Cómo hacer una plataforma de colaboración como Microsoft Teams

El software de calidad es más integral para el trabajo ahora que nunca. Aquí, hablaremos sobre cómo hacer una plataforma de colaboración, el costo de construir este tipo de software y cómo puede abordar el proceso.

¿En qué se diferencian las herramientas de colaboración para empresas de las plataformas de comunicación?

El trabajo remoto ha ido aumentando en popularidad durante años, pero 2020 nos ha dado una patada en la espalda tan fuerte que tendremos latigazo cervical durante años. La demanda de todo tipo de software para administrar equipos remotos ha aumentado en los últimos meses más que en todo 2019. Los servidores están bajo tanta carga que están comenzando a fallar.

Honestamente, necesitamos más software de comunicación empresarial para tiempos como este y más allá.

El software de comunicación empresarial es el nombre colectivo de una variedad de herramientas que incluyen herramientas de colaboración.

Las plataformas de comunicación como Facebook Workplace son básicamente redes sociales. Apoyan las múltiples facetas de la comunicación relacionada con el trabajo. Esto también significa comunicación sobre actividades extracurriculares: compartir intereses, organizar reuniones después del trabajo y más. En última instancia, Facebook Workplace y plataformas similares existen para unificar la fuerza laboral de una empresa al acercar a las personas entre sí y a la empresa.

Microsoft Teams, Trello y Slack , por otro lado, son herramientas de colaboración en equipo. Tienen menos que ver con el espíritu corporativo y más con el trabajo real. Y aunque ayudar a los empleados a formar vínculos es extremadamente importante, algunas empresas prefieren no hacerlo con software interno. Estas empresas eligen plataformas como MS Teams y Slack.

¿Quieres saber cómo hacer una plataforma de colaboración como Microsoft Teams? He aquí una guía general.

1. Empiece por el análisis empresarial

Antes de comenzar a desarrollar su software de colaboración, debe realizar una investigación y analizar los datos . El éxito de su producto depende de la calidad de su análisis, por lo que si usted no es un especialista, es sensato contratar uno. Si planea subcontratar el desarrollo a una empresa de desarrollo de software, muchas de estas empresas tienen administradores de proyectos y analistas que pueden hacer este trabajo por usted.

El análisis empresarial es un tema amplio en sí mismo y un proceso que requiere tiempo y habilidades profesionales. Puede recopilar la información que necesitará para construir una plataforma de comunicación y colaboración exitosa en una plantilla llamada Lean Canvas.

El Lean Canvas es una colección de preguntas cuyas respuestas lo ayudarán a hacer que su producto sea lo mejor posible, y luego mejor:

• ¿Cuál es el problema que intenta resolver su producto?
• ¿Cómo resolverá el problema su producto?
• ¿Qué tiene de especial su producto?
• ¿Quiénes son sus competidores?
• ¿Hay alguna ventaja que pueda utilizar que sus competidores no puedan?
• ¿Para quién está construyendo su producto?
• ¿Cómo planea medir el desempeño de su producto?
• ¿Cómo puedes promocionar tu producto?
• ¿Cómo planeas obtener ingresos?

Por lo general, es responsabilidad del director del proyecto recopilar y organizar todo esto y alguna información adicional. Esta información le permitirá hacer sus primeras estimaciones aproximadas del tiempo y el costo del desarrollo. Estas estimaciones serán muy aproximadas y cambiarán al menos una vez, cuando usted y el equipo decidan las funciones que necesita, pero probablemente más de una vez, ya que pueden surgir nuevas ideas en cualquier momento, las funciones van y vienen y la nueva tecnología se introduce con frecuencia. . Sin embargo, es un comienzo.

2. Decida qué tipo de herramientas de colaboración en línea desea crear.

Incluso dentro del mercado de herramientas de colaboración, existen diferentes tipos de plataformas.

• Microsoft Teams es una herramienta de colaboración reciente incluida en Microsoft 365. Su mayor ventaja es la integración perfecta con todas las demás herramientas de Microsoft, incluido Skype for Business.

• Slack es, ante todo, una aplicación de mensajería. Es una gran herramienta para la colaboración en equipo, ya que le permite crear canales y subcanales, hilos y borradores, almacena archivos y puede conectarse a una amplia gama de otras herramientas que quizás ya esté utilizando.

• Trello y Asana son herramientas de gestión de proyectos en las que un líder de equipo puede agregar tareas, asignarlas a los miembros del equipo y moverlas entre tableros (por ejemplo, Tareas pendientes - En curso - Completadas). Estas plataformas no tienen chat en la aplicación, pero los usuarios pueden dejar comentarios sobre las tareas. Ambos ofrecen integración con Slack para la comunicación.

Necesita saber qué tipo de software de colaboración va a crear antes de comenzar el desarrollo, ya que los diferentes tipos tendrán diferentes características.

3. Crea un concepto de navegación

Un concepto de navegación es un boceto de su plataforma creado por diseñadores de UI / UX. Todavía no es un diseño, no hay combinaciones de colores, iconos ni fuentes. Un boceto es un conjunto de pantallas, lo más completo posible, construido para crear una visualización de la plataforma. ¿Qué botón lleva a dónde? ¿Cómo se colocan los elementos? ¿Qué va después de qué? ¿Cómo está todo conectado? Un concepto de navegación le ayuda a usted y al equipo a estar en la misma página y ver el producto de manera similar.

4. Construye prototipos

Antes de invertir todo su dinero en el producto a gran escala, debe validar la idea. Armado con la información que ha recopilado, puede probar si la idea en sí es viable y si alguien realmente necesita su producto. Puede validar ideas a través de encuestas o hacer uso de prototipos de fidelidad media .

Este tipo de prototipo tiene una visualización más distintiva que un concepto de navegación y está diseñado para mostrar a su grupo de prueba de usuarios lo que el software podrá hacer y cómo. Puede utilizar los datos obtenidos de los comentarios para realizar ajustes en el producto.

Una vez que haya validado su idea, puede crear una estrategia de UX . Esta es la última etapa previa al desarrollo. Una estrategia de UX incluye una interfaz detallada y prototipos de alta fidelidad. Estos prototipos aún no tienen un diseño completo, a menudo son en blanco y negro y tienen fuentes y botones generalizados, pero brindan una comprensión profunda de lo que se encuentra, dónde y cómo se conecta todo.

5. Elija un modelo de monetización

Si está creando un clon de Slack o Trello para su propio uso interno, no necesita monetizarlo. Sin embargo, las empresas rara vez crean este tipo de software solo para ellas mismas. Suponemos que si ha estado buscando cómo crear un sitio web o una aplicación de colaboración en línea, es para ofrecerlo como un servicio para otras empresas.

Cuando se trata de aplicaciones para el trabajo, los modelos de monetización son bastante estándar. Se desaconseja encarecidamente el uso de anuncios, ya que distraerán a las personas de sus tareas. Se pueden utilizar pagos únicos, pero generalmente no se recomiendan. Las opciones más utilizadas para obtener ROI de las herramientas de colaboración y comunicación son :

• Modelo de suscripción
• Modelo Freemium

El modelo de suscripción implica pagos mensuales o anuales, generalmente con un período de prueba. El modelo freemium es cuando ofrece un conjunto básico de funciones sin cargo y funciones adicionales por una tarifa. La tarifa de las aplicaciones freemium puede ser única o por suscripción.

6. Cree un MVP / MLP

Hoy en día, el mercado está sobresaturado con casi todo, incluidas las herramientas de colaboración para empresas. Es importante lanzar su herramienta de colaboración lo antes posible para comenzar a recopilar datos adicionales y generar ingresos anticipadamente. Para eso es un MVP, o un producto mínimo viable . Es una plataforma con funcionalidad básica que se lanza entre una página de destino y un producto completo.

Sin embargo, hay una alternativa: un MLP o un producto mínimo adorable. La diferencia es que un MLP pone un fuerte enfoque en el diseño y la usabilidad de la interfaz, no solo en la funcionalidad. Al hacer que su producto sea adorable, lo ayuda a destacarse de la competencia.

7. Supervisar las métricas

Después de lanzar un MVP o MLP, es importante monitorear su desempeño . Al monitorear continuamente los comentarios y las métricas que ha decidido durante el análisis comercial, sabrá qué tiene de bueno su producto y qué necesita más trabajo. Esto también lo ayudará a priorizar las próximas funciones que se lanzarán.

Desarrollo de plataforma de colaboración: características imprescindibles

Dependiendo del tipo de herramienta de colaboración que esté creando, las características serán diferentes. Intentaremos cubrir las características más importantes en diferentes aplicaciones para crear una imagen más completa.

Chat

Las aplicaciones como Trello y Asana no tienen esta función, como hemos mencionado, y esa es en realidad una de las principales quejas que tienen los usuarios sobre estas plataformas. La funcionalidad de chat dentro de una plataforma de colaboración es esencial cuando se trata de negocios. La comunicación sencilla y sencilla eleva el rendimiento.

Para una comunicación más fluida, los usuarios deben poder mantener conversaciones privadas uno a uno, así como chats grupales. Por ejemplo, Slack tiene #canales: chats dedicados a temas o proyectos separados a los que las personas pueden unirse y abandonar según sea necesario. Discord tiene un sistema similar.

Buscar

Los usuarios deben poder buscar un mensaje en un chat o una tarea en un tablero. Esto no hace falta decirlo, ¿verdad? A veces, los usuarios necesitan encontrar mensajes que se remontan a meses atrás y, a veces, puede haber mil mensajes por día en un chat. La búsqueda es imprescindible para la comunicación y la colaboración en el trabajo.

Llamadas de voz y video

Es bien sabido que las personas piensan más rápido y se comunican de manera más eficaz en voz alta que por escrito. Es por eso que muchas empresas tienen reuniones diarias o semanales para discutir los problemas que enfrentan. Esto es común en el desarrollo de software, por ejemplo: los equipos que trabajan en el mismo proyecto se reúnen para discutir problemas y encontrar soluciones lanzando las ideas más descabelladas.

Cuando escribimos, tendemos a pensar demasiado en cada palabra para no decir nada estúpido. Sin embargo, en la resolución de problemas, una solución que parece extraña o tonta podría ser algo que empuje al equipo en la dirección correcta. Por eso, si desea desarrollar una aplicación como Slack o Microsoft Teams, necesitará una función de llamadas.

Compartición de archivos

No todo tipo de trabajo incluye el intercambio de archivos, y con servicios como Google Docs y Google Sheets, puede ser suficiente compartir un enlace en un mensaje. Sin embargo, la opción de colocar un archivo directamente en la ventana de chat es valiosa para la mayoría de los usuarios. A veces es más rápido.

Almacenamiento compartido

Microsoft Teams permite la colaboración en documentos y proporciona una unidad compartida de almacenamiento. Slack tiene pestañas Archivos y Guardados donde los usuarios pueden acceder fácilmente a todo lo que no sea texto sin formato en los mensajes. Si su aplicación solo debe proporcionar acceso a archivos o la posibilidad de editar documentos de forma conjunta sin salir de la aplicación , dependerá del tipo de equipos que utilizarán su plataforma de comunicación y colaboración.

Compartir pantalla

Compartir pantalla es realmente valioso para la colaboración remota. En su mayoría, es parte de una función de videollamadas. Compartir pantallas permite a los miembros del equipo respaldar lo que están diciendo con imágenes. En las videoconferencias, es posible compartir pantallas al realizar informes y presentaciones. En negociaciones y reuniones en línea con clientes o socios, los usuarios pueden compartir diagramas y gráficos para respaldar una declaración. El uso compartido de pantalla será útil si está presentando un proyecto a los inversores o informando el progreso del proyecto.

Asignación / @menciones

La asignación y mención de funciones se puede implementar de manera similar, por lo que las hemos reunido aquí.

• Si desea desarrollar una herramienta de gestión de proyectos como Trello, deberá implementar una función para asignar tareas a los miembros del equipo.
• En Google Docs, es posible invitar a una persona a consultar un documento @mencionándola en un comentario.
• Para un mensajero similar a Slack, mencionar a un usuario en un chat grupal llama su atención y, dada la funcionalidad adicional, se puede usar para encontrar fácilmente mensajes dirigidos a ellos.

Organigrama

Si está creando software para grandes equipos u organizaciones, piense en agregar un organigrama. Esto ayudará a los nuevos empleados a saber con quién están hablando o encontrar personas con las que necesiten hablar sobre ciertos temas. Por ejemplo, como escritor de TI, a veces necesito la ayuda de desarrolladores de iOS, Android, backend y frontend. Puedo usar un organigrama para buscar quiénes están disponibles en el departamento que necesito y contactarlos con menciones o mensajes directos.

Moderación administrativa

Cuando se trata de colaboración empresarial, es necesario que exista cierto control sobre quién se une a qué grupos. Se puede implementar un sistema de permisos para permitir que la gerencia de la empresa y los líderes de equipo agreguen o eliminen miembros, fijen mensajes y más. La versión más simple de esta función es, como con la mayoría de los mensajeros, agregar un administrador y varios moderadores. Otra opción es configurar varios administradores para toda la cuenta de la empresa y un moderador para cada chat grupal. Esto facilitará el seguimiento de la comunicación, ya que lo hará un equipo de personas en lugar de una sola persona o quien quiera.

Notificaciones

Al desarrollar herramientas de colaboración para empresas , recuerde que los usuarios no pueden permitirse perder mensajes. Las opciones de notificación son imprescindibles en cualquier herramienta de comunicación, pero en una orientada al trabajo, es una de las características más importantes.

Si está creando una aplicación móvil, use notificaciones automáticas. Si está desarrollando un sitio web colaborativo, use notificaciones emergentes, contadores de mensajes no leídos resaltados en un menú lateral o una extensión del navegador.

Integraciones

La mayoría de las empresas hoy en día trabajan con varias herramientas de software y son reacias a cambiar a algo completamente diferente.

La mayor ventaja de Slack son posiblemente sus más de 800 integraciones . Los usuarios de Slack pueden integrar editores de documentos externos en Slack. En lugar de un calendario interno, hay integraciones con Google Calendar y Outlook Calendar. Slack se puede conectar a Trello, Microsoft 365, Google Drive, Jira y muchos, muchos más servicios.

Trello se puede encender con Google Drive, Dropbox, Slack, Jira y otros.

Microsoft Teams también tiene varias integraciones, aunque no tantas como Slack. Por otro lado, Teams es un software para usuarios de Microsoft 365, lo que significa que viene con una serie de aplicaciones nativas que las empresas han estado usando durante años, por lo que tal vez no necesite tantas integraciones.

Dependiendo de su idea y presupuesto, puede ser más conveniente utilizar integraciones en lugar de desarrollar ciertas funciones desde cero.

Seguridad

Negocios significa dinero y datos comerciales y personales confidenciales. Proteger su plataforma de comunicación y colaboración empresarial de los piratas informáticos es fundamental. Cuando trabaje con una empresa de subcontratación, analice qué protección puede implementar su equipo. Su plataforma debe estar protegida de todas las vulnerabilidades conocidas. Los mensajes y archivos deben estar cifrados y debe utilizar la autenticación multifactor.

Backend fuerte

Los servidores son la piedra angular de las herramientas de colaboración y comunicación para las empresas. Los mensajes y archivos deben almacenarse durante mucho tiempo, accederse rápidamente, sincronizarse a través de la nube entre dispositivos y protegerse completamente.

Costo de hacer una plataforma de colaboración

Si está creando una aplicación similar a Microsoft Teams, probablemente querrá comenzar con una aplicación web o una aplicación de escritorio primero y luego crear una aplicación móvil más tarde. Un servicio como Slack, por otro lado, podría ser una aplicación móvil primero y luego una aplicación web. Sin embargo, dado que está creando una aplicación para el trabajo, tanto remota como en la oficina, es probable que necesite tanto una aplicación móvil como una aplicación web . Pero no es necesario hacerlos simultáneamente, por supuesto. Realice investigaciones y encuestas a su público objetivo para determinar qué plataforma es la más importante para sus usuarios.

Aquí hay una lista de especialistas que necesitará para una aplicación web:

• 1 director de proyecto
• 1 diseñador web
• 1 desarrollador frontend
• 1-2 desarrollador backend
• 1-2 especialistas en garantía de calidad

Para una aplicación móvil, el equipo se verá así:

• 1 director de proyecto
• 1 diseñador UI / UX
• 1 desarrollador móvil para cada plataforma (iOS y Android)
• 1-2 desarrollador backend
• 1 especialista en garantía de calidad

Si opta por una aplicación web y una aplicación móvil, no necesitará dos directores de proyecto; uno será suficiente. Lo mismo ocurre con los desarrolladores de backend y los controles de calidad, ya que el mismo servidor se puede usar para aplicaciones móviles y web, y los controles de calidad pueden probar aplicaciones web y móviles. Sin embargo, las pruebas para varias plataformas llevarán más tiempo, por lo que es posible que desee contratar otro control de calidad para poder iniciar su aplicación más rápido. Por lo general, se tarda más en probar las aplicaciones de Android.

El costo de hacer solo un sitio web de colaboración será el más bajo, alrededor de $ 55,440 , y el lanzamiento de un sitio web generalmente toma la menor cantidad de tiempo: espere algo alrededor de dos a cuatro meses.

El costo de hacer una aplicación de colaboración como Microsoft Teams para una plataforma móvil será más alto que el costo de hacer una aplicación web: alrededor de $ 61,600 y de cinco meses a un año de desarrollo, dependiendo de la complejidad y la cantidad de funciones.

Según una investigación de Buffer en 2019, el trabajo remoto llegó para quedarse, incluso cuando el mundo se recupere de la pandemia. La gente se está acostumbrando rápidamente a sus ventajas. Así que ahora es el momento de invertir en software de colaboración.

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