Consejos y plantillas para la agenda de reuniones para llamadas de clientes de marketing digital productivo

Publicado: 2021-10-23

¿Se ha encontrado luchando durante una reunión con un cliente? ¿Lidiando con una pregunta de desempeño inesperada o una nueva promoción que el cliente ha generado en su equipo en el último minuto? ¿O quizás participar en un juego anticuado de incomodidad en la línea de conferencias? Las reuniones deben ser productivas y hacer que su equipo avance en conjunto. Las reuniones nunca deben ser agotadoras o distraídas y se deben discutir los temas correctos de PPC para mantener su relación avanzando hacia un objetivo común.

La base de una buena reunión es una agenda bien elaborada que se envía mucho antes de la convocatoria; idealmente, el día antes de la reunión para que todas las partes tengan un momento para revisar o agregar sus propios puntos de conversación sugeridos. A continuación, se muestran algunos consejos sobre cómo elaborar una agenda de reuniones de marketing digital procesable con 2 plantillas que puede utilizar para sus propias reuniones futuras.

¿Por qué las agendas son tan vitales para el éxito de una reunión?

Hay varias razones para ello:

1) Las agendas establecen expectativas de cómo se gastará el tiempo, quiénes participarán y qué temas se cubrirán.

2) Las agendas reducen las distracciones y eliminan las conversaciones derivadas de "senderos de conejos"

3) Una agenda bien construida permite que su cliente se sienta escuchado

4) Las agendas pueden servir como un registro de seguimiento del trabajo que se ha realizado en la cuenta.

  • Si envía sus agendas a través de un software de automatización de flujo de trabajo como Basecamp o Asana, ¡mucho mejor! Tendrá un registro actualizado de todos los temas discutidos y decisiones tomadas. Enviar agendas por correo electrónico está bien, pero hace que rastrear conversaciones pasadas sea un problema.

5) Las agendas permiten que todas las partes salgan de sus reuniones llenas de confianza y seguras de los próximos pasos que se tomarán y las acciones necesarias.

Dicho esto, ¿qué hace una buena agenda? Hanapin requiere que todas las reuniones con los clientes tengan algunos elementos clave específicos para las necesidades de los especialistas en marketing digital:

1. Primero, elimine las tareas domésticas

Los artículos de limpieza podrían incluir:

  • Establezca una duración específica de la reunión por adelantado, en caso de que tenga una parada difícil y necesite limitar la duración de la reunión
  • Discuta las ausencias de los miembros del equipo, las adiciones, las próximas vacaciones que podrían interrumpir el flujo de trabajo, etc.
  • Si es necesario ajustar los tiempos de las reuniones futuras, programar QBR o conectar equipos adicionales en tipos de reuniones específicos, como una revisión creativa, una auditoría de anuncios de Facebook, una base de contacto con las ventas con respecto a los contratos, etc. - Realice esos cambios y envíe el calendario invita mientras todas las partes todavía están en la llamada, si es posible. Coordinar las invitaciones a reuniones es difícil y requiere mucho tiempo a través del correo electrónico, así que aproveche la conversación en tiempo real para evitar la preparación de reuniones futuras.

2. Evite sorpresas: déle al cliente un "¿Qué hay de nuevo?" viñeta

  • Este punto de la agenda puede ser tan simple como: "Actualizaciones de la empresa / industria del cliente"
  • Haga un seguimiento verbal con el cliente para ver si hay algo que le preocupa últimamente. ¿Tienen nuevas promociones por venir? ¿Su equipo de contenido está implementando un nuevo proyecto? ¿Se están produciendo videos? ¿Están ocurriendo las conversaciones sobre el presupuesto internamente? Dale tiempo al cliente para hablar sobre lo que está sucediendo en su industria. Este paso es vital para las agencias que a veces pueden sentirse desconectadas de la industria de sus clientes. Como socio de confianza, debe saber exactamente lo mismo que el cliente sobre lo que sucede en su industria. ¡Siempre afectará su estrategia de marketing!

3. Incluya proyecciones presupuestarias mensuales o trimestrales.

  • Toque la base de cómo se prevé que se gasten los presupuestos.
  • Esto evita cualquier conversación desagradable en el futuro sobre la asignación de presupuesto. También puede alimentar la conversación sobre el rendimiento si ve ciertas oportunidades para gastar mejor el presupuesto en campañas o canales de KPI rockstar.

4. Mantenga la sección de actualizaciones de rendimiento simple y desarrolle a través de conversaciones o informes / capturas de pantalla con hipervínculos.

Estrategias, audiencias, segmentación, campañas ... las actualizaciones de rendimiento pueden complicarse demasiado rápidamente. En una agenda contundente, las actualizaciones de rendimiento se pueden dividir en 3 partes:

1) Qué está funcionando bien:

  • ¿Hay pruebas que cumplan o superen los KPI del objetivo?
  • Venga a la reunión con una recomendación sobre cómo aprovechar las ganancias clave, ya sea cambiando los presupuestos, expandiendo la focalización más en la dirección del crecimiento positivo o expandiendo una prueba menor.

2) Qué se está desempeñando mal:

  • ¿Qué está causando el retraso en el rendimiento?
  • ¿Qué podemos hacer con estos puntos dolorosos y cuál es la ETA en estas acciones?

3) Próximos pasos:

  • Acciones a tomar con detalles sobre quién las hará
  • Cada acción debe estar siempre vinculada a una fecha: una fecha límite en la que el cliente puede esperar que se complete el trabajo o una fecha en la que su equipo puede esperar comentarios o activos del cliente. Recuerde: ¡las ETA no son solo para usted! Deben aplicarse a todos los proyectos, independientemente de quién esté a cargo del impulso hacia adelante.

5. Algunos fragmentos de sabiduría que dan forma a la agenda de los especialistas en marketing digital:

  • Incluya detalles de la conferencia, como un enlace para compartir pantalla, un número de teléfono y un PIN, para que el cliente no tenga que buscar esta información en la invitación del calendario.
  • ¡A nadie le gusta una agenda voluminosa!
    • En lugar de pegar párrafos de información sobre una auditoría o proyecto reciente junto con archivos adjuntos voluminosos, haga referencia a otros correos electrónicos sobre el proyecto o use hipervínculos en la agenda para que todas las partes puedan acceder fácilmente a los hilos del proyecto en Basecamp o Asana, documentos y hojas de Google. etc. Esto mantendrá las agendas ordenadas y directas.
  • Asegúrese de que la fecha de la reunión esté incluida en el asunto del correo electrónico o mensaje
    • Esto hace que mirar hacia atrás en las agendas antiguas sea mucho más fácil cuando está interesado en ciertos momentos históricos en su relación agencia-cliente.
    • Esto también se aplica a los informes o documentos de auditoría: indique cuándo se completó el informe y el período de tiempo de los datos que se extrajeron para la revisión.
  • Utilice el lenguaje "nosotros" en lugar de "Le entregaré este informe el viernes". Si tiene otros miembros del equipo que se comprometen a trabajar en la cuenta, esto reconoce su participación e infunde confianza en el equipo. Después de todo, la agencia es un equipo y la relación agencia-cliente también es un equipo. Aquí nadie trabaja solo. Lo mismo ocurre con llamar a miembros específicos del equipo, a menos que desee preparar al cliente para que reciba un correo electrónico de un miembro específico del equipo.

Plantillas de agenda de reuniones:

Ejemplo 1: versión breve

Buenas tardes, se adjunta el informe de rendimiento semanal. [El documento de estado y hoja de ruta de 90 días se encuentra en este hipervínculo].

Esperamos poder hablar con usted mañana a las 3:30 pm EST.

Agenda de la reunión

  • Actualizaciones de la empresa / industria
  • Ritmo presupuestario
  • Actualizaciones de rendimiento:
    • Principales resultados de Google Ads / puntos problemáticos y próximos pasos
    • Los mejores anuncios de Facebook / puntos problemáticos y próximos pasos
  • Elementos de acción:
    • Extensiones de anuncios (fecha ETA)
    • X Revisión (fecha ETA)
    • Lanzamiento de la promoción (fecha ETA)

Ejemplo 2: versión detallada

Asunto: X Nombre del cliente / agencia Agenda de la reunión de marketing digital - 13 de noviembre de 2019

Buenos días Nombre y equipo del cliente,

A continuación se muestra el enlace al documento de estado y la agenda de nuestra reunión de mañana a las 11 a. M. EST. Háganos saber si desea agregar puntos adicionales a nuestra discusión. ¡Esperamos nuestra llamada mañana! Información de la conferencia: Google Hangout Link para compartir pantalla
Teléfono: XXX-XXX-XXXX
Pin:? XXXXXXXX # [Status Doc Link]

Agenda de la reunión del 13 de noviembre de 2019:

1. Limpieza

  • La Auditoría de Display de Google se completó: programe una hora para revisar.
  • Nota: No tendremos nuestra reunión la semana de Acción de Gracias (27 de noviembre)

2. Actualizaciones de la empresa / industria del cliente

3. Descripción general del rendimiento y el ritmo del presupuesto de MTD del 1 al 12 de noviembre

  • Búsqueda de Google: $ X | Conversiones X | CPA: $ X - Ejecutando el objetivo del ritmo de presupuesto ideal (estamos aumentando la inversión de X campañas para cerrar la brecha debido a la alta calidad y bajo CPL).
    • Búsqueda de marca: $ X | Conversiones X | CPA: $ X
    • Búsqueda sin marca: $ X | Conversiones X | CPA: $ X
  • Pantalla de Google: $ X | Conversiones X | CPA: $ X -% de ejecución por encima del ritmo de presupuesto ideal
  • Anuncios de Facebook / Instagram: $ X | Conversiones X | CPA: $ X -% de ejecución por debajo del ritmo de presupuesto ideal

4. Revisar el desempeño semanal

[Enlace al informe semanal]

  • Mejor desempeño:
    • Breves notas sobre el rendimiento: qué está funcionando bien, cómo aprovechar estas oportunidades.
  • Puntos conflictivos:
    • Qué no está funcionando y qué podemos hacer para mejorar. [Hipervínculo para informar en el que investigamos a los que tienen un rendimiento deficiente, para compartir la pantalla y debatir durante la reunión].

5. Pasos siguientes: elementos de acción y ETA

  • Cliente:
    • Esperamos la revisión y aprobación de X antes de lanzar la campaña Y. ETA: 15 de noviembre
  • Agencia:
    • Completado recientemente: cortes sin marca completados del 11 al 12 de noviembre
    • Los grupos de anuncios X se lanzarán el lunes 18 de noviembre
    • Creación de nueva hoja de ritmo presupuestario - ETA: 18 de noviembre.
    • Mejora / expansión de Google Local Ads - 25 de noviembre
    • La revisión de la consulta de búsqueda se completará el 27 de noviembre

Al conocer a su cliente, descubrirá naturalmente qué tipo de agenda prefiere, ya sea que necesite muchos detalles o simplemente un breve resumen de la discusión. Asegúrese de que sea simple, factible y predecible. Las agendas nunca deberían consumir mucho tiempo, pero funcionan bien para dirigir la conversación y establecer prioridades de trabajo a medida que establece una relación de marketing digital con sus clientes como una agencia de confianza.

Además, ¡no olvide enviar un breve seguimiento de la reunión con los próximos pasos después de sus reuniones! Esto puede ser tan simple como hacerle saber al cliente que ha agregado los siguientes pasos y ETA a su documento de estado, o puede ser en forma de una lista de las próximas acciones en la cuenta. Esto hará que todos se sientan cómodos y establecerá expectativas de una semana a otra.