Organización de equipos de correo electrónico: estructuras de equipo centralizadas frente a descentralizadas

Es probable que tenga algunos problemas de crecimiento al expandir su programa de marketing por correo electrónico. Cuando su empresa crece, por lo que cada vez más equipos recurren a usted para recibir asistencia por correo electrónico y se le solicita que entregue un número cada vez mayor de campañas, su equipo de correo electrónico también crecerá. Pero, ¿cómo estructura su equipo para el éxito a largo plazo?

Decidir cómo organizar el equipo en el gran esquema de su empresa y todos sus segmentos es una decisión importante, y puede afectar su proceso en los años venideros.

Las dos estructuras principales del equipo de correo electrónico entre las que deberá elegir son centralizadas o descentralizadas. Pero, ¿qué significa eso exactamente?

Los equipos centralizados son un grupo central con un frente unido que sirve a múltiples funciones comerciales, geografías o productos.

Los equipos descentralizados adoptan una estrategia de divide y vencerás, con diferentes países o productos creando equipos separados y campañas únicas.

Pero, ¿cómo sabes qué estructura de equipo es la adecuada para tu marca?

Pros y contras de un equipo de correo electrónico centralizado

Una de las principales ventajas de una organización de correo electrónico centralizada está prácticamente en el nombre. Cuando toda la estrategia, la redacción y el diseño provienen del mismo grupo, terminas con campañas más cohesivas en todos los segmentos. Cuando se hace correctamente, una organización de correo electrónico centralizada también puede ser una máquina bien engrasada, creando un proceso repetible que utiliza las fortalezas de los diferentes miembros del equipo.

Por otro lado, los equipos centralizados pueden volverse demasiado grandes. Mantener a los miembros del equipo dentro de un carril específico de trabajo puede obstaculizar la creatividad y la experimentación. Cuantas más personas participen en el proceso de un solo correo electrónico, más tiempo llevará el proceso. El 23% de los especialistas en marketing considera que su proceso de aprobación por correo electrónico es demasiado oneroso debido a la cantidad de personas involucradas. En promedio, los especialistas en marketing dedican 3.9 horas a administrar revisiones de correo electrónico y obtener la aprobación.

Pros y contras de un equipo de correo electrónico descentralizado

Dado que las organizaciones de marketing descentralizadas se dividen en unidades más pequeñas, los equipos pueden ser más ágiles y estar más enfocados en las necesidades de sus clientes únicos. Las campañas en todo el mundo o entre diferentes segmentos de clientes se sentirán más relevantes para el usuario final cuando los empleados descentralizados tengan la capacidad de tomar decisiones. Los grupos más pequeños también significan que las aprobaciones pueden suceder más rápido y organizaciones tienen más probabilidades de ser capaces de A / B de prueba nuevas ideas.

Si bien los equipos descentralizados pueden enviar correos electrónicos muy relevantes a los suscriptores, existe la posibilidad de que la empresa y la marca en su conjunto se fragmenten. Los estándares de mensajería, marca y estrategia pueden ser más difíciles de hacer cumplir cuando los equipos operan de forma independiente, y eso conlleva el riesgo de una experiencia de suscriptor incoherente.

¿Qué estructura de equipo de correo electrónico debería elegir?

Tanto los equipos de correo electrónico centralizados como los descentralizados tienen pros y contras, entonces, ¿cómo saber cuál es el mejor? Es frustrante que la respuesta sea "depende". Afortunadamente, tenemos datos para ayudarlo a tomar una decisión.

Encuestamos a los especialistas en marketing de empresas de todos los tamaños sobre cómo están organizados sus equipos. En general, las empresas de todo el mundo prefieren una estructura centralizada, y el 67% utiliza este método. Los equipos de correo electrónico descentralizados constituyen el otro 33%.

Aquí hay algunas ideas más que encontramos:

Si su empresa es pequeña, elija centralizada

Un asombroso 86% de las empresas con menos de 100 empleados optan por un equipo de correo electrónico centralizado. Esto tiene sentido porque es probable que no haya suficientes empleados de correo electrónico en esa etapa para distribuirlos en muchos segmentos diferentes. Cuando hay menos de 100 empleados en total en la empresa, también es probable que todo el equipo de correo electrónico pueda trabajar razonablemente rápido.

Las empresas medianas tienen opciones

¿Cuál es el "punto de ruptura" en el que un equipo centralizado se vuelve demasiado grande para administrarlo como una sola unidad? Según nuestra investigación, tener un equipo centralizado no se aparta de la mayoría hasta que se llega a empresas con 10,000 o más empleados. Sin embargo, la estructura del equipo era menos clara en las empresas medianas.

Los equipos centralizados todavía son favorecidos por empresas con 500-999 y 1,000-1,999 empleados, con 65% y 63% de organizaciones, respectivamente, manteniéndolo todo junto. Pero esta gama de tamaños de empresas es donde los datos comienzan a inclinarse hacia la descentralización.

El hecho de que una empresa mediana deba optar por una estructura de equipo de correo electrónico centralizada o descentralizada depende en gran medida de cómo esté organizada su empresa. ¿Toda su organización atiende a una base de clientes similar? Si es así, una organización de marketing centralizada puede ayudar a mantener la coherencia de la experiencia del suscriptor. Sin embargo, si tiene unidades comerciales sólidas y distintivas que prestan servicios a mercados, segmentos de clientes o ubicaciones geográficas únicos, una organización descentralizada puede ayudar a su equipo de correo electrónico a estar más cerca de sus audiencias y ofrecer campañas más relevantes.

La descentralización reina suprema en las grandes empresas

Como era de esperar, las empresas con 10,000 o más empleados eligen equipos de marketing descentralizados la mayor parte del tiempo. Agrupar las organizaciones de correo electrónico por geografía es el método de descentralización más popular, con el 20% de las empresas más grandes optando por él.

Tener diferentes vendedores de correo electrónico que posean diferentes productos o servicios dentro de una empresa es otra opción para equipos grandes. El 12% de las empresas con 2.000-9.999 empleados eligen este método, y el 17% de las más de 10.000 empresas con empleados hacen lo mismo. Otra forma en que las megaempresas dividen el correo electrónico es por división, como B2B y B2C, que informa el 9% de las empresas.

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Encuentre la estructura organizativa adecuada para usted

El 33% de los equipos de correo electrónico planean gastar más en personal el próximo año y tendrán que decidir cómo organizar a estos nuevos empleados. Al decidir qué es lo mejor para su organización, considere el tamaño, la estructura y la estrategia de su empresa . Las distinciones claras entre líneas de productos, categorías de clientes o países se prestan a equipos descentralizados. A medida que la empresa crece, también lo hace la probabilidad de que un equipo centralizado sea demasiado grande para administrarlo de manera eficiente. Para los equipos de empresas más pequeñas que desean seguir con un equipo de correo electrónico centralizado, debe revisar su proceso de aprobación de correo electrónico para verificar la velocidad.

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