¿Qué es la gestión de inventario? Beneficios, Desafíos y Consejos

La gestión de inventario es una parte importante de las operaciones de cada negocio. Ayuda a ampliar la capacidad de crecimiento y rentabilidad de una empresa, y proporciona una forma de realizar un seguimiento de los activos y recursos. Saber qué hay en stock en un momento dado puede ayudar a reducir costos, aumentar la eficiencia y optimizar la experiencia del cliente.

La gestión de inventario implica recopilar datos, analizarlos y luego tomar decisiones inteligentes. El objetivo es mantener la cantidad correcta de existencias o recursos disponibles en todo momento para satisfacer la demanda de los clientes y mantener bajos los costos generales. Para hacer esto, las empresas deben controlar sus niveles de inventario y contar con un sistema para planificar las necesidades futuras. Esto podría incluir la previsión, el pedido y el seguimiento de los niveles de existencias.

¿Qué es la gestión de inventario?

La gestión de inventario es el proceso de realizar un seguimiento de las existencias de una empresa, como materias primas, productos terminados y componentes. También implica la gestión de la cadena de suministro, desde el pedido hasta el almacenamiento y la entrega. Además, un sistema de gestión de inventario ayuda a las empresas a comprender mejor las necesidades de sus clientes y planificar la demanda futura.

Los sistemas de gestión de inventario más efectivos utilizan un software de gestión de inventario diseñado específicamente para las necesidades individuales de la empresa. Esto puede incluir el seguimiento de los niveles de existencias en tiempo real, proporcionando pronósticos precisos, optimizando la gestión de la cadena de suministro y automatizando los procesos de pedido.

El control adecuado del inventario es esencial para cualquier negocio que quiera maximizar la eficiencia y las ganancias. Al realizar un seguimiento de los niveles de existencias y la gestión de la cadena de suministro, las empresas pueden asegurarse de tener lo que sus clientes necesitan cuando lo necesitan, todo mientras mantienen bajos los costos generales. Esto no solo mejora la satisfacción del cliente, sino que también ayuda a las empresas a mantenerse competitivas en el mercado.

Los beneficios del sistema de gestión de inventario

Un sistema de gestión de inventario eficiente es esencial para empresas de todos los tamaños, desde pequeñas empresas emergentes hasta grandes corporaciones. Al monitorear los niveles de existencias y ordenar solo lo que se necesita cuando se necesita, las empresas pueden reducir sus costos generales al eliminar el exceso de inventario y el exceso de existencias.

La gestión de inventario también ayuda a las empresas a comprender mejor las necesidades de sus clientes. Mediante el seguimiento de las tendencias de compra y el uso de la previsión de la demanda, las empresas pueden planificar con mayor precisión los futuros niveles de existencias y satisfacer las demandas de los clientes. Esto conduce a una mejor satisfacción del cliente, lo que a su vez conduce a mayores ganancias.

Los sistemas de gestión de inventario ayudan a reducir los costos de mano de obra mediante la automatización de los procesos de pedido, el seguimiento de los niveles de existencias en tiempo real y el suministro de pronósticos precisos. Esto puede ayudar a las empresas a optimizar sus operaciones sin dejar de satisfacer las necesidades de los clientes.

Es una parte esencial del funcionamiento de un negocio exitoso. Ayuda a las empresas a comprender mejor las necesidades de sus clientes, reducir costos y maximizar la eficiencia. Al utilizar el software y los procesos de administración de inventario adecuados, las empresas pueden asegurarse de tener lo que sus clientes necesitan cuando lo necesitan, todo mientras mantienen bajos los costos generales.

Las técnicas adecuadas de gestión de inventario dependen de la industria. Por ejemplo, almacenar petróleo puede ser costoso y arriesgado debido a eventos imprevistos como un incendio en 2005 que resultó en daños y multas por valor de millones de libras; sin embargo, también agrega un cierto nivel de seguridad, ya que se pueden almacenar grandes cantidades de aceite durante períodos más largos sin tener que preocuparse por el deterioro o la caducidad.

Para las empresas que manejan productos con una fecha de vencimiento rápida o artículos que requieren atención inmediata (piense en calendarios de 2021 o piezas de moda rápida), el almacenamiento de inventario no es factible y calcular mal el tiempo o la cantidad del pedido puede tener consecuencias perjudiciales.

Conocer el equilibrio correcto entre evitar excesos y escasez de inventario puede ser una tarea difícil para las empresas con cadenas de suministro intrincadas y procedimientos de fabricación avanzados. Para lograr este equilibrio, las empresas han implementado varios métodos del sistema de gestión de almacenes, como justo a tiempo (JIT) y planificación de requisitos de materiales (MRP).

Métodos de gestión de inventario

Para garantizar que su inventario se administre de manera eficiente, las empresas emplearán una variedad de métodos diferentes según el tipo de negocio o producto que estén evaluando.

Cuando se trata de administrar el inventario, cuatro de los métodos más populares utilizados son la fabricación justo a tiempo (JIT), la planificación de requisitos de materiales (MRP), la cantidad económica de pedido (EOQ) y los días de ventas de inventario (DSI). Sin embargo, existen otros enfoques de gestión que también se pueden aprovechar.

Echemos un vistazo más profundo a cada uno de los cuatro tipos de métodos de gestión de inventario.

1. Gestión justo a tiempo (JIT)

Just-in-time (JIT) es un sistema mediante el cual el inventario se ordena y entrega exactamente en el momento correcto, justo a tiempo para que se utilice. Esto ayuda a reducir los costos de inventario, ya que las empresas no almacenan en exceso artículos que pueden quedar obsoletos o inutilizables.

El modelo de fabricación que conocemos hoy se remonta a sus raíces japonesas en las décadas de 1960 y 1970, con Toyota Motor encabezando particularmente su diseño. La empresa japonesa diseñó un sistema en el que los proveedores trabajaban en estrecha colaboración con las fábricas y entregaban las piezas exactamente cuando se necesitaban en la línea de producción.

Este proceso finalmente redujo los costos asociados con el mantenimiento del inventario y permitió mejorar el servicio al cliente.

2. Planificación de necesidades de materiales (MRP)

La planificación de necesidades de materiales (MRP) es un sistema que se utiliza para planificar, gestionar y realizar un seguimiento de los materiales en el proceso de producción. Ayuda a las empresas a determinar qué materias primas se necesitan, cuándo se deben pedir y cuánto de cada artículo se necesita para la producción.

Los sistemas MRP utilizan datos de ventas anteriores combinados con niveles de inventario actuales para proyectar la demanda futura. Esto permite a las empresas tomar decisiones informadas sobre cuándo pedir más materiales y cuánto se necesita.

3. Cantidad económica de pedido (EOQ)

La cantidad económica de pedido (EOQ) es un modelo de gestión de inventario que se utiliza para determinar la cantidad óptima de stock que se debe pedir regularmente. Ayuda a las empresas a reducir sus costos de transporte al limitar la cantidad de existencias que mantienen en el inventario.

El modelo EOQ se basa en la suposición de que realizar un pedido cuesta cierta cantidad de dinero, y luego también hay un costo asociado con el almacenamiento de los artículos. El objetivo del modelo es encontrar un equilibrio óptimo entre estos dos costos al encontrar la cantidad de pedido ideal.

4. Días de Venta de Inventario (DSI)

Días de ventas de inventario (DSI) es una métrica utilizada para medir el número promedio de días que le toma a una empresa convertir sus existencias en ventas. Se calcula dividiendo el valor total del inventario de una empresa por el costo de los bienes vendidos.

La métrica DSI puede ser útil para determinar la eficiencia con la que se administra el inventario. Un DSI alto indica que la empresa está tardando demasiado en convertir su inventario en ventas, mientras que un DSI bajo podría significar que la empresa puede necesitar almacenar más artículos para satisfacer la demanda de los clientes.

Desafíos de la gestión de inventario

• Obtener detalles de existencias precisos

Uno de los mayores desafíos de la gestión de inventario es obtener información precisa sobre los niveles de existencias. Los datos inexactos pueden dificultar la gestión eficaz del inventario, ya que es posible que las empresas no puedan anticipar la demanda de los clientes o planificar pedidos con precisión. Esto podría conducir a pérdidas potencialmente costosas si se pide demasiado o muy poco stock.

• Cambio de la demanda del cliente

Otro desafío de la gestión de inventario es lidiar con la demanda cambiante de los clientes. Las empresas deben poder responder rápidamente a los cambios en lo que los clientes quieren o necesitan y ajustar sus procesos de pedido en consecuencia. Esto puede ser difícil, ya que la mayoría de los sistemas de gestión de inventario funcionan con un cronograma establecido, lo que significa que puede tomar algún tiempo para que se realicen y envíen nuevos pedidos.

• Espacio de almacenamiento limitado

Otro desafío común al que se enfrentan las empresas es el espacio de almacenamiento limitado. Esto puede dificultar el almacenamiento de grandes cantidades de existencias, lo que podría ser necesario si la demanda de los clientes cambia repentinamente o si los pedidos se retrasan. Las empresas deben encontrar formas de administrar su inventario de manera efectiva y maximizar el uso del espacio disponible para garantizar que tengan suficiente stock disponible para satisfacer la demanda de los clientes.

• Monitoreo de niveles de inventario

Las empresas también deben poder monitorear los niveles de inventario en tiempo real para garantizar que las existencias estén siempre disponibles y que los pedidos de los clientes se puedan cumplir a tiempo. Esto requiere un sistema de gestión de inventario efectivo que pueda rastrear las ventas y actualizar los niveles de inventario automáticamente. La gestión de inventario puede ser difícil, pero con las herramientas y los procesos adecuados, es posible gestionar con éxito los niveles de inventario y satisfacer la demanda de los clientes. Al optimizar sus procesos de pedido y utilizar información basada en datos, las empresas pueden asegurarse de tener la cantidad adecuada de existencias disponibles en todo momento.

• Procesos deficientes

Además de los desafíos mencionados anteriormente, las empresas también pueden enfrentar problemas debido a procesos deficientes. Esto podría incluir no tener una comprensión clara de cómo se deben realizar los pedidos o no realizar un seguimiento adecuado de los niveles de inventario. Sin procesos efectivos, puede ser difícil para las empresas administrar el inventario de manera efectiva y garantizar que las existencias estén siempre disponibles cuando los clientes las necesiten.

Consejos para administrar el inventario

Para un proceso efectivo de gestión de inventario, los siguientes consejos serán muy útiles:

1. Auditoría de su inventario

La auditoría periódica de su solución de gestión de inventario es importante para asegurarse de que los artículos se rastrean correctamente, los niveles de existencias son precisos y no se han perdido ni robado artículos.

2. Priorizar tu inventario

Dar prioridad a su mejor sistema de gestión de inventario puede ayudarlo a asegurarse de que los artículos más populares o los productos con una vida útil más corta estén siempre en stock. Esto puede ayudar a aumentar las ventas y mantener contentos a los clientes.

3. Practicar la regla del inventario 80/20

La regla 80/20 es una herramienta útil para la gestión de inventario. La idea es que el 80 % de sus ventas provengan del 20 % de sus productos, por lo que es importante concentrarse en esos artículos para asegurarse de que siempre estén en stock y satisfagan la demanda de los clientes.

4. Seguimiento de toda la información del producto

Es importante realizar un seguimiento de toda la información del producto, como SKU, descripciones, dimensiones, precios de costo y precios minoristas. Esto puede ayudarlo a garantizar una gestión de inventario permanente y anticipar la demanda futura.

5. Ordenar reabastecimientos usted mismo

Cuando sea posible, las empresas deben ordenar sus existencias en lugar de depender únicamente de los proveedores. De esta manera, tiene más control sobre qué artículos se piden y cuándo llegan.

6. Análisis del desempeño de los proveedores

Es importante analizar periódicamente el desempeño de sus proveedores para que pueda identificar cualquier problema y realizar mejoras cuando sea necesario.

7. Usar tecnología que se integre bien

La tecnología es una parte esencial de la gestión de inventario, por lo que es importante encontrar un sistema que se integre con otras herramientas y procesos. Esto le ayudará a realizar un seguimiento de los niveles de existencias y las ventas más fácilmente.

8. Invertir en tecnología de gestión de inventario

El software de gestión de inventario puede ser extremadamente útil cuando se trata de gestionar los niveles de existencias y anticipar la demanda de los clientes. Invertir en un sistema de este tipo puede ayudar a las empresas a administrar mejor su inventario y mejorar la eficiencia en general.

9. Seguimiento de ventas

Las empresas también deben realizar un seguimiento de sus datos de ventas para comprender las tendencias de los clientes y anticipar la demanda futura. De esta manera, pueden estar seguros de que tienen los productos correctos en stock cuando los clientes los necesitan.

10. Ser consistente en la forma en que recibes las acciones

Tener un sistema consistente para recibir existencias también es importante para garantizar que los artículos se rastreen correctamente y que no haya duplicación de pedidos o artículos faltantes. Esto ayudará a mantener sus niveles de inventario precisos y actualizados.

¡Conclusión!

Tener un sistema de inventario efectivo ayuda a las empresas a reducir el desperdicio, mejorar la precisión y optimizar sus niveles de existencias.

Al desarrollar el plan de gestión de inventario correcto, utilizar información basada en datos e invertir en la tecnología adecuada, las empresas pueden lograr una mayor visibilidad de su inventario y asegurarse de que siempre tengan suficiente stock disponible para satisfacer la demanda de los clientes.

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