Cómo crear un plan operativo que realmente utilizará

Probablemente tenga un plan de negocios que lo ayude a crear un sistema de crecimiento y ofrezca una perspectiva financiera para el futuro. A menudo es necesario un plan de negocios si desea atraer inversores o solicitar financiamiento.

También puede tener un plan estratégico que traza su dirección para los próximos años. Pero, ¿qué pasa con un plan operativo?

Un plan operativo es como un manual de instrucciones que explica cómo llevará a cabo su plan estratégico. Incluye:

• Una lista de tareas y procesos dentro de su empresa
• Una explicación detallada de las funciones y responsabilidades para usted y sus empleados.
• Un cronograma para completar sus objetivos estratégicos

La diferencia entre planes operativos y estratégicos

Si bien es fácil confundir los planes estratégicos y operativos, funcionan de la mano y ofrecen diferentes beneficios. Por ejemplo:

• Un plan estratégico define los objetivos de una organización, mientras que un plan operativo describe lo que se debe hacer para alcanzar esos objetivos. Para crear un plan operativo, primero debe tener un plan estratégico.
• Un plan estratégico es para toda la organización, mientras que un plan operativo es departamental. Varios departamentos tienen funciones únicas para lograr los objetivos de la organización. Por ejemplo, suponga que el plan estratégico es aumentar los ingresos en un 10 %. En ese caso, el plan operativo del departamento de finanzas puede implicar el cálculo de márgenes de beneficio, mientras que el departamento de marketing ejecuta campañas para aumentar las ventas.
• Un plan estratégico cubre un período determinado, por lo general cinco o 10 años. Por el contrario, un plan operativo detalla las acciones para ejecutar esa estrategia en cronogramas semanales, mensuales, trimestrales o anuales. Por ejemplo, el plan del departamento de marketing podría incluir un cronograma de publicación semanal para las redes sociales y una revisión mensual de las métricas de participación.

Cómo un plan operativo ayuda a las empresas emergentes a sobrevivir y moverse más rápido

Un plan puede parecer una reflexión infructuosa sobre el futuro: solo está creando un documento más que se pierde en Dropbox o Google Drive. Pero eso es más una señal de un mal plan que una crítica a la planificación.

Las empresas emergentes pueden pensar que son demasiado pequeñas para necesitar un plan operativo, y algunas justifican una planificación limitada o nula como "ser ágiles". Sin embargo, la falta de planificación es una de las principales razones por las que las nuevas empresas fracasan, según University Lab Partners, un proyecto de investigación independiente formado en colaboración con la Universidad de California, Irvine.

Sin un plan, los dueños de negocios tienen que reconsiderar y volver a priorizar los esfuerzos de la empresa diariamente. Como mínimo, lleva mucho tiempo; muy a menudo, conduce a esfuerzos inconsistentes e incluso competitivos, convirtiendo un camino en línea recta hacia los objetivos estratégicos en una línea serpenteante y serpenteante.

Un plan operativo también puede mejorar el trabajo en equipo al delinear claramente las responsabilidades y, como resultado, la rendición de cuentas. Cada miembro del equipo entiende mejor su rol y lo que se espera de ellos. Todos pueden hacer su parte, y cada parte trabaja hacia las metas estratégicas.

Un plan operativo también ayuda a identificar información almacenada en silos de otras áreas del negocio. Por ejemplo, un objetivo estratégico para aumentar los márgenes de beneficio podría, en el plan operativo, pedirle al equipo de marketing que aumente el conocimiento de los productos más rentables. Esa solicitud actúa como un incentivo natural para la colaboración con los equipos de ventas o datos, que poseen los datos sobre los márgenes para el inventario de productos.

Finalmente, un plan operativo puede mejorar la productividad. Los empleados pueden trabajar más rápido porque saben exactamente qué hacer. Las tareas que no alcanzan los objetivos operativos y estratégicos pueden salirse de sus planes.

Un estudio de Gallup encontró que la claridad de las expectativas es una de las necesidades más básicas de los empleados y es vital para el desempeño. Sin embargo, como encontró otra encuesta de Gallup, solo alrededor de la mitad de los empleados saben lo que se espera de ellos en el trabajo. Un plan operativo bien escrito traduce los objetivos y las expectativas por escrito.

Cómo escribir un plan operativo que valga la pena el esfuerzo

Para crear un plan operativo, primero necesita un plan estratégico para identificar los objetivos y plazos de su organización. Cada proyecto y tarea en el plan operativo se relaciona con el "por qué" de su plan operativo.

Por ejemplo, si el objetivo estratégico es aumentar los ingresos anuales en un 40 % en dos años, hay muchos proyectos (elementos del plan operativo) que podrían llevarlo allí. ¿Cómo deciden qué proyectos seguir?

• Mira tus datos. ¿Dónde están las mayores oportunidades?
• Habla con tu equipo. ¿Qué razones generan la mayor cantidad de no para las ventas o causan la mayoría de los dolores de cabeza para la atención al cliente?
• Lea sobre su industria. ¿Dónde sugieren los estudios de la industria que las empresas dejen más dinero sobre la mesa? Por ejemplo, casi el 70% de los carritos de compras de comercio electrónico están abandonados, y los correos electrónicos de carritos abandonados tienen impresionantes tasas de apertura y de clics.

Puede identificar un conjunto diverso de proyectos potenciales para ayudarlo a alcanzar sus objetivos estratégicos, tales como:

• Realización de una campaña de marketing en redes sociales
• Publicación de un activo descargable para alentar las suscripciones por correo electrónico
• Implementación de un programa de referencia para clientes existentes.
• Participar en una feria comercial de la industria.

Priorice los proyectos en función de su impacto probable en su objetivo estratégico, luego asigne responsabilidades a los miembros del equipo, dividiendo el proyecto en tareas procesables.

En esta etapa, identifique (¡o pregunte!) si los empleados necesitan recursos adicionales. Por ejemplo, ¿la persona que ejecuta la campaña social necesitará una plataforma de automatización para programar publicaciones con anticipación o ver estadísticas acumuladas sobre la participación en la publicación?

Desglose cada resultado en tareas individuales y asigne plazos. Por ejemplo, para crear una campaña en las redes sociales, el desglose puede verse así:

• El director de ventas identifica los productos o servicios a promocionar.
• El contador proporciona un presupuesto para la campaña.
• El director de marketing escribe un resumen creativo para establecer pautas de mensajes y asigna miembros del equipo para ejecutar los activos creativos.
• El redactor escribe tres versiones de la copia para probar el compromiso.
• El diseñador gráfico crea activos gráficos para la campaña.

Si es propietario de una pequeña empresa, puede manejar todos estos roles y responsabilidades. O, si solo tiene unos pocos empleados, una persona puede realizar múltiples funciones. El trabajo importante es desglosar y asignar las tareas.

Cuando se trata de establecer plazos realistas, es útil obtener la opinión de los empleados, especialmente si una persona está trabajando en varios proyectos o en varias partes del mismo proyecto. Pero tenga cuidado de no dar demasiado tiempo a los empleados. Las personas tienden a posponer las cosas cuando tienen plazos largos, y la ley de Parkinson sugiere que “el trabajo se expande para llenar el tiempo disponible para su finalización”.

Se perderán los plazos. Pero tener una fecha límite significa que sabrá tan pronto como una tarea no se complete a tiempo, para que pueda resolver el problema y volver a encarrilar el proyecto más grande. Un proyecto dividido en tareas con plazos es una buena señal de que tienes un plan operativo sólido.

¿Cómo saber si su plan operativo está funcionando?

Una vez que haya establecido su plan operativo, debe trazar el impacto de sus esfuerzos, a nivel granular. Por ejemplo, si su objetivo estratégico es hacer crecer su base de clientes y su plan operativo incluye una campaña de marketing por correo electrónico, algunos KPI pueden ayudar a medir el éxito:

• Tasa de apertura de correo electrónico, que refleja principalmente la fuerza de la línea de asunto
• Tasa de clics, que evalúa la efectividad de la copia y la oferta.
• Tasa de conversión de la página de destino, que mide la relevancia de la página de destino

Reunir todo, desde el plan estratégico hasta el plan operativo, los resultados, las tareas y las mediciones, puede parecer abrumador. Algunos marcos, como objetivos y resultados clave u OKR, pueden ayudar.

Con los OKR, los objetivos son las metas que su empresa quiere lograr y los resultados clave son la forma en que mide el progreso hacia esos objetivos. Puede tener OKR para toda la empresa, departamentales e individuales, todos anidados entre sí, que ayudan a conectar el trabajo de los empleados con los objetivos generales.

Una mirada retrospectiva para evaluar su plan operativo y perfeccionar el siguiente

Una vez que complete un proyecto, programe una reunión posterior a la muerte. Durante la reunión, recapitule el proyecto, revise los resultados y determine qué funcionó y qué no.

Documente el ejercicio para que pueda identificar las mejores prácticas, así como las áreas de mejora. ¿Asumiste demasiado? ¿No se desglosaron lo suficiente las tareas? ¿Había una gran necesidad de un recurso faltante?

Esta información puede ayudarlo a crear un mejor plan operativo la próxima vez. Simplemente puede hacer que el proceso de planificación operativa sea más eficiente. Lo que puede haber tomado días puede tomar solo horas una vez que las personas estén familiarizadas con el proceso.

¿El resultado? Un proceso que nadie teme, un plan que mantiene a todos sincronizados y la mejor oportunidad posible de alcanzar objetivos estratégicos ambiciosos.

Ilustración de Sjoerd van Leeuwen