Cómo gestionar proyectos ad-hoc y solicitudes ad-hoc

Los proyectos rara vez salen según lo planeado. Siempre existe la posibilidad de obtener nuevos datos, actualizaciones de proyectos o productos, revisiones o cualquier cantidad de solicitudes de última hora. ¿Cómo maneja estas solicitudes ad-hoc?

Ad-hoc significa que es específico, algo que no se repetirá. Los proyectos ad-hoc y las solicitudes ad-hoc ocurrirán en la gestión de proyectos y necesita saber cómo manejarlos.

¿Qué es un proyecto ad-hoc?

Un proyecto ad-hoc es aquel que sucede inesperadamente, generalmente en respuesta a un problema. Los proyectos casi siempre se programan con anticipación, pero un proyecto ad-hoc surge en el equipo sin tiempo para ninguna planificación previa.

Esa es una de las cosas que diferencian un proyecto ad-hoc de un proyecto tradicional en la gestión de proyectos. Otra es que un proyecto ad-hoc generalmente incluye una respuesta rápida. Los proyectos ad-hoc también se enfocan en una meta (o grupo de personas) y tienden a usar menos recursos, incluidos los miembros del equipo.

En resumen, un proyecto ad-hoc es cuando surge algo que requiere una respuesta inmediata. Como cualquier proyecto, solo hay una cantidad limitada de tiempo para completarlo, pero el marco de tiempo casi siempre es ajustado.

Cómo administrar proyectos ad-hoc: 5 mejores prácticas

Debido a que un proyecto ad-hoc parece surgir de la nada, a menudo no se le presta la atención que recibiría un proyecto más deliberado. Sin embargo, aún necesita realizar un seguimiento e informar sobre el progreso para cumplir con sus iniciativas estratégicas.

Una de las mejores prácticas para administrar proyectos ad-hoc es usar un software de administración de proyectos. ProjectManager es un software basado en la nube que le permite planificar, programar y realizar un seguimiento de sus proyectos en tiempo real. Supervise los recursos y el tiempo de su equipo con el panel en vivo. No es necesaria ninguna configuración. ProjectManager recopila y calcula los datos y luego muestra el tiempo, el costo, la variación y más. Es como un informe de estado instantáneo para su proyecto ad-hoc. Pruebe ProjectManager gratis hoy.

1. No descuides el riesgo

Es fácil tomar atajos cuando el tiempo es esencial. Los proyectos ad-hoc tienden a tener menos trámites burocráticos, pero eso no significa que deba ignorar una evaluación de riesgos. Cualquier análisis financiero le dirá que el riesgo puede arruinar un proyecto. Si bien no tendrá tiempo para un plan completo de gestión de riesgos, debe priorizar los riesgos que probablemente puedan tener un impacto negativo en el proyecto.

2. Manténgase flexible

Independientemente de la metodología que aplique a sus proyectos, no tendrá tiempo para la planificación avanzada de una estructura de cascada. Un enfoque de proyecto ágil es más adecuado para proyectos ad-hoc. Son más iterativos, lo que le permite cambiar rápidamente según sea necesario y tienden a trabajar con un grupo más pequeño en sprints de menor escala.

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3. Todavía necesitas un plan

No hay suficiente tiempo para pasar por toda la diligencia debida, como estimaciones de costos, que harían despegar un proyecto más tradicional. Pero incluso un proyecto ad-hoc necesita dirección. No tener un plan o una gestión de solicitudes para administrar sus recursos, establecer plazos y priorizar y asignar tareas resultará contraproducente y creará una línea de tiempo más larga de lo que puede pagar.

4. Estandarizar las solicitudes de trabajo

Hay muchos métodos para acelerar los flujos de trabajo, como correo electrónico, mensajes de texto, mensajes de voz o un intercambio rápido en persona. Estos métodos pueden parecer como si estuvieran acelerando el proceso pero, de hecho, crean problemas. Cree un flujo de trabajo que siga un patrón establecido que pueda ser centralizado, accesible para todos, priorizado e incluso comentado para fomentar la colaboración.

5. Facilitar la transparencia

Todos los aspectos del proyecto deben ser visibles para todos los miembros del equipo del proyecto. Esto significa actualizaciones y cualquier cambio. Debe haber una fuente central de información que brinde a los equipos híbridos, ya sean remotos, en diferentes departamentos o utilizando diferentes herramientas, la visibilidad que necesitan.

Herramientas para la Gestión de Proyectos Ad-Hoc

El software de gestión de proyectos tiene características que le permiten controlar proyectos y proyectos ad-hoc por igual. Puedes usarlos para armar un equipo y asignarles tareas, con plazos, descripciones y prioridades. Esto le permite hacer que la pelota ruede rápida y rápidamente a bordo de su equipo.

Los equipos necesitan una herramienta colaborativa que les permita comunicarse y trabajar mejor juntos. Esto puede ser parte de un software de gestión de proyectos o aplicaciones de chat y mensajería que conectan equipos sin importar dónde se encuentren.

Finalmente, necesita una herramienta que genere informes, tanto para administrar el proyecto como para mantener a las partes interesadas actualizadas sobre su progreso. Estos informes deberían poder filtrar datos para que pueda entregar los detalles que necesitan los gerentes de proyectos, así como informes más generales para las partes interesadas. Cuanto más fácil sea compartir estos informes, mejor.

¿Qué es una Solicitud Ad-Hoc?

Una solicitud ad-hoc o tarea ad-hoc es una solicitud que no se ha planificado. Un proyecto ad-hoc es un esfuerzo mayor, pero la definición es básicamente la misma. Están fuera del alcance del proyecto.

Otra forma de ver una solicitud ad-hoc es como una interrupción y un asesino de la productividad del equipo. Lo alejan del proyecto y pueden causar retrasos y costar dinero. El peor de los casos: una solicitud ad-hoc puede descarrilar un proyecto y provocar un fracaso.

Una solicitud ad-hoc puede ser cualquier cosa, desde una reunión que se convoca en el último minuto, lo que lo aleja del trabajo de fecha límite. Puede ser papeleo, nuevamente asignado en el último minuto o tareas redelegadas. Incluso responder correos electrónicos podría incluirse en la solicitud ad-hoc. Cualquier cosa que no sabía que se avecinaba y que lo aleja del objetivo principal de su trabajo es una solicitud ad-hoc.

Cómo administrar solicitudes ad hoc: 5 mejores prácticas

Al igual que administraría un proyecto ad-hoc, las solicitudes ad-hoc se pueden controlar con el software de gestión de proyectos.

Tener una herramienta de gestión del trabajo lo ayudará a priorizar, colaborar, monitorear e informar sobre el progreso de sus solicitudes ad-hoc. Aquí hay algunas otras cosas a tener en cuenta al administrar solicitudes ad-hoc.

1. planificar

Sí, plano. Si bien no puede tener un plan para algo que no sabe que sucederá, puede configurar un colchón suficiente en su día para permitirle responder a las solicitudes ad-hoc sin afectar negativamente su agenda. Use una estructura de desglose del trabajo para mapear la solicitud ad-hoc.

Si permite un enfoque ágil de gestión de proyectos para su trabajo, le permite una mayor flexibilidad para que pueda pasar de una tarea a la siguiente al saber cómo priorizar ese trabajo y mantener una comunicación colaborativa con el resto de su equipo. Tener tareas ad-hoc administradas en un sistema ad-hoc es una forma de mantenerse al día.

2. Filtrar solicitudes ad-hoc

Siempre habrá solicitudes ad-hoc y algunas de ellas deben ser atendidas de inmediato, otras pueden esperar e incluso puede haber algunas que podrías ignorar. Pero a veces vendrán con gran frecuencia y pueden ser abrumadores.

El líder del equipo debe ser la persona clave para todas las solicitudes ad-hoc para mantener al equipo enfocado en sus tareas. Luego, el líder del equipo puede priorizar las solicitudes ad-hoc y asignar el trabajo al miembro del equipo que tiene la capacidad para asumirlo.

3. Tener un proceso

Necesita un proceso para el trabajo planificado y también lo necesita para las solicitudes ad-hoc. El hecho de que sea una solicitud ad-hoc no significa que no pueda estar en el sistema y rastrearse. Asegúrese de que todas las solicitudes ad hoc entren en cualquier herramienta de gestión de trabajo que esté utilizando.

Estas solicitudes también deben entregarse en la herramienta, pero a veces ese no será el caso. De todos modos, donde sea que se originen, la solicitud ad-hoc debe vivir en la herramienta para que sea manejable.

4. Seguir el progreso

Sin una herramienta para realizar un seguimiento de su progreso, está trabajando a ciegas. Debe administrar las solicitudes ad-hoc, lo que significa conocer la carga de trabajo de su equipo en tiempo real para que pueda asignar la solicitud ad-hoc y luego poder realizar un seguimiento de su progreso en el trabajo.

Por lo tanto, desea trabajar con una herramienta basada en la nube que le brinde datos en vivo para que sepa exactamente dónde están la tarea y el equipo ahora y no ayer.

5. Asignar recursos

Ser capaz de administrar recursos ad-hoc requiere herramientas de administración de recursos que le permitan reasignar recursos según sea necesario para realizar el trabajo sin afectar el otro trabajo que ya está en progreso.

A veces, eso puede significar solicitar miembros adicionales del equipo para manejar las solicitudes ad-hoc. Tener las herramientas de administración de recursos que pueden mostrar la asignación actual de su equipo lo ayudará a vender mejor su caso.

Cómo ProjectManager ayuda con proyectos ad-hoc

ProjectManager es una herramienta de gestión del trabajo basada en la nube que es lo suficientemente flexible como para gestionar proyectos ad-hoc. Las notificaciones automáticas por correo electrónico y en la herramienta estandarizan el proceso de solicitud ad-hoc y luego se pueden asignar equipos y colaborar en tiempo real con los gerentes de transparencia y las partes interesadas necesarias para realizar un seguimiento de su esfuerzo.

Admitir nuevas solicitudes en tableros Kanban

Las solicitudes ad-hoc se pueden agregar a los tableros kanban para que puedan integrarse en el flujo de trabajo más grande. Los gerentes pueden establecer la prioridad, agregar descripciones y asignar la tarea a los miembros del equipo. Luego, el equipo puede administrar su trabajo pendiente y planificar el sprint juntos comentando a nivel de tarea. Mientras tanto, el gerente del proyecto tiene transparencia en el proceso y puede ver cualquier cuello de botella más adelante y reasignar recursos para resolverlos.

Asignar recursos de manera efectiva

Para saber quién en el equipo tiene la capacidad de asumir la solicitud ad-hoc, ProjectManager tiene funciones de administración de recursos en tiempo real, como un gráfico de carga de trabajo. El gráfico de carga de trabajo está codificado por colores para que sea más fácil ver quién tiene demasiadas o muy pocas tareas asignadas. El director del proyecto puede entonces equilibrar la carga de trabajo y realizar asignaciones más perspicaces.

Generar informes de progreso para las partes interesadas

Las partes interesadas que realizaron las solicitudes ad-hoc querrán saber cómo va el trabajo. Ahí es donde entra en juego la función de generación de informes de ProjectManager. Genere una variación, una hoja de tiempo y otros informes con un solo clic. Todos los informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea compartir con las partes interesadas y luego transmitirlos en formato PDF o imprimirlos.

ProjectManager está diseñado para administrar cualquier tipo de proyecto, incluidos los proyectos ad-hoc, ya sea que su equipo esté bajo un mismo techo o distribuido. Con hojas de tiempo seguras, siempre sabrá el estado del trabajo de su equipo en sus tareas, independientemente de la ubicación o el departamento de la organización. Tener este tipo de control y visibilidad evita que las solicitudes ad-hoc disminuyan su productividad.

ProjectManager es un software galardonado que organiza el trabajo y conecta equipos híbridos. Tiene la flexibilidad para manejar solicitudes ad-hoc y mantener a usted y a su equipo trabajando de manera productiva. Únase a las decenas de miles que ya utilizan nuestro software en organizaciones desde la NASA hasta Nestlé y Siemens. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!