Gestión de múltiples proyectos: 5 consejos esenciales

Ya es bastante difícil administrar un proyecto. Cada proyecto es realmente cientos de proyectos más pequeños para controlar: ¡se necesita mucho tiempo y energía para entregar un solo proyecto a tiempo y dentro del presupuesto!

Es por eso que la gestión de proyectos múltiples es un desafío que requiere una oficina de gestión de proyectos (PMO) o un director de proyectos experimentado para gestionar los recursos y los miembros del equipo.

La gestión de proyectos múltiples es tal como suena, una práctica gerencial en la que los gerentes de proyectos lideran varios proyectos al mismo tiempo. Es una forma de optimizar la planificación y la gestión de recursos en una organización y utilizar los recursos y los miembros del equipo de manera más eficiente en todos los proyectos.

¿Qué es la gestión de múltiples proyectos?

La gestión multiproyecto se refiere a programas y carteras de proyectos. Los programas son un grupo de proyectos relacionados y una cartera de proyectos es simplemente todos los proyectos y programas de una organización. La gestión de proyectos ha venido con metodologías para gestionar estos llamados gestión de programas y gestión de cartera de proyectos (PPM).

La gestión de proyectos múltiples suena como algo para lo que necesita una certificación y, sí, existen certificaciones de gestión de proyectos múltiples, como las que otorga el instituto de gestión de proyectos (PMI). Pero la mayoría de nosotros no somos gerentes de proyectos y, sin embargo, tenemos la tarea de administrar varios proyectos a la vez. La gestión de múltiples proyectos es un desafío que requiere que los gerentes de proyectos presten especial atención a:

• Administracion de recursos
• Seguimiento del tiempo
• Planificación de capacidad
• Programación de proyectos
• Planificación de proyectos
• Gestión de equipos

¿Hay alguna herramienta de gestión de proyectos múltiples que pueda ayudarnos a hacer eso?

Sí, gracias al software de gestión de proyectos y al diagrama de Gantt para la gestión de carteras de proyectos, puede gestionar varios proyectos sin largas horas de formación y experiencia en gestión de programas o gestión de carteras de proyectos (PPM).

La importancia de la gestión de múltiples proyectos

La gestión de proyectos múltiples puede sonar como la gestión de cartera de proyectos. Pero son diferentes en aspectos críticos. La importancia de la gestión multiproyecto radica en esas diferencias.

Cuando un gerente de proyecto tiene la tarea de liderar múltiples proyectos, es responsable de hacer el trabajo lo más rápido y consciente de los costos posible.

La gestión de proyectos múltiples puede ayudar a lograr esos objetivos centrándose en la planificación de la capacidad, la priorización de tareas y la asignación de recursos. Es importante estar actualizado sobre lo que sucede en el proyecto para que pueda mover sus recursos de un proyecto a otro según se necesiten.

El software de administración de proyectos le brinda herramientas de administración de recursos para administrar programas y carteras de proyectos de manera más efectiva. ProjectManager tiene herramientas de planificación de proyectos diseñadas para mantenerlo actualizado con datos en tiempo real que le permiten asignar mejor los recursos. Nuestro tablero de cartera le brinda una vista de alto nivel de todos sus proyectos, calculando automáticamente las métricas en múltiples proyectos. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!

Desafíos de la gestión de múltiples proyectos

Si alguna vez ha tratado de administrar más de un proyecto, entonces comprende lo desafiante que puede ser la administración de múltiples proyectos. Trabajar con varios proyectos al mismo tiempo (especialmente aquellos que comparten recursos) puede superar los límites incluso del gerente de proyecto más hábil y experimentado.

Algunos de esos desafíos de gestión de proyectos se centran en proyectos que se implementan al mismo tiempo pero en diferentes departamentos. Esos diferentes departamentos necesitan coordinar sus actividades de gestión de recursos a medida que cambian las prioridades, e incluso las estrategias.

Luego está el presupuesto del proyecto y el cronograma del proyecto, que se pueden reducir en varios proyectos. Algunos de esos proyectos pueden ser interdependientes, lo que agrega otra capa de complejidad. También está el entorno del proyecto, que es el contexto en el que ocurren todos esos proyectos.

Desde informes complejos hasta tomas de decisiones rápidas que tienen un impacto a largo plazo en todos sus proyectos, la gestión de múltiples proyectos puede ser un dolor de cabeza. Es por eso que existen herramientas y técnicas de planificación de recursos para ayudarlo a controlarlos mejor.

Herramientas de gestión de múltiples proyectos

Cuando gestiona varios proyectos, necesita herramientas de gestión de programas y gestión de carteras de proyectos que le ayuden a priorizar tareas y asignar recursos:

Recopilación de datos en tiempo real

Una herramienta basada en la nube ofrece datos de gestión de proyectos en tiempo real. Eso significa que verá todos sus proyectos a medida que se ejecutan ahora vea dónde compartir recursos. Si está trabajando con una herramienta de administración de recursos que captura una imagen de ayer o incluso de hace una hora, entonces está trabajando en desventaja.

Gestión de tareas y tiempo

Otra herramienta necesaria para la gestión de múltiples proyectos es la gestión de tareas y el seguimiento del tiempo. Debe tener una herramienta que lo ayude a organizar sus tareas, ya sea en una lista de tareas o en un tablero kanban.

Administracion de recursos

Por último, las herramientas de gestión de recursos son imprescindibles. Ya sean las personas de su equipo o el equipo, los materiales, etc., debe tener una forma de planificar y realizar un seguimiento del progreso de sus recursos para asegurarse de que cumplan con los hitos establecidos en el cronograma y el plan de gestión del proyecto.

¿Qué pasa con un diagrama de Gantt para múltiples proyectos?

Los diagramas de Gantt son la casa de trabajo de cualquier plan de gestión de proyectos. Organizan tareas, establecen plazos, hitos y muestran el cronograma completo del proyecto en una línea de tiempo visual. Los gerentes de proyecto los usan para crear cronogramas, hacer asignaciones, verificar conflictos de recursos y mucho más. Son la herramienta de referencia para administrar el cronograma de un proyecto.

¿Se pueden usar diagramas de Gantt en la gestión de múltiples proyectos? Sí, pero solo si ese diagrama de Gantt puede mostrar todos sus proyectos en un solo lugar. Eso se llama hoja de ruta del proyecto. Parece un diagrama de Gantt, solo que en lugar de visualizar la línea de tiempo para un plan de proyecto, muestra todos sus proyectos de principio a fin, en un solo lugar.

Debido a que una hoja de ruta muestra todos sus proyectos, hace que sea más fácil ver dónde puede compartir o mover recursos para obtener más por su dinero. Nuestra plantilla de hoja de ruta del proyecto es ideal para el gerente de proyecto encargado de liderar múltiples proyectos.

5 consejos esenciales para mejores proyectos múltiples

Las herramientas de gestión de múltiples proyectos solo lo llevarán hasta cierto punto en la gestión de múltiples proyectos. Las herramientas de software de gestión de proyectos son tan buenas como la persona que las utiliza. Por lo tanto, obtenga la herramienta adecuada y luego aplique estos cinco consejos para una mejor gestión de proyectos múltiples.

1. Plan, Plan, Plan: No podemos enfatizarlo lo suficiente. La planificación de proyectos es una de las actividades más importantes que puede realizar un director de proyectos, ya sea que esté trabajando en uno o en docenas de proyectos. La planificación de proyectos le brinda la oportunidad de controlar tantas actividades en sus proyectos como sea posible. Eso incluye gestión de riesgos, gestión de recursos, seguimiento de tiempo, planificación de capacidad, comunicaciones, planes de contingencia y mucho más.
2. Tenga visibilidad en todos los proyectos: lo que desea es visibilidad en todos sus proyectos, programas o cartera de proyectos en un solo lugar. No debería estar saltando de una aplicación a otra para planificar proyectos, administrar recursos y comunicarse con los miembros de su equipo de proyecto. Esa es una receta para el desastre. Seguro que te pierdes algo crucial. Encuentre una herramienta de administración de cartera que le permita administrar todos sus proyectos en un solo lugar.
3. Priorizar: Hay que saber qué es importante y qué no. Todo puede parecer importante y en un mundo ideal, lo es. Pero al administrar múltiples proyectos, debe conocer las tareas que deben realizarse para lograr los objetivos de su proyecto. Habrá algunos que le gustaría hacer y otros que probablemente podrían omitirse sin ningún impacto en el cronograma, el presupuesto o la calidad del proyecto.
4. Delegue el trabajo: los gerentes de proyecto son excelentes planificadores, pero también son excelentes para delegar. Saben que no pueden con todo. Es por eso que reúnen un equipo de gestión de proyectos con las habilidades y la experiencia para hacer el trabajo. Esto solo se agrava cuando administra varios proyectos. Su trabajo es supervisar los recursos y encontrar eficiencias entre proyectos. El trabajo ocupado puede ir a los miembros de su equipo.
5. Sepa lo que están haciendo sus equipos: desea dar a los equipos la libertad de hacer lo que mejor saben hacer, pero con supervisión. ¿Cómo hace esto sin microgestionarlos y potencialmente erosionar la confianza y, al hacerlo, su productividad? Necesita herramientas de gestión de recursos y de seguimiento del tiempo para vigilar su trabajo sin interponerse en su camino. Vea en qué están trabajando, cuál es el estado de esas tareas y si su carga de trabajo está equilibrada para mantener su capacidad de trabajo.

Cómo ProjectManager ayuda a administrar múltiples proyectos

El mejor consejo que cualquier gerente de proyecto puede obtener al administrar proyectos múltiples es obtener un software de gestión de proyectos que pueda facilitar todo lo que necesita hacer. ProjectManager es una herramienta basada en la nube que organiza sus proyectos y le brinda las herramientas de administración de recursos necesarias para mantener cada proyecto entregado a tiempo, dentro de su presupuesto y cumpliendo con las expectativas de calidad de sus partes interesadas.

La gestión de tareas más robusta del mercado

Administrar tareas entre proyectos es fácil con nuestras funciones de administración de tareas. Puede asignar tareas, realizar un seguimiento del tiempo que su equipo dedica a esas tareas y brindarles las herramientas que necesitan para colaborar y trabajar mejor juntos. Las múltiples vistas de proyectos se prestan a equipos híbridos que funcionan de manera diferente. Pueden usar la lista de tareas para administrar su propio trabajo. Los gerentes pueden ver su estado y realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento para asegurarse de que están cumpliendo con los hitos.

Administre su equipo con facilidad

Mantenga a su equipo a la vista sin bloquear su progreso con las herramientas de gestión de equipos. Una vez más, las múltiples vistas del proyecto permiten que todos trabajen como quieran. Todas las actualizaciones de estado se comparten en todo el software para que todos estén siempre en la misma página. Los gerentes obtienen una vista de alto nivel de todo el equipo y en qué están trabajando, todo enumerado en un solo lugar en la página del equipo. Pueden ver qué tareas se les asignan para obtener la visibilidad que necesitan para asegurarse de que cada proyecto va por buen camino.

Planifique y realice un seguimiento de los recursos en gráficos de carga de trabajo

La gestión de recursos también es clave. Los gráficos de carga de trabajo brindan a los gerentes una vista de la carga de trabajo de sus equipos en un gráfico codificado por colores que hace que sea rápido y fácil ver quién tiene demasiadas o muy pocas tareas asignadas. Luego reasigna esas tareas directamente desde el gráfico de carga de trabajo y mantén su carga de trabajo equilibrada. También puede realizar un seguimiento de los recursos no humanos en el Gantt.

Crear hojas de ruta de cartera

Nuestras funciones de gestión de carteras son ideales para gestionar múltiples proyectos. Está la hoja de ruta que le muestra todos los proyectos en un cronograma para ayudarlo a asignar los recursos de manera más efectiva. Nuestro panel de control de cartera en tiempo real le brinda una vista de alto nivel de las métricas en todos sus proyectos. También hay informes de cartera que se pueden generar con un solo clic. Todos nuestros informes se pueden filtrar para mostrar solo los datos que necesita. Luego compártalos con las partes interesadas para mantenerlos actualizados y contentos con su progreso.

ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a planificar, rastrear e informar sobre múltiples proyectos. Ya sea que esté administrando uno o docenas de proyectos, nuestra herramienta le brinda datos en tiempo real para tomar mejores decisiones y las funciones que necesita para ejecutarlas mejor. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!