8 consejos para organizar eventos en persona con mucho éxito

Tan pronto como entré en la habitación, pude sentir la energía de la audiencia. Había un zumbido palpable de anticipación y entusiasmo en el aire.

Todos estábamos esperando a que Seth Godin pronunciara el discurso de apertura del primer evento en vivo de Copyblogger Media, Authority Intensive.

Todos estaban entusiasmados con Seth, pero como miembros de la comunidad de Copyblogger, también estábamos completamente encantados de estar juntos, en persona, todos en una habitación.

Parecía que estábamos en medio de una gran reunión familiar de personas con las que realmente queríamos pasar el rato. Gente que realmente nos gusta .

Eventos en vivo. No hay nada como ellos.

Reunir a las personas en persona puede ser una experiencia extraordinaria, especialmente hoy, cuando muchas de nuestras conversaciones ocurren en línea.

Los eventos en vivo unen a las comunidades de formas que simplemente no pueden ocurrir en el mundo virtual.

Entonces, si está buscando agregar eventos en vivo y en persona a su repertorio comercial, ¿cómo puede hacerlo de una manera que sea divertida, rentable y realmente útil para su audiencia?

Aquí hay ocho consejos prácticos para ayudarlo a organizar sus propios eventos en persona, pequeños o grandes.

Paso # 1: incorpore eventos en vivo en su modelo de negocio

Antes de comenzar a planificar su evento, asegúrese de saber cómo una experiencia en vivo y en persona podría encajar en su modelo de negocio actual.

Debes decidir cómo un evento en vivo podría complementar tu trabajo actual.

¿Ayudará una conferencia a que su audiencia se conecte y se conecte entre sí? ¿Quieres ganar dinero con el evento cobrando entradas o vendiendo desde el escenario?

Es importante establecer objetivos claros para su evento durante la primera etapa de su proceso de planificación, ya que facilita mucho la toma de decisiones posterior. Los objetivos de su evento influirán en el tamaño de su evento, su tiempo de espera para la planificación y sus opciones de oradores.

Paso 2: determina el tamaño de tu evento

A continuación, decida qué tan grande le gustaría que fuera el evento.

Cuando imagina su evento, ¿imagina un evento grande con muchos oradores? ¿O ve un taller íntimo, con un pequeño grupo de personas que realizan ejercicios interactivos y prácticos?

Confia en tu instinto. Conoces a tu audiencia mejor que nadie y tendrás una buena idea de lo que funcionará para ellos.

Katie de Wellness Mama y Wellness Media lleva a cabo pequeños eventos de mesa redonda para los miembros de su comunidad. Limita la inscripción para cada evento a menos de 50 personas.

Ella también tiene claros los objetivos de su evento. Ella ayuda a los asistentes a resolver sus problemas de blogs más urgentes y a hacer crecer sus negocios diez veces en un año.

Megan Cain, que dirige un negocio llamado The Creative Vegetable Gardener, también se especializa en organizar pequeñas clases y talleres. Su consejo para realizar eventos en vivo es:

¡Empieza pequeño! Su primer paso podría ser una clase, un taller o una reunión para lectores de blogs. Me gusta asociarme con otras organizaciones que ayudarán a promover mis clases y manejarán las inscripciones por mí. Doy clases en mi cooperativa de alimentos local y en el jardín botánico, y ambos tienen boletines informativos que se envían a miles de personas.

Paso 3: comience a planificar con la mayor antelación posible

Los lugares y los servicios de catering se reservan rápidamente, así que comience a planificar con anticipación, especialmente para eventos más grandes.

Jessica Commins, vicepresidenta ejecutiva de operaciones de Copyblogger Media (y una de las principales planificadoras de eventos de Copyblogger's Authority Intensive 2014 y Authority Rainmaker 2015) dice:

Empiece temprano y sea flexible. Para eventos más pequeños, es probable que pueda salirse con la suya con unos meses de tiempo de espera. Pero si está reservando más de unos pocos oradores y planea ofrecer más de 50 entradas, le recomiendo que elija una fecha que sea al menos seis meses antes de su primer día de planificación.

También debe avisar a su audiencia con mucha antelación. Para eventos grandes, es posible que desee enviar un anuncio de "guardar la fecha" con hasta un año de anticipación.

Paso # 4: seleccione sus altavoces cuidadosamente

La elección de los altavoces es una gran parte de la realización de eventos exitosos y tiene una amplia gama de opciones potenciales.

¿Necesita albergar oradores principales de renombre? ¿O su audiencia esperará que usted entregue personalmente la mayor parte del contenido?

Si va a reservar oradores externos, piense en los objetivos de su evento y las expectativas de su audiencia, y luego desarrolle sus criterios para la selección de oradores.

Brian Clark, fundador y director ejecutivo de Copyblogger Media, quien selecciona a los oradores para las conferencias de la Autoridad, tiene dos requisitos. Todos los oradores deben:

1. Sepa de qué están hablando, porque han demostrado públicamente sus conocimientos y experiencia.
2. Ser capaz de enseñar a otros con eficacia lo que saben y hacen.

Brian dice:

Con esos criterios, podemos seleccionar las mejores autoridades que existen. Algunos son bien conocidos y otros son gemas ocultas que seguimos personalmente porque sabemos que hacen lo que hablan.

Una vez que tenga sus criterios para los oradores, estará listo para comenzar su búsqueda. Considere estas fuentes de altavoces:

• Autores de sus libros o blogs favoritos
• Asociaciones de oradores
• Ponentes en otros eventos
• Celebridades o expertos en tu industria

Paso # 5: crea un plan para atraer asistentes

Necesita desarrollar un plan para promover su evento, especialmente si está organizando una gran conferencia.

El entrenador de negocios Tommi Wolfe, quien organiza varias conferencias de tamaño mediano a grande cada año, dice:

No subestime el trabajo requerido para llenar sus eventos. Hay habilidades y conocimientos involucrados, y es muy competitivo.

Empiece a promocionar su evento lo antes posible y cree un plan que incluya marketing por correo electrónico, blogs invitados, campañas de redes sociales y posiblemente incluso publicidad pagada.

Asegúrese también de establecer expectativas realistas. Si tiene una audiencia pequeña, puede resultar difícil llenar una sala grande. Es posible que desee comenzar con un evento más pequeño y crecer a partir de ahí.

Paso # 6: delegar tareas a otros

Cuando esté ejecutando un evento en vivo, especialmente uno grande, habrá tareas que deben realizarse y que no puede (o no quiere) hacer.

Si puede pagarlo, contrate ayuda. Hay toneladas de profesionales que ayudan a organizar eventos en vivo: planificadores de eventos, personal temporal para ayudar con las inscripciones o incluso negociadores de contratos de eventos.

Planifique obtener la ayuda que necesita para que pueda mantener la cordura y que todo funcione sin problemas durante su evento.

Paso # 7: considere vender durante o después del evento

Cuando estableció los objetivos de su evento, ¿decidió que quería ganar algo de dinero con su evento? Si es así, quizás haga una oferta a los participantes de su evento.

Tú podrías:

• Ofrezca una venta adicional a los asistentes, como un programa intelectual o de coaching grupal.
• Venda una pequeña clase en línea que es un "siguiente paso" lógico para los asistentes.
• Vende entradas para tu próximo evento en vivo.

Si planea celebrar una conferencia anual, puede pre-vender boletos para el evento del próximo año en su último día. Si ha hecho bien su trabajo y a la gente le encanta su conferencia, sus asistentes pagarán con gusto para asegurarse un boleto para el próximo año.

Paso # 8: aprenda de sus errores

Obtenga comentarios de sus asistentes al final de su evento. Puede entregar un formulario de evaluación simple a todos sus asistentes o utilizar una herramienta de encuestas en línea como SurveyMonkey.

Obtendrá información valiosa de los comentarios de sus asistentes: lo que funcionó, lo que no funcionó, qué oradores sacudieron y cuáles funcionaron.

También debe examinar los objetivos de su evento original y ver si los cumplió. Luego, decida si desea planificar otro taller, reunión o conferencia en persona.

Empiece a planificar su propio evento en persona hoy

Como comercializador de contenido inteligente, sabe cómo hacer crecer su comunidad en línea y escuchar lo que necesitan. Entonces, si ha escuchado que su audiencia quiere asistir a un evento en persona (y cree que organizar un evento podría beneficiar a su empresa), comience a planificar y a intercambiar ideas.

Hay muchas formas de adaptar los eventos a sus objetivos comerciales y proporcionar una inspiración increíble, oportunidades de creación de asociaciones y otros servicios a sus asistentes. Puede que sea lo mejor que haya hecho por su comunidad y su negocio.

Empiece hoy. Su ovación de pie aguarda.

¿Cómo incorporará un evento en vivo y en persona a su modelo de negocio?

Comparta sus experiencias asistiendo o organizando eventos en LinkedIn…

¡Y esperamos verte este año en Authority Rainmaker en Denver, Colorado, del 13 al 15 de mayo de 2015!