¿Qué es la gestión de proyectos Lean?

Todas las empresas deben ganar dinero para seguir siendo solventes y permanecer en el negocio. La necesidad de rentabilidad es clara: cómo llegar allí es la parte difícil.

Una forma es entregar más valor a sus clientes mientras genera menos desperdicio para el negocio. Esto se conoce comúnmente como gestión de proyectos lean.

¿Qué es la gestión de proyectos Lean?

La gestión de proyectos Lean se centra en entregar un proyecto de fabricación con más valor y menos desperdicio. Lo hace mediante la eliminación sistemática de desperdicios en el flujo de valor del proceso de manufactura esbelta.

Para funcionar, la gestión de proyectos lean se basa en la mejora continua. Eso significa que todos los procesos en el flujo de valor comercial general se mejoran al aplicar el principio de mayor valor y menor desperdicio.

La manufactura esbelta fue desarrollada por Toyota, por lo que utiliza palabras japonesas para referirse a la eliminación de desperdicios en un sistema de manufactura (muda), desperdicios creados por sobrecarga (muri) y desperdicios que surgen debido a cargas de trabajo desiguales (mura).

La metodología de manufactura esbelta tiene cinco principios esbeltos, valor, flujo de valor, sistema de extracción, flujo continuo y perfección. Aprenderemos sobre los siguientes.

¿Cuáles son los beneficios de la gestión de proyectos Lean?

Cuando se introdujo por primera vez el Sistema de producción de Toyota (TPS), permitió a la empresa automovilística mejorar el valor para sus clientes. La prueba está en el pudín; el (entonces) fabricante de automóviles pequeños se ha convertido en uno de los fabricantes de automóviles más grandes del mundo. Si bien el término manufactura esbelta no apareció hasta la década de 1990, los beneficios de la gestión de proyectos esbeltos eran evidentes. Aquí están algunas:

• Mayor visibilidad del proceso de fabricación
• Más control, mejor toma de decisiones y empoderamiento de los equipos
• Aumenta la productividad y la moral
• Proporciona formas alternativas de sacar los entregables por la puerta
• Proyectos más rápidos al tener que responder a menos problemas
• Aumenta las ganancias, ya que se agrega más valor y se reducen los desechos
• Aumento de la satisfacción del cliente

A medida que las empresas obtienen estos beneficios, tienen más fondos para invertir en trabajadores, herramientas y equipos. Esto crea un efecto de bola de nieve al crear aún más valor y reducir aún más el desperdicio del sistema de producción. Es una situación de ganar-ganar en el mejor sentido comercial.

Para obtener todos estos beneficios, necesita un software de gestión de proyectos que proporcione visibilidad y conexión. ProjectManager es un software basado en la nube que comparte datos en múltiples vistas de proyectos. Por ejemplo, la vista de lista puede etiquetar tareas, agregar prioridad y mostrar el estado actual de la tarea. Pruebe ProjectManager hoy de forma gratuita.

La definición de un proyecto Lean

La gestión de proyectos lean se desarrolló en la fabricación, pero los principios lean se han extendido a muchas industrias diferentes desde entonces. Un proyecto lean es simplemente uno en el que hay una mejora continua.

Eso lo convierte en parte del entorno de gestión de proyectos ágil más grande, en el sentido de que es flexible y está dispuesto a cambiar según sea necesario. Se trata de entregar valor a los clientes y partes interesadas, lo mismo si está fabricando un automóvil o una aplicación.

Uno de los aspectos de un proyecto Lean que lo hace único de los proyectos gestionados tradicionalmente es que aplica los cinco principios de la gestión de proyectos Lean. Ese es el primer paso en un proyecto lean; identificar los cinco principios lean y luego aplicarlos a su proyecto.

Los 5 Principios Lean

Definamos los cinco principios lean. Estos principios existen desde hace tiempo, pero fueron codificados en 1997 por el Lean Enterprises Institute (LEI).

1. Valor: El valor lo define su cliente, cliente o parte interesada. El valor puede ser la calidad, el cronograma o el precio de su entrega, aunque es probable que sea un poco de los tres. Conoce qué requisitos necesitas, y qué expectativas cumplir.
2. Flujo de valor: ha definido el valor, ahora es el momento de mapear todos los pasos y procesos en su ciclo de fabricación. Esa secuencia de pasos se conoce como flujo de valor en la gestión de proyectos lean. Identifique todas las acciones que deben llevarse a cabo en el proyecto, incluido el diseño, las adquisiciones, la producción, los recursos humanos, la administración y más. Es útil dibujar este mapa de flujo de valor en una página para ilustrar el flujo de recursos.
3. Flujo continuo: no debe haber ningún punto que cree cuellos de botella o interrumpa la producción. Según LEI, "Haga que los pasos del flujo de valor ocurran en una secuencia estrecha para que el producto o servicio tenga un flujo continuo hacia el cliente". A menudo requiere equipos multifuncionales, pero da como resultado una mayor productividad.
4. Sistema de extracción: esto es cuando el cliente, cliente o parte interesada "extrae" el producto o servicio del proyecto según sea necesario. En otras palabras, las mejoras del paso anterior conducen a un tiempo de comercialización más rápido. La ventaja del sistema pull es que no se almacena ni almacena. Eso ahorra dinero para el negocio que luego se puede pasar a sus clientes.
5. Perfección: el paso final es difundir la filosofía en la totalidad de su negocio. Lean se trata de la mejora continua. Por lo tanto, todos en el negocio siempre deben esforzarse por mejorarse a sí mismos y a los procesos en los que están involucrados. A menudo se necesitan varios intentos para llegar al valor y realmente reducir el desperdicio.

¿Qué pasa con la gestión de programas Lean?

Los proyectos no ocurren ordenadamente, uno tras otro. Lo más probable es que los gerentes de proyecto sean responsables de supervisar una serie de proyectos. Un portafolio es un montón de proyectos, pero un programa es un montón de proyectos relacionados. Estos también pueden beneficiarse de un enfoque lean.

Puede utilizar los cinco principios lean al administrar un programa. Al observar todos sus proyectos a través de la lente de la gestión de programas Lean, encontrará áreas donde hay desperdicio entre los proyectos. Luego, puede identificar el valor y compartir recursos para ayudar a que todos los proyectos fluyan mejor juntos.

Si bien no es tan conocida como la gestión de proyectos lean, la gestión de programas lean es solo otro ejemplo del quinto principio de perfección lean. Si los principios Lean ayudan a un proyecto, ayudarán a un programa. La mejora continua significa expandir el alcance de su enfoque lean y hacer que informe todos los aspectos de su negocio.

Cómo ProjectManager ayuda con la gestión de proyectos Lean

Mapear su flujo de valor en papel es un buen comienzo, pero el software de gestión de proyectos puede ayudarlo a encontrar y eliminar el desperdicio. ProjectManager es un software basado en la nube que conecta equipos y brinda datos en tiempo real para una mejor toma de decisiones.

Cree planes de proyecto de principio a fin

Encontrar valor y eliminar el desperdicio requiere que vea todo el proyecto en un solo lugar. Vea todas las tareas y determine cuáles son guardianes y cuáles son innecesarias. El diagrama de Gantt en línea de ProjectManager le permite mapear el proyecto e identificar las dependencias de tareas que pueden causar cuellos de botella. También hay un filtro para trazar la ruta crítica, lo que le permite ver la forma más eficiente de ejecutar el proyecto y evitar aquellos pasos que no agregan valor.

Cree flujos de trabajo flexibles en tableros Kanban

La transparencia es clave para la gestión de proyectos Lean. Los tableros kanban dinámicos permiten a los gerentes de proyectos una ventana al ciclo de producción sin interferir con sus equipos. Mientras tanto, los equipos pueden administrar su acumulación de tareas y planificar cómo ejecutar su trabajo. Pueden comentar tareas y recibir notificaciones por correo electrónico o en la aplicación cuando hay una respuesta o actualización del trabajo.

Equilibre la carga de trabajo de su equipo sobre la marcha

Equilibrar la carga de trabajo también es la base de la gestión de proyectos lean. Nuestras funciones de gestión de recursos le permiten ver las tareas de su equipo en un gráfico codificado por colores que muestra quién tiene demasiadas o muy pocas tareas. Luego, puede reasignar directamente desde el gráfico de carga de trabajo para mantener a su equipo trabajando a plena capacidad.

Asegúrese de que se alcance la eficiencia con los tableros

Los equipos pueden trabajar como quieran con nuestras múltiples vistas de proyectos, los gerentes de proyectos pueden obtener datos sobre su progreso con informes de un solo clic y una vista de alto nivel desde el tablero en tiempo real. Incluso hay informes y herramientas de gestión de programas Lean, como la hoja de ruta, que muestra todos los proyectos de su programa en un solo lugar. Necesita una herramienta flexible como ProjectManager para ejecutar un proyecto lean.

ProjectManager es un software galardonado que organiza tareas, equipos y proyectos para aumentar la productividad y agilizar sus procesos. La herramienta está diseñada para agregar valor y reducir el desperdicio, tal como exige la gestión de proyectos lean. Únase a las decenas de miles de equipos en empresas tan variadas como Bank of America o Ralph Lauren que utilizan nuestra herramienta para trabajar mejor juntos. Pruebe ProjectManager gratis hoy.