Cómo realizar viajes de correo electrónico poderosos sobre la custodia de organizaciones sin fines de lucro que capten la atención

Dejemos esto fuera del camino: no existe un plan de administración único que se aplique a todas las organizaciones sin fines de lucro. Sin embargo, mi objetivo es plantear consideraciones en las que quizás no haya tenido que pensar al trabajar en el sector público o privado, fuera del tercer sector.

Pero espera, ¿qué es un viaje de mayordomía?

En el mundo sin fines de lucro, un viaje de mayordomía es el conjunto de comunicaciones que envía a sus seguidores para fomentar una relación a través de medios impresos, correo electrónico, SMS y otros canales. O lo que normalmente llamaríamos un viaje de crianza.

Bien, entonces, ¿quiénes son estos seguidores?

Los patrocinadores son cualquier persona que brinde apoyo a una organización sin fines de lucro de cualquier manera, desde donantes hasta socios corporativos e incluso embajadores famosos. Probablemente haya notado de inmediato en esa oración que esto puede abarcar a un gran grupo de personas.

Esta puede ser la mayor diferencia entre un viaje de administración sin fines de lucro y un viaje de crianza general del sector privado. Cuando una empresa de comercio electrónico solo puede tratar con clientes, lo más probable es que el viaje de administración de una organización sin fines de lucro deba dirigirse a:

• Voluntarios que se están preparando para un gran evento para recolectar donaciones del público.
• Recaudadores de fondos que se entrenan para un maratón para recaudar la mayor cantidad de dinero posible.
• Partidarios que pueden necesitar invertir más en la causa antes de donar
• Socios corporativos que necesitan paquetes de información y medios para crear conciencia interna y externamente

Estos cubren solo algunas de las audiencias a las que los viajes de mayordomía deben atender.

Con todo eso en mente, este artículo se centrará específicamente en las mejores prácticas para crear un viaje de administración de correo electrónico .

6 pasos para comenzar

Cuando se hace correctamente, el marketing por correo electrónico es muy eficaz con un retorno de la inversión (ROI) de 36: 1 según el informe Estado del correo electrónico de Litmus. Hay muchas formas en que las organizaciones sin fines de lucro pueden mejorar su proceso de correo electrónico. ¿Uno de ellos? Usando el poder de los correos electrónicos automatizados con su viaje de administración. He aquí cómo empezar.

1. Ten un objetivo claro

Un buen viaje de mayordomía debe estar impulsado por objetivos, por lo que la pregunta más importante es: "¿Cuál es el propósito de este viaje?"

¿Es para fomentar que los patrocinadores potenciales se conviertan en donantes habituales? ¿Es para ayudar a los recaudadores de fondos a recaudar la mayor cantidad de dinero posible para su evento? ¿Es para abordar a un voluntario por primera vez?

Cualquiera que sea el resultado final que esté buscando en su viaje de mayordomía, debe alinearse con un propósito claro y singular.

Mantenga a su equipo encaminado Los resúmenes por correo electrónico garantizan que el objetivo, la mensajería, la audiencia y el tiempo de un correo electrónico sean claros, desde el inicio hasta la ejecución. Evite que sus correos electrónicos se pierdan en la traducción y manténgase al día con su propósito y estrategia iniciales. Obtenga su plantilla de resumen de correo electrónico gratis →

2. Asegúrese de que los datos de origen estén perfectamente limpios

Naturalmente, los datos que tiene a mano deben estar lo más limpios posible. Esto entra en juego para garantizar que pueda crear un viaje de administración relevante para sus seguidores.

Comience siempre con lo básico: nombre y dirección de correo electrónico . A continuación, puede solicitar más información a lo largo de su viaje con la elaboración de perfiles progresiva.

Dependiendo del proceso de mayordomía, es posible que ya tenga más información. Por ejemplo, para los voluntarios, es posible que ya conozca:

• Historia pasada de voluntariado
• Áreas preferidas para ser voluntario
• Otra información relevante para su relación con su organización benéfica

Debes tener en cuenta que solo debes utilizar los datos más necesarios que brindarán a los suscriptores la mejor experiencia de usuario.

Teniendo esto en cuenta, su proveedor de servicios de correo electrónico (ESP) debe tener una conexión sólida con su herramienta de gestión de relaciones con el cliente (CRM). De esta manera, sus correos electrónicos automáticos siempre tendrán información actualizada sobre sus seguidores, especialmente cuando se trata de su consentimiento.

También debe respetar meticulosamente los estándares de sus políticas cuando se trata de sus datos de acuerdo con las leyes de protección de datos locales.

3. Segmenta a tus seguidores

Dependiendo de su organización sin fines de lucro, es posible que tenga muchos tipos de patrocinadores, que pueden incluir donantes, recaudadores de fondos y socios corporativos, solo por nombrar algunos. Dado que las necesidades de cada una de estas audiencias son tan variadas, deberían tener viajes de mayordomía separados. Sin embargo, esto puede empezar a complicarse muy rápidamente, especialmente si los seguidores pueden ser más de un tipo de audiencia.

Por lo tanto, asegúrese de tener documentación detallada sobre qué campañas están en vivo y a qué público van. Visualizar estos viajes con la ayuda de software es una excelente manera de comprender mejor cómo estos viajes pueden cruzarse entre sí, para que pueda planificar mejores caminos.

4. Diferenciar entre marketing transaccional y directo

Es vital hacer la distinción entre mensajes transaccionales y de marketing a los efectos del consentimiento, los datos y la privacidad del correo electrónico. Según el Reglamento general de protección de datos (GDPR) de la Unión Europea y del Reino Unido, el marketing directo incluye "cualquier material que promueva los propósitos y objetivos de la organización". Esto es importante para CAN-SPAM en los Estados Unidos y también para CASL en Canadá.

Como puede imaginar, esto puede extenderse a una gran cantidad de contenido incluido en el marketing por correo electrónico. Tenga esto en cuenta al planificar sus viajes por correo electrónico y asegúrese de que haya marcadores en sus datos que indiquen si alguien ha optado por recibir información sobre los mensajes de marketing en la parte superior para que pueda realizar las exclusiones correctas.

5. Empiece por los viajes no negociables

Ahora que tiene su base, los primeros viajes para comenzar deben ser los de bienvenida y agradecimiento . Es una cortesía común hacer esto en nuestra vida cotidiana, y es especialmente importante en el contexto de nutrir una relación a través de un viaje de administración de correo electrónico.

Bienvenido

Debe recibir un correo electrónico de bienvenida inmediatamente después de que un suscriptor se haya registrado para recibir correos electrónicos o se haya inscrito en un programa automatizado.

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El contenido debe marcar la pauta. Debe haber una propaganda sobre la misión de la organización sin fines de lucro y un recordatorio de lo que el suscriptor se ha inscrito. También es bueno gestionar las expectativas de los correos electrónicos que los suscriptores pueden esperar recibir en el futuro.

Este ejemplo de Help for Heroes se creó para dar la bienvenida a nuevos seguidores a la tienda benéfica.

No solo tiene un texto amigable para marcar la pauta, sino que también incluye enlaces útiles a diferentes áreas del sitio y refuerza la marca de caridad.

Gracias

Una vez que un partidario se ha convertido o ha tomado alguna medida, es importante agradecerle. Asegúrese de incluir una redacción que también les recuerde a quién han ayudado. Si ha trabajado en el comercio electrónico, esta es la contraparte del ciclo de vida que reconocería como posterior a la compra.

¡También puede incluir una imagen que se pueda compartir en las redes sociales para que los seguidores puedan compartir sus logros! Después de todo, los suscriptores leales pueden ser los mejores defensores de su marca, por lo que tiene sentido brindarles las herramientas para hacerlo.

Este ejemplo de la Cruz Roja Estadounidense destaca cuánto en total fue donado por los partidarios en general durante su campaña Giving Tuesday.

Tenga en cuenta que mensajes como "Gracias a seguidores como usted" y dirigirse al lector con palabras "Su generosidad y compasión marcan la diferencia" le dan un toque más íntimo y personal a la copia.

6. Agregue otros puntos de control del ciclo de vida

Una vez que haya cumplido con lo anterior, es hora de agregar puntos de control adicionales en el viaje de administración para brindar una experiencia perfecta y relevante para los seguidores.

Recordatorios

Si el viaje de la mayordomía está destinado a nutrir a los seguidores hacia un evento específico, agregará valor tener recordatorios con horas y fechas. Si tiene información básica sobre en qué área o estado se encuentran sus seguidores, podría incluir guías útiles sobre cómo llegar al lugar del evento y la información de contacto de los miembros del personal que están disponibles para ayudar.

Este ejemplo de la Fundación para la Investigación del Cáncer de Pulmón tiene toda la información destacada que recuerda a los seguidores cuándo y dónde pueden participar en su evento. Además, han incluido información sobre cómo las personas pueden participar si no pueden asistir ese día, asegurando que todos los seguidores estén incluidos en esta ocasión especial.

Bonificación: observe el botón de donar en el pie de página. ¡Asegúrese de incluir botones de donación en su encabezado o pie de página para una experiencia sin fricciones!

Felicidades

Para los viajes de gestión de recaudación de fondos, es una gran idea felicitar a los seguidores cuando han alcanzado ciertos hitos y alentarlos a seguir adelante. El contenido de video puede ser increíblemente poderoso y puede decir mucho más que una carga de copia. Esta técnica de video falso es una excelente manera de mostrar su video por correo electrónico.

La organización sin fines de lucro New York envió un correo electrónico con el asunto: "¡Estamos casi a la mitad del camino!" para compartir el progreso que hicieron hacia su objetivo y motivar a los seguidores a continuar con las donaciones.

Incluso explican cómo se utilizarán las donaciones como una forma de conectar a su audiencia con la comunidad en general a la que apoyan.

Encuestas

Después de un período de tiempo determinado después de un evento, o quizás a intervalos regulares, puede incluir una breve encuesta que los seguidores pueden completar. Puede anonimizar los resultados y dejar que los seguidores sepan, para que se sientan seguros de dar su opinión honesta, y tendrá mejores datos para mejorar aún más los productos y servicios de su organización benéfica. Además, asegúrese de indicar cuánto tiempo llevará la encuesta.

Women of Email hace un trabajo maravilloso con esto y lo mantiene breve y conciso:

Consejos para optimizar sus viajes

A continuación, presentamos algunos consejos útiles que debe tener en cuenta a medida que avanza en sus viajes de mayordomía.

Considere flujos de trabajo más cortos frente a viajes más largos

Dependiendo de su ESP, puede ser posible crear un viaje de mayordomía que abarque varias audiencias. Sin embargo, es mejor limitarse a crear un solo viaje para cada audiencia por varias razones:

Más fácil de modificar

Es una buena práctica pausar cualquier automatización de marketing en caso de que necesite realizar cambios en el flujo de trabajo. Con un viaje de mayordomía largo y complicado, es más probable que afecte a un segmento más grande de personas. Al optar por viajes singulares y enfocados, también solo afectará a grupos más pequeños de personas a la vez.

Más simple de quitar

Si las cosas salen mal en el viaje, es mucho más fácil trabajar hacia atrás en un flujo de trabajo más corto para solucionar el problema. Y cuanto más fácil sea hacerlo, más rápido podrá solucionar el problema y comenzar el viaje nuevamente.

Mejores oportunidades de prueba

Cuando su viaje de administración se orienta hacia un solo objetivo, estará en una mejor posición para realizar pruebas A / B de correo electrónico más calificadas y enfocadas. Menos variables significan resultados más confiables, y eso es excelente para mejorar sus recorridos por correo electrónico.

No establezcas y olvides

“Configúrelo y olvídese” no debería ser el caso cuando se trata de correos electrónicos automatizados. Esto es aún más importante cuando se incluyen beneficiarios o simpatizantes en el contenido. En caso de que rescindan sus permisos para aparecer en marketing, es vital realizar un seguimiento de los correos electrónicos que deben cambiar de inmediato y tener algún contenido de respaldo.

Tus seguidores merecen la mejor experiencia de suscriptor

No hay dos viajes de mayordomía iguales, pero con las consideraciones anteriores, podrá planificar viajes que no solo cumplirán los objetivos de su organización sin fines de lucro, sino que también brindarán a sus seguidores la mejor experiencia de suscriptor posible. Los partidarios felices son partidarios útiles, y eso es oro en el mundo sin fines de lucro.

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Najmah Salam es una fanática del correo electrónico que se profesa a sí misma y que ha trabajado en una variedad de industrias que incluyen comercio electrónico, viajes, organizaciones sin fines de lucro y SaaS. También diseña botines de correo electrónico en su tiempo libre, toca el ukelele y le encantan los juegos de rol. Actualmente es la directora de marketing por correo electrónico de Filtered.