Cómo ejecutar una evaluación de necesidades

¿Qué necesita tu proyecto, negocio u organización? No es una pregunta sencilla. Sin embargo, responder a esta pregunta no debería abrumarte. Simplemente realice una evaluación de necesidades para identificar con precisión las necesidades de su proyecto.

¿Qué es una evaluación de necesidades?

Como se señaló anteriormente, una evaluación de necesidades es un proceso para determinar las necesidades de una organización o proyecto. Esto se hace identificando un estado actual y el estado deseado, similar a un análisis de brechas. El proceso de evaluación de necesidades es un proceso sistemático que se utiliza en muchas industrias y disciplinas, como la atención médica, la administración de empresas, los recursos humanos y la gestión de proyectos.

1. Iniciación
2. Recogida y análisis de datos
3. producción final

En la gestión de proyectos, la evaluación de las necesidades puede abordar la organización y si el proyecto está alineado con sus necesidades. También se puede utilizar como un proceso sistemático dentro de un proyecto que busca descubrir qué tan alejadas están las condiciones actuales del proyecto en comparación con la condición necesaria para completarlo con éxito.

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El proceso de evaluación de necesidades comienza con preguntas para identificar las necesidades de su proyecto, negocio u organización. Luego, una vez que haya identificado sus necesidades, el análisis de brechas determina cómo cerrar la brecha entre dónde se encuentra la organización en la actualidad y dónde debe estar en una fecha posterior.

Una vez que haya realizado una evaluación de necesidades, querrá convertir esos hallazgos en una dirección para su proyecto. El uso de software de gestión de proyectos ayuda a agilizar ese proceso. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo basado en la nube con múltiples vistas de proyectos. Puede enumerar las preguntas de evaluación de necesidades en nuestros tableros kanban y todos los detalles se capturan en su Gantt, hoja, lista de tareas y vista de calendario, lo que facilita convertir las respuestas a esas preguntas en un plan de proyecto. Comience con ProjectManager gratis hoy.

Preguntas de evaluación de necesidades

Puede usar estas preguntas para comenzar con el proceso de evaluación de necesidades. Estas preguntas de ejemplo funcionan para cualquier industria.

• ¿Sus servicios y/o productos son entregados a los clientes a tiempo? Si la respuesta a esta pregunta es no, entonces necesita explorar por qué. Si la respuesta es afirmativa, querrá analizar el proceso para ver si hay áreas en las que puede optimizar aún más las operaciones para ahorrar aún más tiempo.
• ¿La empresa es rentable o está logrando sus metas financieras anualmente? Si no está ganando dinero o incluso no está alcanzando los objetivos que se fijó, entonces necesita explorar las áreas financieras de su negocio para averiguar por qué. Si es así, entonces la pregunta que debe hacerse es cómo puede hacerlo aún mejor.
• ¿Se generan leads regularmente? Esta es una pregunta relacionada con las ventas de su negocio, pero también se relaciona con el aspecto financiero. Necesita una cierta cantidad de clientes potenciales para realizar ventas. Cuantos más clientes potenciales, más posibilidades de cerrar tratos. Por lo tanto, generar clientes potenciales es crucial y, si se está quedando atrás en este sentido, debe averiguar por qué.
• ¿Existe una visión clara de la empresa? La declaración de visión es el documento guía para cualquier negocio. Si esa declaración de visión no es clara, tendrá un impacto negativo en todos los aspectos de su trabajo. Si está claro, es posible que desee revisar la evaluación de necesidades con regularidad, ya que la visión podría actualizarse a medida que la empresa crece y cambia.
• ¿Se está monitoreando continuamente la calidad del trabajo? El éxito de cualquier negocio depende de la calidad del trabajo que realiza. Si no tiene una herramienta que controle esa calidad para asegurarse de que siempre cumple con las expectativas de calidad, necesitará obtener una. Si tienes uno, quizás necesites actualizarlo.

¿Por qué es importante una evaluación de necesidades?

Como expresamos anteriormente, puede ser difícil discernir las necesidades de un proyecto, especialmente cuando estás en medio de uno. Con un proceso sistemático que revisa cuidadosamente el plan del proyecto pieza por pieza, es más probable que cualquier problema que no se esté resolviendo se haga evidente. Entonces se puede cerrar la brecha entre la necesidad y la condición actual.

Hay diferentes tipos de evaluación de necesidades, cada uno de los cuales puede descubrir una variedad de brechas; puede abordar una brecha en el conocimiento, las prácticas, las habilidades o las herramientas. La evaluación de necesidades ayuda a mostrar lo que funciona y lo que no funciona en el proyecto. Entonces, lo que no funciona se puede arreglar. Esto ayuda a una organización, o un proyecto, ya que lo hace más eficiente.

La evaluación de necesidades es una poderosa herramienta de planificación porque no solo evalúa las necesidades de un nivel del proyecto u organización, sino de todos los niveles. Obtiene un enfoque holístico que ve las necesidades desde un nivel alto hasta uno granular. Esto ayuda a informar su plan y proporciona acciones específicas para realizar mejoras.

Tipos de evaluación de necesidades

No hay un solo tipo de evaluación de necesidades, de hecho, hay siete. Por ejemplo, puede realizar un análisis de brechas o un análisis de discrepancias para comparar el rendimiento con lo que pretendía. También hay una reflexión sobre la acción y una reflexión en la acción. El primero mira hacia atrás para identificar lo que se hizo bien y lo que se podría mejorar. Este último es el mismo, solo en acciones que están sucediendo actualmente.

También puede llevar un diario, un diario, un libro de registro o hacer revisiones semanales como parte de una autoevaluación. Luego está la revisión por pares, que son otros profesionales que observan el trabajo y le informan con comentarios y consejos. La observación también es importante, solo vigilar las tareas a medida que avanzan en los procesos comerciales.

También hay algo llamado revisión de incidentes críticos y auditoría de eventos significativos, que puede identificar las competencias de una empresa para el aseguramiento de la calidad. Finalmente, una revisión de la práctica es una revisión de rutina del trabajo que puede identificar las necesidades y lo que necesita mejorar. Estas siete técnicas de evaluación de necesidades no son exclusivas de la gestión de proyectos, pero pueden aplicarse a muchas industrias.

Cómo realizar una evaluación de necesidades en 7 pasos

Para una evaluación de necesidades completa que pueda identificar brechas y satisfacer mejor las necesidades de sus proyectos, hemos identificado siete pasos. Estos pasos son relevantes en casi cualquier disciplina o técnica que prefiera.

1. Identificar al Patrocinador del Proyecto

El patrocinador del proyecto no es simplemente una parte interesada, sino un patrocinador ejecutivo, que es un líder senior en la organización. Esta persona ayudará a guiar la evaluación de necesidades y la mantendrá alineada con los objetivos de la organización más grande.

El patrocinador también puede obtener apoyo para la evaluación de necesidades. Están en una posición lo suficientemente alta dentro de la organización para que los líderes de departamento estén alineados con el proceso, lo que puede eliminar obstáculos que pueden bloquear el progreso. El patrocinador obtiene la aceptación de todos los involucrados al ofrecer dirección y, lo que es más importante, financiamiento para el proyecto. Se aseguran de que todos participen en el éxito del proceso.

2. Crear modelo de ROI

Al definir el retorno de la inversión (ROI) y cómo el proyecto beneficiará a la organización, una evaluación de necesidades justifica el compromiso financiero.

También, en un sentido más amplio, mostrará que el proyecto en sí es valioso. El proyecto vale la pena el esfuerzo, el tiempo y los costos que requiere, ya que traerá un retorno significativo de su inversión. Por lo tanto, parte de este modelo de ROI debe incluir un cronograma de costos, inversión de capital y los requisitos de personal para el proyecto.

3. Identificar los flujos de trabajo necesarios

Aquí es cuando se analiza cada departamento, incluidos los flujos de trabajo y los miembros del equipo. Debe haber transparencia para que este paso funcione.

Hay flujos de trabajo que también están fuera de la organización, como cuando los proyectos trabajan con proveedores, contratistas y otras organizaciones. Por lo tanto, todos los silos del proyecto deben eliminarse para que este paso funcione.

4. Entreviste a los líderes del flujo de trabajo

Una vez que haya identificado los flujos de trabajo relacionados con el proyecto, es hora de hablar con los líderes de cada uno de estos flujos de trabajo para comprender su proceso. Querrás descubrir cualquier punto de dolor que estén experimentando. Además, vea cómo esta evaluación de necesidades afectará su trabajo. Estos últimos datos ayudarán cuando resuelva cualquier brecha en las necesidades.

Al abrir los canales de comunicación entre todos los flujos de trabajo que forman parte del proyecto más grande, fomenta mejores comunicaciones a lo largo de la ejecución del proyecto. Esto ayuda a los gerentes, pero también a los equipos que trabajan en el proyecto.

5. Reúnase con los equipos

Se ha reunido con los líderes del flujo de trabajo, ahora es el momento de programar reuniones con sus equipos. Desea hablar con todos los miembros del equipo, sin importar en qué parte de la organización trabajen. Los equipos son sus tropas en primera línea y tienen experiencia y perspectiva que a menudo no se refleja en la gestión.

Los equipos pueden brindarle una vista general del proyecto, que es donde aparecen los problemas por primera vez. Pueden proporcionar información que es clave para resolver estos problemas.

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Su trabajo es dejar en claro las metas y objetivos del proyecto. Deje tiempo para que los miembros del equipo hagan preguntas y participen en una conversación. Deje que los miembros del equipo sean honestos y escuchen sus quejas en un espacio seguro, sin juicio ni sanción. Le mostrarán las áreas del proyecto que deben corregirse. Genere su confianza y las resoluciones serán más efectivas.

6. Generar un equipo y programar

Con todos los datos que ha recopilado, ahora es el momento de reunir un equipo para responder a los problemas planteados y programar la información de manera que asigne todas las partes diferentes y brinde responsabilidad basada en las necesidades del proyecto.

Este cronograma se comparte, se almacena digitalmente para que todos puedan acceder a él y se publica físicamente en lugares públicos donde se reúnen los equipos. Las mejoras deben comunicarse de manera efectiva a todos los departamentos y equipos.

7. Informe Pre-Ejecutivo

Este último paso es cuando los datos y el cronograma obtienen la aprobación ejecutiva. Sin la aprobación a nivel ejecutivo, las brechas expuestas durante una evaluación de necesidades no se cerrarán. Una vez que todos hayan acordado el camino a seguir, y solo entonces, se podrá implementar.

Ejemplo de evaluación de necesidades

Imaginemos un ejemplo hipotético de evaluación de necesidades para tener una idea más clara de lo que estamos hablando. En este caso, imaginemos una empresa manufacturera que tiene problemas para entregar su producto a los clientes a tiempo. Ese sería el primer paso, identificar la necesidad comercial que tienen. Sin embargo, podrían haber pasado por un análisis para darse cuenta de que no estaban cumpliendo con los plazos de producción.

El siguiente paso sería realizar un análisis de brechas para tener una idea de la situación actual y la brecha entre eso y el estado deseado. Esto podría generar problemas con el método de producción, las necesidades de capacitación de su equipo o herramientas más eficientes. Digamos que la planta actualizó recientemente las herramientas que utiliza para producir sus productos, pero el equipo no está alcanzando el potencial del nuevo equipo.

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Esto lleva al siguiente paso, que es evaluar las opciones de capacitación para que los equipos se familiaricen con las nuevas herramientas. Deberá investigar los programas de capacitación, los costos, el retorno de la inversión, el cumplimiento legal, el tiempo que llevará la capacitación y cómo seguir siendo competitivo durante este proceso de capacitación. En este punto, creará un informe explicando las necesidades de capacitación y recomendará un camino a seguir.

Plantillas de evaluación de necesidades

Si está buscando hacer una evaluación de necesidades, el software de administración de proyectos puede ayudarlo, especialmente a medida que implementa su plan para mejorar. Sin embargo, si no está listo para dar ese paso adelante, tenemos plantillas de administración de proyectos gratuitas para ayudarlo. Nuestro sitio presenta docenas de plantillas de gestión de proyectos para cada fase de su proyecto. Aquí hay algunos que van con una evaluación de necesidades.

Plantilla de recopilación de requisitos
Una evaluación de necesidades significa capturar una gran cantidad de datos. Nuestra plantilla de recopilación de requisitos gratuita para Word es una excelente herramienta para recopilar todos esos documentos. Hay una portada para identificar la necesidad, una sección para el plan del proyecto sobre cómo implementar su plan para cerrar la brecha que encontró, un lugar para escribir las opiniones de las partes interesadas sobre las metas y objetivos, y mucho más.

Plantilla de elementos de acción
A medida que avance en el proceso de evaluación de necesidades, se le ocurrirán tareas. Nuestra plantilla gratuita de elementos de acción para Excel es donde puede capturarlos. Ahora tiene una lista de las tareas que deberá asignar a su equipo. Sabrás el trabajo que hay que hacer, cuál es el plazo y más. El quién, qué y cuándo es el comienzo de un programa.

Plantilla de plan de proyecto
El cronograma que comenzó con la plantilla de elementos de acción gratuitos lo llevará al plan del proyecto para ejecutar lo que aprendió en la evaluación de necesidades. Nuestra plantilla de plan de proyecto gratuita para Word tiene lugares para que coloques todo lo que necesitas para ejecutar tu plan de proyecto, desde objetivos hasta actividades y tareas, hasta los recursos que necesitarás para realizar el trabajo.

Cómo ProjectManager ayuda con una evaluación de necesidades

Una vez que tenga un plan para responder a las brechas que descubrió en su evaluación de necesidades, ese plan se puede configurar en ProjectManager, un software de administración de proyectos y trabajo basado en la nube. Lo ayudamos a planificar sus tareas y programar el trabajo para lograr lo que necesita de su evaluación de necesidades.

Organizar tareas en diagramas de Gantt interactivos

Ponga todas sus tareas en orden al planificar cómo satisfacer sus necesidades con nuestro diagrama de Gantt en línea. Puede vincular tareas dependientes para evitar retrasos, agregar hitos para realizar un seguimiento del progreso e incluso filtrar por la ruta crítica.

Ahora puede ver su agenda completa en una línea de tiempo para obtener una descripción general. Luego establezca una línea de base y podrá realizar un seguimiento del esfuerzo planificado contra el esfuerzo real en tiempo real para cumplir con ese cronograma.

Utilice varias vistas de proyecto para trabajar como desee

Cuando asigna tareas a su equipo, es posible que trabajen en un entorno ágil, que no es adecuado para los diagramas de Gantt. Es por eso que ofrecemos múltiples vistas de proyectos para mantener a todos contentos.

Los equipos ágiles pueden usar tableros kanban para administrar su acumulación y planificar sprints, mientras que los gerentes pueden ver su proceso para reasignar recursos según sea necesario para evitar cuellos de botella. Es posible que otros miembros del equipo deseen tener una lista de tareas o una vista de calendario. Depende de ellos. Todas las vistas se actualizan juntas, por lo que siempre hay una fuente de señal de la verdad.

Realice un seguimiento del progreso y el rendimiento en paneles en tiempo real

Aunque sus equipos pueden trabajar en diferentes vistas de proyectos, incluso pueden estar trabajando de forma remota, aún puede monitorear su trabajo con nuestro panel de control en tiempo real. No hay configuración como con las herramientas ligeras, y automáticamente recopilamos datos en tiempo real, los calculamos y luego mostramos los resultados en gráficos coloridos que rastrean seis métricas del proyecto.

Por supuesto, tenemos informes de estado y más con solo presionar una tecla que se pueden filtrar y compartir con las partes interesadas. Personalice el flujo de trabajo para agilizar sus procesos y agregue aprobaciones de tareas para controlar los cambios de estado. Además, somos colaborativos hasta la médula, ayudando a los equipos a trabajar mejor juntos. Incluso puede guardar todos sus documentos de evaluación de necesidades para uso futuro, ya que tenemos almacenamiento de archivos ilimitado.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo galardonado que conecta equipos híbridos sin importar dónde, cuándo o cómo trabajen. Múltiples vistas de proyectos y una plataforma colaborativa ayudan a su equipo a trabajar de manera más productiva, mientras que usted tiene transparencia en ese proceso para mantenerlos trabajando a plena capacidad con herramientas de administración de recursos. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.