Coincidencia de índice: la mejor alternativa a Vlookup

BUSCARV es una de esas funciones que hacen que Excel sea excelente. Aunque muchos pueden no encontrarlo intuitivo al principio, pronto se convierte en una segunda naturaleza e indispensable. Algunos incluso encuentran que les cambia la vida. VLOOKUP tiene sus problemas, aunque, por un lado, solo se lee de izquierda a derecha. Si necesita buscar un valor a la izquierda de una columna de referencia, tendrá que reorganizar su hoja de trabajo para usar la función.

VLOOKUP también recorre muchas columnas cuando en realidad solo está usando dos de ellas. la sintaxis estándar solo hace referencia a valores de columna relativos; si modifica la tabla, no tendrá suerte una vez más y tendrá que reorganizar un poco y reescribir funciones, lo que puede resultar muy tedioso en libros de trabajo grandes. Esto también crea problemas al copiar la función a otras columnas.

Sin embargo, hay una alternativa, INDICE + MATCH. No solo replica la funcionalidad, sino que tiene sus propias ventajas y bonificaciones. Es algo que quizás no hayas escuchado antes (especialmente si no lees sobre Excel por diversión), pero al final de este artículo, podrás ponerlo en práctica y cosechar las recompensas.

Desglosando ÍNDICE + PARTIDO

Algo que muchos usuarios pasan por alto es que las funciones de Excel se pueden encadenar y combinar para hacer algo aún más poderoso que las partes que las componen. Cada función toma un argumento, si necesita un poco más de potencia o funcionalidad extendida, estos argumentos pueden estar hechos de otras funciones.

ÍNDICE

= INDICE (matriz, número de fila)

La función INDICE toma una matriz de usuario, un conjunto de valores como una columna, y devuelve el valor de la celda en esa posición en particular. Por ejemplo, tengo una columna de datos que registra las posiciones de una carrera celebrada en algún momento del pasado. Quiero saber qué conductor terminó en tercer lugar, para encontrar esto, simplemente puedo ingresar,

= ÍNDICE (B2: B6, 3)

y esto devolverá Rusty Shackleford.

Sencillo pero útil. Ahora tenemos la capacidad de devolver valores dentro de una matriz.

FÓSFORO

= COINCIDIR (valor de búsqueda, matriz de búsqueda, tipo de coincidencia)

MATCH () es otra función simple, relacionada con la función INDICE que acabamos de cubrir. Sin embargo, en lugar de devolver un valor, devuelve un número que significa la posición relativa de un valor dentro de una matriz. MATCH requiere los siguientes argumentos; el valor, la matriz a buscar y el tipo de coincidencia. El tipo de coincidencia generalmente se establecerá en 0, pero depende de su uso. 0 significa que solo desea una coincidencia exacta, 1 o -1 significa que si no hay una coincidencia exacta, desea el siguiente valor más cercano.

Usando nuestro ejemplo de carrera anterior, sé el piloto que necesito encontrar, pero no sé su posición en la clasificación final de la carrera. Dado que la posición es relativa, necesito asegurarme de cubrir todos los resultados a partir de la primera posición.

= PARTIDO ("Trucha Kilgore", B2: B6, 0)

Esto devolverá un valor de 4. Dado que comenzamos desde arriba, sabemos que Trout terminó en la cuarta posición en esta carrera en particular.

PARTIDO DE ÍNDICE

Tal vez vea hacia dónde nos dirigimos ahora o tal vez se adelantó para llegar a lo bueno. Usando INDEX + MATCH podemos combinar estas dos funciones simples para hacer algo similar pero más flexible que nuestro confiable BUSCARV. No se preocupe si necesita leer esto varias veces, puede ser un poco complicado al principio. Una vez que comprenda lo que está sucediendo, es realmente fácil reconstruirlo a partir de los componentes.

INDICE devuelve un valor específico. Esta es la función principal de BUSCARV, dado un conjunto de parámetros; puede encontrar rápidamente un valor necesario. Ahora lo único que nos falta es una forma de encontrar la posición de la fila. Si tiene que encontrarlo manualmente, perderá la utilidad de una función. Al usar MATCH en el segundo argumento, podemos tomar su salida, una posición relativa, e insertarla en la función Index, resolviendo ese problema. Ahora tenemos algo que hace exactamente lo mismo que BUSCARV, con solo un poco más de escritura.

Poniendo la función en práctica

Con la siguiente tabla, nos interesa averiguar qué tipo de producto está asociado con un ID de producto específico.

Para usar INDEX MATCH, comenzamos con INDEX ya que, en última instancia, queremos que se devuelva un valor específico en lugar de una posición. Dentro del ÍNDICE incluimos COINCIDIR para devolver una posición para nuestra función ÍNDICE.

= ÍNDICE (A2: A6, COINCIDIR (8316, B2: B6,0))

Lo que está sucediendo aquí es que voy a buscar en la columna A el valor de la fila en la columna B, proporcionado por la función Match.

Dentro de la función de coincidencia, especifico que necesito revisar los códigos de identificación del producto en B2: B6 y devolver la posición del valor 8316. En este caso, está en la posición 4, que es el equivalente a escribir

= ÍNDICE (A2: A6, 4)

Excel ejecuta la función y encuentra la posición en la matriz del número de identificación especificado. Toma esa posición y busca la misma fila en nuestra columna A, devolviendo el tipo de camión para la identificación específica. Entonces, al final, obtenemos los mismos resultados con un poco más de flexibilidad en las entradas.

Las ventajas de la función

El poder de INDEX + MATCH proviene de la selección de datos más pequeña. Si tiene 15 columnas pero solo usa los números 1 y 15, ¿por qué incluir todo lo demás? Esto puede ayudar a acelerar el tiempo de ejecución de grandes conjuntos de datos.

La segunda funcionalidad mejorada es que Index puede leer a izquierda o derecha, sin importar dónde coloque las columnas, INDEX es indiferente a si está a la izquierda o derecha de su matriz inicial, a diferencia de BUSCARV. Si vuelve a mirar el ejemplo anterior, eso es exactamente lo que hicimos, trabajando de derecha a izquierda. La función también puede servir como verificación de garantía de calidad, ya que debe especificar manualmente las dos columnas que necesita en lugar de ingresar un número de columna relativo en algún lugar de su selección.

¿Necesitas más imágenes? Vea una grabación de pantalla de un ejemplo de Index Match en el que insertamos las URL finales en una plantilla de texto de anuncio.

Conclusión

Anímate y juega con INDEX + MATCH. Es una función muy poderosa que puede mejorar sus habilidades de búsqueda. Una vez que haga clic, estoy seguro de que se venderá y nunca mirará hacia atrás. Siempre hay una pequeña curva de aprendizaje al probar algo nuevo, comprométase a usar Index Match por un tiempo. Al principio será torpe, pero pronto verá los beneficios.

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Publicación actualizada por Jenna Kelly (fecha de publicación anterior: 2/3/14)