamadas a la acción (CTA) o enlaces? Si es así, ¿cuántos?
• ¿Cuáles son los puntos más importantes que debe cubrir su correo electrónico?
• ¿Ayudaría una captura de pantalla o una imagen a aclarar más estos puntos?

Debe tener un breve esquema para guiar su proceso de escritura en esta etapa. También puede convertir el esquema en una plantilla o usarlo como una lista de verificación, para que no tenga que empezar desde cero cada vez que escriba un correo electrónico.

Paso 2: escriba una línea de asunto de correo electrónico que llame la atención

Siendo lo primero que ve su destinatario, la línea de asunto de su correo electrónico determina si abrirán su correo electrónico. La investigación sugiere que el 47 % de los destinatarios de correo electrónico abren un correo electrónico y el 69 % informan un correo electrónico como correo no deseado, todo basado únicamente en la línea de asunto. Esta línea debe ser lo suficientemente convincente para que el destinatario abra el correo electrónico. Pero, al mismo tiempo, debe previsualizar el mensaje que desea comunicar. Si su línea de asunto no logra intrigar, su correo electrónico terminará en la papelera. No importará qué tan bien escrita esté la copia real. Aquí hay algunas mejores prácticas a tener en cuenta:

Prácticas recomendadas para la línea de asunto del correo electrónico

• Manténgalo breve, dentro de nueve palabras y 60 caracteres. De lo contrario, su línea de asunto puede recortarse en la bandeja de entrada.

Ejemplo: Deje de perder el tiempo en {Punto de dolor del cliente potencial}

• Resalte el propósito de su correo electrónico en una oración. Ofrezca un gancho específico que comunique los beneficios de su producto o llame su atención sobre ofertas específicas.

Ejemplo: Solicitar su presencia en {Evento}

• Se específico. Evite el lenguaje vago o la pelusa.

Ejemplo: ¡ Última oportunidad! {Oferta o descuento} en {Nombre del producto} este verano

• Añade un toque personalizado. Considere usar el nombre del destinatario para captar su atención.

Ejemplo: {Nombre de contacto mutuo} me recomendó comunicarme con usted, {Nombre del destinatario}

• Use palabras poderosas para desencadenar la acción. Aún mejor si comienzas con un verbo de acción.

Ejemplo: Aprenda la mejor manera de {Nombre de la tarea} Consejo profesional: Pruebe el Probador de línea de asunto de CoSchedule gratis para ayudar a crear una línea de asunto llamativa.

Paso 3: Salude al destinatario del correo electrónico

Su correo electrónico debe comenzar con un saludo adecuado, que incluya el saludo y la oración de apertura. Discutamos rápidamente cómo hacer que cada elemento sea correcto.

Establezca el tono correcto con el saludo

Su elección de saludo debe depender de la situación. Por ejemplo, si está escribiendo un correo electrónico formal, un "Estimado {Nombre del destinatario}" es una mejor manera de comenzar su mensaje. Pero si está enviando un correo electrónico a alguien que conoce, es preferible usar "Hola {Nombre del destinatario}" o "Hola {Nombre del destinatario}". No escriba mal el nombre de alguien ni se dirija a él con el saludo incorrecto. Esto es particularmente importante cuando se envían correos electrónicos fríos, ya que determina la posibilidad de que obtenga una respuesta. La entrenadora de negocios Barbara Pachter recomienda desechar expresiones informales como 'Hey' y 'Yo' en su libro The Essentials of Business Etiquette . Aquí hay algunos saludos "no hacer" para evitar:

• Saludos demasiado formales, como 'Señor' y 'Señora'
• Usar abridores genéricos y aburridos como "A quien corresponda"
• Saludos específicos de tiempo como 'Buenos días' o 'Buenas noches' (si no conoce la zona horaria del destinatario)
• Indicando el cargo del destinatario (Estimado job_title)
• Terminando con signos de exclamación ("Hola, Nathan!!!")

Cree un abridor que llame la atención

En este punto, solo tiene siete segundos para mantener la atención de su destinatario y obligarlo a continuar leyendo el resto de su correo electrónico. Una línea de apertura fuerte es su boleto para captar la atención del lector, como esta: Si se presenta, comience con algo que despierte el interés del destinatario. Aquí hay una plantilla de correo electrónico que menciona cómo una oportunidad de asociación puede beneficiar al destinatario: Las siguientes son algunas de las mejores prácticas estándar para aplicar al escribir introducciones de correo electrónico:

• Limite su introducción a 1-2 oraciones.
• Evite agregar información irrelevante o detalles innecesarios.
• Considere la posibilidad de incluir un hipervínculo en su perfil o sitio web de LinkedIn para proporcionar más contexto sobre usted.
• Si ha conocido o hablado con el destinatario anteriormente, mencione brevemente la instancia para encontrar un punto de contacto común.

Evite enviar una introducción general que haga sentir al lector que es uno de los muchos destinatarios. En su lugar, investigue un poco (piense: buscar perfiles de redes sociales o hacer referencia a un colega en común) para agregar un toque personalizado. Omite esta parte si le estás enviando un correo electrónico a alguien que ya te conoce. En este caso, comience con una broma (por ejemplo, "¡Espero que esté teniendo un gran día!") y vaya directamente al cuerpo.

Paso 4: escriba el cuerpo de su correo electrónico

Esta es la parte jugosa de su correo electrónico donde compartirá el mensaje completo. Su lector probablemente no tenga tiempo para leer un correo electrónico extenso. Si no quiere que lean su mensaje, o que lo salten por completo, sea breve y vaya al grano. Use la estrategia BLUF para ayudarlos a comprender la intención de su correo electrónico, lo que implica escribir su Línea de base por adelantado para responder rápidamente las 5 preguntas del destinatario: quién, qué, dónde, cuándo y por qué. Aquí hay un gran ejemplo: Fuente También debe optimizar su correo electrónico para que sea legible y escaneable. Aquí hay algunos consejos para escribir un excelente cuerpo de correo electrónico:

• Mantén tus oraciones y párrafos cortos
• Agregue viñetas cuando sea posible
• Evite la jerga técnica y la pelusa
• Utilice el formato estándar; use negrita, cursiva y subrayado para resaltar puntos importantes
• No asuma el conocimiento del lector; siempre desglose su texto y proporcione la información necesaria

Es cierto que la sección del cuerpo de su correo electrónico puede ser complicada. La mejor manera de escribir esto es:

1. Considere la conclusión principal de su correo electrónico
2. Piensa en la llamada a la acción en particular que quieres que el destinatario tome
3. Escriba el correo electrónico, asegurándose de que cada línea que agregue lo ayude con los dos indicadores anteriores

Paso 5: Termine con un CTA impactante y cierre de sesión

La forma en que finaliza su correo electrónico es tan importante como la forma en que comienza. No dejes al destinatario colgado después de comunicar tu mensaje. Resume todo en una o dos oraciones y agrega un CTA, brindándoles los siguientes pasos. Ejemplos incluyen:

• ¿Sería posible programar una reunión para tomar un café para discutir esto más a fondo?
• Responda a este correo electrónico con la información solicitada.
• Reserve un espacio en mi Calendly para programar una llamada al respecto.

Asegúrate de que tu llamada a la acción sea persuasiva y resalte la importancia de la acción. Haz esto bien y tendrás muchas posibilidades de obtener una respuesta positiva. A continuación, agregue un comentario de cierre (por ejemplo, "Estoy deseando trabajar con usted" o "Esperando su respuesta positiva, para continuar") y una firma según el propósito de su correo electrónico y la relación con el destinatario. Pensar:

• Atentamente
• Un cordial saludo
• Saludos
• Atentamente
• Mejor
• Atentamente
• Gracias
• Salud
• Respetuosamente
• Hablar pronto

No pase por alto sus declaraciones finales. La firma incorrecta puede causar una mala impresión, haciéndote parecer poco profesional o demasiado familiar.

Paso 6: revisa y edita tu correo electrónico

Imagínese pasar horas elaborando el correo electrónico perfecto, solo para ser ignorado porque está lleno de errores gramaticales. Es por eso que es súper esencial revisar su correo electrónico. Pero la simple revisión no es suficiente; también debe asegurarse de que la copia de su correo electrónico suene humana. Aquí hay algunos consejos de redacción de correos electrónicos para hacer que su copia de correo electrónico sea impactante y procesable:

Evite la repetición

Lea sus oraciones en voz alta. ¿Estás repitiendo palabras dentro del mismo párrafo, tal vez incluso en una oración? Si bien esta no es la peor ofensa de escritura, puede hacer que su copia suene repetitiva y que el lector se desconecte. Esté atento a las siguientes palabras más repetidas:

• Solo
• Información
• También
• Justo
• Artículo
• Orden
• Incluso
• Pedido
• Informe
• Siempre

También puede enviar su copia a un colega antes de presionar 'Enviar'. Un segundo par de ojos lo ayudará a eliminar las palabras usadas en exceso o repetidas que se le hayan pasado por alto.

Usar la coma de Oxford

Al pensar en cómo escribir un correo electrónico, la gente generalmente saluda o evita la coma de Oxford. También puede tener algunas opiniones sólidas al respecto, pero generalmente es una buena idea usarlas en los correos electrónicos para evitar confusiones o problemas de comunicación.

Recorte oraciones demasiado largas

A menudo recibimos correos electrónicos que son solo estos enormes bloques de texto. Pero, ¿con qué frecuencia simplemente lo hojeó en lugar de leerlo todo? Intercambie oraciones difíciles de seguir o poco claras con oraciones concisas que se centren en el asunto en cuestión para obtener una respuesta satisfactoria, o cualquier respuesta. Termina con una llamada a la acción para que el lector sepa qué hacer a continuación y deja claro que estás abierto a preguntas y seguimientos si es necesario.

Verifique el formato y la fuente

¿Cómo reaccionará si recibe el siguiente correo electrónico: Probablemente lo borre y asuma que es una estafa, ¿verdad? No hay nada de malo en agregar imágenes o GIF a su correo electrónico, pero hay una manera de hacerlo, para que no parezca una distracción o discordante. Por ejemplo, usar varios tamaños de fuente y colores diferentes puede resultar abrumador. Es probable que su mensaje se pierda con una gran cantidad de elementos que luchan por la atención de su lector. Como regla general, es mejor ceñirse a un estilo, tamaño y color de fuente.

sonido humano

Tu destinatario es una persona real, así que usa un lenguaje que suene como algo que dirías. Escribir oraciones que suenen como si las hubiera escrito un robot o que fueran directamente de la época victoriana no te hará ningún favor para obtener una buena respuesta del lector. En su lugar, dale a tu correo electrónico un efecto más natural. Escriba como si la persona con la que está hablando estuviera sentada a su lado en una cafetería. Por ejemplo, en lugar de decir "Saludos, espero que haga buen tiempo donde vives", di algo como "Hola, espero que todo esté bien".

Paso 7: use una firma de correo electrónico profesional

Aunque no es necesario, una firma de correo electrónico profesional ayuda a establecer su autenticidad. También le da al destinatario más contexto sobre su función y empresa. Tome éste por ejemplo: Incluye del individuo:

• Disparo a la cabeza
• Nombre completo
• Role
• Compañía
• Sitio web
• Información del contacto
• Enlaces a perfiles de redes sociales

Tienes todo lo que necesitas para ponerte en contacto, todo en un solo lugar. Inteligente, ¿verdad? Además, la mayoría de los servicios y plataformas de correo electrónico como Gmail y Outlook le permiten adjuntar firmas de correo electrónico automáticas a cada correo electrónico, por lo que no tiene que agregarlas manualmente para cada correo electrónico. Por supuesto, siempre puede realizar cambios según el propósito de su correo electrónico para obtener una mejor respuesta e incluir información adicional adaptada a su objetivo.

Su turno para enviar un correo electrónico excelente

Escribir buenos correos electrónicos es un arte que lleva tiempo, pero si sigue nuestro proceso con diligencia, verá una mejora drástica en sus tasas de apertura y de clics. ¡Aquí está para que obtengas mejores respuestas!