Cómo escribir un plan de acción (ejemplo incluido)

¿Qué es un plan de acción?

En la gestión de proyectos, un plan de acción es un documento que enumera los pasos de acción necesarios para lograr las metas y objetivos del proyecto. Por lo tanto, un plan de acción aclara qué recursos necesitará para alcanzar esos objetivos, establece un cronograma para las tareas o elementos de acción y determina qué miembros del equipo necesitará para hacerlo todo. Definiremos las metas del proyecto, los objetivos del proyecto, los elementos de acción y los pasos de acción más adelante en esta guía.

Un plan de acción documenta la ejecución del plan del proyecto. Es decir, es una lista detallada del trabajo que se debe realizar para completar los objetivos del proyecto, incluidos los pasos de acción necesarios para llegar desde el inicio hasta el final del proyecto. Un plan de acción es similar a un plan de implementación de un proyecto y es muy útil durante las fases de planificación y ejecución del proyecto.

No solo está averiguando los pasos de acción y el cronograma, sino que también determinará a quién reunirá para que su equipo de proyecto trabaje en esas tareas.

Relacionado: Plantilla de plan de acción gratis

Cómo escribir un plan de acción para la gestión de proyectos en 10 pasos

Los beneficios de un plan de acción son simples: ahora ha delineado qué pasos de acción y qué recursos se necesitan para alcanzar los objetivos del proyecto establecidos. Al tener todo esto recopilado en un solo documento de gestión de proyectos, puede planificar con más éxito cómo ejecutar su plan de proyecto.

Las personas se sienten abrumadas por la jerga de gestión de proyectos cuando tienen que planificar un proyecto, pero la palabra acción todos pueden entenderla. Los fundamentos para elaborar un plan de acción para cualquier proyecto siguen estos cuatro pasos básicos de planificación de proyectos:

1. Defina los objetivos de su proyecto

Hay una diferencia entre las metas del proyecto y los objetivos del proyecto. Las metas del proyecto se refieren a las metas de alto nivel que el proyecto logrará. Por lo general, se alinean con la planificación estratégica y los objetivos comerciales de las organizaciones.

2. Defina los objetivos de su proyecto

Los objetivos del proyecto son mucho más específicos que las metas del proyecto. Los objetivos del proyecto se refieren a los entregables y los hitos que deben completarse para alcanzar las metas del proyecto.

3. Definir pasos de acción

Los pasos de acción son un grupo de tareas relacionadas o elementos de acción que deben ejecutarse para producir entregables del proyecto.

4. Identificar y priorizar elementos de acción

Los elementos de acción son pequeñas tareas individuales que conforman los pasos de acción que se describen en su plan de acción. En primer lugar, debe identificar las dependencias de tareas entre ellas y luego asignarles un nivel de prioridad a esos elementos de acción para que se ejecuten secuencialmente.

5. Definir roles y responsabilidades

Ahora que ha dividido el trabajo necesario para llevar a cabo su plan de acción, deberá asignar elementos de acción a los miembros de su equipo de proyecto y definir sus funciones y responsabilidades.

6. Asignar recursos

Al igual que con su plan de proyecto, su plan de acción tiene requisitos de recursos. Haber identificado sus pasos de acción y elementos de acción lo ayudará a comprender qué recursos se necesitan para cada tarea y asignarlos en consecuencia.

7. Establece objetivos SMART

Su plan de acción necesita ser monitoreado y controlado para medir su desempeño. Por eso es importante que establezca objetivos SMART para sus elementos de acción, pasos de acción y objetivos de su proyecto. Los objetivos SMART son específicos, medibles, alcanzables, relevantes y oportunos.

8. Establece un cronograma para tu plan de acción

Como administrador de proyectos, deberá hacer todo lo posible para estimar cuánto tiempo llevará completar sus elementos de acción y pasos de acción. Una vez que lo haga, tendrá una línea de tiempo. Puede utilizar técnicas de gestión de proyectos como diagramas PERT o el método de la ruta crítica para estimar mejor la duración del plan de acción de su proyecto.

9. Escriba una plantilla de plan de acción

Cree o use una plantilla de plan de acción simple para recopilar tareas, fechas límite y asignaciones. Este es el lugar donde va todo lo relacionado con la tarea en el plan de acción de su proyecto, por lo que tiene un lugar para toda esta información crucial.

Escribir una plantilla de plan de acción es una gran idea porque necesitará usar ese formato durante todo el proyecto. Es por eso que hemos creado una plantilla de plan de acción gratuita que puede descargar.

10. Utilice una herramienta de gestión de proyectos

Utilice una herramienta de gestión de proyectos para mantenerse concentrado en la tarea. ProjectManager tiene funciones de planificación de proyectos que lo ayudan a monitorear e informar sobre el progreso y el rendimiento del proyecto. Obtenga una vista de alto nivel del plan de acción con nuestros paneles en vivo. A diferencia de otras herramientas, no le hacemos configurar el tablero.

Está listo para usar en el momento en que abre nuestras herramientas de planificación de proyectos. Más que eso, calculamos las diversas métricas, como la variación del proyecto, la carga de trabajo y más. Se muestran en tablas y gráficos fáciles de leer. Compártalos con las partes interesadas para brindarles actualizaciones sobre los pasos de acción cuando lo deseen. ¿Suena bien? Pruebe nuestra herramienta de forma gratuita con esta prueba de 30 días.

Consejos para escribir un plan de acción

Una vez que tiene un plan de acción, ¿cómo trabaja con él para ejecutar un proyecto exitoso? Aquí hay algunos consejos para ayudar con la implementación de su plan de acción:

• Concéntrese en las prioridades y lo que se debe ahora al identificar los pasos de acción y establecer el cronograma de su plan de acción
• Mark completó los pasos de acción completados
• Haga que los miembros de su equipo trabajen en una plataforma de gestión de proyectos
• Configurar alertas
• Discutir tareas pendientes o últimas

Ejemplo de plan de acción

Continúe con este ejemplo para ver cómo los planes de acción se diseñan normalmente con el software de planificación de proyectos.

Tareas

ProjectManager puede ayudarlo a construir su plan de acción y luego ejecutarlo. Recopile todas sus tareas de pasos de acción en nuestra vista de lista, que hace más que aplicaciones de lista de tareas livianas. A diferencia de ellos, podemos priorizar elementos de acción, personalizar etiquetas y mostrar el porcentaje completado para cada tarea. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube le brinda datos en tiempo real para ayudarlo a crear un plan de acción y cumplirlo.

Nota Fases y asignaciones

Es importante tener en cuenta todas las fases del cronograma del proyecto para saber qué pasos de acción y tareas se llevarán a cabo y cuándo. También querrá establecer roles y responsabilidades para garantizar que el trabajo se lleve a cabo correctamente.

Sigue el progreso

Una vez que comience el proyecto, deberá registrar el progreso del trabajo que se está realizando. Esto nos lleva a la línea de tiempo, donde tendrá una fecha de inicio y de vencimiento para cada una de sus tareas, así como también cuánto tiempo planea tomar, para que pueda usar esto como referencia y asegurarse de que se quede. En el blanco. Puede hacer la línea de tiempo de su proyecto en un diagrama de Gantt.

Nota Recursos

Finalmente, su plan de acción enumerará los recursos. ¿Quién es responsable de qué tarea y qué materiales están involucrados? ¿Cuáles son esos costos? También debe tener una sección en el plan de acción para las notas que no pertenecen a ninguna de las otras categorías. ProjectManager tiene funciones de administración de recursos que le permiten asignar recursos para cada paso de acción y tarea de su plan de acción.

Gestiona tu proyecto con un plan de acción

Elaborar un plan es solo la primera parte de la gestión de un proyecto. Recuerde, no es algo para escribir y guardar, sino un documento vivo que debe seguirlo a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Jennifer Bridges, PMP, ofrece más consejos sobre cómo escribir un plan de acción en el siguiente video.

Aquí hay una captura de pantalla para su referencia:

Cómo ProjectManager puede ayudar a su plan de acción

Si está buscando hacer un plan de acción y luego tomar medidas al ejecutar, monitorear e informar sobre un proyecto, entonces querrá ProjectManager. Nuestro software de gestión de proyectos basado en la nube puede importar su plan de acción en un diagrama de Gantt en línea. Ahora puedes organizar tus tareas, vincular dependencias y establecer hitos. Más que eso, puede filtrar por la ruta crítica. Cuando haya terminado de programar, establezca la línea de base. Esto le permite ver siempre el progreso planificado versus el real de su proyecto para ayudarlo a mantenerse encaminado. Pruebe nuestra herramienta gratis hoy.

Desde allí, puede asignar tareas y brindar a los equipos una plataforma colaborativa para comentar y compartir documentos relevantes. Las tareas dependientes se pueden vincular para evitar cuellos de botella, y cuando las cosas cambian, el cronograma se puede editar fácilmente simplemente arrastrando y soltando las fechas de inicio y finalización.