¿Qué es el Nivel de Esfuerzo (LOE)? Además, 5 consejos para la estimación del esfuerzo

El nivel de esfuerzo (LOE) es un término de gestión de proyectos que se refiere a un tipo específico de actividad de proyecto denominada actividades de apoyo. Las actividades de apoyo no generan entregables, sino que alimentan las tareas que sí lo hacen. Por lo tanto, el nivel de esfuerzo es cuánto trabajo llevará completar estas tareas.

Este trabajo puede tomar muchas formas, como la actualización de los documentos del proyecto, el mantenimiento del equipo, la presentación de gastos, etc. La característica unificadora de este trabajo es que debe realizarse con regularidad para respaldar una tarea mayor.

Ejemplos de nivel de esfuerzo

La mejor manera de comprender el nivel de esfuerzo es observar las actividades de apoyo comunes que se llevan a cabo en casi cualquier proyecto. Tenemos algunos ejemplos de nivel de esfuerzo a continuación.

Gestión de las partes interesadas

La gestión de partes interesadas es el arte de crear relaciones sólidas entre todos los involucrados en un proyecto. Una buena gestión de las partes interesadas requiere comunicación constante y transparencia. Según el alcance y el tamaño del proyecto, el nivel de esfuerzo para las actividades de gestión de las partes interesadas aumentará o disminuirá, y es importante saber cuánta energía requerirá. La gestión de las partes interesadas incluye el envío de actualizaciones periódicas, la programación de reuniones, la realización de llamadas, la creación de documentos, etc.

Actualización de informes

Todos los proyectos requieren una documentación completa en forma de informes de proyecto. Estos informes deben crearse a lo largo del ciclo de vida del proyecto para verificar el progreso y compararlo con el plan del proyecto. Un ejemplo común es un informe de presupuesto. Para crear un informe presupuestario preciso, debe mantenerse al día con las actividades de apoyo, como enviar recibos y gastos, comunicarse con las partes interesadas, registrar cambios en los costos, etc.

Comunicarse con los clientes

Dependiendo del proyecto, la comunicación con los clientes puede ser muy importante. Si, por ejemplo, está buscando una actualización del producto, es clave hablar con los clientes sobre lo que les gustaría ver mejorado y/o cambiado. Esto incluye enviar correos electrónicos, solicitar reseñas, publicar encuestas y hacer llamadas telefónicas.

¿Por qué es importante calcular el nivel de esfuerzo?

El esfuerzo es un recurso como cualquier otra cosa. Cuando pensamos en los recursos, nuestra mente se dirige a cosas tangibles como el dinero y los materiales, pero es igual de importante considerar el esfuerzo.

Como puede imaginar, lograr algunos entregables requerirá más trabajo que otros. Esto significa que tienen un mayor nivel de esfuerzo, pero no significa necesariamente que deban ser más difíciles. De hecho, cuando conocemos la LOE de los entregables, puedes anticipar cuánto trabajo requerirán las tareas y estar mejor preparado. Las herramientas de programación de recursos ayudan con este proceso. ProjectManager le permite crear cronogramas de recursos y administrar la carga de trabajo de su equipo en una sola herramienta para una mejor ejecución. Pruébalo gratis.

¿Cuándo se debe calcular LOE?

El nivel de esfuerzo debe calcularse durante la fase de planificación de un proyecto cuando se crean las tareas. Las tareas con un mayor nivel de esfuerzo requieren más trabajo para ser completadas. Por lo general, este trabajo se lleva a cabo a intervalos regulares a lo largo de la tarea o proyecto, por lo que es importante comprender cuánto esfuerzo total requerirá.

Establecer el nivel de esfuerzo durante la fase de planificación ayuda a distribuir la carga de trabajo de manera uniforme y permite una programación más precisa. Si ciertos miembros del equipo están asignados a demasiadas tareas de LOE alto en su flujo de trabajo, puede ser el momento de redistribuir las tareas.

¿Qué es la estimación del esfuerzo?

Para conocer el LOE de una tarea, debe practicar algo llamado estimación de esfuerzo. La estimación del esfuerzo es el proceso a través del cual estimamos cuánto tiempo, energía o dinero demandarán los entregables para que podamos clasificarlos en una escala.

La estimación del esfuerzo es uno de los componentes centrales de la estimación del proyecto, junto con la estimación de recursos y la estimación de costos. Estas estimaciones son la base de una buena planificación de proyectos. Cuanto más precisas sean sus estimaciones, más preciso será el plan general de su proyecto y tendrá que lidiar con menos variaciones.

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Ejemplos de estimación de esfuerzo

La estimación del esfuerzo es cómo cuantificamos el LOE para diferentes entregables y las tareas que requieren. Dependiendo del equipo, proyecto, líder del proyecto u organización, el esfuerzo puede estimarse de manera diferente. Pero, independientemente del método de estimación del esfuerzo, todos los ejemplos a continuación involucran al equipo sentado para discutir y decidir el nivel de esfuerzo como grupo.

Durante la fase de planificación del proyecto y la reunión de planificación del proyecto, creará tareas para respaldar este proyecto y sus entregables. Cuando se han creado las tareas, es el momento de decidir su nivel de esfuerzo a través de la estimación del esfuerzo. En otras palabras, ¿cuánto tiempo y energía (en forma de actividades de apoyo) requerirá cada tarea? Aquí hay algunas formas comunes en que muchos equipos lo hacen:

• Clasificar por prioridad: siempre es una buena idea hacer que el equipo esté en sintonía con respecto a la prioridad de las tareas. Una forma de hacerlo es pedirles que asignen a cada tarea un nivel de prioridad en forma de número. Luego, las tareas se pueden enumerar en orden de prioridad más alta o más baja. Cuanto mayor sea la prioridad de una tarea, mayor será el nivel de esfuerzo que puede requerir para llevarla a cabo.
• Clasificar en categorías: otro método útil para estimar el esfuerzo es clasificar las tareas en categorías predeterminadas, como prioridad baja, media-baja, media, alta y máxima. Clasificarlas en estas "cajas" es una forma útil de comparar tareas entre sí y estimar cuál requerirá más o menos esfuerzo.
• Asigne un valor numérico: quizás el método más claro de estimación del esfuerzo es asignar a cada tarea un valor numérico en una escala predeterminada. Muchos equipos usan la escala predeterminada del 1 al 10, pero no es raro ver escalas más pequeñas o más grandes. Cuando se ha establecido una escala, los miembros individuales del equipo asignarán valores a las tareas y compararán sus estimaciones entre sí. Juntos, todo el equipo llegará a un consenso sobre dónde debe caer cada tarea en la escala.

Un ejemplo de una escala de nivel de esfuerzo

Hay muchos métodos diferentes para comenzar el proceso de estimación del esfuerzo. Los equipos pueden incluso optar por utilizar más de uno de estos métodos y combinar sus resultados. Una vez que han llegado a una decisión final, deben mostrar sus decisiones a través de tareas trazadas en una escala.

Esta escala debe usarse para mostrar LOE para todas las tareas en comparación entre sí. Diferentes proyectos pueden usar diferentes formas de escalas de nivel de esfuerzo dependiendo de su tamaño, alcance y otras características. Esto está bien, siempre y cuando el equipo comprenda el nivel de escala de esfuerzo que se está utilizando y el criterio para trazar tareas en la escala sea consistente.

Cómo calcular el nivel de esfuerzo

Ahora que hemos visto cómo calcular el nivel de esfuerzo conceptualmente, veamos un ejemplo del mundo real en el contexto de un proyecto simple. Imagine gestionar un proyecto para mejorar la comunicación entre los empleados que trabajan de forma remota y utilice estos tres pasos para determinar el LOE:

1. Decida cuán precisas deben ser sus estimaciones: la precisión siempre es importante, pero algunos proyectos exigen un mayor nivel de precisión que otros. Puede ayudar ver el panorama general examinando los entregables y decidiendo qué tan flexibles pueden ser sus proyecciones LOE. En este caso, podemos decir con seguridad que debe haber una precisión moderada, pero alguna diferenciación no provocará el fracaso del proyecto.
2. Usa una técnica de estimación de esfuerzo: En este punto del proyecto, habrás creado tu lista de tareas. Ahora es el momento de usar uno de los tres métodos discutidos anteriormente para hacer una estimación del esfuerzo para cada tarea. Por supuesto, hay muchos otros métodos que puede usar, siempre que use la misma métrica para medir todas las tareas en un proyecto. Además, no olvide tener en cuenta las horas de administración general y mantenimiento porque la mayoría de las actividades de apoyo no tienen una parada firme hasta que se completa el proyecto.
3. Agregue valores a la escala LOE: cuando haya completado la estimación del esfuerzo para las tareas, cada una debe tener un número o clasificarse en una categoría. Desde este punto, puede clasificarlos desde el nivel de esfuerzo más bajo hasta el nivel de esfuerzo más alto. Ahora todo el equipo puede hacer referencia a esto al abordar las tareas, y el director del proyecto puede ver las tareas desde un punto de vista diferente.

Cómo ProjectManager ayuda con el nivel de esfuerzo

ProjectManager brinda a los usuarios todo lo que necesitan para calcular el nivel de esfuerzo y poner esa información a trabajar. Debido a que ProjectManager es una solución basada en la nube que se actualiza automáticamente, siempre está trabajando con los datos más actualizados. Esto elimina cualquier preocupación de que cosas como el nivel de esfuerzo no estén actualizados.

El cálculo del nivel de esfuerzo puede incluir la contabilidad de cosas como cuántos miembros del equipo deben asignarse a una tarea, cuántos recursos se requieren, cuántas horas llevarán las tareas y más. Con ProjectManager, toda esta información vive en la tarea misma. También implica determinar qué tareas requieren actividades de apoyo. Estas actividades de apoyo se pueden agregar a nuestras funciones de administración de tareas.

Verifique el progreso para mantenerse en el camino

Verifique el progreso de la tarea, las horas trabajadas y las personas asignadas, todo desde el tablero del proyecto, los tableros kanban o las listas de tareas. Luego, revise las hojas de tiempo para ver cuánto tiempo tomaron tareas similares en el pasado y haga mejores predicciones para el futuro.

Cuando ejecuta un proyecto ágil, necesita herramientas para respaldar sus sprints. ProjectManager es un software de administración de proyectos basado en la nube con potentes funciones de administración de tareas y recursos que pueden ayudarlo a garantizar que su equipo nunca esté sobrecargado. Vea cómo ProjectManager puede ayudarlo con sus estimaciones realizando una prueba gratuita de 30 días hoy.