¿Qué es la gestión de cartera ajustada? Una guía rápida

Tener muchos proyectos para administrar en una cartera puede ser desalentador. Necesita crear una estrategia y planificar su asignación de recursos para asegurarse de que cada proyecto tenga lo que necesita cuando lo necesita. Hay muchas maneras de hacer esto y una de ellas es la gestión de cartera ajustada.

Primero definamos la gestión de cartera ajustada y luego profundicemos en cómo funciona. Esto le dará una idea de si es la estrategia adecuada para ejecutar la gestión de su cartera. También explicaremos cuándo utilizar la gestión de cartera ajustada y cómo el software de gestión de proyectos puede ayudarlo a administrar mejor sus carteras.

¿Qué es la gestión de cartera ajustada?

La gestión de cartera ajustada es un proceso mediante el cual la estrategia se alinea con la ejecución utilizando un enfoque ajustado y operaciones y gobernanza de cartera ágiles. La gestión de proyectos Lean es parte de una metodología ágil que tiene como objetivo aumentar el valor para el cliente eliminando el desperdicio del proyecto.

El equipo de liderazgo sénior aplicará principios lean para administrar la cartera. Los equipos de gestión de cartera aprenden sobre la estrategia empresarial y cómo ejecutar esa estrategia mediante la asignación del presupuesto. Al hacerlo, la cartera de inversiones se gestiona a lo largo de su ciclo de vida de inversión a través de una estrategia empresarial y de desarrollo ágil.

La gestión de cartera Lean hace esto mediante el uso de los cinco principios de Lean. Estos principios son la definición de valor, el mapeo del flujo de valor, la creación de flujo, el establecimiento de atracción y la búsqueda de la perfección. Establecen un marco para crear una organización eficiente de todos los proyectos en una cartera. Los administradores de cartera pueden encontrar ineficiencias y eliminarlas para aumentar el valor y disminuir los costos.

Por supuesto, primero debe encontrar esas ineficiencias. ProjectManager es un software de administración de cartera en línea que brinda datos en tiempo real para tomar mejores decisiones al administrar una cartera. Contamos con herramientas de administración de carteras ajustadas, como un panel de control de cartera en vivo que captura seis métricas en toda la cartera para obtener una vista de alto nivel del rendimiento y el progreso. No se requiere configuración: estamos listos cuando usted lo esté. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Cuáles son los 5 principios Lean?

Hemos mencionado los cinco principios lean, pero dado lo importantes que son para la gestión lean de carteras, merecen una pequeña explicación.

1. Valor

Esto se define por las necesidades del cliente de la cartera. Hay que pensar en el cronograma de fabricación y entrega de un producto, su precio y los requisitos o expectativas a cumplir.

2. Mapeo del flujo de valor

El valor es el objetivo final, y ahora debe mapear el flujo de valor que incluye todos los pasos y procesos que definen el éxito de una cartera. Esto significa todo, desde las materias primas hasta la entrega del producto final. El punto es identificar lo que no está creando valor y eliminar ese desperdicio.

3. Crear flujo

Primero, encuentra y elimina los desechos en su flujo de valor. Luego, debe asegurarse de que los pasos fluyan sin problemas. No debe haber interrupciones, retrasos o cuellos de botella. Esto puede ser difícil cuando se trata de equipos multifuncionales, pero aumentará la productividad si tiene éxito.

4. Establecimiento de atracción

El flujo generará valor para los clientes más rápido, lo que significa que los clientes pueden retirar el producto en menos tiempo del que les tomaba. Esto lo ayuda a evitar el almacenamiento de materiales y agiliza el inventario de su equipo. Ahorra dinero tanto para el fabricante como para el cliente.

5. En busca de la perfección

La perfección es un objetivo que es imposible de alcanzar, pero su búsqueda reduce el desperdicio y ofrece un mayor valor a los clientes. Es por eso que desea que el pensamiento lean sea parte de su cultura corporativa. Todos los que trabajan para usted deben participar en este tipo de gestión de cartera ajustada. Una vez que llegue a este paso, volverá al principio, ya que Lean nunca se detiene.

Cuándo usar la gestión de cartera ajustada

La gestión de cartera ajustada se utiliza durante todo el ciclo de vida de su cartera. Se utiliza durante la gestión de la cartera para asegurarse de que todos los proyectos cumplan con los resultados comerciales estratégicos mientras mejoran las decisiones de inversión.

Más importante es quién utiliza la gestión de cartera ajustada y las herramientas de gestión de cartera ajustada para gestionar la cartera. Estas son personas de alto nivel en la organización. Por ejemplo, los líderes ejecutivos son cruciales para una implementación efectiva. Crean la cultura de la empresa y ayudan a lean a prosperar dentro de ese clima. Además, predican con el ejemplo.

Jugadores clave de la gestión de cartera Lean

Naturalmente, los gerentes y supervisores también están involucrados. Llevarán el impacto diario del pensamiento lean, ya que son responsables de implementar técnicas lean y utilizar herramientas de gestión de cartera lean. Los gerentes y supervisores también están entrenando a los equipos que ejecutan las tareas en los proyectos de la cartera, quienes deben trabajar de manera eficiente.

Si tiene expertos en la materia en su empresa, ellos también son clave para hacer que la gestión de cartera eficiente funcione. Son un recurso valioso que los equipos deben aprovechar. Incluso los empleados de primera línea, RR. HH., clientes, proveedores y el personal de compras deben estar de acuerdo con la gestión de cartera ajustada para maximizar la reducción de desperdicios y aumentar el valor para los clientes.

Pasos de gestión de cartera ajustada

Para que la gestión de cartera ajustada sea eficaz, debe implementarse en toda la organización. Está diseñado para mejorar holísticamente cada departamento en todos los niveles de valor estratégico. Para lograr ese objetivo, es ideal seguir estos ocho pasos de gestión de cartera ajustada.

Establecer Temas Estratégicos

Comience por pensar en temas que reflejen sus prioridades estratégicas definiendo sus estrategias, convirtiéndolas en inversiones y asignándoles objetivos. Estos deben alinearse con la visión de la cartera. Asegúrese de crear objetivos y métricas claramente definidos para medir su desempeño. El uso de una hoja de ruta ayuda a ver la cartera en todos los proyectos y cómo se relacionan entre sí. Una hoja de ruta también actúa como un canal de comunicación para los equipos y las partes interesadas.

Financiar, administrar y asignar flujo de valor

El flujo de valor son actividades que promulgan sus estrategias y objetivos para brindar valor a los clientes y su negocio. En otras palabras, alinear inversiones con retornos. Aquí planificará su presupuesto de arriba hacia abajo, estimando qué financiación necesitará con la planificación de gestión de costes. Asegúrese de controlar sus costos planificados contra sus costos reales para mantenerse al día y reasignarlos según sea necesario.

Gestionar la demanda

La demanda, ya sea operativa o de una solicitud del cliente, debe priorizarse frente a sus prioridades estratégicas y llevarse a cabo después de revisar el costo estimado y los beneficios esperados. Esto le permite priorizar el trabajo en sus flujos de valor y hacer ajustes para trabajar de acuerdo con la demanda.

Utilice la planificación continua y adaptativa con hojas de ruta

Los planes no están tallados en piedra. En la gestión de cartera lean, uno debe revisar y adaptarse continuamente al entorno cambiante para mantener el valor y eliminar el desperdicio. Las hojas de ruta del proyecto son herramientas valiosas en este proceso, ya que ayudan a los administradores de cartera al brindarles una descripción general en la que pueden reasignar estratégicamente los recursos para mantener el valor y eliminar el desperdicio. Pruebe nuestra plantilla de hoja de ruta para comenzar.

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Optimizar la utilización de recursos

Use su capacidad de recursos existente en toda su extensión y permanezca flexible para que pueda reasignar a medida que adapta los planes. Esto requiere estimaciones precisas de los recursos. La gestión eficaz de los recursos es esencial y debe formar parte de las herramientas de gestión de cartera ajustada que utiliza para optimizar la utilización de sus recursos.

Soporte de entrega continua y generación de informes

La entrega continua es un principio de desarrollo ágil que a menudo se incorpora en la gestión de cartera ajustada como parte de su flujo de valor. Para hacer esto, los administradores de cartera necesitan datos en tiempo real para tomar decisiones más efectivas sobre la realización de valor y los costos.

Controle los resultados comerciales

Realice un seguimiento de sus objetivos con métricas definidas e indicadores clave de rendimiento (KPI) para determinar las variaciones en su plan y determinar sus opciones para abordar y ejecutar ajustes para reducir las interrupciones que afectarán su flujo de valor. Esto ayuda a maximizar su eficiencia y alcanzar sus objetivos estratégicos.

Ejecutar Gobernanza Lean

El gobierno Lean supervisa y toma decisiones sobre pronósticos y presupuestos, mediciones del rendimiento de la cartera y coordinación del cumplimiento continuo. De esta manera, los pasos que ha tomado para implementar la gestión de cartera ajustada siempre se revisarán y refinarán para mejorar el valor y eliminar el desperdicio.

ProjectManager y Gestión de Cartera Lean

El uso de una herramienta de gestión de cartera lean como ProjectManager es esencial para la implementación y ejecución exitosas de su gestión de cartera lean. Nuestro software está basado en la nube, lo que significa que obtiene datos en tiempo real para tomar mejores decisiones. Tenemos múltiples vistas de proyectos, como diagramas de Gantt, tableros kanban, listas de tareas, calendarios y más, para que cada departamento pueda usar las herramientas que desee. Todas las vistas se actualizan en tiempo real, por lo que hay una fuente de verdad.

Alinear la ejecución con los objetivos estratégicos en la hoja de ruta

La gestión de cartera ajustada depende de la capacidad de ver todos sus proyectos en un solo lugar. Tienes que tener en cuenta cómo se relacionan entre sí, qué necesidades, qué y cuándo. Nuestra vista de hoja de ruta de cartera muestra cada proyecto en su cartera en una línea de tiempo de diagrama de Gantt. Verá las fechas de inicio y finalización en su cartera para ayudarlo a asignar recursos de manera más efectiva. La hoja de ruta se puede personalizar y filtrar para mostrar justo lo que necesita ver para asegurarse de que está cumpliendo los objetivos.

Mantenga la carga de trabajo de su equipo equilibrada

Para eliminar el desperdicio y generar valor para los clientes, debe maximizar su fuerza laboral sin sobreasignarla ni agotarla. Nuestras herramientas de administración de recursos lo ayudan a ver la disponibilidad del equipo, incluidas las vacaciones globales, pero también a supervisar su carga de trabajo en su cartera. El gráfico de carga de trabajo codificado por colores facilita ver quién está sobreasignado y quién está infraasignado, de vacaciones o asignado a una tarea. Puede reasignar directamente desde la vista del gráfico para equilibrar la carga de trabajo y mantener la productividad de su equipo.

También puede personalizar informes y obtener un estado de cartera generado con solo unas pocas pulsaciones de teclas. También hay otros informes, como hojas de tiempo, carga de trabajo, variación y más. Todos los informes se pueden filtrar para ver solo los datos que desea y luego compartirlos fácilmente en varios formatos con sus partes interesadas para que se mantengan actualizados.

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ProjectManager no es solo una herramienta de gestión de cartera eficiente, también es el principal centro de gestión de proyectos en línea. Publicamos varios blogs semanalmente y tenemos tutoriales en video, guías y plantillas gratuitas para Excel y Word que puede descargar para ayudarlo a administrar su cartera. Este es solo parte de nuestro contenido relacionado con la gestión de carteras.

• Los 5 principios Lean: definiciones y cómo usarlos
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• La guía definitiva para la oficina de gestión de proyectos (PMO)
• La guía definitiva para la gestión de la cartera de proyectos
• Software de gestión de cartera de proyectos

ProjectManager es un software galardonado que ayuda a implementar la gestión de cartera ajustada. Nuestro software flexible puede funcionar en entornos ágiles, metodologías más tradicionales, como cascada, o un híbrido para equipos multifuncionales. Utilice funciones de gestión de tareas, recursos y riesgos para mantener su proyecto, cartera o programa en marcha. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.