Revisión de Microsoft 365: ¿Es adecuado para mi empresa?

¿Recuerdas cuando tenías que ir a tu tienda local de computadoras para comprar la última versión de Microsoft Word… en un disco? Incluso podría tener uno enterrado en el fondo de un cajón del escritorio en alguna parte.

Por supuesto, hoy en día puede comprar y descargar su software como archivos digitales de forma rápida y sencilla con solo hacer clic en un botón. O, como hacen muchas empresas, puede comprar un software basado en la nube como servicio, como Microsoft 365.

Revisión de Microsoft 365 en pocas palabras

Microsoft 365 (anteriormente conocido como Office 365) trae Outlook , Word , Excel , PowerPoint , OneNote y Publisher a una nueva configuración colaborativa en línea. Miles de empresas de todos los tamaños utilizan Microsoft 365 para hacer que sus espacios de trabajo sean más productivos. Ofrecen muchos planes diferentes, que van desde $ 5 a $ 35 por usuario por mes.

Suena bastante bien, ¿verdad? Bueno, antes de continuar y realizar una compra, vale la pena sopesar los beneficios y las limitaciones de Microsoft 365 y ver sus diversos planes para negocios y empresas.

En esta revisión de Microsoft 365, lo guiaremos a través de las cosas más importantes que debe tener en cuenta para ayudarlo a decidir si este producto es adecuado para su negocio.

Nota: Microsoft 365 también está disponible para usuarios individuales y familias; sin embargo, a los fines de esta revisión, cubriremos solo los planes comerciales y empresariales, ya que hay bastantes.

¿Por qué usaría Microsoft 365?

Microsoft 365 es una versión en línea alojada de la versión instalada tradicionalmente del software de Microsoft Office. Ofrece correo electrónico comercial e incluye aplicaciones conocidas como Word, Excel, PowerPoint y OneNote, y también le brinda una serie de servicios comerciales, como Microsoft Teams y SharePoint .

A lo que tiene acceso depende del plan de suscripción que contrate, y estos pueden variar bastante.

Con este paso a la nube también llega un nuevo modelo de pago. Ahora, en lugar de comprar licencias, ahora deberá pagar una tarifa de suscripción mensual por usuario (pero más sobre los precios de Microsoft 365 más adelante).

En primer lugar, es posible que desee saber cuáles son los beneficios de migrar a la nube:

• Recibirá actualizaciones de software a medida que sucedan
• La computación en la nube permite a las empresas evitar o minimizar los costos iniciales de infraestructura de TI
• Menos mantenimiento
• Amplíe o reduzca sus necesidades de operación y almacenamiento rápidamente
• Compartir y colaborar es fácil
• Las empresas se benefician de una mayor productividad
• Es más fácil trabajar de forma remota
• Tus archivos siempre están respaldados

¿Qué tipo de empresas suelen utilizar Microsoft 365?

Microsoft lanzó Microsoft 365 en 2011 después de sufrir una gran presión por parte de Google, quien, tres años antes, había lanzado Google Workspace (entonces llamado Google Apps for Your Domain y más tarde G Suite ).

Hoy en día, Google tiene alrededor de 5 millones de clientes que pagan por Google Workspace, mientras que Microsoft 365 es utilizado por más de 155 millones de usuarios comerciales activos, por lo que debe ser una oferta bastante sólida de Microsoft, ¿verdad?

En esta revisión, vamos a echar un vistazo a lo que falta, cómo se compara con otras herramientas de colaboración basadas en la nube y cuánto cuesta.

Entonces, profundicemos y echemos un vistazo a los pros y los contras de Microsoft 365.

Revisión de Microsoft 365: pros y contras

Primeros pasos con Microsoft 365

Creación de una cuenta y configuración

Al registrarse, se le asignará un nombre de dominio .onmicrosoft.com, que luego puede cambiar agregando su dominio existente o comprando uno a través de Microsoft.

Sorprendentemente, no se le solicita que actualice su nombre de dominio al realizar la configuración, pero puede hacerlo haciendo clic en Configuración en el panel de la izquierda y haciendo clic en Dominios. Aquí verá la opción de agregar o comprar un dominio.

Sugerencia : si necesita comprar un dominio, le recomendamos que lo haga a través de un proveedor de dominios como Namecheap en lugar de a través de Microsoft; encontrará un mejor soporte y lo más probable es que también se ahorre un poco de dinero.

Instalación de aplicaciones

Dependiendo de la suscripción que tenga, su configuración será ligeramente diferente. Probamos la suscripción de Microsoft 365 Business Standard , lo que significa que tuvimos que instalar las aplicaciones de escritorio en la computadora. Se le pedirá que lo haga y esto es relativamente indoloro.

Verá que también se nos solicitó instalar Skype for Business , y finalmente descubrimos que, a pesar de que el botón estaba presente, no era posible ya que esta aplicación ahora se ha convertido en Microsoft Teams .

Una vez que las aplicaciones estén instaladas , verá que tiene acceso a ellas a través del mosaico en la esquina superior izquierda.

Adición de usuarios

Puede agregar usuarios dirigiéndose a Usuarios activos y agregando uno o varios usuarios y configurando su estado de autenticación de múltiples factores; esto disminuirá el riesgo de que terceros puedan acceder a sus datos y documentos.

Una buena característica de Microsoft 365 es que puede organizar la página de inicio de su centro de administración de acuerdo con sus preferencias mediante la función de tarjeta de arrastrar y soltar.

Revisión de Microsoft 365: características y aplicaciones

El paquete de Microsoft 365 es sólido y cubre todo, desde el correo electrónico hasta el procesamiento de textos y el almacenamiento en la nube. Aquí hay una descripción general rápida de sus principales aplicaciones.

ONEDRIVE

¿Recuerdas tener que enviarte documentos por correo electrónico para poder acceder a ellos en otra computadora o llevar un pen drive dondequiera que fueras? La belleza de la nube es que sus archivos se pueden compartir y acceder fácilmente desde cualquier dispositivo, incluso su teléfono móvil.

OneDrive es el servicio de alojamiento de archivos que viene con Microsoft 365 y donde puede encontrar sus archivos y documentos personales y compartidos (similar a Dropbox y Google Drive). Si le resulta más fácil trabajar en las aplicaciones de escritorio, es muy sencillo sincronizar su OneDrive para tener las últimas versiones de sus documentos almacenados en la nube. También significa que todo lo que haces está respaldado.

Lo que nos gustó: OneDrive hace que sea muy fácil para los usuarios acceder y compartir archivos. Los administradores pueden controlar la configuración de uso compartido (por ejemplo, especificar si los usuarios pueden compartir archivos con personas ajenas a la organización) y configurar carpetas compartidas para diferentes departamentos.

Lo que podría mejorarse: tenga cuidado al cargar más de 15 GB de datos a la vez, ya que OneDrive no se adapta muy bien a una carga tan grande y puede bloquearse. Además, sería bueno si hubiera una opción para sincronizar con la versión de escritorio de cualquier documento individual con un solo clic derecho.

PANORAMA

Outlook es el tercer proveedor de correo electrónico más utilizado a nivel mundial, después de Gmail y Apple iPhone.

Es bastante intuitivo y viene con todas las características que esperarías de un cliente de correo electrónico.

Al adjuntar archivos a correos electrónicos, puede hacerlo adjuntándolos como un enlace de OneDrive o desde su computadora.

Si recibe muchos archivos adjuntos en su correo electrónico, el visor de fotos integrado de Outlook le permite ver las fotos de un vistazo antes de comprometerse a guardarlas en OneDrive o descargarlas, lo que creemos que es una característica útil.

La función Lector inmersivo en Outlook en la web es buena para aquellos que se distraen fácilmente (¡quién no lo hace hoy en día!) ya que el correo electrónico llena toda la página y bloquea todo lo demás en Outlook para que sea más fácil de leer.

¿Alguna vez has pasado años buscando un correo electrónico importante? Outlook le permite la opción de marcar o anclar sus correos electrónicos en la parte superior, lo cual es excelente cuando recibe muchos correos electrónicos al día. También puede codificarlos por colores, algo que no es posible en Gmail.

De hecho, es técnicamente posible vincular su cuenta de Gmail a Outlook, utilizando así la interfaz de Outlook con el servicio de correo electrónico de Gmail. De hecho, puede usar casi cualquier cuenta con Outlook y aún acceder a ella a través de su aplicación dedicada original.

Lo que nos gustó: el diseño funciona bien, al igual que sus diversas opciones de organización. El hecho de que los correos electrónicos se abran en pestañas en la parte inferior de la pantalla significa que puede alternar entre varios correos electrónicos a la vez y no tiene que preocuparse por olvidar un correo electrónico importante más abajo en su bandeja de entrada. *Las pestañas no están disponibles para la aplicación de escritorio.

Lo que podría mejorarse: Ordenar sus correos electrónicos en las pestañas Enfocados y Otros no siempre funciona. Si está demasiado concentrado en la primera pestaña, es posible que se pierda un correo electrónico importante que no se haya filtrado correctamente.

PALABRA

Lanzado en 1983, la mayoría de ustedes tendrá bastante experiencia en el uso de las herramientas veteranas de procesamiento de textos que es Microsoft Word.

Aquellos que lo hayan visto evolucionar a lo largo de los siglos estarán familiarizados con la espada de doble filo de Word: sus características. ¡Hay tantos de ellos! Y para el usuario de Word sin experiencia, esto puede ser un poco abrumador.

Fuente: Chargify.com

Afortunadamente, la experiencia del usuario de Word Online es un poco más amigable , con la introducción de un carrusel cambiante de menús y opciones en la vista de cinta simplificada. Funciona bastante bien, con las opciones más necesarias y relevantes que generalmente aparecen cuando las necesita. La barra de herramientas de formato flotante que aparece cada vez que selecciona un bloque de texto es una característica particularmente útil.

Otra ventaja de Word de Microsoft 365 es que puede cambiar sin problemas entre la versión en línea y la versión de escritorio haciendo clic en el botón Abrir en Word en el panel de comandos. Es posible que deba hacer esto cuando descubra que las funciones de Word Online se quedan un poco cortas, es decir, la pestaña Referencias.

La colaboración se simplifica con el botón Compartir. Todo lo que necesita hacer es ingresar la dirección de correo electrónico de la persona y se le notificará de inmediato. Luego pueden editar directamente o dejar comentarios, a los que puede responder. Muy parecido a Google Docs.

En el caso de información confidencial, también puede cambiar su configuración de privacidad y seleccionar quién desea que tenga acceso al documento dentro de una unidad compartida.

Aplicación móvil de Word

A través de la aplicación Word, disponible en iOS y Android, puedes ver y editar tus documentos directamente en tu móvil. Esto es excelente para aquellos que siempre están en movimiento y necesitan abrir un documento para editarlo en el último momento.

Lo que nos gustó: colaborar en documentos en línea es muy simple, lo que le permite etiquetar a una persona de su organización en los comentarios y ver sus ediciones en tiempo real.

Algo que nos gustó especialmente es la función de dictado . Capturó casi todo perfectamente, lo que no siempre es el caso con este tipo de software.

Trabajar tanto en línea como fuera de línea es más fácil a través del botón Abrir en Word.

Lo que podría mejorarse: aunque nos gusta mucho la nueva simplicidad de Word Online, si está trabajando en un proyecto más elaborado, encontrará que las características se quedan cortas en comparación con la versión de escritorio.

SOBRESALIR

En términos de potencia y características, ninguna otra aplicación de hoja de cálculo se acerca a Excel.

Por supuesto, para un usuario inexperto o alguien que esté acostumbrado a usar Hojas de cálculo de Google, la cantidad de funciones en Excel puede ser un poco abrumadora . Me imagino que Microsoft agregó la función 'Dime qué quieres hacer' por esta misma razón: también puedes encontrarla en las otras aplicaciones de Microsoft, y es bastante útil.

Sin embargo, cuando compara la aplicación en línea y la de escritorio, encontrará que a la versión en línea le faltan muchas características. De hecho, las pestañas Dibujar, Diseño de página y Fórmulas están completamente ausentes.

Dicho esto, sigue siendo mucho más potente que Google Sheets.

Aplicación móvil de Excel

La aplicación móvil de Excel es útil si necesita echar un vistazo a una hoja de cálculo mientras se desplaza, pero no le recomendamos trabajar en Excel en su teléfono móvil.

Lo que nos gustó: aunque las funciones de Excel pueden ser abrumadoras si no está familiarizado con ellas, la práctica función "Dime lo que quiere hacer" puede orientarlo rápidamente en la dirección correcta.

Qué podría mejorarse: si usa Excel para tareas complejas, deberá usar la versión de escritorio de la herramienta, ya que encontrará que Excel para dispositivos móviles y web es un poco limitado. También diríamos que una aplicación como Google Sheets es mucho más accesible para los principiantes, pero depende totalmente de para qué usará las herramientas.

MICROSOFT TEAMS (anteriormente Skype Empresarial)

Piense en Microsoft Teams como una especie de combinación entre Skype y Slack, que, en nuestra opinión, es excelente ya que tiene todo bajo un mismo techo.

Puede crear canales de equipo, acceder y enviar sus archivos compartidos a través del chat y reservar reuniones. Incluso puede integrarlo con sus aplicaciones favoritas, como Trello, Asana, Google Analytics y MailChimp.

Es posible reunirse con su equipo a través de videollamadas a través de la sección Equipos en el panel izquierdo. Simplemente configure un nombre de equipo, invite a los usuarios y haga una llamada. Como Microsoft está haciendo la transición de Skype Empresarial a Microsoft Teams, las llamadas aún no son compatibles a través de la sección de chat en varios navegadores (incluidos Safari y Firefox); en su lugar, se le indica que descargue la aplicación de escritorio o use Edge como su navegador. .

Lo que nos gustó: el diseño es fácil de navegar y el hecho de que puedas compartir archivos a través del chat hace que esta sea una gran herramienta de productividad. El equivalente de Google, Hangouts, por otro lado, ni siquiera se acerca.

Lo que se podría mejorar: Nos gustaría que las llamadas fueran compatibles con los navegadores mencionados anteriormente.

OTRAS APLICACIONES DE MICROSOFT 365

Microsoft 365 tiene una gran cantidad de aplicaciones. Otras aplicaciones incluidas son:

PowerPoint : para crear presentaciones.

OneNote : cree notas detalladas dibujando, escribiendo o cargando imágenes.

Reservas : este es su calendario donde puede realizar un seguimiento de sus reuniones y las de otros miembros del personal en tiempo real.

SocialPoint : esta es una plataforma donde puede crear artículos de noticias multimedia y sitios web internos, lo que significa que todos en la organización pueden mantenerse actualizados fácilmente sobre todo lo relacionado con su negocio e industria.

Exchange Online : una aplicación de mensajería alojada que brinda a las organizaciones acceso a la versión completa de Exchange Server (el servidor de correo de Microsoft). Incluye acceso a correo electrónico, calendarios, contactos y tareas para cualquier dispositivo de punto final.

Microsoft también está lanzando una herramienta de facturación , aunque si está disponible para usted depende de la región en la que se encuentre.

¿Se puede usar Microsoft 365 sin conexión?

Esto depende de la suscripción que tenga, ya que algunas solo vienen con acceso a las aplicaciones web y otras con las versiones de escritorio descargables.

Si su suscripción incluye las aplicaciones web y de escritorio, podrá sincronizar su computadora con OneDrive (el servicio de almacenamiento en la nube de Microsoft) antes de desconectarse. Una vez que vuelva a conectarse, los documentos que editó sin conexión se cargarán automáticamente en OneDrive.

Precios de Microsoft 365: ¿Cuánto cuesta?

Hay más de una docena de ediciones para elegir y los precios oscilan entre $5 y $35 por usuario por mes .

Las suscripciones de Microsoft 365 Business y Enterprise vienen con 1 TB de almacenamiento en línea (ilimitado para más de cinco usuarios en los planes E3 y E5), lo que debería ser suficiente para la mayoría de las medianas empresas.

Una diferencia clave entre los planes Business y Enterprise es que el último le permite asientos ilimitados y el primero solo hasta 300 .

Todos los planes cuentan con soporte telefónico y web las 24 horas del día, los 7 días de la semana.

Estos son los precios por usuario por mes, teniendo en cuenta que todos los planes Business y Enterprise vienen con compromiso anual.

Planes empresariales de Microsoft 365 (hasta 300 usuarios)

Microsoft 365 Empresa Básico – $5

Este plan realmente solo cubre lo esencial y es mejor para las empresas que solo necesitan correo electrónico comercial y servicios comerciales como OneDrive, MicrosoftTeams, SharePoint y Exchange. Las versiones de escritorio de las aplicaciones no están incluidas.

Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas: $ 8.25

Ideal para empresas que necesitan aplicaciones además de almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube en PC, Mac o dispositivos móviles. El correo electrónico comercial no está incluido , ni tampoco SharePoint, Microsoft Teams o Bookings.

Microsoft 365 Empresa Estándar – $12.50

Incluyendo todo, este plan se llama Premium por una razón. Tiene correo electrónico comercial y todas las aplicaciones y funciones en dispositivos móviles, web y de escritorio.

Planes empresariales de Microsoft Office 365 (usuarios ilimitados)

Aplicaciones de Microsoft 365 para empresas – $12

Este plan incluye aplicaciones de Office, además de almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube a través de OneDrive. El correo electrónico comercial no está incluido.

Oficina 365 Empresa E1 – $8

Incluye correo electrónico, almacenamiento y uso compartido de archivos, Office Online, reuniones y mensajería instantánea. Sin embargo, las aplicaciones de Office no lo son.

Oficina 365 Empresa E3 – $20

El E3 incluye todas las funciones de ProPlus y Office 365 E1, además de herramientas de seguridad y cumplimiento, como retención legal y prevención de pérdida de datos. Almacenamiento ilimitado en la nube para cuentas con cinco o más usuarios.

Oficina 365 Empresa E5 – $35

Este plan incluye literalmente todo, además ofrece capacidades avanzadas de seguridad, análisis y voz. Almacenamiento ilimitado en la nube para cuentas con cinco o más usuarios.

Revisión de Microsoft 365: competencia y veredicto

No hace mucho tiempo, escribimos nuestra revisión de Google Workspace. Veamos cómo se perfila Microsoft 365 en comparación con la competencia.

En cuanto a las aplicaciones , encontrará que las aplicaciones de Google Workspace, como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones de Google, son muy fáciles de usar; después de todo, Google es conocido por su interfaz de usuario simple y elegante . Por otra parte, por esa misma razón, se recomienda a aquellas empresas que necesitan realizar un formateo más avanzado o tener acceso a funciones más sofisticadas que opten por la suite Microsoft 365.

Al comparar Outlook de Microsoft con Gmail , encontrará que el primero se siente un poco más desordenado, pero, de nuevo, esto depende de a lo que esté acostumbrado. Es bastante conveniente tener Hangouts (la función de chat de Google Workspace) presente en Gmail. Si desea enviar un mensaje rápido a alguien a través del portal de chat en Microsoft 365, tendrá que pasar a Teams, y esto puede parecer un poco torpe.

En comparación con la cantidad limitada de planes de Google Workspace, Microsoft 365 tiene un plan para cada negocio. Después de todo, no todas las empresas necesitarán tanto las aplicaciones como los servicios empresariales (Microsoft Teams, SocialPoint, etc.).

Sin embargo, en términos de almacenamiento , Google Workspace tiene una ventaja. Su plan Google Workspace Business le ofrece almacenamiento ilimitado a solo $ 12 por usuario por mes. Si desea almacenamiento ilimitado con Microsoft 365, tendrá que pagar mucho más por su plan E3, que cuesta $ 20 por usuario por mes.

Conclusión: ¿Vale la pena comprar Microsoft 365?

Microsoft 365 es un paquete muy completo y hemos hecho todo lo posible para cubrir todas las aplicaciones y funciones importantes en esta revisión de Microsoft 365. Dicho esto, está claro que todavía hay mucho más por descubrir, ¡probablemente por qué ofrecen tantos videos de capacitación!

Creemos que Microsoft 365 es una gran solución para usuarios empresariales que:

• Quieren una dirección de correo electrónico en su propio dominio
• No superará los límites de almacenamiento de 1 TB
• Quiere la opción de trabajar tanto en la nube como en aplicaciones de escritorio
• Necesita acceso a aplicaciones de productividad
• Quiere habilitar fácilmente la colaboración entre los miembros del equipo
• Quiere poder controlar cosas como el acceso de los usuarios, la configuración para compartir y las configuraciones de seguridad

En resumen: creemos que Microsoft 365 es una solución completa para pequeñas y medianas empresas y grandes empresas. Ofrece una amplia gama de aplicaciones (disponibles para web, dispositivos móviles y computadoras de escritorio), y dentro de la mayoría de estas aplicaciones, las funciones que se ofrecen superan las de Google Workspace.

Para probar Microsoft 365, haga clic aquí.

¿Tiene alguna idea o pregunta para compartir sobre la revisión de Microsoft 365? ¡Háganos saber en los comentarios a continuación!

Actualizaciones:

23 de abril de 2020: cambio de nombre de Office 365 a Microsoft 365

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