13 herramientas de comunicación interna que todo equipo debería usar

La comunicación es el corazón de la mayoría de las organizaciones.

Es la forma de transmitir instrucciones. Es cómo resuelves los problemas. Es cómo expresas tus preocupaciones. Es cómo construyes lazos.

Es todo.

Por lo tanto, si su estrategia de comunicación interna no funciona, o si no funciona con la eficacia que le gustaría, puede causar grandes problemas para su negocio.

Afortunadamente, hay muchas herramientas de comunicación interna disponibles para ayudarlo a resolver esos problemas.

Las Mejores Herramientas de Comunicación Interna

Entonces, ¿cuáles son las mejores herramientas de comunicación interna?

1. Slack (la mejor aplicación de chat).

A veces, es bueno hacer una pregunta rápida y obtener una respuesta rápida. O inicie una discusión abierta sobre un tema trivial con su grupo más cercano de compañeros de trabajo. Siempre que necesite tener una conversación rápida e informal, las aplicaciones de chat son ideales.

En estos días, Slack es el rey del chat de negocios: no es perfecto para todos y solo ofrece algunas herramientas de comunicación, pero es una excelente manera de comenzar.

2. Gmail (mejor cliente de correo electrónico).

Soy un gran admirador del correo electrónico, ya que es confiable, deja un registro permanente de la conversación y es fácilmente rastreable. Por mi dinero, Gmail sigue siendo el jugador preeminente en el ámbito del correo electrónico.

Echa un vistazo a mi clasificación de los mejores clientes de correo electrónico.

Y si desea aprovechar al máximo Gmail, una herramienta de análisis como EmailAnalytics es perfecta: puede ayudarlo a rastrear y analizar toda la actividad de correo electrónico de su equipo, lo que en última instancia ayuda a su equipo (o incluso a toda su organización) a ser más productivo.

3. Jostle (mejor herramienta de intranet).

Una intranet funciona como un centro centralizado donde todos los empleados pueden comunicarse de la forma que elijan. En la intranet, puede compartir archivos, como fotos, documentos y videos, puede configurar canales específicos para diferentes grupos de personas dentro de su organización y puede optimizar la mensajería cuando se trata de actualizaciones de procedimientos y otros cambios de alto nivel. .

Uno de los mejores ejemplos de software de intranet es Jostle, que ofrece una funcionalidad integral de comunicación empresarial interna.

4. Grupos de Google (para boletines de empresas).

A menudo, deberá comunicar un mensaje específico a todo su equipo simultáneamente, a través de un boletín informativo para empleados.

No necesita una plataforma específica para ayudarlo a hacer esto; puede administrar los boletines de su empresa con una plantilla básica y su plataforma de correo electrónico existente.

5. Dropbox (para compartir archivos).

También necesitará alguna forma de compartir archivos con sus empleados (y también con sus clientes y socios externos).

El almacenamiento de archivos, la realización de copias de seguridad, la invitación a otros colaboradores a un archivo e incluso el envío de archivos a otras personas a menudo se pueden realizar en la misma ubicación.

Si tiene un conjunto de herramientas a su disposición, como a través de Google Workspace u Office 365, es probable que tenga varias opciones para compartir archivos; de lo contrario, puede aspirar a obtener una plataforma dedicada para compartir archivos como Dropbox.

6. Google Workspace (para colaboración en tareas).

Las plataformas de colaboración son ideales para trabajar en proyectos simultáneamente. Si tiene dos empleados que necesitan trabajar en la misma hoja de cálculo al mismo tiempo, o armar una presentación de diapositivas compartida, necesitan herramientas que puedan ayudarlos a evitar la duplicación de esfuerzos y, en su lugar, coordinar su trabajo.

Podría decirse que Google Workspace es el competidor dominante en este espacio, ya que ofrece herramientas de colaboración intuitivas para documentos, hojas de cálculo, presentaciones y más de Google.

7. Telar (para grabación de pantalla).

¿Quiere hablar con sus empleados directamente sin abrir una conversación o escribir un boletín de la empresa? Puede crear, alojar, transmitir y grabar videos para hacer el trabajo.

Grabe una declaración para la empresa o cree videos de capacitación; sus empleados pueden ver y volver a ver esos videos cuando lo deseen.

Telar es una gran opción aquí.

8. Zoom (para videollamadas).

Las conversaciones por correo electrónico y los chats escritos no tienen el lenguaje corporal y las señales tonales presentes en una conversación típica, razón por la cual el chat de video es una gran adición para la mayoría de los equipos.

Siempre que sus transmisiones de video no se vean comprometidas con la latencia y los problemas técnicos, es una forma rápida y gratificante de comunicarse.

En este momento, Zoom es una de las herramientas de comunicación interna de la empresa más populares para la comunicación basada en video.

9. Asana (para colaboración y gestión de proyectos).

Una plataforma de gestión de proyectos le permite centralizar su comunicación interna, establecer tareas (y plazos), hablar sobre los proyectos a medida que se desarrollan e incluso transmitir instrucciones.

Hay docenas de excelentes herramientas de gestión de equipos en el mercado, pero Asana es mi favorita.

10. Joomla (para foros).

Los foros internos funcionan igual que los foros públicos, dando a los empleados la oportunidad de hacer preguntas, iniciar hilos de discusión y trabajar juntos para resolver problemas.

Es posible que pueda usar su plataforma de intranet para esto, pero también puede crear un sitio web de foro específicamente para este propósito usando una herramienta como Joomla!

11. Audacity (la mejor herramienta para crear un podcast).

Los podcasts son una gran herramienta para comunicarse con las masas. Pero a menudo también se descuida como una de las mejores herramientas de comunicación interna para los empleados.

El director ejecutivo de su empresa u otros líderes podrían presentar regularmente un podcast para hablar sobre el futuro de la empresa, las decisiones impactantes recientes o incluso entrevistar a varios empleados para que la cultura interna pueda fortalecerse.

Lo mejor de todo es que no necesita ninguna herramienta sofisticada para comenzar, solo un software básico de grabación y edición (como Audacity).

12. Donut (por traer de vuelta las conversaciones sobre el agua en un mundo de trabajo remoto).

¿Alguna vez extrañas las conversaciones de "refrigerador de agua" con compañeros de trabajo aleatorios que te ayudaron a construir vínculos y a conocer mejor a tus compañeros de trabajo?

Ciertos complementos de vinculación de equipos y otras herramientas de comunicación interna se centran en restaurar esa casualidad y mejorar la fortaleza de la cultura de su empresa en el proceso.

Por ejemplo, Donut se puede usar para ayudar a los empleados de su empresa a conectarse entre sí y tener conversaciones humanas reales en una situación que no se presentaría de otra manera.

13. TinyPulse (para encuestas de empleados).

Las encuestas de empleados le permiten obtener comentarios críticos sobre el negocio, descubrir cómo se sienten sus empleados y, en última instancia, obtener instrucciones sobre cómo realizar cambios más positivos en la organización.

Incluso un puñado de preguntas simples, distribuidas regularmente, puede cambiar fundamentalmente su negocio para mejor.

Si tiene Google Workspace, Forms es una gran herramienta para usar; de lo contrario, puede usar una herramienta de encuesta dedicada como TinyPulse.

Los beneficios de una mejor comunicación interna

Es difícil exagerar cuán valiosas pueden ser las herramientas de comunicación interna.

Con una mejor comunicación interna, verá:

• Productividad. Las personas trabajan más rápido y hacen más cosas cuando tienen buenas herramientas de comunicación para ponerse a tierra y conectarse con otras personas.
• Eficiencia. Las malas herramientas de comunicación, o la falta de herramientas de comunicación interna, pueden resultar en una pérdida de tiempo y esfuerzo. Todo funciona mucho mejor cuando se cuenta con la infraestructura adecuada.
• Menos errores. ¿Cuántas veces se ha saltado un plazo o se ha estropeado un pedido debido a un error de comunicación? Mejores herramientas de comunicación interna no reducirán su tasa de error a cero, pero pueden reducir esa tasa de error drásticamente.
• Refuerzo de la cultura de empresa. La comunicación interna también se trata de construir y reforzar la cultura de su empresa, crear vínculos de equipo y fortalecer los valores fundamentales de su organización en todos los niveles.
• Consistencia. Cuanto más se comuniquen sus empleados, más consistencia verá dentro de la fuerza laboral y en sus resultados finales.
• Moral de los empleados. Las buenas herramientas de comunicación interna pueden incluso aumentar la moral de los empleados. Con más conexiones y más opciones de comunicación, los empleados se sienten más seguros y sienten que "encajan" mejor en el lugar de trabajo.

¿Estás listo para llevar la comunicación interna de tu empresa al siguiente nivel?

Impresionante. Estamos listos para ayudar.

Tengo la próxima herramienta perfecta para agregar a su arsenal: EmailAnalytics.

Con EmailAnalytics, podrá revisar la actividad de correo electrónico de todo su equipo, incluida la cantidad de correos electrónicos que envían y reciben todos los días, sus principales remitentes y destinatarios, y su tiempo de respuesta promedio.

Es la forma ideal de revisar la productividad de sus comunicaciones y realizar cambios positivos para mejorar su infraestructura interna.

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