Gestión de proyectos legales: una guía rápida con plantillas gratuitas

Un proyecto a menudo se considera algo puramente físico, como la construcción. La verdad es que un proyecto puede ser cualquier trabajo que tenga un principio y un final. Con ese fin, la industria legal también tiene proyectos.

La gestión de proyectos legales es muy familiar para los abogados, incluso si no necesariamente usan esa frase. El resultado final de sus proyectos suele ser un contrato, un testamento o cualquier número de resultados.

¿Qué es la gestión de proyectos legales?

La gestión de proyectos legales es cuando los principios de gestión de proyectos se aplican a la prestación de servicios legales. Es un método que utilizan las firmas de abogados para ejecutar proyectos para sus clientes con mayor productividad. No es tan diferente de la gestión de proyectos tradicional en efecto.

Cuando los bufetes de abogados emplean la gestión de proyectos legales, ayudan a aumentar la satisfacción de sus clientes mientras mantienen la rentabilidad de su bufete de abogados. Es una situación de ganar-ganar para todas las partes. El trabajo legal que se incluye en la gestión de proyectos legales puede ser cualquier cosa, desde litigios o trabajo no contencioso.

Un abogado generalmente se convierte en el gerente de proyecto del bufete de abogados. Desempeñan un papel en el equipo del proyecto legal para ayudar a los clientes y promover los objetivos del bufete de abogados. Debido a que los proyectos son temporales, todos los asuntos legales (independientemente de su disciplina) pueden considerarse proyectos y, por lo tanto, están bajo la guía de la gestión legal de proyectos.

El software de gestión de proyectos ayuda a los equipos legales a organizar tareas. ProjectManager tiene diagramas de Gantt interactivos que puede compartir con su equipo y clientes por igual. Puede vincular tareas dependientes, establecer hitos y establecer las líneas base. Podrá realizar un seguimiento del esfuerzo real frente al planificado en tiempo real para ayudarlo a cumplir con el cronograma. También puede administrar el trabajo con listas de tareas, tableros kanban, tableros y más. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

El proceso de gestión de proyectos legales

Como en cualquier gestión de proyectos, existe un proceso para la gestión legal de proyectos. Se puede dividir en tres principios fundamentales:

1. Planificación
2. Actualización de las partes interesadas
3. Medir el progreso y el desempeño

No es diferente de lo que cualquier gerente de proyecto es responsable al administrar cualquier proyecto. Verá que el proceso de gestión de proyectos legales tampoco es tan diferente. Sigue estos cinco pasos.

1. Definir los objetivos del proyecto y el alcance del proyecto legal

Este paso comienza con la recopilación de información y los requisitos del cliente. Necesitas conocer el negocio del cliente, sus necesidades y lo que esperan de ti. Una vez que haya terminado su investigación, reúnase con el cliente y acuerde las fases del proyecto, los entregables y el resultado deseado. Además, hable sobre el alcance del proyecto, cuánto tiempo llevará el proyecto y cuáles serán los costos. Cuando eso se haya decidido, acuerde un acuerdo de facturación. También querrá mencionar los riesgos y otros problemas que podrían afectar el compromiso.

2. Planificación del proyecto

Ahora tiene suficiente información para dividir su proyecto en fases y tareas. También querrá crear estándares de rendimiento con los que pueda medir el proyecto. Una vez que tenga una lista completa de sus tareas, deberá organizarlas en una línea de tiempo. También se reúne el equipo del proyecto en este punto, tanto para la empresa como para el cliente. También estima el presupuesto del proyecto en este momento. Finalmente, debe crear un plan de comunicación y un plan de gestión de riesgos.

3. Ejecutar el Plan

Este es el paso en el que haces el trabajo legal. Asignará a los abogados adecuados para que trabajen en las tareas correctas mediante la asignación de tareas y la definición de la delegación de autoridad. El gerente del proyecto brindará retroalimentación oportuna, objetiva y específica al equipo según sea necesario, así como también administrará el desempeño y la moral del equipo. Esto incluye facilitar la colaboración entre el equipo y actualizar a los clientes sobre el progreso del proyecto.

4. Seguimiento y medición del progreso

A medida que ejecuta el proyecto, deberá medir su progreso y desempeño para asegurarse de que esté alineado con su plan. Esto significa hacer un seguimiento del progreso de las fases y tareas, evitar el aumento del alcance, los cuellos de botella, las redundancias, cumplir con las expectativas del cliente y cualquier otra ineficiencia que pueda retrasar o descarrilar el proyecto. También deberá controlar el proyecto cuando surjan problemas que puedan afectar su tiempo, costo o alcance.

5. Revisión posterior al proyecto

El proyecto no termina hasta que el gerente y el equipo del proyecto hayan evaluado los resultados en términos del alcance del proyecto. En este punto, debe identificar todo lo que salió mal para que no se repita en proyectos futuros. Debe reunirse con los clientes para analizar los comentarios relacionados con el proyecto para obtener lecciones que se pueden aplicar a proyectos futuros. Cualquier lección aprendida debe documentarse y compartirse con la empresa, de modo que sea accesible para futuros equipos como referencia.

El Gerente de Proyectos Legales

Según el tamaño de su empresa y sus tipos de proyectos, es posible que desee considerar contratar a un gerente de proyecto legal. Un gerente de proyectos legales es un profesional que planifica y administra operaciones legales utilizando una combinación de metodologías de trabajo legal y gestión de proyectos. Esta es una posición relativamente nueva, que ha crecido durante la última década hasta el punto de que la mayoría de las firmas legales medianas y grandes tienen al menos una.

Estos profesionales legales se emplean para definir el alcance del proyecto. Ellos son los que lideran las reuniones iniciales y se mantienen en contacto con los abogados y gestionan las relaciones con los clientes en el proyecto. También son responsables de realizar un seguimiento del progreso del trabajo una vez que se ejecuta el proyecto.

Parte de ese seguimiento incluye el presupuesto y los costes devengados a lo largo del proyecto. Esta información ayuda a mantener el proyecto en marcha, pero también constituye los informes de estado que el administrador legal del proyecto presenta a las partes interesadas para mantenerlos actualizados.

Habilidades del Gerente de Proyectos Legales

El gerente de proyectos legales es una posición en crecimiento en el campo legal que brinda técnicas de gestión de proyectos al departamento legal para abordar los servicios legales y los procesos legales. Hay habilidades específicas en las que un gerente de proyectos legales debe ser competente, incluidas las habilidades tradicionales de gestión de proyectos. Eso incluye gestionar proyectos complejos bajo presión, tener habilidades de liderazgo para gestionar equipos, ser capaz de resolver problemas y tener habilidades de pensamiento crítico y estratégico.

Por supuesto, un gerente de proyecto legal también debe tener conocimientos legales fluidos. Eso no significa que tengan que haberse graduado de la facultad de derecho y aprobado el Colegio de Abogados. Pero tener algo de familiaridad con el proceso legal y el lenguaje ayudará. A menudo, el gerente de proyecto legal proviene de un fondo de asistente legal o asistente legal.

Certificación de Gestión de Proyectos Legales

Tener formación en gestión de proyectos siempre es útil. Existe una certificación de gestión de proyectos, como Project Management Professional (PMP) ofrecida por el Project Management Institute (PMI), que puede ser muy útil para comprender cómo gestionar un proyecto legal y ayudarlo a conseguir un trabajo como gerente de proyectos legales.

No es necesario que tenga una certificación para estar calificado para el puesto, pero una formación legal con experiencia en gestión de proyectos lo convertirá en un candidato más atractivo. Hay una organización llamada Legal Project Management (LPM) Institute que ofrece varios cursos y certificaciones LPM. Pero, a menudo, solo tener algo de capacitación como asistente legal o haber trabajado en proyectos legales es suficiente para poner el pie en la puerta.

Salario del Gerente de Proyectos Legales

Según Glassdoor, una carrera legal como gerente de proyectos legales tiene un salario base promedio de $ 86,565. Ese es el promedio nacional, con el extremo inferior del espectro alrededor de $57,000 y el extremo superior alcanzando un máximo de alrededor de $132,000.

Herramientas de gestión de proyectos legales

Hay pocas soluciones de software diseñadas específicamente para la gestión de proyectos legales, aunque cualquier herramienta de gestión de proyectos que ayude con los procesos de gestión de proyectos resultará útil para planificar, monitorear, rastrear e informar sobre su proyecto. Cualquier herramienta con funciones de gestión de tareas también resultará útil.

Tener un tablero que monitoree el proyecto y le permita obtener información sobre el progreso y el rendimiento del proyecto lo ayudará a cumplir con el cronograma y el presupuesto. En ese sentido, también necesitará herramientas de informes que generen varios informes que entren en mayor detalle y puedan compartirse con las partes interesadas.

También es mejor tener una herramienta colaborativa para conectar equipos, ya sea que estén trabajando en su oficina o en una oficina satélite ubicada en otro lugar. También habrá varios departamentos de la empresa trabajando juntos, por lo que una plataforma colaborativa que sea fácil de usar para todos es una ventaja.

Plantillas de gestión de proyectos legales

Si no está listo para probar el software de administración de proyectos legales, existen plantillas que pueden ayudarlo a administrar proyectos legales para mantener la satisfacción del cliente. Las siguientes plantillas están disponibles para su descarga gratuita.

Plantilla de presupuesto del proyecto

Los proyectos legales tienen presupuestos y esta plantilla de presupuesto gratuita recopila todos los detalles financieros, incluidas las estimaciones, para que sepa cuánto dinero necesitará diseñar para administrar su proyecto.

Plantilla de diagrama de Gantt

Esta plantilla de diagrama de Gantt gratuita para Excel lo ayudará a organizar todas las tareas para su equipo de gestión de proyectos en el lado izquierdo, con fechas de inicio y vencimiento, prioridad y más, mientras que en el lado derecho verá todo el proyecto en una línea de tiempo con tareas y barras de duración.

Plantilla de registro de riesgos

Todos los proyectos son arriesgados. Identificar el riesgo y luego rastrear los problemas que surgen en su proyecto es la forma en que atiende a su cliente. Este registro de riesgos gratuito para Excel le permite definir cada riesgo por prioridad y su impacto potencial en el proyecto.

Plantilla de horario de trabajo

Gestionar equipos significa tener una idea clara de quién hace qué y cuándo. Esta plantilla de horario de trabajo gratuita le permite organizar el horario de trabajo semanal de su equipo y administrar mejor su flujo de trabajo para que todos trabajen de manera productiva.

Cómo ProjectManager ayuda con la gestión de proyectos legales

Las plantillas son estáticas y requieren el mantenimiento que lo aleja de tareas más importantes. ProjectManager es un software basado en la nube que automatiza el trabajo ocupado y conecta a sus equipos en tiempo real con notificaciones por correo electrónico y dentro de la aplicación para mantener a todos al tanto de las actualizaciones y los comentarios cuando colaboran en la oficina o en cualquier otro lugar.

Cree horarios de equipo fácilmente

Programar sus equipos es fácil con ProjectManager. Una vez que crea el plan en su diagrama de Gantt, pueden trabajar en cualquiera de las múltiples vistas del proyecto que deseen, lista de tareas, hoja, calendario o tablero kanban. Este último visualiza el flujo de trabajo y brinda a los equipos la autonomía para administrar su trabajo atrasado y planificar su trabajo en conjunto. Los gerentes de proyecto obtienen transparencia en el proceso y pueden reasignar recursos si ven cuellos de botella potenciales para mantener a los equipos trabajando a plena capacidad.

Mantenga un registro de las horas registradas

Las hojas de tiempo no solo agilizan la facturación, sino que brindan a los gerentes de proyecto visibilidad sobre cuánto tiempo su equipo está trabajando en las tareas, lo cual es útil cuando los clientes quieren saber a qué trabajo se destinan sus horas facturables. Las hojas de tiempo pueden autocompletar asignaciones y se bloquean una vez que se envían al administrador del proyecto para que no se puedan manipular.

Seguimiento del progreso en tiempo real

Los gerentes de proyecto pueden obtener información más detallada con informes de un solo clic para hojas de tiempo, variación del proyecto, costos y más. Estos informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea ver y luego compartirlos con las partes interesadas. Los paneles en tiempo real rastrean seis métricas de proyectos para obtener una descripción general del progreso y el rendimiento cuando lo desee, sin una configuración complicada. Están listos cuando tú lo estés.

ProjectManager es un software de gestión del trabajo galardonado para equipos híbridos y lo suficientemente flexible para trabajar en servicios legales, profesionales, TI, construcción o cualquier tipo de proyecto. Únase a los más de 35 000 profesionales que ya utilizan nuestra herramienta en organizaciones como la NASA, Siemens y Nestles. ¡Empiece a usar ProjectManager gratis hoy!