Explicación de los principios y mejores prácticas de Kanban

Kanban es una herramienta de flujo de trabajo visual que, si bien se usó originalmente como un sistema de programación de Toyota, ahora se asocia con una metodología ágil, especialmente en el desarrollo de software DevOps. También se puede utilizar en metodologías tradicionales de gestión de proyectos.

A medida que ha crecido su popularidad, los tableros kanban han encontrado un uso en las industrias que buscan una manera de que todos los miembros del equipo vean el estado de su trabajo. Esto requiere comunicación en tiempo real y una comprensión de los principios kanban.

Los 4 principios Kanban

El método kanban se rige por un conjunto de principios. Esto permite una mejor gestión del proceso, lo que mejora el flujo de trabajo. El método kanban cambia constantemente y siempre debe buscar formas de mejorar el proceso.

Estas mejoras graduales son un pilar fundamental de los principios kanban. El objetivo es mejorar siempre los procesos de una organización. Los cuatro principios de kanban se desarrollaron para usar kanban de tal manera que siempre maximice los beneficios para su proceso comercial.

Las mejoras a kanban incluyen un mejor flujo, una reducción del tiempo del ciclo, un mayor valor para el cliente y el desarrollo de productos que aumentan la previsibilidad. Naturalmente, estos son objetivos cruciales para cualquier negocio que espera permanecer en el negocio.

Antes de definir los cuatro principios kanban, es importante tener en cuenta que el software de gestión del trabajo añade una mayor eficiencia. ProjectManager es un software basado en la nube que fomenta las comunicaciones en tiempo real, manteniendo conectados a los equipos híbridos, sin importar dónde o cómo trabajen. Comience con ProjectManager ahora gratis.

1. Visualiza el flujo de trabajo

Kanban fue diseñado para visualizar el flujo de trabajo. Cualquiera que desee implementar el método kanban deberá visualizar su flujo de trabajo. Lo que eso significa es poner su flujo de trabajo en un tablero. Ese tablero, como se mencionó anteriormente, podría ser un tablero real o un software kanban. Luego, debe detallar los pasos en su proceso o producción que entregan el servicio o producto.

Esto da como resultado un tablero kanban que, en un extremo del espectro, es muy simple (las tareas por hacer, hacer y listo que describimos anteriormente) o puede ser muy complejo según su proceso. Una vez que el proceso de su trabajo está en la pizarra, como todos sus elementos de trabajo, puede comenzar a visualizar el trabajo que está haciendo su equipo.

El tablero también puede tener lo que se llama "carriles", que son líneas horizontales que dividen su tablero kanban en secciones para visualizar diferentes tipos de trabajo en su flujo de trabajo. Esto separa el trabajo que sigue un proceso similar de las otras actividades en su tablero. También se puede usar para administrar más de un proyecto en un solo tablero o para administrar el trabajo de un individuo.

2. Limite el trabajo en progreso (WIP)

Trabajo en progreso (WIP) es un término que se refiere a las tareas en las que se está trabajando en ese momento, ya sea por parte del equipo o de un solo miembro del equipo. Este es un principio kanban importante, ya que puede ayudar a prevenir sobrecargas de trabajo y mejorar el flujo de trabajo.

También conocido como sistema de extracción, limitar el WIP hace que sea más probable que los miembros del equipo completen lo que están trabajando actualmente en lugar de pasar a la siguiente tarea. En otras palabras, antes de que una nueva tarjeta kanban se pueda mover a la siguiente columna, la tarjeta en la que está trabajando actualmente debe marcarse como terminada.

Lo que esto hace es crear capacidad en el sistema. El nuevo trabajo ahora puede ser realizado por el equipo. Puede tomar algún tiempo antes de que pueda averiguar cuál es el límite WIP, y no es inusual comenzar sin siquiera tener un límite para su trabajo en progreso.

El objetivo de Lean Kanban es comenzar sin límites y monitorear el WIP. Una vez que tenga algo de experiencia y datos, podrá tomar una decisión más perspicaz sobre cuánto limitar su WIP para cada columna en su tablero kanban. Independientemente de lo que decida, agregar el número a la columna es una excelente manera de comunicar la capacidad limitada al equipo y a las partes interesadas.

3. Centrarse en el flujo

El proceso kanban se trata de visualizar el flujo de trabajo y, al hacerlo, administrarlo para mejorar ese flujo. Por lo tanto, centrarse en el flujo de su tablero es un principio rector de kanban. Estos principios están en orden, por lo tanto, una vez que cumpla con los dos principios kanban anteriores, puede comenzar a administrar el flujo.

Esto se hace resaltando las diferentes etapas del flujo de trabajo y el estado del trabajo en cada una de estas columnas. Verá una navegación tranquila por delante o cuellos de botella con acumulación de trabajo, lo que afecta su capacidad. Esto, por supuesto, depende de qué tan bien haya definido el flujo de trabajo y qué límites WIP haya establecido.

Lo que está buscando en un sentido más amplio es qué tan rápido se mueve su trabajo desde el principio hasta el final de su flujo de trabajo. Esto también se puede llamar su flujo de valor. Debido a la naturaleza visual del tablero kanban, existe una transparencia que permite que el equipo analice el sistema y realice los ajustes necesarios para mejorar el flujo y reducir el tiempo que lleva completar las tareas.

Una forma de hacerlo es observar las etapas intermedias de espera o las etapas intermedias realizadas y ver cuánto tiempo permanecen las tareas en estas etapas de entrega. Al reducir el tiempo en una etapa de traspaso, puede reducir el tiempo total del ciclo. Mejorar el flujo hace que su equipo trabaje de manera más fluida y predecible. Una mejor previsión significa compromisos más precisos con los clientes.

4. Mejora Continua

Dado que kanban es evolutivo, lo que significa cambio, siempre estará revisando y modificando su proceso kanban para mejorar el flujo. Esto se puede hacer experimentando con pequeños cambios y realizando mejoras incrementales que todo el equipo puede manejar fácilmente utilizando el método de gestión científica.

Esta gestión del cambio de mejorar de forma colaborativa y evolucionar experimentalmente mediante el uso del método científico puede formar una hipótesis, probarla y tomar decisiones informadas basadas en ese método. El enfoque científico del cambio incremental es la base de los principios lean y ágiles.

Por lo tanto, el propietario de un producto siempre debe evaluar el proceso con el objetivo de lograr una mejora continua del flujo de trabajo. Cada cambio se supervisa y mide para asegurarse de que está haciendo lo que desea y no tiene el efecto contrario.

Puede recopilar datos del sistema kanban sobre la prestación de servicios de su equipo manualmente en un tablero físico o automáticamente cuando usa el software kanban. Las herramientas digitales a menudo tienen tableros e informes que monitorean y detallan estas métricas para ayudar a evaluar el desempeño.

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Prácticas recomendadas de Kanban

Está claro que los tableros kanban son una herramienta poderosa para fomentar la colaboración, brindar transparencia y mantener a los equipos trabajando a plena capacidad mientras mejoran lentamente el flujo de trabajo y la precisión al predecir la entrega a sus partes interesadas o clientes. Si bien es necesario seguir los cuatro principios kanban, hay otras cosas que puede hacer para aprovechar al máximo la gestión de proyectos kanban.

1. Sistema de extracción: como se mencionó, un sistema de extracción es cuando no se inicia un nuevo trabajo hasta que se completan las tareas en las que se está trabajando. Esta es una práctica esencial en la manufactura esbelta y sirve bien a kanban al mantener a los equipos trabajando a plena capacidad. Controla el flujo de recursos en un sistema para que se introduzcan en la canalización solo cuando sea necesario. El sistema pull cumple con el objetivo del kanban de respaldar el flujo continuo y mejorar su tiempo de entrega.
2. Límites WIP: tener límites de trabajo en curso es una práctica recomendada que proviene del desarrollo ágil. Como hemos discutido en los principios de kanban, esta es una forma de limitar la cantidad máxima de tareas en las que se puede trabajar en una columna del tablero de kanban. Al limitar WIP, descubrirá que es más fácil ver cuándo hay una ineficiencia en su flujo de trabajo. Debido al diseño del tablero kanban y al uso de límites WIP, un gerente de producto puede detectar cuellos de botella antes de que afecten al equipo y reasignar recursos para mantener el flujo en movimiento sin interrupciones. Pero también ayuda reunirse diariamente con el equipo para poner en marcha un circuito de retroalimentación.
3. Concepto de flujo: el flujo es uno de los principios del pensamiento esbelto y significa la forma en que el trabajo se mueve a través de un sistema. El concepto de flujo es que desea un buen flujo o un sistema en el que el trabajo pase por el sistema de manera constante y predecible. El mal flujo es un sistema donde el trabajo se detiene y comienza una y otra vez. Mantener el flujo constante significa una entrega más rápida y confiable. Eso es más valor para su cliente, equipo y organización.

Utilice los tableros Kanban de ProjectManager

ProjectManager es un software de gestión del trabajo diseñado para equipos híbridos. Nuestra herramienta está basada en la nube, lo que significa que los propietarios de productos obtienen datos en tiempo real para analizar el flujo de trabajo y los equipos pueden colaborar sin importar dónde trabajen, cómo trabajen o por qué trabajen.

Colabora con tu equipo

ProjectManager es colaborativo hasta la médula, lo que significa que todos los miembros del equipo están conectados y pueden compartir documentos o comentar sus tareas con otros miembros del equipo en tiempo real. Etiqueta a cualquier miembro del equipo del proyecto y tráelo a la conversación. Las notificaciones por correo electrónico y las alertas en la aplicación aseguran que todos estén siempre actualizados.

Múltiples vistas de proyecto

Pero no todos funcionan de la misma manera. A sus equipos ágiles les encantarán los tableros kanban, pero otros departamentos de su organización pueden tener formas más tradicionales de administrar su trabajo. Es por eso que tenemos múltiples vistas de proyectos. Si su equipo de liderazgo está administrando con una metodología de cascada, pueden usar nuestros diagramas de Gantt interactivos o la vista de hoja, que es como el Gantt solo que sin la línea de tiempo visual. También hay una lista de tareas dinámica e incluso un calendario que hace mucho más que guardar fechas importantes.

Seguimiento del progreso en tiempo real

Supervisar su flujo de trabajo es la forma en que obtiene una mejora continua. Nuestro software rastrea las métricas en tiempo real con nuestro tablero en vivo. A diferencia de algunos programas que le obligan a configurar el tablero, el nuestro está listo cuando usted lo está y calcula automáticamente los datos en tiempo real y los muestra en gráficos y cuadros fáciles de leer para ayudar a lograr una entrega continua.

También hay informes de un solo clic que se pueden filtrar para mostrar solo la información que desea ver. Luego compártalo con las partes interesadas para mantenerlos actualizados. Las funciones de planificación de recursos ayudan a equilibrar el flujo de trabajo y las herramientas de gestión de tareas mantienen a todos trabajando productivamente, ya sea en tableros kanban o en una de nuestras otras vistas de proyectos. Nuestro software es la única solución para cualquiera que sea su trabajo.

Recursos de la metodología Kanban

Si está buscando una inmersión más profunda en kanban y cómo el software kanban puede ayudar a que su sistema funcione sin problemas y con mayor previsibilidad, consulte estos recursos de metodología kanban.

• Guía de metodología Kanban: nuestra guía definitiva sobre la metodología kanban cubre mucho de lo que discutimos anteriormente y profundiza en la fabricación ajustada, el desarrollo ágil de software y scrum.
• Herramientas de software Kanban: para obtener más información sobre ProjectManager, específicamente todo lo que puede hacer con nuestros tableros kanban, consulte nuestra página de software de tablero kanban para aprender cómo organizar mejor, crear flujos de trabajo y colaborar.
• Guía de gestión de inventario kanban: para obtener detalles sobre cómo ejecutar un sistema kanban, consulte nuestra publicación de blog sobre la gestión de inventario kanban. Aborda desafíos, ofrece pautas y beneficios.
• Una guía rápida para las tarjetas Kanban: Las tarjetas Kanban son el elemento principal de la metodología Kanban. Describen la tarea, muestran quién está asignado, establecen prioridades y más, sobre lo que puede obtener información en esta guía rápida.

ProjectManager es un software galardonado de gestión del trabajo y gestión de proyectos que conecta equipos híbridos para una mayor productividad. Únase a los más de 35 000 profesionales que ya están logrando el éxito en organizaciones tan variadas como la NASA, Siemens y Nestles. ¡Comienza gratis hoy!