¿Qué es un acuerdo de confidencialidad? Por qué las mejores agencias y marcas utilizan documentos y contratos de NDA

Ya sea que se refiera a ellos como un acuerdo de no divulgación (NDA), acuerdo de confidencialidad (CA), acuerdo de divulgación confidencial (CDA) o algo más, en última instancia se está refiriendo a lo mismo: un NDA es un contrato legal que establece Descubra cómo comparte información o ideas de forma confidencial.

¿Qué es un acuerdo de confidencialidad y cómo funciona?

Por lo general, en algún momento durante el lanzamiento de un nuevo negocio o producto, tendrá que discutir la información confidencial con un tercero, por ejemplo, un banco, inversionista, contador u otro.

En lugar de asumir que estas conversaciones ocurren automáticamente de manera confidencial, puede escribir un acuerdo de confidencialidad y pedirle a la persona en cuestión que lo firme antes de comenzar sus discusiones. Por lo tanto, estarán obligados por ley a no revelar detalles de su negocio o producto a nadie fuera de su empresa.

El tipo de información que puede proteger mediante el uso de un NDA es más o menos ilimitado. Sin embargo, es común que cubran información confidencial relacionada con una persona, o asuntos legales o detalles sobre un nuevo producto o concepto para ayudar al inventor a proteger los derechos de autor o la patente. Esto puede ser increíblemente importante para las agencias que trabajan en grandes proyectos.

Cómo escribir un acuerdo de confidencialidad

Antes de comenzar a elaborar su acuerdo, es importante tener en cuenta los siguientes puntos:

¿Qué información cubre su NDA?

Si bien no necesita detallar cada parte de su información confidencial en el NDA (¡ es confidencial, después de todo!), Querrá asegurarse de redactar adecuadamente el acuerdo para que quede claro.

Deberá cubrir a quién pertenece el acuerdo, exactamente qué información no está autorizada a revelar cada parte y, lo que es más importante, qué constituye una "divulgación".

Con el predominio de las redes sociales y la facilidad de las conversaciones casuales, no querrás que algo se escape por las grietas que, en última instancia, podrían retrasar el éxito del proyecto.

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¿Necesita la ayuda de un abogado para redactar un acuerdo de confidencialidad?

La respuesta corta a esto es: No. Los acuerdos de no divulgación pueden ser documentos complicados, pero legalmente no necesita un abogado para redactar el NDA (o incluso revisarlo).

Sin embargo, cuando sea posible, es una buena idea contratar a alguien con experiencia legal para que lo ayude a crear un NDA y lograr que todas las partes lo firmen, especialmente si se trata de información extremadamente confidencial. Un abogado o un equipo legal puede detectar lagunas que usted olvidó cerrar o usar terminología dentro del acuerdo que podría protegerlo en el futuro.

¿Qué tan restrictivo necesita que sea su acuerdo de no divulgación?

No olvide que, dependiendo del tipo de información que esté protegiendo, es posible que la otra parte deba discutirlo en algún momento con sus colegas u otros futuros empleados.

Es posible que también necesiten crear copias de la información que ha protegido con fines laborales. Trate de ser lo más realista posible al establecer los límites de su acuerdo.

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¿Cuánto tiempo debe permanecer el documento de confidencialidad?

La mayoría de los NDA se configurarán para proteger la información durante 3-5 años. Dicho esto, no hay un período establecido que deba usar. Solo tenga en cuenta que una vez que la información se hace pública, no se puede proteger nuevamente, por lo que podría ser aconsejable establecer su período de NDA un poco más de lo que espera actualmente.

¿Qué tipo de NDA debería exigir?

Si usted es la única parte que divulga información, puede establecer un acuerdo "unidireccional". Sin embargo, si ambas partes están configuradas para revelar información confidencial entre sí, entonces debe establecerse como un NDA 'mutuo'.

Una vez que haya considerado lo anterior, puede comenzar a armar el NDA. Por lo general, encontrará algunos elementos recurrentes de un NDA, y luego puede haber aspectos personalizados para algunos acuerdos dependiendo de qué información se está protegiendo, etc.

Los elementos de uso común que se encuentran en la mayoría de los NDA incluyen:

• Una identificación de las partes que asisten a la reunión o están involucradas en el acuerdo.
• Un esquema y una definición de lo que se considera confidencial en este acuerdo.
• El alcance de la obligación de confidencialidad por parte de la parte receptora
• Cualquier exclusión del tratamiento confidencial, por ejemplo, cualquier cosa que no esté explícitamente protegida por el acuerdo.

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Modelo de modelo de acuerdo de no divulgación

Probablemente sea mejor presentar de qué se trata exactamente NDA mirando la plantilla que las empresas utilizan con frecuencia. Aquí hay una muestra de cómo se ve normalmente la NDA.

Como se dijo, lo primero que hay que aclarar es quiénes son las partes implicadas en este contrato. La información que se supone que deben proporcionar las partes incluye el nombre de la empresa, el estado de constitución y un tipo de entidad legal, así como la dirección de la parte.

La “parte reveladora” es la que protege la información, mientras que la “parte receptora” es la que está expuesta a esa misma información.

A continuación, es importante ponerse de acuerdo sobre las definiciones básicas de los términos clave. Las Partes deben prestar especial atención a los conceptos de "secreto comercial" e "información confidencial".

Si bien la diferencia entre los dos es muy sutil, lo esencial aquí es que defina cuidadosamente qué tipo de información o qué información exacta se incluyen en cada uno de los términos.

Esta es probablemente la parte más importante del NDA. Cualquier cosa que vaya más allá del alcance de la información definida en esta parte del contrato es información que la parte receptora puede compartir libremente con cualquier persona.

Las dos secciones siguientes sirven para asegurarse de que la parte receptora no debe publicar ninguna información incluida en secretos comerciales e información confidencial.

Incluso se puede esperar que la parte receptora haga lo que sea razonablemente necesario para evitar la divulgación no autorizada de los secretos comerciales. Estas reglas deben imponerse a la parte receptora incluso después de que termine la relación entre las partes.

Después de eso, la NDA se ocupa de las excepciones. Por lo general, estas excepciones incluyen casos en los que la ley o una orden judicial requieren la divulgación de la información obtenida por la parte receptora.

La parte receptora no tiene prohibido proporcionar dicha información al tribunal de justicia, pero incluso entonces, se supone que debe informar a la parte reveladora sobre esto con anticipación.

Otro punto importante incluye la obligación de la parte receptora de devolver cualquier documento sensible a la parte revelada tan pronto como termine la relación entre las dos.

Finalmente, la última sección también es muy importante, ya que especifica qué condado o estado tiene jurisdicción sobre el acuerdo. Esto puede marcar la diferencia, así que tenga cuidado y asegúrese de haber estudiado a fondo las leyes de un determinado país, estado o condado.

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¿Por qué las marcas deben utilizar un contrato de confidencialidad?

Los acuerdos de no divulgación pueden ser muy útiles siempre que no esté seguro de si la información confidencial que está revelando está protegida por otras leyes, como la ley de confianza o la ley de propiedad intelectual.

La protección de sus ideas, patentes, cifras contables no públicas, así como listas de clientes o contactos puede ser vital para obtener una ventaja competitiva crucial sobre las empresas rivales.

Un acuerdo de confidencialidad es especialmente útil cuando se habla de negocios con socios o inversores potenciales que no parecen demasiado creíbles a primera vista.

Sin embargo, la información confidencial también se puede divulgar durante las operaciones comerciales cotidianas, a veces incluso sin darse cuenta. Por lo tanto, firmar un acuerdo de confidencialidad con todos sus empleados también puede ser una idea razonable.

¿Cuándo utilizan las agencias un acuerdo de no divulgación?

Existe una amplia gama de casos en los que este acuerdo puede ser beneficioso para su empresa. Éstos son algunos de los más comunes:

• Negociar la venta de su producto, concepto, tecnología o incluso su empresa
• Negociaciones de licencias
• Externalizar y subcontratar un proyecto, especialmente cuando se basa en nuevas tecnologías e ideas.
• Contratación de empleados que tendrán acceso a información confidencial.
• Hablar de información confidencial con nuevos socios potenciales
• Presentar nuevos planes e ideas a posibles inversores.
• Recibir cualquier servicio que exija que su agencia brinde información comercial confidencial a la empresa que brinda los servicios (por ejemplo, contabilidad o marketing digital)

Conclusión

Escribir un acuerdo de confidencialidad no es una tarea que requiera mucho tiempo, pero es importante hacerlo bien.

En general, le recomendamos que:

• Considere qué información desea proteger de sus empleados, subcontratistas, socios o inversores, y por qué.
• Piense en cuánto tiempo desea que se mantenga el acuerdo y cuán restrictivo debe ser para proteger la información requerida de manera eficiente.
• Asigne unos dólares a un abogado de calidad para redactar el acuerdo. No desea que su negocio se vea afectado por una redacción incorrecta o alguna otra complicación legal menor.

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