Gestión de tareas recurrentes en la gestión de proyectos

A todos nos ha pasado. Faltar a una reunión o una tarea importante que surge cada semana o mes. Una vez que estamos metidos en nuestro trabajo, puede ser difícil recordar las tareas recurrentes. En la gestión de proyectos, pasar por alto las tareas recurrentes puede desviar rápidamente un proyecto o un miembro del equipo podría perderse una actualización importante.

Tener tareas recurrentes como parte del software de gestión de proyectos es esencial. Si no lo crees, vamos a convencerte. Primero, aclaremos qué es una tarea recurrente e incluyamos algunos ejemplos comunes. Luego, analizamos cómo puede programar tareas recurrentes en ProjectManager para que nunca más tenga que preocuparse por perder una.

¿Qué son las tareas recurrentes?

Una tarea recurrente es un trabajo que ocurre regularmente. En el software de gestión de proyectos, una tarea recurrente es aquella que se puede configurar para alertar a un usuario que se debe realizar cada día, semana, mes o cualquiera que sea la frecuencia de su ocurrencia.

El uso de tareas recurrentes ayuda a agilizar los procesos. Esto libera a los equipos de tener que usar otras herramientas como calendarios en línea o listas de tareas físicas para tener esas tareas en mente. Se puede usar más espacio mental para trabajar en lugar de distraerse o perderse tareas importantes que se repiten.

Cuanto más pueda automatizar los procesos un software de gestión de proyectos, menos tiempo se apartará a un miembro del equipo de su trabajo. Si bien los calendarios en línea o los teléfonos inteligentes son útiles, tener que dejar su herramienta significa pausar su trabajo y ralentizarlo.

ProjectManager le brinda muchas opciones para la gestión de tareas, como flujos de trabajo personalizados en tableros kanban y automatización. Por ejemplo, nuestra funcionalidad de tareas recurrentes permite a los usuarios crear y editar una serie de tareas repetitivas y funciona en todas nuestras vistas de proyectos. Eso significa que puede trabajar en la herramienta que desee y recibir alertas automáticas que le notifiquen sobre las próximas tareas recurrentes. No más soluciones alternativas, como crear tareas únicas para recordarle a lo largo del proyecto. Los proyectos recurrentes ahorran tiempo y mantienen la productividad de los equipos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

Ejemplos de tareas recurrentes

Aunque puedan parecer menores, las tareas recurrentes son importantes en la gestión de proyectos. Ilustrar la variedad y la frecuencia de las tareas recurrentes puede resultar útil para comprender cuán críticas son para la gestión de tareas. Veamos algunos ejemplos de tareas recurrentes.

Reuniones

El ejemplo más obvio de una tarea recurrente es una reunión. Probablemente tenga reuniones de pie todos los días o al menos semanalmente con su equipo. Luego están las reuniones de toda la empresa, las reuniones entre departamentos para fomentar la colaboración, etc.

Pero las reuniones son importantes. Sí, pueden parecer una pérdida de tiempo, pero con una agenda adecuada, son excelentes vehículos para entregar información pertinente del proyecto. Incluso una reunión perdida puede tener un impacto perjudicial en el proyecto. Pero si está demasiado ocupado trabajando, es fácil perderse una reunión. Aquí es donde una tarea recurrente puede ayudarlo a recordar las reuniones de su proyecto.

Informes

Por supuesto, las reuniones de equipo o de empresa son solo un tipo de tarea recurrente. Los gerentes de proyecto tienen informes de estado que generalmente realizan semanalmente. Estos mantienen al gerente del proyecto al tanto del progreso y el desempeño de su equipo o informan a las partes interesadas, los cuales son increíblemente importantes.

Si no realiza un seguimiento de su proyecto, es probable que se retrase o exceda su presupuesto, lo que podría generar gastos excesivos o algo peor. Las partes interesadas también deben mantenerse actualizadas para gestionar sus expectativas y asegurarse de que el proyecto avance según lo planeado.

Otros ejemplos de tareas recurrentes podrían ser otro tipo de reuniones, ya sea con ejecutivos o clientes. También hay otros informes, fuera de los informes de estado. Los informes de proyectos deben programarse como tareas recurrentes para garantizar que ninguno de estos plazos pase desapercibido.

Cómo programar tareas recurrentes con ProjectManager

ProjectManager tiene tareas recurrentes como parte de sus funciones de administración de tareas más grandes y evita que los usuarios tengan que crear cada tarea individualmente. El uso de nuestra función de tareas recurrentes le permite realizar una tarea y establecer su frecuencia para que coincida con sus necesidades.

Cuando abre una tarjeta de tarea, puede agregar una descripción, personalizar etiquetas, fechas de vencimiento, prioridad, agregar archivos adjuntos y comentar. Cualquier tarea en nuestro software se puede convertir en una tarea recurrente. Todo lo que tiene que hacer es actualizar la configuración de recurrencia en la tarjeta de tareas que se encuentra entre la fecha de vencimiento y la prioridad de la tarea.

Para establecer cuándo se repite, haga clic en recurrencia para crear una ventana emergente. El valor predeterminado es sin recurrencia, y un menú desplegable le permite elegir si se repite diariamente, semanalmente, mensualmente o por años. Nota: puede repetir la tarea en días laborables y entre semana.

A continuación, dado que se trata de un proyecto, habrá una fecha de finalización. En "finaliza", puede hacer clic en el botón para que aparezca el icono del calendario y elegir la fecha en la que desea que finalice la tarea recurrente. O puede elegir el botón después y programar un número específico de tareas u ocurrencias para las tareas recurrentes después de lo cual finaliza. Una vez que pulses guardar, habrás terminado.

Puede editar la tarea recurrente como lo haría con cualquier tarea en la herramienta. Actualice una tarea y esos cambios se reflejarán en todas las tareas recurrentes. También puede aplicar el cambio a esa tarea individual.

La tarea recurrente aparece en todas las vistas del proyecto. Nuestro software tiene múltiples vistas de proyectos porque entendemos que lo que un gerente de proyectos podría necesitar para planificar un proyecto no es la misma herramienta que usa el equipo del proyecto para ejecutar ese plan. A continuación se muestran las funciones en las que puede haber tareas recurrentes.

Tableros Kanban

Los tableros Kanban son una gran herramienta para visualizar el flujo de trabajo de un proyecto. Tienen tarjetas que representan tareas que se mueven de una columna a otra a medida que esa tarea pasa de una etapa de producción a la siguiente. La herramienta se puede personalizar para que el título de cada columna coincida con el ciclo de su proyecto.

Listas de tareas

Otra herramienta preferida por los equipos de proyecto es la lista de tareas. Esto es más que una simple lista de tareas, es una recopilación de su trabajo que muestra la prioridad de la tarea, sus fechas de vencimiento, a quién se le asignó, su estado y el porcentaje completado.

Calendarios de proyectos

La vista de calendario del proyecto es el proyecto visto en el formato de un calendario clásico. Muestra el mes, las fechas, la carga de trabajo y los proyectos. Puede mostrar el calendario para mostrar la fecha de vencimiento y la duración o la tarea y el asignado. Es una buena descripción general de las fechas importantes y una vista popular para las partes interesadas que no tienen interés en perderse en la maleza.

Diagramas de Gantt

Los diagramas de Gantt son una de las herramientas de gestión de proyectos más populares. Organizan sus tareas, vinculan dependencias y pueden indicar hitos del proyecto. Son una herramienta esencial de planificación y programación. Lo que hace que nuestros diagramas de Gantt sean únicos es que puede filtrar por la ruta crítica y establecer una línea de base. Una vez que establezca la línea de base, puede hacer un seguimiento de su esfuerzo planificado contra su esfuerzo real en tiempo real para ayudarlo a cumplir con el cronograma.

Hojas de horas

Las hojas de tiempo son documentos seguros que agregan tareas de varios proyectos y se completan automáticamente según sea necesario. Una vez enviados, se bloquean y se entregan a la persona con autoridad para aprobarlos. Dado que las hojas de tiempo generalmente se envían semanalmente, tener una tarea recurrente ayuda al miembro del equipo a hacerlo a tiempo y al gerente las revisa rápidamente.

Plantillas de gestión de tareas

Las tareas recurrentes son un elemento básico de la gestión del tiempo y una característica útil de nuestro software. Pero si no está listo para pasarse al software de gestión de proyectos, ofrecemos docenas de plantillas de gestión de proyectos gratuitas. Ya que hemos estado hablando sobre la gestión de tareas, aquí hay algunas de las plantillas de gestión de tareas gratuitas que puede descargar ahora.

Plantilla de estructura de desglose de trabajo

Antes de que pueda administrar sus tareas, necesita saber cuáles son. Una estructura de desglose del trabajo (EDT) es un diagrama de árbol jerárquico que lo ayuda a identificar los entregables del proyecto y las tareas necesarias para completarlos. Descargue nuestra plantilla de estructura de desglose de trabajo gratuita para Excel y asegúrese de no perder ningún entregable clave al planificar sus tareas.

Plantilla de diagrama de Gantt

Como se señaló, los diagramas de Gantt son herramientas populares de administración de tareas. Enumeran todas sus tareas y luego las muestran en una línea de tiempo. Puede ver todo el proyecto en un solo lugar, lo que le ayuda a administrar mejor los recursos. Utilice la plantilla de diagrama de Gantt gratuita para Excel para realizar un seguimiento visual de las tareas de su proyecto.

Plantilla de seguimiento de tareas del proyecto

Tener tareas recurrentes es importante, pero también lo es la capacidad de realizar un seguimiento de sus tareas para ver si está a tiempo. El uso de nuestra plantilla gratuita de seguimiento de tareas de proyectos para Excel le permite enumerar sus tareas, las fechas de vencimiento, la prioridad y, lo que es más importante, el estado. De esa manera, puede ver de un vistazo qué tareas están a tiempo.

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Además de tener software en línea y plantillas descargables gratuitas para Excel y Word, ProjectManager es un centro en línea para todo lo relacionado con la gestión de proyectos. Publicamos blogs semanales y tenemos tutoriales en video, guías y documentos técnicos. Aquí hay una muestra de nuestro contenido gratuito relacionado con la gestión de tareas.

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ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a planificar, administrar y realizar un seguimiento de su trabajo. Utilice tareas recurrentes, automatización y más funciones de gestión de tareas para mantener la productividad de sus equipos y la puntualidad de sus proyectos. Las herramientas de gestión de riesgos lo ayudan a gestionar los problemas a medida que surgen y la gestión de recursos mantiene equilibrada la carga de trabajo de su equipo. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.