Pasos de planificación de reuniones: cómo planificar una reunión

Es comprensible por qué la gente a menudo se queja ante la perspectiva de una reunión. Pueden ser usos largos y no muy efectivos del tiempo de uno. Pero las reuniones son importantes. Son una excelente manera de comunicarse con un grupo y hacer que ese grupo trabaje mejor en conjunto. Para eliminar el estigma asociado a las reuniones, aprenda a planificar reuniones.

¿Qué es la planificación de reuniones?

La planificación de reuniones establece la agenda de la reunión. Incluye quién asistirá, cuándo y dónde tendrá lugar la reunión, así como qué ocurrirá durante y después de la reunión. Estructura la reunión para evitar perder el valioso tiempo de nadie y también puede crear pautas sobre cuándo se puede hablar, quién dirigirá la reunión y quién tomará las actas de la reunión.

El uso de ProjectManager, un software de gestión de proyectos galardonado, no solo puede capturar la agenda de la reunión y compartirla entre los asistentes, sino también enumerar todos los elementos de acción creados durante la reunión. Estas tareas se pueden agregar a una lista de tareas, tablero kanban o vista de calendario, asignadas a personas con fechas de vencimiento, prioridad y notas. Incluso puede adjuntar archivos a la tarea para que cuando todos abandonen la reunión puedan comenzar a trabajar. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

¿Por qué es importante la planificación de reuniones?

Las reuniones son un gran vehículo para entregar información de manera eficiente a un grupo de personas. Hay otras formas, por supuesto, como el correo electrónico o la documentación, sin embargo, una reunión proporciona un espacio para preguntas y comentarios. Esto asegura que todos estén en la misma página antes de que termine la reunión. Las reuniones también pueden ayudar a construir lazos en los equipos que fomentarán una mayor colaboración.

Las reuniones son medios clave para comunicarse en los proyectos, pero a menudo hacen perder tiempo, no agregan eficiencia. Jennifer Bridges, PMP, le muestra cómo planificar una reunión productiva.

¡Aquí hay una foto de la pizarra para su referencia!

Pasos de planificación de reuniones

Al planificar una reunión productiva, debe preguntarse quién, qué, por qué, dónde y cómo son las preguntas más comúnmente asociadas con el periodismo. Aquí hay 6 pasos para una planificación eficaz de reuniones:

1. Determinar el propósito de la reunión

No organice una reunión sin antes entender por qué debería haber una reunión. Si no hay una buena razón para reunirse, no se reúnan. Pero si lo hay, entonces ese propósito debe estar claramente definido y enfocado. No quiere morder más de lo que puede masticar en una reunión.

2. Establezca metas para su reunión

Las reuniones deben llevar a un grupo de personas de un punto a otro, ya sea para dejarles claro algún tema o asignar trabajo a individuos. Asegúrese de tener un objetivo en mente antes de programar la reunión. De esa manera, puede asegurarse de que la meta se haya logrado antes de que termine la reunión.

3. Identificar quién debe asistir a la reunión

No todo el mundo tiene que asistir a todas las reuniones. No invite a personas que no tengan interés en involucrarse en lo que se va a discutir en la reunión. Mantener la asistencia de quienes estén involucrados de alguna manera con el tema de la reunión.

4. Notificar a los asistentes por adelantado

La reunión debe anunciarse con tiempo suficiente para que todos puedan asegurarse de tener una hora programada en su calendario. Nunca celebres una reunión con personas sin previo aviso. Es posible que no puedan asistir y, aunque puedan, se molestarán por la brusquedad. Muestra una falta de preocupación por su tiempo.

5. Prepare el contenido de su reunión

Tenga una agenda escrita antes de la reunión. Esto proporcionará un resumen de lo que se discutirá durante la reunión. Si necesita entregar documentación de respaldo, asegúrese de tenerla impresa antes de la reunión. Lo último que quieres hacer es no estar preparado. No es profesional.

6. Defina la duración de su reunión

Las reuniones pueden tener una tendencia a seguir y seguir. Para evitar una reunión que nunca termina, establezca un límite de tiempo. ¿Cuánto tiempo necesita de manera realista para hacer lo que requiere la reunión? Esa es la duración de la reunión.

7. Crear una agenda de reunión

Ya hemos mencionado la necesidad de una agenda. Ahora puedes escribirlo. Comience con un rompehielos para que todos se sientan cómodos y luego enumere los temas, incluidas las conclusiones o elementos de acción que deberán completarse antes de la próxima reunión.

8. Redactar actas de reuniones

Se debe seleccionar un secretario para que lleve las actas de la reunión, que son un breve resumen de los puntos principales tratados durante la reunión. Esto puede incluir lo que dijo el líder de la reunión y los asistentes, así como cualquier elemento de acción que se ejecutará antes de la próxima reunión.

Por último, es importante crear actas de reuniones para asegurarse de que usted y los miembros de su equipo no olviden los puntos clave de su reunión. Nuestra plantilla gratuita de actas de reuniones es una excelente herramienta para ayudarlo con este proceso.

Haga todas estas cosas y los miembros del equipo no se quejarán cada vez que convoque una reunión, sino que en realidad recibirán órdenes de marcha y se sentirán emocionados por lo que deben hacer a continuación.

Desafíos de la planificación de reuniones

Las reuniones pueden ser la ruina de la existencia de un miembro del equipo, dijo Jennifer. No es que las reuniones del proyecto no sean importantes, es solo que a veces son un problema mayor, como por ejemplo:

• Tener a las personas equivocadas en las reuniones equivocadas
• Falta de comunicación sobre la reunión.
• Falta de claridad durante la reunión.
• Tener una falta de planificación para la reunión.

Ese último elemento, señaló Jennifer, si se planifica adecuadamente resolverá todos los demás problemas que mencionó. Eso hará una reunión productiva y un equipo feliz. Monitorear la salud y la felicidad de su equipo puede no parecer una prioridad, pero si quiere tener un proyecto exitoso, debe hacer precisamente eso.

Plantillas de planificación de reuniones gratuitas

ProjectManager tiene muchas plantillas gratuitas de gestión de proyectos para Excel y Word que puede descargar ahora mismo. Hay plantillas que cubren cada fase de un proyecto, incluidas estas tres que pueden ayudarlo a tener una reunión más exitosa.

Plantilla de actas de reuniones

Para facilitar la toma de actas, utilice nuestra plantilla gratuita de actas de reuniones para Word. Si tiene espacio para capturar quién asistió, la agenda de la reunión y cualquier conclusión de la reunión, así como cuándo tendrá lugar la próxima reunión.

Plantilla de plan de acción

La mayoría de las reuniones terminan con elementos de acción que se asignan a los asistentes para que los completen antes de la próxima reunión. Utilice nuestra plantilla de plan de acción gratuita para Excel para enumerar todas estas tareas, quién está asignado, el cronograma para completarlas y más.

Plantilla de seguimiento de tareas

Una vez que haya comenzado a ejecutar las tareas en su plan de acción, es importante usar nuestra plantilla de seguimiento de tareas gratuita para Excel para asegurarse de que se realicen según lo programado. Puede controlar el estado de su trabajo y asegurarse de que se mantiene al día.