Una guía para crear el calendario de relaciones públicas perfecto para 2023

Uno de los componentes más importantes de las relaciones públicas exitosas es la puntualidad. La puntualidad les da a los medios y a sus audiencias una razón para preocuparse por su marca. La dificultad surge al alinear lo que es oportuno para su marca, lo que es oportuno para los medios de comunicación objetivo y lo que es oportuno para las audiencias de todos, todo al mismo tiempo. Hacerlo requiere no solo mantenerse al día con las tendencias de su industria, sino también verlas llegar antes que casi nadie. ¿Un ejemplo perfecto de relaciones públicas? Guías de regalos navideños. Los compradores no suelen empezar a pensar en ellos o leerlos hasta noviembre, pero los departamentos de relaciones públicas y marketing están trabajando en ellos desde la primavera o el verano. Necesita tiempo para armar su plan, presentar a los medios de comunicación y obtener todo lo que necesitan para armar su guía de regalos para cuando comiencen las compras navideñas. Es por eso que los profesionales de relaciones públicas exitosos, como usted, merecen un máximo de cinco por hacer que funcione. ¿Cómo puede mantenerse al tanto de las tendencias, las temporadas, lo que están haciendo los medios de comunicación, lo que está sucediendo en su empresa y hacer que todo funcione en conjunto? Si eres como cualquiera de los profesionales de relaciones públicas que conozco, un calendario meticuloso sin duda ayuda, un calendario maestro que combina el calendario estacional con el calendario de marketing de tu marca y los calendarios editoriales de los medios de los que deseas cobertura. Este tipo de calendario de contenido de relaciones públicas es más que una gran lista de fechas. Es una estrategia y un proyecto en sí mismo, mapeando todo lo que se necesita para la cobertura de relaciones públicas y trabajando hacia atrás desde su objetivo de cobertura, objetivos y campañas. Esta guía le ayudará a crear uno propio.

¿Qué es un calendario de relaciones públicas?

Un calendario de relaciones públicas es un calendario o plan de proyecto que traza todos los componentes clave necesarios para presentar y asegurar las relaciones públicas o la cobertura de los medios. También puede mapearlos en relación con sus otras campañas de marketing y eventos comerciales importantes, para que pueda ver cómo su programa de relaciones públicas se alinea con el resto del plan comercial. Una nota importante sobre su calendario de relaciones públicas es que no es solo un calendario de fechas de publicación o fechas límite finales. En realidad, desglosa los diferentes pasos del proceso y todas las tareas asociadas con ellos en una línea de tiempo manejable. Todos los plazos menores, reuniones y citas relacionadas con la campaña, y solicitudes de activos del equipo de diseño y cotizaciones de los ejecutivos. Todas las tareas pendientes que se te ocurran por adelantado son necesarias para conseguir una gran cobertura. Por supuesto, las tareas pendientes variarán según la estrategia de relaciones públicas individual de su empresa. Una muestra de lo que podría incluirse en un calendario de relaciones públicas incluye:

• Las fechas en que se publican los artículos u otra cobertura de los medios.
• Publique fechas para el contenido de su marca en torno a la campaña (es decir, un anuncio de premio, comunicado de prensa o compartir noticias en las redes sociales).
• Fechas límite para las cotizaciones que usted, su equipo o sus ejecutivos están dando a los periodistas.
• Fechas de envío para enviar muestras de productos a revisores e influencers.
• Plazos para presentación de propuestas y premios.

Cualquier cosa que necesite hacer o recordar para obtener cobertura es un juego limpio.

¿Por qué los equipos de relaciones públicas y marketing necesitan un calendario de relaciones públicas?

Ya existen calendarios de negocios, calendarios de marketing, calendarios de contenido y más. ¿Por qué también es necesario que existan calendarios de relaciones públicas y por qué su equipo debería tener uno? ¿Es sólo por sentirse organizado? Bueno, sí y no. No descarte el impacto en el rendimiento y la productividad que la abrumación puede tener en su equipo de marketing. Si alguien no sabe lo que está pasando o lo que hay que hacer, puede crear confusión que resulte en retrasos y errores en el proyecto. Es por eso que tener un calendario de relaciones públicas es algo más que la organización y el código de colores. Se trata de:

Alineación de las relaciones públicas con otras actividades comerciales

Piense en los diferentes calendarios de Google Calendar como diferentes capas de sus relaciones públicas y marketing. Cada uno muestra una vista separada, pero todos juntos, obtienen la imagen completa. El calendario comercial general es el núcleo en el que se debe basar todo lo demás. El calendario de marketing es la segunda capa: cómo comunica su calendario principal a sus clientes a través de cosas como lanzamientos y campañas. El calendario de contenido puede ser una tercera capa que muestra qué contenido usará para implementar esas campañas. Considere su calendario de relaciones públicas como una capa final; mostrando cómo utilizará la publicidad y la visibilidad para amplificar sus mensajes de marketing. Al observarlos a todos, obtiene una comprensión completa de cómo las relaciones públicas se vinculan con otras actividades comerciales y de marketing.

Planificación de relaciones públicas en torno a las festividades y las tendencias

Otra forma en que un calendario de relaciones públicas hará que el trabajo de todo su equipo sea más fácil es a través de la capacidad de planificar con anticipación cualquier temporada o tendencia a la que su marca quiera unirse para publicidad. Por ejemplo, las guías de regalos de las que hablábamos antes. Esas campañas importantes y sensibles al tiempo pueden sorprenderlo rápidamente cuando no las tiene, y el trabajo de preparación que requieren, planeado de antemano. Con un calendario, puede bloquear tendencias estacionales o eventos relevantes para su industria y agregarlos a su calendario como elementos recurrentes anuales; nunca volverán a aparecer sigilosamente.

Colaboración interna y externa más fácil

Finalmente, cuando colabora tanto como lo requieren las relaciones públicas, tiene muchas personas diferentes de las que es responsable: colaboradores externos, como periodistas y editores, colegas y compañeros de trabajo, y trabajadores independientes que trabajan con su empresa. Un calendario de relaciones públicas se puede compartir con todos los involucrados en los proyectos, y lo ayudará a trabajar juntos y comunicarse más fácilmente sin perder plazos externos que podrían sacrificar la cobertura.

Devoluciones año tras año

Por último, un calendario de relaciones públicas dará resultados en los años venideros. El primer calendario creado comenzará cada año después de su proceso de planificación con un esqueleto de ideas. El contenido (comunicados de prensa, publicaciones de blog, campañas, etc.) se puede reutilizar de forma creativa, ahorrando una cantidad significativa de tiempo. Así que está listo para organizarse para su equipo, los contactos con los que trabaja y para usted mismo. ¿Por dónde empiezas?

1. Elija su formato

Primero, debe decidir dónde vivirá su calendario de relaciones públicas. Por mucho que me encanten los calendarios y marcadores de papel, no los recomiendo para planes completos de marketing y relaciones públicas. Eso significa que sus opciones son una buena hoja de cálculo antigua, un calendario digital básico o una herramienta de calendario editorial dedicada. Hay algunos pros y contras para cada opción, así que considere las necesidades de su propio equipo.

2. Decide tus tipos de contenido

Una vez que haya decidido dónde vivirá el calendario de relaciones públicas, es hora de comenzar a desarrollar sus campañas y procesos dentro de él. Uno de los primeros pasos que necesitará es identificar los tipos de contenido que necesitará implementar y ampliar su cobertura de contenido y relaciones públicas. Eso podría incluir:

• Parcelas
• Eventos
• campañas de relaciones públicas
• Contenido del blog
• Publicaciones/campañas en redes sociales
• Imprimir garantía

Si se trata de relaciones públicas, puede (y debe) planificarse en un calendario. Una buena manera de estructurar las cosas es darle a cada formato de contenido su propia categoría en cualquier herramienta que estés usando.

3. Planifique su cadencia de publicación

A continuación, querrá considerar qué tan "lleno" estará su calendario. En palabras, con qué frecuencia desea que se publique contenido como parte de su estrategia, ya sea que se trate de medios "ganados" o "propios". Al hacer esto, desea tener en cuenta algunos factores diferentes. En primer lugar, ¿cuánta capacidad tiene su equipo para publicar contenido propio y obtener cobertura? Especialmente si está recurriendo a diseñadores para crear activos, ejecutivos para dar cotizaciones y más trabajo colaborativo, necesita hacer que los plazos para el resto de su equipo sean alcanzables. También desea dejar suficiente espacio en blanco o tiempo libre para responder a tendencias y eventos más oportunos a medida que surgen. En segundo lugar, ¿qué tendencias o campañas estacionales tendrán el mayor impacto? Desea permanecer en la mente de su público objetivo tanto como sea posible, pero también vale la pena espaciar el contenido durante los momentos "más tranquilos" mientras su equipo trabaja detrás de escena en un gran proyecto donde la empresa saca todo el PR y marketing se detiene por un corto período de tiempo. Una vez que conozca las restricciones con las que está trabajando, puede establecer objetivos para la cadencia de su contenido, como videos mensuales, publicaciones de blog semanales y cobertura de prensa, y publicaciones sociales diarias.

4. Lluvia de ideas y agregar ideas de contenido

Una vez que haya establecido la estructura y la cadencia de su calendario, puede comenzar a generar ideas de contenido y relaciones públicas y agregarlas en los espacios vacíos del calendario. Querrás hacer una lluvia de ideas sobre cosas como:

• Ángulos de la historia para presentar los medios
• Contenido invitado y liderazgo intelectual
• Contenido para el blog de tu empresa
• Redes sociales y campañas de correo electrónico
• Contenido que promueve eventos, premios y otras relaciones públicas

También querrá intentar organizar las cosas en torno a temas relevantes o tendencias estacionales tanto como sea posible.

5. Agregue contenido específico de la industria

Los calendarios de relaciones públicas cambian según la industria. El contenido necesario para un negocio puede ser completamente innecesario para otro. Llamar la atención sobre el contenido específico de la industria adapta el calendario a sus necesidades. Considere agregar los siguientes temas:

6. Incluir información de contacto

PR requiere la colaboración de numerosas personas. Para crear un flujo constante de actividades, incluya la información de contacto para todas las comunicaciones internas y externas necesarias. Esto incluye:

7. Mantenga las piezas móviles organizadas

Finalmente, necesita usar y mantener su nuevo calendario. Suena obvio, pero revisar el calendario editorial cada día cuando comienzas a trabajar es un nuevo hábito que debes desarrollar. Aquí hay algunas maneras en que puede hacer que construir ese hábito sea más fácil:

• Establezca pautas de codificación por colores para que la información sea fácilmente digerible para "verificaciones rápidas".
• Reserva tiempo para actualizar el calendario cada semana.
• Muestra el calendario en las reuniones del equipo (o inmediatamente después).

Además, si está utilizando una herramienta de calendario editorial dedicada, como el calendario de marketing de CoSchedule, puede planificar el contenido conectando el calendario a su blog de WordPress, perfiles de redes sociales y herramienta de marketing por correo electrónico. Eso le permite redactar e incluso programar su contenido saliente desde el mismo calendario. Las herramientas dedicadas también facilitan la división de proyectos en acciones específicas mediante el uso de plantillas de proyectos y tareas y otras características que pueden no estar disponibles en una hoja de cálculo que cree usted mismo. Un calendario de relaciones públicas elimina los sentimientos abrumadores de hacer malabarismos con varios proyectos en varios pasos. Pero solo cuando un calendario se maximiza al máximo se pueden lograr los objetivos de relaciones públicas. Use las siguientes cuatro ideas para optimizar mejor su calendario.

ser fluido

Su calendario no está grabado en piedra. Las oportunidades de relaciones públicas pueden aparecer al azar, ciertos eventos requerirán acción posterior, así que sea fluido en su enfoque. Dar la bienvenida a un cambio, o reaccionar ante una situación, a menudo genera innovación.

Cuenta para el tiempo de entrega

El mejor plan de relaciones públicas no se apresura. Tenga en cuenta el tiempo de entrega adecuado entre el inicio y la finalización del proyecto. Una línea de tiempo amplia permite cumplir cómodamente los plazos y realizar modificaciones de contenido.

Usa hashtags relevantes

Use hashtags relevantes para vincular el contenido con los eventos actuales. La creación de contenido por adelantado ahorra tiempo, pero los usuarios se involucran con las tendencias. Mantenga el contenido actualizado agregando un hashtag.

Evaluar actividades de relaciones públicas anteriores

La evaluación de las actividades de relaciones públicas de los años anteriores evalúa los éxitos, destaca las áreas de mejora y muestra cómo avanzar mejor. Reflexiona sobre las siguientes preguntas:

• ¿Qué funcionó bien para ti? ¿Qué fracasó?
• ¿Qué ideas superaron las expectativas? ¿Cómo se pueden ampliar estas ideas?
• ¿De dónde recibió la atención de los medios?
• ¿De dónde recibieron la atención de los medios los principales competidores?

A partir de aquí, use sus respuestas para desarrollar o cambiar cuidadosamente su calendario de relaciones públicas.

Empieza ahora

Un calendario de relaciones públicas eliminará la fricción y los sentimientos abrumadores de hacer malabares con múltiples proyectos en múltiples etapas. Sin embargo, solo cuando lo usas. Si aún no tiene un calendario para discutirlo todo, es hora de comenzar a introducir uno en su estrategia ahora. Para obtener ayuda para crearlo, pruebe nuestra plantilla de calendario de relaciones públicas gratuita o eche un vistazo a nuestro software hoy. Esta publicación se publicó originalmente el 1 de julio de 2020. Se actualizó el 29 de diciembre de 2021 y nuevamente el 20 de diciembre de 2022.