8 pasos para una mejor gestión de problemas

Los problemas suceden. Y si desea que su proyecto sea un éxito, debe tener un plan para responder de manera rápida y efectiva a cualquier problema que surja. Estos pasos son parte de un proceso de gestión de problemas de mejores prácticas y son una esencia central de una buena gestión de proyectos.

¿Qué es la gestión de problemas?

Los problemas son cualquier cosa que surja en el curso de su proyecto para impactar el plan. Los problemas pueden ser riesgos previamente definidos o no. Lo que quieres evitar es una forma de amnesia del proyecto colectivo donde surgen problemas y nunca se resuelven. (Los problemas tienen una forma divertida de resurgir cuando no se resuelven).

La gestión de problemas en un proyecto comienza con un plan que define actividades y reglas comerciales para administrar y controlar los problemas que surgen durante un proyecto.

Tipos de problemas del proyecto

Por supuesto, lo primero que debe hacer para la gestión de problemas es identificar los problemas. Puede haber muchos problemas, algunos de los cuales pertenecen a estas cuatro categorías.

1. Problema mayor: uno que podría impedir el progreso o la finalización exitosa del proyecto y requiere atención inmediata.
2. Oportunidad: no todos los temas son malos, algunos pueden ofrecer una oportunidad imprevista.
3. Preocupación: no es un problema importante, pero es algo de lo que debe estar atento, porque podría convertirse en algo que requiera atención.
4. Situación: es otro tema que puede ser una preocupación o un problema importante, pero se desarrolla desde un punto de vista situacional.

Algunos ejemplos de estos problemas son problemas con el personal de los proveedores, fallas técnicas, escasez o retrasos de material y promoción súper exitosa. Puede comenzar a registrar sus problemas con nuestra plantilla gratuita de seguimiento de problemas.

Las plantillas son geniales, pero no ofrecen las capacidades de gestión de problemas del software de gestión de proyectos. ProjectManager tiene múltiples vistas de proyectos que permiten que todos los miembros del equipo trabajen como quieran. Por ejemplo, hay una vista de lista de tareas que puede recopilar las tareas de un miembro del equipo relacionadas con un problema o varios problemas. Ver prioridad, estado y más. ¡Empiece a usar ProjectManager gratis hoy!

8 pasos para una gestión de problemas coherente

Hay mucho que saber sobre la gestión de problemas. Es un gran tema y uno con el que todo gerente de proyecto tendrá que lidiar durante su proyecto.

A diferencia del riesgo, un problema no es un problema potencial. Un problema está sucediendo en el aquí y ahora.

La gestión de problemas no es diferente a la gestión de un proyecto, ya que requiere un proceso y un plan para implementar la estrategia. Estos pasos lo ayudarán a tener un marco para controlar los problemas a medida que surjan en su proyecto.

1. Crear Registro

La única forma de comenzar es identificar los problemas y recopilarlos en un documento para que pueda comenzar a responder y realizar un seguimiento del progreso para resolverlos. Lo ideal es crear un documento colaborativo en línea. De la misma manera, puede administrar riesgos o cambios, desea administrar problemas al rastrearlos en un registro o registro. Sin un proceso o una herramienta para informar sobre el problema, se perderá en la confusión del proyecto. Debe informar sobre los problemas y notificar a otros para que otros puedan confirmar si el problema persiste.

2. Informe de inmediato

El tiempo es importante. Si permite que los informes se retrasen, perderá la oportunidad de resolver el problema antes de que sea demasiado grande para solucionarlo o requiera tantos recursos como para arruinar el proyecto. La comunicación es clave y los canales deben estar abiertos para hacer llegar esa información a las personas adecuadas lo más rápido posible. Si está informando con prontitud, es mejor que resuelva con prontitud. Sentarse en un problema conocido es buscar problemas.

3. Problemas de registro

Asegúrese de que las personas sepan quién puede registrar problemas y que lo hagan. Si no hay alguien que registre el problema, entonces tendrá problemas que se pasarán por alto. Eso hace más grietas en su proyecto hasta que finalmente se desmorona. Desea mantener un registro detallado de este proceso. No hay nada demasiado pequeño. Puede parecerle insignificante, pero podría ser la clave para desbloquear la solución al problema. Además, un registro proporciona una herramienta de archivo para uso futuro.

4. Asignar acciones

Ponga un nombre junto a la acción, también, para que haya una clara responsabilidad definida. Los problemas solo se resuelven cuando hay una propiedad clara, alguien que tiene la tarea de identificar, rastrear y cerrar el problema. Necesita tener una persona de contacto que se encargue de todo lo relacionado con ese problema y no avance hasta que se cierre el problema. La rendición de cuentas es fundamental en la gestión de problemas.

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5. Supervisar el progreso

¿Las personas están dando seguimiento a sus elementos de acción? Valide el estado periódicamente. El estado de la cuestión es una distinción crucial. Si el problema se resolvió pero los recursos todavía están trabajando en él innecesariamente, entonces ese es otro problema. Notifique a todos con frecuencia. Para evitar la asignación de recursos innecesarios a un problema, desea tener una transparencia total. Todos deben conocer el estado del problema para trabajar de manera más eficiente. Los paneles de proyectos pueden mantener a todos al tanto del estado del problema.

6. Evaluar el impacto

Defina la escala de escalamiento y asegúrese de que se miden las acciones realizadas. Pero escala apropiadamente. No desea arrojar todos sus recursos donde solo se necesitan algunos. Dicho esto, tampoco desea crear obstáculos innecesarios para detener una recuperación rápida.

7. Aprobar Resolución

Asegúrese de que los problemas se vuelvan a verificar después de marcarlos como resueltos. Si bien hay un propietario del problema, debe haber alguien que administre el proceso, para que pueda verificar el trabajo y asegurarse de que se alinee con el proyecto general y los objetivos estratégicos de la organización. Solo una vez que todos esos patos estén en fila se puede cerrar el problema.

8. Ciérralo

Ahí es cuando llegamos a nuestro paso final. Cerrando el tema. Mueva los problemas resueltos de la lista. Eso se siente bien, ¿no?

Plantillas gratuitas para ayudar con la gestión de problemas

La gestión de problemas es difícil sin un software de gestión de proyectos que conecte a los equipos en tiempo real y ayude a los gerentes a realizar un seguimiento de esos problemas mientras trabajan para resolverlos. Pero si no está listo para invertir en esas herramientas, existen otros medios para gestionar el proceso de gestión de problemas. ProjectManager tiene docenas de plantillas de administración de proyectos gratuitas que pueden ayudar. Éstos son sólo algunos.

Plantilla de seguimiento de problemas

Nuestra plantilla de seguimiento de problemas gratuita para Excel tiene todo lo que necesita para capturar, rastrear y resolver problemas a medida que aparecen en su proyecto. Hay columnas para describir el problema y luego anotar su impacto potencial en el proyecto. Un menú desplegable le permite establecer la prioridad, para que sepa en qué trabajar primero. El propietario del problema, las fechas y el estado también se recopilan en la plantilla.

Plantilla de panel de proyecto

Una vez que tenga esa plantilla de seguimiento de problemas, querrá complementarla con nuestra plantilla de panel de control de proyecto gratuita para Excel. Si bien no se actualiza en tiempo real como en nuestro software, puede usarlo para realizar un seguimiento del progreso y el rendimiento de su equipo mientras trabajan para resolver los problemas del proyecto.

Plantilla de informe de estado del proyecto

Tiene sus problemas en plantillas que pueden ayudarlo a realizar un seguimiento del progreso, pero también tendrá que informar sobre ese progreso a sus partes interesadas. Ahí es donde nuestra plantilla de informe de estado de proyecto gratuita para Excel resulta útil. Aquí hay un espacio para los datos que necesita para mantener actualizados a los interesados, desde los aspectos más destacados del proyecto hasta los elementos de acción que necesitan atención inmediata.

3 cosas que debe evitar en su proceso de gestión de problemas

Hay muchas cosas que puede hacer para ayudar a su proceso de gestión de problemas. Igual de importantes son las cosas que debe evitar. Cuando trabaje en la gestión de problemas, asegúrese de no caer en estas malas prácticas.

1. No usar un registro de problemas: puede parecer que un registro de problemas es solo una pieza más de papeleo inútil. Cuando surjan problemas, simplemente resuélvalos. Pero un registro de problemas es un lugar donde los equipos pueden identificar problemas, los gerentes pueden analizar, rastrear y registrar su resolución para referencia futura.
2. No identificar el tipo de problema: saber el tipo de problema con el que está lidiando lo ayuda a rastrear y asignar a los miembros correctos del equipo. Existen diferencias entre las cuestiones técnicas, de procesos comerciales y de recursos, y requieren enfoques diferentes.
3. No tomar nota del estado del problema: una vez más, puede parecer una pérdida de tiempo, pero conocer el estado de un problema (abierto, investigando, implementando, escalado o resuelto) es esencial al realizar un seguimiento de los problemas a lo largo de su proyecto.

ProjectManager y gestión de incidencias

Los problemas son inevitables. Son parte de la gestión de cualquier proyecto. Es por eso que ProjectManager, un software de administración de proyectos y trabajos basado en la nube, tiene herramientas simples de administración de problemas que rastrean los problemas en tiempo real.

Tableros Kanban para flujos de trabajo de gestión de problemas

Obtenga transparencia en el proceso de su equipo a medida que identifican y resuelven problemas del proyecto con tableros kanban. Múltiples vistas de proyectos significan que los gerentes pueden planificar con diagramas de Gantt mientras los equipos trabajan con tableros kanban que les permiten administrar su trabajo pendiente y planificar colaborativamente los sprints. Los gerentes pueden personalizar el flujo de trabajo para automatizar las aprobaciones de tareas y supervisar su trabajo para reasignar recursos según sea necesario para evitar cuellos de botella.

Tableros en tiempo real para el seguimiento de problemas

Se proporciona una supervisión adicional con paneles en tiempo real que no requieren configuración. El tablero en vivo captura automáticamente los datos del proyecto, analiza los números y muestra el tiempo, el costo y más métricas en gráficos y cuadros coloridos.

Informes para afinar su proceso de gestión de problemas

Los informes con un solo clic lo mantienen al tanto del progreso y brindan datos detallados para presentar la resolución de problemas a las partes interesadas. Todos los informes, desde los informes de estado hasta las hojas de tiempo, se pueden filtrar para mostrar solo los datos que desea ver. Comparta con las partes interesadas en formato PDF o impreso.

Cuando lo pone todo junto, ProjectManager es el software ideal para gestionar problemas de proyectos. ¡Comienza gratis hoy!

Si desea obtener más información sobre los problemas del proyecto, vea el video tutorial a continuación.

Mire un video sobre la gestión de problemas del proyecto

Si eres más un aprendiz visual, ProjectManager te tiene cubierto. Tenemos cientos de videos de capacitación en nuestro sitio e incluso más publicaciones de blog que se enfocan en todos los aspectos de la gestión de proyectos. En este video tutorial, Jennifer Bridges, PMP, le brinda los conceptos básicos sobre la gestión de problemas de proyectos.

Aquí hay una captura de pantalla para su referencia.

¡Buena suerte en tus proyectos!

Consejo profesional: un problema puede ser un riesgo que ha ocurrido en su proyecto, por lo que tiene sentido repasar cómo administrar el riesgo del proyecto. Existe un proceso para administrar el riesgo que también puede ayudar con la administración de problemas.