Los 10 documentos más importantes que los gerentes de productos deben preparar

La comunicación escrita con ingeniería es superior porque es más consistente en todo el equipo de producto, es más duradera y aumenta la responsabilidad”. – Ben Horowitz

Como bien resumió Ben Horowitz, la comunicación escrita es como un río que sumerge a todo aquel que entra en contacto con él. Lo mismo es cierto en un escenario de negocios también.

La comunicación escrita es, de hecho, una forma más unificada de intercambiar información sobre un software que todos los miembros del equipo deben conocer. Esta es la razón por la cual los gerentes de producto invierten su tiempo en mantener la documentación de cada tarea relacionada con el software.

Se entiende que la creación de varios documentos para numerosos procesos ayuda a mantener organizado todo el proceso de desarrollo, evitando problemas imprevistos causados ​​por malentendidos.

Para determinar la importancia de la documentación para los gerentes de productos, veamos algunas de las ventajas de hacerlo.

¿Por qué los gerentes de productos deberían centrarse en la documentación?

• Para desarrollar una visión precisa del producto: la documentación ayuda a los gerentes de productos a identificar las respuestas a todos los "por qué" en los proyectos que giran en torno al producto principal. Escribir todo ayuda a los gerentes de producto a tomar decisiones cruciales y obtener respuestas desde el principio para preguntas como "¿Para quién es el producto? ” y “¿por qué es necesario desarrollar la aplicación?”. Esto elimina cualquier posibilidad de confusión y errores.

• Una gran ayuda en la planificación: "No puede asumir que su producto es la mejor solución; debe planificar para que lo sea". Ahora, antes que nada, la Planificación es primordial. Cuando los gerentes documentan su visión de manera clara y elocuente mediante la creación de historias, sprints y objetivos, todo el equipo de desarrollo puede crear un software alineado con las necesidades de los usuarios.

• Apoya la ejecución oportuna: los planes son inútiles si no se implementan a tiempo y de la manera correcta. Para convertir la visión de una aplicación en una aplicación real y que funcione bien, un gerente de producto usa documentación y establece comunicación escrita con diseñadores, ingenieros, etc. para empujarlos en la dirección correcta y ejecutar planes bien articulados.

• Mantiene a los miembros del equipo responsables: al mantener intacta la documentación de todas las tareas relacionadas con el producto, un gerente de producto puede acceder a una gran cantidad de información sobre qué miembros del equipo están haciendo qué y hacerlos responsables de su parte de tareas. Mantener un registro de todo hace que las cosas sean simples y transparentes.

• Se satisfacen las necesidades de los clientes: al documentar todo, desde la idea de la aplicación hasta la planificación, los gerentes de productos pueden acceder fácilmente a las funciones que deben incluirse en la aplicación y las funciones que debe realizar cada una. Posteriormente, pueden transmitir esta evaluación al equipo de manera detallada y clara para que el producto final sea exactamente lo que los usuarios necesitan.

Documentos más utilizados por los gerentes de producto

1. Documentos de Análisis Competitivo

“Una forma de conocer su ventaja real es realizar un análisis competitivo”.

El análisis competitivo incluye el estudio de los productos y servicios de los competidores, la cuota de mercado y sus fortalezas y debilidades. Se prepara un documento de análisis competitivo que incluye todos los parámetros mencionados anteriormente para compartir con todo el desarrollo. Un gerente de producto, solo después de estudiar exhaustivamente a los competidores, finaliza cómo será su aplicación o software.

La tabla de un competidor en el documento puede parecerse un poco a esto:

• Nombre del Competidor
• URL del sitio web del competidor
• Número exacto de usuarios que tiene (para estimar la efectividad de sus productos y servicios)
• Duración de la presencia del competidor en el mercado
• Especificaciones y especialidad de los competidores.
• Costo del servicio/producto
• Notas varias

El contenido del documento puede diferir significativamente ya que hay varios tipos de análisis que realizan los gerentes de producto. Algunos de los más destacados son el análisis de capacidades, el panorama competitivo, el análisis de diferenciación competitiva, la escala de imitabilidad y el análisis de propuesta de valor.

2. Estrategia de Producto y Documentos de Visión

La visión del producto es algo que pinta una imagen del futuro del producto que nos esforzamos por crear. Puede ser en forma de guión gráfico, narración o prototipo cuyo objetivo es inspirar a equipos, inversores y socios hacia el producto.

La estrategia del producto es la secuencia de productos que se pretende crear hasta que se logra el producto final.

Una de las mejores habilidades de los gerentes de productos competentes es crear una visión del producto, pero no solo eso. También necesitan desarrollar una estrategia de producto convincente para impartir una perspectiva clara sobre el producto. La visión del producto debe ser inspiradora y la estrategia del producto debe ser muy intencional. Por lo tanto, se crean documentos para registrar todos los datos relacionados con la exploración de qué producto puede resultar y cómo convertir una visión en realidad. Principalmente, estos documentos se comparten con las partes interesadas para recibir comentarios.

3. Especificaciones y documentos de requisitos del producto (PRD)

Los documentos de requisitos del producto son documentos todo en uno para reunir los distintos elementos de una aplicación en un solo lugar. Los documentos de especificaciones son los tipos más comunes de documentos que contienen una descripción de las características de las aplicaciones, entre otras cosas.

Cada PRD puede diferir entre sí. Estos documentos describen las declaraciones de problemas de investigación, las métricas de éxito, la lista de características de MVP , los detalles de implementación de ingeniería, etc.

Los PRD combinan cada paso en la imagen completa del producto, junto con la opción de incluir o excluir ciertas características e identificar cualquier problema potencial. Los gerentes de productos visualizan el tiempo requerido para los procesos de desarrollo de proyectos, comprenden el presupuesto necesario para los procesos de desarrollo y desarrollan un entendimiento mutuo integral entre los clientes y el equipo de desarrollo utilizando este documento.

4. OKR, KPI, métricas de éxito

OKR, acrónimo de Objective & Key Result, es un método utilizado por los gerentes de producto para establecer los objetivos y luego acceder a los resultados del proceso de desarrollo de productos en curso . El objetivo guía al equipo hacia las metas y los resultados muestran si las metas se lograron o no. Incluye dos preguntas que se responden en el proceso: "¿A dónde quieres ir?" y "¿Has llegado allí o no?"

Considerando que, KPI (Indicador clave de rendimiento) es un tipo de medida de rendimiento del éxito del proceso de desarrollo en curso. Algunos ejemplos de KPI son el valor de vida útil del cliente y la tasa de conversión de prueba a cliente en ventas, el tráfico web y la tasa de conversión en marketing, etc. Los documentos respectivos contienen todos estos objetivos y los resultados obtenidos durante el proceso.

5. Documentos de hojas de ruta

Fuente de la imagen: Plan de producto

Los RoadMaps son uno de los documentos principales y cruciales que se espera que los gerentes de productos conserven. Una hoja de ruta es una forma de hacerle saber al equipo la importancia del producto.

Un gerente de producto desarrolla un ciclo de vida del producto que explica qué se debe hacer, cuándo y cómo se llevará a cabo todo el proceso. Una hoja de ruta es un documento compilado de todos los proyectos desarrollados para crear con éxito un software o una aplicación. Es un camino creado por los jefes de producto que sigue todo el equipo. Estos se pueden crear como documentos y cubiertas de Word.

6. Documentos de Diseños y Prototipos

Es difícil clavar algo por primera vez. Y también es cierto con el diseño de productos . La idea inicial puede no ser la definitiva ya que hay miles de variaciones que tienen lugar durante el proceso. Por lo tanto, los gerentes de productos deben mantener un documento que contenga todos los cambios y modificaciones realizados en el diseño del producto.

La creación de prototipos de productos es muy diferente para los gerentes de productos en comparación con los ingenieros o diseñadores. En la creación de prototipos, los gerentes de producto establecen las expectativas correctas y allanan el camino para que el equipo lo siga.

Si se pregunta por qué el gerente de producto necesita crear un documento de prototipo de aplicación, observe algunas ventajas de hacerlo:

• Eliminación del riesgo de mala interpretación
• Iteraciones rápidas
• Justificación de los conceptos al inicio del proceso
• Mayor calidad de la retroalimentación técnica

7. Documentos de viaje e historias del usuario

Las historias de usuario y los mapas de viaje del cliente son dos herramientas importantes que contribuyen al desarrollo fluido de cualquier aplicación o software. Los gerentes de producto crean y administran documentos para estos dos roles a fin de registrar cada pequeño detalle.

En los documentos de historias de usuario, se exploran las posibilidades de las razones por las que un usuario usaría una función en particular. Los gerentes de producto crean la documentación de cada catalizador posible que llevaría al usuario a usar una característica de la aplicación. Podríamos considerarlo un viaje de usuario a nivel microscópico.

Mientras que en el viaje del usuario, toda la experiencia del usuario, desde la compra/descarga del producto hasta el uso de sus funciones, se mapea en un documento. Esto ayuda a los gerentes de productos a explicarlo mejor a su equipo y a las partes interesadas (partes interesadas, etc.) y establecer su confianza en el producto.

8. Notas de la versión y alcance

Fuente de la imagen: Plan de producto

Como sugiere el nombre, las Notas de la versión son los documentos que se publican con el lanzamiento de aplicaciones improvisadas. Los gerentes de producto compilan este documento para informar a los usuarios sobre las nuevas especificaciones, qué errores se han solucionado y publicitar la aplicación después de la actualización. No hay dos documentos iguales, ya que las aplicaciones varían mucho entre sí.

Las notas de alcance también se conocen como documento de alcance de trabajo. En esto, los gerentes mapean el alcance de las características que posee una aplicación o un software. Lo que esas características facilitarán y así sucesivamente.

9. Guías internas y preguntas frecuentes

Estas preguntas frecuentes internas privadas están preparadas para que las partes interesadas las mantengan actualizadas con todo el proceso de desarrollo del producto. El formato en el que están escritas estas preguntas frecuentes es muy simplificado. Esto puede contener wireframes de un producto que tenga un fuerte componente de UX o un enlace para dividir documentos de wireframe.

Estas guías internas contienen todos los datos sobre cómo funcionan las cosas en el proceso de desarrollo. Desempeña dos funciones que son importantes para los gerentes de productos: garantizar que los datos se registren de una manera que facilite la transferencia entre los miembros y se presenta como una referencia para los roles externos para ayudar a los clientes como Ventas, Marketing, atención al cliente y cualquier cosa.

10. Guía de cara al cliente

La guía orientada al cliente es un documento de manual de usuario en palabras simples. Cae sobre los hombros de los gerentes de producto crear este documento que contiene instrucciones sobre cómo usar esa aplicación desarrollada.

Sin esto, los usuarios pueden encontrarse en caos en cuanto a cómo operar el producto, al menos en las etapas iniciales, hasta que descubran el flujo por sí mismos. Entonces, está bastante claro por qué este documento es tan importante que es uno de los documentos más utilizados o creados por los gerentes de producto.

Pensamientos finales

En resumen, estos fueron los 10 documentos más utilizados por los gerentes de productos competentes para disfrutar de un proceso de gestión de productos efectivo.

{Vea los 5 mejores diagramas que usan los gerentes de productos para explicar los conceptos de gestión}

Al segregar la información de las tareas en diferentes documentos, eliminan cualquier posibilidad de malentendidos y discrepancias. Representa un proceso de desarrollo altamente organizado y fluido que se ha registrado en cada pequeño paso.

Preguntas frecuentes

P. ¿Qué documentos debe conservar un director de proyecto?

Es bien sabido que mantener documentos es una necesidad para cualquier gerente de producto competente. La pregunta es qué documentos serán los más importantes. Entonces, aquí está la lista de documentos importantes que todo gerente de producto guarda.

• Documentos de análisis competitivo
• Documentos de estrategia y visión de producto
• Especificaciones y documentos de requisitos del producto (PRD)
• OKR, KPI, métricas de éxito
• Documentos de hojas de ruta
• Documentos de Diseños y Prototipos
• Documentos de viaje e historias de usuario
• Notas de la versión y alcance
• Guías internas y preguntas frecuentes
• Guía de cara al cliente

P. ¿Qué porcentaje de tiempo se debe dedicar a la planificación?

El porcentaje medio de tiempo dedicado a la planificación es del 10%

P. ¿Cuál es la diferencia entre MRD y PRD?

Si bien a veces estos dos términos pueden intercambiarse, son esencialmente de naturaleza diferente y tienen diferentes propósitos.

MRD se conoce como Documento de requisitos del mercado y se utiliza para articular una definición enfocada del mercado objetivo, los usuarios y el perfil de los compradores. Es un documento que discute las necesidades y deseos de los usuarios.

Mientras que los PRD son documentos todo en un solo lugar que reúnen todos los diferentes elementos de un producto en un solo lugar. Este documento define la amplitud y el alcance del producto para que todo el equipo de desarrollo sepa cómo desarrollar un producto.

P. ¿Qué hace bueno al PRD?

PRD es un documento importante porque ayuda a pintar la imagen completa de qué y cómo desarrollar un producto.