Proceso de Evaluación de Proyectos: Definición, Métodos y Pasos

Administrar un proyecto con muchas partes móviles puede ser un desafío, por decir lo menos, pero la evaluación del proyecto está diseñada para facilitar mucho el proceso. Cada proyecto comienza con una planificación cuidadosa; esto prepara el escenario para la fase de ejecución del proyecto, mientras que las estimaciones, los planes y los cronogramas guían al equipo del proyecto a medida que completan las tareas y los entregables.

Pero incluso con el proceso de evaluación de proyectos implementado, administrar un proyecto con éxito no es tan simple como parece. Los gerentes de proyecto deben realizar un seguimiento de los costos, las tareas y el tiempo durante todo el ciclo de vida del proyecto para asegurarse de que todo salga según lo planeado. Para ello, utilizan el proceso de evaluación de proyectos y hacen uso del software de gestión de proyectos para ayudar a gestionar el trabajo de su equipo, además de planificar y evaluar el rendimiento del proyecto.

¿Qué es la evaluación de proyectos?

La evaluación de proyectos es el proceso de medir el éxito de un proyecto, programa o cartera. Esto se hace mediante la recopilación de datos sobre el proyecto y el uso de un método de evaluación que permite a los evaluadores encontrar oportunidades de mejora del desempeño. La evaluación del proyecto también es fundamental para mantener a las partes interesadas actualizadas sobre el estado del proyecto y cualquier cambio que pueda ser necesario en el presupuesto o el cronograma.

ProjectManager es un sólido software de gestión de proyectos que tiene todas las funciones de seguimiento y generación de informes que necesita para su proceso de evaluación de proyectos. Nuestro panel de control en tiempo real le permite realizar un seguimiento de los costos, las tareas y los presupuestos, y puede crear informes en minutos. ¡Comienza gratis hoy!

Cada aspecto del proyecto, como los costos, el alcance, los riesgos o el retorno de la inversión (ROI), se mide para determinar si avanza según lo planeado. Si hay obstáculos en el camino, estos datos pueden informar cómo pueden mejorar los proyectos. Básicamente, le estás haciendo al proyecto una serie de preguntas diseñadas para descubrir qué está funcionando, qué se puede mejorar y si el proyecto es útil. Las herramientas como los paneles de control y los rastreadores de proyectos ayudan en el proceso de evaluación al hacer que los datos clave estén fácilmente disponibles.

El proceso de evaluación de proyectos ha existido tanto tiempo como los propios proyectos. Pero cuando se trata de la ciencia de la gestión de proyectos, la evaluación de proyectos se puede dividir en tres tipos o métodos principales: evaluación previa al proyecto, evaluación continua y evaluación posterior al proyecto. Veamos el proceso de evaluación de proyectos, lo que implica y cómo puede mejorar su técnica.

Criterios de evaluación de proyectos

Los detalles específicos de los criterios de evaluación de proyectos varían de un proyecto o de una organización a otra. En términos generales, un proceso de evaluación de proyectos revisa las limitaciones del proyecto, incluidos el tiempo, el costo, el alcance, los recursos, el riesgo y la calidad. Además, las organizaciones pueden agregar sus propios objetivos comerciales, objetivos estratégicos y otras métricas.

Métodos de evaluación de proyectos

Hay tres puntos en un proyecto donde la evaluación es más necesaria. Si bien puede evaluar su proyecto en cualquier momento, estos son puntos en los que debe programar oficialmente el proceso.

1. Evaluación previa al proyecto

En cierto sentido, está preevaluando su proyecto cuando escribe el acta de constitución del proyecto para presentarlo a las partes interesadas. No puede planificar, dotar de personal y controlar de manera efectiva un nuevo proyecto si primero no lo ha evaluado. La evaluación previa al proyecto es la única forma segura de determinar la eficacia del proyecto antes de ejecutarlo.

2. Evaluación continua del proyecto

Para asegurarse de que su proyecto avanza según lo planeado y alcanza todos los hitos de programación y presupuesto que ha establecido, es crucial que supervise e informe constantemente sobre su trabajo en tiempo real. Solo mediante el uso de métricas del proyecto puede medir el éxito de su proyecto y si está cumpliendo o no con las metas y objetivos del proyecto. Se recomienda encarecidamente que utilice un software de gestión de proyectos para la evaluación continua y en tiempo real del proyecto.

3. Evaluación posterior al proyecto

Piense en esto como una autopsia. La evaluación posterior al proyecto es cuando revisa el papeleo del proyecto, entrevista al equipo y los principios del proyecto y analiza todos los datos relevantes para que pueda comprender qué funcionó y qué salió mal. Solo al desarrollar esta imagen clara puede resolver los problemas en los próximos proyectos.

Pasos de evaluación del proyecto

Independientemente de cuándo elija ejecutar una evaluación de proyecto, el proceso siempre tiene cuatro fases: planificación, implementación, finalización y difusión de informes.

1. Planificación

El objetivo final de este paso es crear un plan de evaluación de proyectos, un documento que explica todos los detalles del proceso de evaluación de proyectos de su organización. Al planificar la evaluación de un proyecto, es importante identificar a las partes interesadas y cuáles son sus objetivos a corto y largo plazo. Debe asegurarse de que sus metas y objetivos para el proyecto estén claros, y es fundamental establecer criterios que le indiquen si se están cumpliendo estas metas y objetivos.

Por lo tanto, querrá escribir una serie de preguntas para plantear a las partes interesadas. Estas consultas deben incluir temas como el marco del proyecto, las mejores prácticas y las métricas que determinan el éxito.

Al incluir a las partes interesadas en el plan de evaluación de su proyecto, recibirá instrucciones durante el transcurso del proyecto y, al mismo tiempo, desarrollará una relación con las partes interesadas. Obtendrán informes de progreso de usted a lo largo de las fases del proyecto, y al construir esta relación inicial, es probable que se gane la confianza de que puede administrar el proyecto a su satisfacción.

2. Implementación

Mientras se ejecuta el proyecto, debe monitorear todos los aspectos para asegurarse de cumplir con el cronograma y el presupuesto. Una de las cosas que debe monitorear durante el proyecto es el porcentaje completado. Esto es algo que debe hacer al crear informes de estado y reunirse con su equipo. Para asegurarse de que va por buen camino, responsabilice al equipo de entregar las tareas a tiempo y mantenga las fechas de referencia para saber cuándo vencen las tareas.

No se olvide de mantener un ojo en la calidad. No importa si entrega el proyecto dentro del plazo asignado si el producto es deficiente. Mantenga revisiones de calidad y no delegue esa responsabilidad. En cambio, tómalo tú mismo.

Mantener una estrecha relación con el presupuesto del proyecto es tan importante como el seguimiento del cronograma y la calidad. Esté atento a los costos. Fluctuarán a lo largo del proyecto, así que no se asuste. Sin embargo, sea transparente si nota una creciente necesidad de más fondos. Informe a su comité directivo lo antes posible, para que no haya sorpresas.

3. Finalización

Cuando haya terminado con su proyecto, todavía tiene trabajo por hacer. Querrá tomar los datos que recopiló en la evaluación y aprender de ellos para poder solucionar los problemas que descubrió en el proceso. Calcule los impactos a corto y largo plazo de lo que aprendió en la evaluación.

4. Informar y difundir

Una vez finalizada la evaluación, debe registrar los resultados. Para ello, creará un informe de evaluación del proyecto, un documento que proporciona lecciones para el futuro. Entregue su informe a sus partes interesadas para mantenerlos actualizados sobre el progreso del proyecto.

¿Cómo va a difundir el informe? Puede haber un protocolo para esto ya establecido en su organización. Quizás las partes interesadas prefieran una reunión para obtener los resultados cara a cara. O tal vez prefieran archivos PDF con tablas y gráficos fáciles de leer. Asegúrese de conocer a su público y adapte su informe a ellos.

Beneficios de la Evaluación de Proyectos

La evaluación de proyectos siempre es recomendable y puede traer una amplia gama de beneficios a su organización. Como se señaló anteriormente, hay muchos aspectos que se pueden medir a través del proceso de evaluación del proyecto. Depende de usted y sus partes interesadas decidir los factores más críticos a considerar. Estos son algunos de los principales beneficios de implementar un proceso de evaluación de proyectos.

• Mejor gestión de proyectos: la evaluación de proyectos lo ayuda a encontrar fácilmente áreas de mejora cuando se trata de administrar sus costos, tareas, recursos y tiempo.
• Mejora el rendimiento del equipo: la evaluación de proyectos le permite realizar un seguimiento del rendimiento de su equipo y aumenta la responsabilidad.
• Mejor planificación de proyectos: lo ayuda a comparar la línea de base de su proyecto con el rendimiento real del proyecto para una mejor planificación y estimación.
• Ayuda con la gestión de las partes interesadas: tener una buena relación con las partes interesadas es clave para el éxito como gerente de proyecto. Crear un informe de evaluación de proyectos es muy importante para mantenerlos actualizados.

Cómo ProjectManager mejora el proceso de evaluación de proyectos

Para llevar la evaluación de su proyecto al siguiente nivel, querrá ProjectManager, una herramienta de administración de trabajo en línea con paneles en vivo que brindan datos en tiempo real para que pueda monitorear lo que está sucediendo ahora en lugar de lo que sucedió ayer.

Con el tablero en tiempo real de ProjectManager, la evaluación del proyecto se mide en tiempo real para mantenerlo actualizado. Luego, los números se muestran en gráficos y cuadros coloridos. Filtre los datos para mostrar los datos que desea o profundice para obtener una imagen más profunda. Estos gráficos y tablas también se pueden compartir con una pulsación de tecla. Puede realizar un seguimiento de la carga de trabajo y las tareas, porque su equipo actualiza su estado en tiempo real, donde sea que estén y en cualquier momento en que completen su trabajo.

La evaluación de proyectos con el tablero en tiempo real de ProjectManager simplifica el proceso de evaluación durante la evolución del proyecto. También proporciona datos valiosos después. El proceso de evaluación de proyectos puede incluso ser divertido, con las herramientas adecuadas. Siéntase libre de usar nuestras herramientas de informes automatizados para crear rápidamente informes de proyectos tradicionales, lo que le permite mejorar tanto la precisión como la eficiencia de su proceso de evaluación.

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