¿Qué es un plan de implementación y cómo creo uno? (Ejemplo incluido)

Un plan de gestión de proyectos es fundamental para el éxito de cualquier proyecto. De manera similar, un plan de implementación, también llamado plan estratégico o plan de implementación estratégica, describe los pasos necesarios para la ejecución de una estrategia, táctica o cambio dentro de una organización o proyecto.

Sin un plan de implementación, su organización podría implementar grandes cambios con nada más que una guía de referencia en línea y un desarrollador estresado que intenta que todo suceda. Además de un excelente plan de implementación, también debe usar un software de gestión de proyectos para ayudarlo en el proceso de implementación.

Entonces, ¿qué es un plan de implementación, cómo se hace uno y cómo se ejecuta con éxito? Vamos a ver.

¿Qué es un plan de implementación?

Un plan de implementación es una herramienta de gestión de proyectos que facilita la ejecución de un plan estratégico para una empresa o un proyecto al dividir el proceso de implementación en pasos más pequeños mientras se define el cronograma, los equipos y los recursos que se necesitarán.

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La planificación estratégica se realiza a nivel organizacional, dictando la dirección de la estrategia de la empresa y asignando recursos para que esa estrategia cobre vida. Por lo tanto, el plan de implementación rastrea los bordes de eso, trazando cómo implementar mejor un plan estratégico desde el principio y cómo administrarlo de manera efectiva a medida que se implementa.

El software de gestión de proyectos como ProjectManager simplifica enormemente el proceso de planificación de la implementación. Programe y ejecute su plan de implementación con nuestros sólidos diagramas de Gantt en línea. Asigne trabajo, vincule dependencias y realice un seguimiento del progreso en tiempo real con un gráfico. Además, si su equipo desea trabajar con algo que no sea un diagrama de Gantt, nuestro software ofrece otras cuatro vistas de proyectos para administrar el trabajo: listas de tareas, tableros kanban, calendarios y hojas. Pruébalo gratis hoy.

Componentes de un plan de implementación

Realmente no existe una solución estándar única para todos cuando se trata de crear su plan de implementación. Sin embargo, hemos creado un esquema del plan de implementación para sus proyectos. Aquí están sus componentes.

• Metas y objetivos del proyecto: la meta del proyecto es la meta final de su proyecto, mientras que los objetivos son los hitos o logros clave que se deben completar para alcanzarla.
• Criterios de éxito: el director del proyecto debe llegar a un acuerdo con las partes interesadas para definir los criterios de éxito del proyecto.
• Declaración de alcance: La declaración de alcance describe brevemente el alcance de su proyecto, que se puede definir simplemente como el trabajo del proyecto que se realizará.
• Plan de recursos: cree un plan de recursos simple que describa los recursos humanos, el equipo y los materiales necesarios para su proyecto.
• Análisis de riesgos: use una herramienta de evaluación de riesgos como un análisis FODA o un registro de riesgos. Existen diferentes herramientas con diferentes niveles de detalle para su análisis de riesgos.
• Cronograma de implementación: cualquier plan de implementación necesita un cronograma claro del proyecto para ejecutarse correctamente. Debe usar una herramienta avanzada como un diagrama de Gantt para crear uno.
• Hitos del plan de implementación: debe identificar los hitos clave de su plan de implementación para poder realizar fácilmente un seguimiento de su progreso.
• Funciones y responsabilidades del equipo: el plan de implementación no se ejecutará solo. Deberá asignar roles y responsabilidades a los miembros de su equipo.
• Métricas del plan de implementación: necesitará KPI, OKR o cualquier otra métrica de rendimiento que pueda usar para controlar el progreso de su plan de implementación.

Cómo escribir un plan de implementación

Siga estos pasos para crear un plan de implementación para su proyecto o negocio. También puede considerar usar un software de gestión de proyectos como ProjectManager para ayudarlo con el proceso de implementación.

1. Investigación y descubrimiento

Comience identificando lo que necesitará para la ejecución de su plan de implementación:

• ¿Qué equipos deben participar para lograr los objetivos estratégicos?
• ¿Cuánto tiempo tomará hacer realidad los objetivos estratégicos?
• ¿Qué se debe asignar desde el punto de vista del presupuesto y los recursos?

Al entrevistar a las partes interesadas, los socios clave, los clientes y los miembros del equipo, puede determinar las tareas más importantes que se necesitan y priorizarlas en consecuencia. También es en esta etapa en la que debe enumerar todos los objetivos que desea lograr para integrar el plan estratégico con el plan de implementación. Todo debe vincularse a ese plan estratégico para que su plan de implementación funcione.

2. Mapear suposiciones y riesgos

Esto actúa como una extensión de la fase de investigación y descubrimiento, pero también es importante señalar las suposiciones y los riesgos en su plan de implementación. Esto puede incluir cualquier cosa que pueda afectar la ejecución del plan de implementación, como el tiempo libre pagado o las vacaciones que no tuvo en cuenta en su cronograma, restricciones presupuestarias, pérdida de personal, inestabilidad del mercado o incluso herramientas que requieren reparación antes de que pueda comenzar su implementación.

3. Asignar responsabilidad

Cada actividad en su plan de implementación debe incluir un campeón principal para que sea el propietario de la misma. Para que las tareas se asignen correctamente, este campeón deberá delegar. Esto significa que se aseguran de que todos los sistemas funcionen como de costumbre, realizan un seguimiento de la productividad de sus equipos y más. El software de planificación de proyectos es prácticamente esencial para este aspecto.

Para obtener más información sobre cómo el software de planificación de proyectos puede ayudarlo a trazar cada paso del plan de implementación de su proyecto, incluida la designación de tareas, mire el breve video a continuación. Con la ayuda del software, es fácil elaborar un plan detallado que todos puedan consultar, para que todos terminen su trabajo a tiempo.

4. Determinar actividades

A continuación, debe finalizar todas las pequeñas actividades para completar su plan. Comienza haciéndote las siguientes preguntas:

• ¿Cuáles son los pasos o hitos que componen el plan?
• ¿Cuáles son las actividades necesarias para completar cada paso?
• ¿Quién debe participar en el plan?
• ¿Cuáles son los requisitos de las partes interesadas?
• ¿Qué recursos se deben asignar?
• ¿Hay algún hito que debamos enumerar?
• ¿Cuáles son los riesgos involucrados en base a los supuestos que anotamos?
• ¿Existen dependencias para alguna de las tareas?

Una vez que se describen todas las actividades, se enumeran todos los recursos y todas las partes interesadas han aprobado (pero aún no se han tomado medidas), puede considerar que su plan de implementación está completo y listo para ejecutarse.

Ejemplo de plan de implementación

Los planes de implementación son utilizados por empresas de todos los sectores a diario. Aquí hay un ejemplo de plan de implementación simple que hemos creado usando ProjectManager para ayudarlo a comprender mejor cómo funcionan los planes de implementación. Imaginemos que un equipo de desarrollo de software está creando una nueva aplicación.

1. Objetivo del proyecto: Crear una nueva aplicación
2. Objetivos: Todos los hitos que se deben lograr para alcanzar ese objetivo final.
3. Criterios de éxito: el equipo de desarrollo debe comunicarse con las partes interesadas del proyecto y acordar los criterios de éxito.
4. Declaración de alcance: aquí es donde el equipo de desarrollo documentará todo el trabajo necesario para desarrollar la aplicación. Ese trabajo se divide en tareas, que se conocen como historias de usuario en el desarrollo de productos y software. Aquí, el equipo también debe anotar todas las excepciones, lo que significa todo lo que no se hará.
5. Plan de Recursos: En este caso, los recursos son todos los profesionales involucrados en el proceso de desarrollo de software, así como cualquier equipo que necesite el equipo.
6. Análisis de riesgos: mediante un registro de riesgos, el administrador de productos puede enumerar todos los riesgos potenciales que podrían afectar el proceso de desarrollo de la aplicación.
7. Línea de tiempo, hitos y métricas: aquí hay una imagen de una línea de tiempo del plan de implementación que creamos usando la vista de diagrama de Gantt de ProjectManager. Los símbolos de diamantes representan los hitos del plan de implementación.

   

8. Roles y responsabilidades del equipo: de manera similar, usamos un tablero kanban para asignar tareas del plan de implementación a los miembros del equipo de acuerdo con sus roles y responsabilidades.

   

Beneficios de un Plan de Implementación

El plan de implementación juega un papel importante en el éxito de su plan estratégico general. Pero más que eso, comunicar tanto su plan estratégico como la implementación del mismo a los miembros de su equipo les ayuda a sentir que tienen un sentido de propiedad dentro de la dirección a largo plazo de la empresa.

Mayor cooperación

Un plan de implementación bien comunicado también ayuda a aumentar la cooperación entre todos los equipos a lo largo de todos los pasos del proceso de implementación. Es fácil trabajar en un silo: sabe exactamente cuál es su proceso diario y cómo ejecutarlo. ¿Pero cruzar el pasillo y asegurarse de que su equipo esté alineado con los objetivos del proyecto que también está tratando de cumplir? Esa es otra historia completamente. Pero con un plan de implementación, ayuda a cerrar la brecha un poco más fácilmente.

Aceptacion

Además, con un plan de implementación investigado a fondo y bien definido, puede garantizar la aceptación de las partes interesadas y los socios clave involucrados en el proyecto. Y no importa en qué hito se encuentre, puede continuar obteniendo esa aceptación una y otra vez con la documentación adecuada.

Guía

Al final del día, el mayor beneficio de un plan de implementación es que hace que sea mucho más fácil para la empresa alcanzar sus objetivos a largo plazo. Cuando todos en todos los equipos saben exactamente lo que quiere lograr y cómo hacerlo, es fácil hacerlo realidad.

Preguntas frecuentes sobre el plan de implementación

Hay más que saber sobre los planes de implementación. Es un tema amplio y hemos tratado de ser lo más exhaustivos posible, pero si tiene más preguntas, esperamos que las hayamos respondido a continuación.

¿Cuál es la diferencia entre un plan de acción y un plan de implementación?

La principal diferencia entre un plan de acción y un plan de implementación es que un plan de acción se enfoca exclusivamente en describir paquetes de trabajo y tareas, mientras que el plan de implementación es más holístico y aborda otras variables que afectan el proceso de implementación, como riesgos, recursos y roles del equipo. responsabilidades.

¿Qué es un plan de implementación en los negocios?

Un plan de implementación comercial es el conjunto de pasos que sigue una empresa para ejecutar su plan estratégico y lograr todos los objetivos comerciales que allí se describen.

¿Qué es un plan de implementación en la gestión de proyectos?

Los planes de implementación tienen muchos usos en la gestión de proyectos. Son una herramienta de planificación que permite a los directores de proyectos controlar proyectos más pequeños dentro de su plan de proyecto. Por ejemplo, es posible que necesiten un plan de implementación para ejecutar acciones de mitigación de riesgos, cambiar solicitudes o producir entregables específicos.

Cómo hacer un plan de implementación con ProjectManager

Crear y administrar un plan de implementación es una gran responsabilidad y requiere diligencia, paciencia y grandes habilidades organizativas.

Cuando se trata de un plan de implementación del proyecto, hay muchas maneras de hacer uno que se adapte mejor a su equipo. Con ProjectManager, obtiene acceso a la planificación ágil y en cascada para que pueda planificar en sprints para proyectos grandes o pequeños, realizar un seguimiento de los problemas y colaborar fácilmente. Pruebe los tableros kanban para administrar los trabajos pendientes o para crear flujos de trabajo en los departamentos.

¿Cambiar las actividades después de una reunión importante con las partes interesadas? Puede actualizar fácilmente su plan de implementación con las funciones de nuestro software. Agregue nuevas tareas, establezca fechas de vencimiento y realice un seguimiento de qué tan avanzado está su equipo en sus actividades actuales.

Los planes de implementación son la columna vertebral del plan general estratégico de una organización. Con ProjectManager, proporcione a su organización el software de gestión de proyectos que necesita para obtener información sobre todos los recursos necesarios, ver actividades en sus listas y colaborar con facilidad. Regístrese para nuestra prueba gratuita de 30 días hoy.