Informes de rendimiento para proyectos: una guía rápida

Para un proyecto exitoso, necesita una imagen general de su información de rendimiento laboral (WPI). Los informes de rendimiento proporcionan esa información al poner en contexto los datos de medición del rendimiento, garantía de calidad y rendición de cuentas.

Los informes de rendimiento (como un informe de estado del proyecto) hacen más que mostrar indicadores clave de rendimiento. También pueden señalar dónde hay margen de mejora e identificar los riesgos del proyecto. El software de gestión de proyectos puede ayudar en este informe, pero primero, analicemos más a fondo los informes de rendimiento del proyecto.

¿Qué son los informes de rendimiento?

Los informes de desempeño son el proceso de documentar y definir los proyectos, productos o servicios que realiza una empresa y medir su éxito con un sistema de informes que cubre el alcance, los costos, la garantía de calidad y el cronograma. Los informes de rendimiento se utilizan para determinar qué tan bien se está desempeñando la empresa y si está cumpliendo sus metas y objetivos.

Para hacerlo, recopilas datos de un trabajo específico y los analizas. Una vez que se completa ese análisis, puede hacer sugerencias para mejorar la toma de decisiones en sus procesos comerciales.

Hay diferentes objetivos para los informes de rendimiento. Por ejemplo, un informe de rendimiento puede centrarse en un proyecto o miembro del equipo, pero también puede abarcar a toda la empresa. Los informes de rendimiento tienden a compartir estos puntos de datos comunes:

• Metas y objetivos de la empresa
• visión de cinco años
• Indicadores clave de rendimiento (KPI)
• Frecuencia de medición de KPI
• Fuente de datos que se supervisa

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¿Por qué son importantes los informes de rendimiento?

Los informes de rendimiento brindan una vista del rendimiento de una empresa y le permiten realizar un seguimiento de sus actividades y describir sus fortalezas y debilidades.

Un informe de rendimiento también se puede utilizar para comparar su rendimiento con el de sus competidores. Esto le permite saber dónde se está quedando corto y podría aumentar su ventaja competitiva. Pero los informes de desempeño también pueden monitorear su fuerza laboral.

Los informes de rendimiento le permiten crear informes anuales y cumplir con las normas si su negocio está regulado por códigos y reglas de la industria. Pero la mayoría de las empresas lo utilizan para mejorar el rendimiento de su negocio, así como para crear una comunicación clara y eficaz.

Puede ejecutar y organizar los datos recopilados de manera más eficaz mediante el uso de software de gestión de proyectos. ProjectManager recopila datos en tiempo real para que los informes sean más precisos. El tablero en vivo calcula automáticamente estos datos y los muestra en gráficos y cuadros fáciles de leer que muestran las métricas del proyecto, como el tiempo, la variación y más. No es necesaria ninguna configuración. ProjectManager le brinda un informe de rendimiento instantáneo. ¡Pruébalo gratis hoy!

Cómo implementar informes de rendimiento

Los informes de rendimiento pueden variar de una empresa a otra. Sin embargo, en general, el proceso seguirá pasos similares. Utilice estos consejos para crear su propio informe de rendimiento:

1. Conozca a su audiencia: ¿Quién es su audiencia objetivo para el informe? Si bien los ejecutivos son las personas más probables a las que entregará informes, también afectará a los empleados de la empresa. Dependiendo de para quién sea el informe de desempeño, defina si es general o específico para que les sea útil.
2. Definir objetivos: el siguiente paso es saber qué desea que haga el informe de rendimiento. ¿Cuál es la declaración de la misión de su empresa o las metas y objetivos del proyecto? Esto le permite evaluar y medir su desempeño para ver si está cumpliendo con esos objetivos.
3. Escriba un resumen ejecutivo: el informe de desempeño tendrá una gran cantidad de datos, por lo que desea comenzar con un resumen ejecutivo que le brinde al lector una breve descripción general de los detalles. Esta sinopsis es importante porque ofrece un resumen claro y conciso de los hechos.
4. Comparte una Evaluación de Desempeño: Aquí detallas las partes del negocio o proyecto que estás evaluando. Esto puede incluir el estado financiero de la empresa o proyecto, comparaciones de la industria y datos cuantitativos no financieros.
5. Hágalo visual: Nada pone a la gente a dormir más rápido que una lápida de texto. Agregar elementos visuales no solo embellece la página, sino que también proporciona datos fáciles de digerir que se pueden entender de un vistazo.
6. No se olvide de revisarlo: tener errores de ortografía, errores gramaticales u otros errores tipográficos disminuirá el impacto del informe y se verá poco profesional. Es mejor que otra persona lo corrija, ya que es más probable que detecte pequeños errores.

Tipos de informes

Utilice un informe de rendimiento para comparar el proyecto real con el plan. Puede hacer esto para varios puntos de datos. Los seis tipos comunes de informes de desempeño incluyen lo siguiente:

• Informe de estado del proyecto: captura el estado del proyecto en ese punto de su ciclo de vida. Un informe de estado es una instantánea del alcance, el tiempo, el costo y la calidad actuales del proyecto.
• Informe de progreso: señala lo que se ha completado en el proyecto desde el último informe de progreso.
• Informe de pronóstico: estima lo que se espera que suceda en un proyecto, como el rendimiento futuro y el estado esperado del proyecto en ese momento. Esto se utiliza para una mejor utilización de los recursos.
• Informe de tendencia: compara el rendimiento del proyecto con el mismo período en el informe anterior. Esto se puede hacer mensual, trimestral, semestral o anualmente.
• Informe de variación: grafica la diferencia entre el progreso real y el planificado de un proyecto.
• Informe de valor ganado: integra el rendimiento del alcance, el cronograma y el costo utilizando técnicas de gestión del valor ganado. Este informe es a menudo parte del informe de estado del proyecto.

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Cómo analizar y actuar sobre los informes de desempeño

Una vez que haya configurado los informes de rendimiento para su organización o proyecto, el siguiente paso es analizar esos informes y tomar medidas. Los gerentes tienden a ser los encargados de este trabajo, aunque a menudo se subcontrata a analistas especializados que entienden la inteligencia comercial.

Los datos que necesita analizar pueden ser cuantitativos, como los resultados de ventas y marketing, o cualitativos, como las respuestas que obtiene en las encuestas de los clientes. Independientemente del tipo de datos que esté analizando, necesita una estructura para detallar el proceso, comenzando por establecer objetivos y terminando con un plan de acción.

Es importante que determine una duración para su análisis, ya sea un informe mensual, trimestral o anual sobre el proyecto o la empresa. Este período de tiempo debe ser lo suficientemente largo para identificar tendencias en los datos. Es útil tener informes que puedan filtrar datos que no pertenecen a su análisis.

Cuando revise los datos, busque lo que se relaciona con el objetivo de su análisis. A continuación, identifique y documente las tendencias que ve, especialmente lo que es más importante y se alinea con sus objetivos de análisis. Luego, querrá resumir los hallazgos y desarrollar un plan de acción para ayudarlo a mejorar su desempeño.

Cómo difundir la información

Una vez que haya realizado todo el trabajo de informes y análisis de rendimiento, debe transmitir esa información.

Los informes deben hacerse públicos. Obviamente, las partes interesadas van a tener interés en lo que revelan los informes de rendimiento. Pero para realizar las mejoras necesarias a las que te llevan los datos, tu equipo también debe estar informado.

Los resultados de su análisis de informes de rendimiento deben adaptarse a su audiencia. Ya sea un memorando, un correo electrónico o incluso un informe sobre el informe, debe decidir el mejor vehículo para entregar los datos a su audiencia. Para promulgar mejor su plan de acción, es posible que también desee convocar una reunión.

Cómo ayuda ProjectManager con los informes de rendimiento

ProjectManager es un software basado en la nube que rastrea el progreso de su proyecto en tiempo real. ProjectManager lo ayuda a organizar tareas y recursos para programar su proyecto. También tiene funciones para medir el rendimiento y compartir esa información con las partes interesadas y el equipo para impulsar mejoras.

Crear cronogramas de proyectos en diagramas de Gantt

Antes de poder medir el rendimiento, debe establecer una línea de base. Cuando está creando un cronograma de proyecto, el diagrama de Gantt de ProjectManager le permite vincular dependencias, filtrar por la ruta crítica y establecer una línea de base. El Gantt le permitirá comparar el esfuerzo planificado con el real y crear informes para medir la variación del proyecto.

Realice un seguimiento del tiempo con precisión en las hojas de tiempo

Si está midiendo el rendimiento de los miembros individuales del equipo, las hojas de tiempo seguras de ProjectManager le brindan datos sobre cuánto tiempo les lleva completar sus tareas. Las hojas de horas también pueden autocompletar asignaciones repetidas y agilizar aún más el proceso de nómina, bloqueando las hojas de horas una vez que se envían para mayor seguridad.

Cree informes de rendimiento en segundos

ProjectManager también es todo lo que necesita para crear informes de rendimiento. Puede generar informes de estado y cartera, planes de proyectos, tareas, hojas de tiempo, disponibilidad, carga de trabajo y variación. Todos nuestros informes son personalizables, se filtran para ver solo los datos que desea y se pueden guardar en formato PDF, Excel o CSV para ayudarlo a analizar y compartir los resultados con sus partes interesadas y su equipo.

ProjectManager es un software galardonado que planifica, supervisa e informa sobre el rendimiento del proyecto. Las herramientas de gestión de recursos mantienen a los equipos trabajando a plena capacidad y con nuestras múltiples vistas de proyectos pueden trabajar como quieran. Mantenga los equipos productivos y los proyectos encaminados sin importar dónde o cuándo con ProjectManager. ¡Pruebe ProjectManager hoy gratis!