Gestión de Operaciones: Funciones Clave, Roles y Habilidades

Ya sea que sea una empresa grande o pequeña y sin importar el producto que fabrique o el servicio que brinde, siempre busca ofrecer la más alta calidad y el mayor valor para sus clientes. Una forma de lograr estos objetivos es a través de la gestión de operaciones.

Aprende qué es la gestión de operaciones y sus funciones clave. También discutiremos los diversos roles y habilidades necesarios para tener éxito en este campo en crecimiento. La gestión de operaciones se puede aplicar a cualquier industria y lo ayudará a administrar mejor todos los aspectos de su negocio.

¿Qué es la gestión de operaciones?

La gestión de operaciones (OM) es el proceso de administración de las operaciones comerciales y/o la gestión de la producción para lograr objetivos específicos, como una mayor productividad y una mayor rentabilidad. Esto se logra creando la mayor eficiencia posible en diversas operaciones comerciales, como convertir la mano de obra y los materiales en bienes y servicios.

Para proporcionar tales eficiencias, la gestión de operaciones debe centrarse en equilibrar los costos de la empresa con sus ingresos, ya que esto da como resultado la mayor ganancia operativa neta posible. Los recursos de la empresa, como el personal, los materiales, los equipos y la tecnología, forman parte del proceso de optimización de la gestión de operaciones.

Las necesidades de los clientes y clientes de la empresa impulsan a los gerentes de operaciones a adquirir, desarrollar y entregar esos bienes y servicios. Otras cuestiones estratégicas en el corazón de la gestión de operaciones incluyen el tamaño de las plantas de fabricación, las redes de tecnología de la información y los métodos de gestión de proyectos, como los niveles de trabajo en curso, la adquisición de materias primas, el control de calidad, el manejo de materiales y las políticas de mantenimiento.

La gestión de la cadena de suministro, en lo que se refiere a la gestión de operaciones, es fundamental para controlar el inventario y los materiales. Para evitar el desperdicio, los gerentes de operaciones deben comprender los procesos de la empresa y hacer que fluyan mejor. Eso implica logística, comprender las tendencias globales, la demanda de los clientes y los recursos. Por lo tanto, los gerentes de operaciones deben establecer relaciones con proveedores que puedan entregar materiales rentables y oportunos para entregar los productos a los clientes más rápido.

Administrar esos recursos para aumentar la eficiencia y reducir el desperdicio requiere un software de gestión de proyectos. ProjectManager es un software de administración de proyectos galardonado que lo ayuda a administrar sus recursos en tiempo real. Administre sus recursos humanos y agregue su disponibilidad, incluidos PTO y días festivos globales, para facilitar la asignación de trabajo. Luego obtenga una vista en tiempo real de su productividad en nuestro gráfico de carga de trabajo codificado por colores. Si su equipo está sobreasignado, simplemente vuelva a asignar el trabajo del gráfico. Equilibrar la carga de trabajo aumenta la productividad y mejora la moral, lo que también aumenta la productividad. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.

10 funciones clave de la gestión de operaciones

La gestión de operaciones es más que una simple gestión de recursos, aunque eso es parte del panorama general. Para que una empresa mejore sus operaciones, debe centrarse en cada uno de los muchos departamentos y en cómo funcionan. Un gerente de operaciones tiene que observar los distintos departamentos de la empresa para asegurarse de que estén trabajando de manera eficiente. Cuando todas las partes trabajan juntas, la empresa prospera. En general, puede dividir la gestión de operaciones en 10 funciones clave.

1. Finanzas y Contabilidad

La contabilidad son todas las transacciones financieras dentro de una empresa. Debe haber políticas y procedimientos para cosas como gastos, gestión de datos y elaboración de informes financieros. Este último es uno de los aspectos más importantes de las finanzas y la contabilidad, ya que proporciona los datos que muestran dónde hay desperdicios que se pueden eliminar y otras formas de aumentar la eficiencia para administrar el negocio de manera más efectiva sin gastar más.

2. Gestión de la cadena de suministro

La gestión de la cadena de suministro es el proceso de controlar los bienes y servicios a medida que pasan de las materias primas a los productos terminados y entregados. El propósito es optimizar el canal para aumentar el valor para los clientes y para que el negocio productor obtenga ganancias y obtenga una ventaja competitiva en el mercado. Los gerentes de operaciones quieren administrar este proceso para cumplir con su obligación con la empresa.

3. Gestión de la producción

La producción es convertir los recursos en bienes y servicios. Por lo tanto, la gestión de la producción consiste en controlar las actividades que intervienen en la fabricación de esos productos. Esto implica planificar, coordinar, monitorear, administrar y juzgar la calidad de las entradas y salidas del proceso de producción. El gerente de operaciones es responsable de todas las operaciones industriales, como la calidad, los gastos y la cantidad de la producción.

4. Gestión de inventario

Otro aspecto de la gestión de operaciones es el inventario. Los gerentes de operaciones tienen que identificar qué y cuánto inventario necesitan pedir para un producto y cuándo lo necesitan. Esto implica poder realizar un seguimiento del inventario desde el punto de compra y durante todo el ciclo de fabricación. Un gerente de operaciones realiza un seguimiento de las tendencias en el negocio para garantizar que la empresa tenga suficiente stock para cumplir con sus pedidos, pero no demasiado como para ocupar un valioso espacio de almacenamiento. También debe haber una forma de alertar a las operaciones cuando las existencias son bajas y es necesario reordenarlas.

5. Gestión de calidad

Asegurar la calidad del producto o servicio que se produce en la empresa también está dentro del ámbito de la gestión de calidad. La gestión de calidad se trata de revisar las tareas y actividades de producción para asegurarse de que cumplen con las expectativas de calidad que se han establecido. Por lo tanto, los gerentes de operaciones elaboran una política de calidad y la creación e implementación de una planificación y garantía de calidad. También son responsables del control de calidad y las mejoras de calidad.

6. Previsión empresarial

Los gerentes de operaciones son parte de la planificación de la producción de bienes y servicios al proporcionar análisis predictivos que ayudan a las empresas a ahorrar recursos y reducir gastos. Para hacer esto, utilizan pronósticos comerciales, que consisten en hacer conjeturas informadas basadas en ciertas métricas comerciales. Estos incluyen el crecimiento de las ventas y las predicciones para la economía. Cuanto más precisos sean estos pronósticos comerciales, mejores ajustes podrá hacer una empresa para optimizar sus estrategias y cambiar sus operaciones actuales para aprovechar lo que está por venir.

7. Planificación Estratégica

De hecho, la planificación estratégica es una gran parte de la gestión de operaciones. Esto se debe a que la planificación estratégica es la forma en que los líderes de una organización determinan cuál será su visión para el futuro. Utilizan esa visión para definir las metas y objetivos de la empresa. Estas metas y objetivos serán una guía que la empresa y sus empleados seguirán a través de la planificación que surge de la estrategia.

8. Gestión de Procesos de Negocio

Los procesos comerciales, a menudo llamados procesos operativos, son actividades críticas para que una empresa agregue valor y se mantenga competitiva en el mercado. Estas tareas vinculadas terminan con un servicio o producto, por lo que están conectadas con casi todo lo que un gerente de operaciones es responsable de supervisar.

9. Diseño de producto

El diseño de productos es una parte muy importante de la gestión de operaciones, ya que los gerentes de operaciones buscan lograr una alta satisfacción del consumidor. El diseño es crucial para atraer al cliente entre las innumerables opciones a las que está expuesto. Su producto debe tener algo que le dé una ventaja competitiva.

10. Gestión de Recursos Humanos

Los recursos humanos son el reclutamiento, la contratación, el despliegue y la gestión de los empleados de una empresa. Si bien históricamente, la gestión de operaciones y recursos humanos ha estado separada, existe una superposición administrativa, como la nómina y otros problemas administrativos. Las operaciones explican y moderan los efectos de las actividades de recursos humanos. Más allá del salario, hay capacitación, comunicación y dotación de personal.

Funciones clave de gestión de operaciones

La gestión de operaciones incluye la gestión de los procesos logísticos y la cadena de suministro en general, la supervisión de la producción y la garantía de la calidad, la creación y el establecimiento de relaciones con los proveedores, así como la realización de pedidos, el almacenamiento y la gestión de materiales. Por lo tanto, a menudo hay diferentes funciones de gestión de operaciones. Hemos destacado algunos a continuación.

Gerente de Operaciones

En términos generales, un gerente de operaciones es responsable de todas las actividades relacionadas con la producción de cualquier bien o servicio que produzca una empresa. Este es un puesto de más alto nivel que se ocupa de formular la estrategia, mejorar el desempeño, adquirir materiales y otros recursos y garantizar el cumplimiento.

Gerente de compras

Un gerente de compras es el jefe de un equipo que trabaja para adquirir los materiales necesarios para la producción de un servicio o producto que produce la empresa. Su trabajo es obtener materiales de la mejor calidad a los precios más bajos. También evalúan proveedores, negocian contratos y revisan la calidad del producto.

Jefe de producción

Un gerente de producción supervisa el proceso de producción, coordina todas las actividades relacionadas y se asegura de que haya suficientes recursos disponibles cuando se necesiten. Algunas responsabilidades que corresponden a este puesto de gestión de operaciones incluyen la planificación de los horarios de los trabajadores, la estimación de costos y la preparación de presupuestos para asegurarse de que el flujo de trabajo cumpla con los plazos requeridos.

Gerente de Recursos Humanos

Los gerentes de recursos humanos (HR) planifican, coordinan y dirigen las funciones administrativas de una empresa. Esto incluye los procesos de contratación e incorporación de nuevos empleados. También actúan como enlace entre la dirección de la empresa y sus empleados. Asesorarán a los ejecutivos en la planificación estratégica en lo que respecta a la dotación de personal.

Habilidades de gestión de operaciones

La gestión de operaciones es una parte clave del funcionamiento de cualquier negocio exitoso. Debido a la amplia gama de responsabilidades que descansan sobre los hombros de un gerente de operaciones, requieren una amplia gama de habilidades. Estas habilidades deben respaldar las estrategias de la empresa y mejorar la eficiencia, lo que significa que los gerentes de operaciones necesitan habilidades tanto duras como blandas. Deben tener los conocimientos técnicos y pueden trabajar bien en un entorno de equipo. Las siguientes son algunas de las habilidades requeridas para una sólida gestión de operaciones.

• Ser capaz de reconocer y abordar los requisitos del cliente.
• Gestionar a cada miembro del equipo.
• Trabajar de acuerdo con un conjunto de normas.
• Comprender la automatización, la entrada de datos y el software.
• Experiencia en procesamiento de datos
• Saber desarrollar nuevos productos.
• Aplicación de la evaluación de riesgos
• Estrategia de planificación
• administrar el presupuesto
• Tomar decisiones rápidas
• Resolviendo problemas
• Comunicación fuerte
• Ser bien organizado
• administrar el tiempo
• Sobresalir en el trabajo en equipo y la colaboración.
• Siendo un líder
• Flexibilidad
• Pensar críticamente
• Monitorear el desempeño

ProjectManager ayuda con la gestión de operaciones

Para un trabajo tan integral como la gestión de operaciones, necesita un software que tenga una variedad de funciones que puedan abarcar todas estas disciplinas dispares. ProjectManager es un software galardonado que ayuda a los gerentes de operaciones a planificar, administrar y realizar un seguimiento de su trabajo en tiempo real. Pueden compartir archivos, comentar y detectar problemas y resolverlos rápidamente. Hay automatización y tareas recurrentes para agilizar los procesos y reducir el desperdicio al mismo tiempo que aumenta la productividad.

Planifique en diagramas de Gantt robustos

Antes de que pueda automatizar los flujos de trabajo, debe tener un plan. Nuestros diagramas de Gantt facilitan la organización de sus tareas, vinculan los cuatro tipos de dependencias de tareas y luego establecen una línea de base para capturar ese plan y compararlo con su progreso real. Puede ver dónde se encuentra en tiempo real y, si se está quedando atrás, reasignar recursos para volver a programar. Los gerentes de operaciones también pueden realizar un seguimiento de los recursos y los costos para ajustarse a su presupuesto.

Realice un seguimiento del progreso y el rendimiento en paneles en tiempo real

La planificación es sólo una parte de la gestión de operaciones. Esos planes deben ser monitoreados. Una vez que establezca una línea de base en el diagrama de Gantt, puede realizar un seguimiento de su progreso y rendimiento en todas las vistas del proyecto. Pero para obtener una vista de alto nivel de las métricas del proyecto, querrá cambiar al panel en vivo. No hay una configuración que consume mucho tiempo como con otras soluciones de software ligeras. Estamos listos cuando usted lo esté con gráficos y cuadros fáciles de leer que le brindan datos en tiempo real sobre la carga de trabajo, el tiempo, los costos y más.

Si desea más detalles de los que puede proporcionar un tablero, es fácil generar uno de varios informes con solo presionar una tecla. Cada informe, ya sea el informe de estado, el informe de cartera, la variación o más, se puede filtrar para mostrar solo la información que desea ver. También es fácil compartir informes con ejecutivos para mantenerlos actualizados.

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