Implementación de procesos: una guía rápida

A medida que una empresa crece, necesita buscar nuevos procesos o formas de mejorar los procesos que tiene implementados. Tal vez la empresa quiera escalar y sostener su crecimiento o aumentar la productividad y la eficiencia. Cualesquiera que sean los objetivos, la implementación del proceso es la forma en que se logran estos objetivos.

Si está buscando mejorar sus procesos comerciales, necesita saber qué es la implementación de procesos y por qué es tan importante. Además, explicaremos qué es un plan de implementación de procesos y los pasos para crear un proceso de implementación. Luego, descubrirá cómo el software de administración de proyectos puede ayudarlo a reducir el desperdicio y ahorrar tiempo.

¿Qué es la implementación de procesos?

La implementación de procesos es un enfoque estratégico para adoptar nuevos procedimientos o procesos comerciales en una organización. Una empresa implementa cambios cuando quiere optimizar las tareas, volverse más eficiente, reducir la cantidad de errores o impulsar el crecimiento del negocio. Solo hay algunos ejemplos, pero cualquier cambio en los procesos comerciales requiere la implementación del proceso.

Como puedes imaginar, esto no se hace por capricho. Los objetivos comerciales se logran a través de un plan estructurado con pautas claras sobre cómo se ejecutará la estrategia. Esto significa enumerar las tareas que se realizarán a lo largo de la operación diaria del negocio. Implica la gestión del cambio y toca todos los departamentos, por lo que los recursos humanos están involucrados.

Es comprensible que las unidades de negocio teman el estancamiento. La complacencia es la primera señal de que una empresa está en problemas, ya que los competidores siempre están buscando una ventaja para explotar. La implementación de procesos es la forma en que una empresa puede mantenerse competitiva al tener un marco para gestionar el cambio.

¿Qué es un plan de implementación de procesos?

Para lograr los objetivos estratégicos de un negocio, debe existir un plan de implementación de procesos. Es el documento que define los pasos que llevarán al equipo del proyecto desde donde están hasta cómo pueden lograr su objetivo compartido. También se llama plan estratégico.

El plan de implementación del proceso incluye la estrategia, el proceso y las acciones necesarias para lograr el objetivo estratégico. Estos planes son completos y cubren todo, desde el alcance del plan de implementación hasta los costos que lo financiarán, como el presupuesto. Todos los pasos necesarios se detallan, incluidas las fechas de inicio y finalización y la duración del proyecto. Esto es similar a la gestión de cambios, que controla los cambios y los gestiona a lo largo de su ciclo de vida.

Tener un plan de implementación de procesos comunica el esfuerzo al equipo para que todos sepan qué se debe hacer, cuándo se hará y quién hará qué. Tener un plan es esencial para una implementación del proceso sin problemas. Sin un plan para convertir la estrategia en pasos prácticos, no hay una hoja de ruta que guíe al equipo del proyecto de principio a fin.

Al emprender un esfuerzo tan grande con importantes implicaciones comerciales, es aconsejable utilizar un software de gestión de proyectos para facilitar el trabajo. ProjectManager es un software galardonado que permite a los equipos planificar, administrar y realizar un seguimiento de su plan de implementación de procesos en tiempo real. Los diagramas de Gantt organizan los pasos en una línea de tiempo visual para mostrar el proyecto en un solo lugar. Se pueden asignar equipos y establecer una línea de base para realizar un seguimiento del esfuerzo planificado frente al esfuerzo real en tiempo real. Ahora puede asegurarse de cumplir con el cronograma y no exceder el presupuesto. Obtenga ProjectManager hoy gratis.

¿Por qué es importante la implementación de procesos?

La implementación del proceso es importante por muchas razones. Esbozamos algunos arriba, pero merece una mirada más cercana. Por un lado, es una excelente manera de ayudarlo a transformar los recursos de su proyecto en un entregable de mayor calidad. Si es un fabricante, esto puede ayudarlo a reducir los errores de los empleados en sus trabajos. También puede garantizar una salida más consistente y confiable. Incluso si solo está hablando de documentación, la implementación del proceso puede ayudar a garantizar que todos firmen los documentos.

También puede mejorar la eficiencia de los procesos, ya sea mediante procesos repetibles o la automatización de tareas recurrentes, y agilizar los flujos de trabajo. Esto puede reducir el desperdicio, permitir que los equipos se concentren en trabajos más complejos y ayudar a asignar recursos de manera más eficiente. Los empleados que se liberan de realizar tareas simples que pueden automatizarse pueden asumir más trabajos.

Si está buscando fomentar el cumplimiento de los estándares de la industria, la implementación de procesos puede ayudarlo con la documentación para que cumpla con las leyes que rigen su negocio. Puede ayudarlo a cumplir con las pautas de calidad si la documentación guía su trabajo. Los empleados pueden comprender mejor esos procesos organizacionales y sus roles en ellos, lo que lleva a un mejor desempeño.

Hemos mencionado que la implementación de procesos facilita el escalado de una empresa, especialmente cuando las tareas requieren la coordinación de muchas personas o departamentos. Los nuevos procesos pueden ayudar a crear un sistema de trabajo más eficaz. Esto conduce a otras mejoras cuando los procesos se evalúan y desarrollan continuamente. Finalmente, estas mejoras incluyen una mejor supervisión y medición del rendimiento cuando utiliza indicadores clave de rendimiento (KPI) para determinar el éxito de la implementación de su proceso.

El proceso de implementación en 7 pasos

Para cosechar los beneficios de los nuevos procesos en su negocio, debe saber cómo implementarlos. Los siguientes son siete pasos que lo ayudarán a aprovechar la implementación del proceso.

1. Forme un equipo de proyecto

La implementación del proceso es la ejecución de un plan. La mayoría de los planes involucran a varias personas, por lo que el primer paso es armar su equipo en función de la experiencia y las habilidades de los involucrados. Contar con las personas adecuadas significa que puede utilizarlas para generar ideas sobre mejores enfoques. Lo más probable es que también trabaje en todos los departamentos, lo que significa que necesita tener equipos que sean expertos en el trabajo interdisciplinario.

2. Defina su proceso comercial

Con el equipo adecuado a bordo, el siguiente paso es definir los objetivos. Puede aplicar técnicas como el mapeo de procesos comerciales, que ayuda a implementar o mejorar los procesos a los que se dirige. También tendrá que ver todas las tareas en su plan de implementación de procesos y determinar los recursos que necesitará el equipo para lograr y entregar el proyecto con éxito. El equipo puede ayudar a los gerentes a trabajar en colaboración mientras desarrollan un plan de acción.

3. Establecer metas y objetivos para la implementación del proceso

A medida que defina el proceso comercial, tendrá metas y objetivos que cumplir. Una vez que se hayan decidido, es importante utilizar un análisis de brechas para trazar el camino hacia el logro de sus objetivos. El análisis de brechas define dónde está su negocio y dónde quiere estar. Es crucial establecer metas y objetivos para que su empresa entienda cómo llegar a donde quiere estar.

3. Hacer un plan de implementación

Después de una lluvia de ideas con su equipo, la definición de procesos comerciales y el establecimiento de sus metas y objetivos para la implementación de nuevos procesos, es hora de escribir el plan. Debe tener todo lo que necesita, como los recursos necesarios para ejecutar el proyecto. Ahora, tienes que definir las tareas que te llevarán de principio a fin. Incluya las etapas del proyecto, la duración y el cronograma y los roles y responsabilidades de todos los involucrados.

5. Incorpore a su equipo

Para que la implementación del proceso sea un éxito, el equipo debe comprender los nuevos procesos comerciales. Es probable que esto incluya capacitación, talleres, seminarios, presentaciones o tutoría y tutoría del equipo.

6. Implemente su proceso comercial mejorado

Ahora está listo para implementar los procesos con objetivos claros y una meta específica de mejora. Durante este paso, querrá monitorear el proceso para asegurarse de que está alcanzando sus hitos. Tener KPI medibles garantiza que logre su estrategia de implementación específica.

7. Realice una revisión posterior a la implementación

Una vez que haya ejecutado el plan de implementación del proceso, querrá revisarlo para ver qué salió bien y dónde salió mal. Esto ayuda a informar nuevos planes de implementación de procesos, pero también puede ser útil para refinar los pasos para garantizar que cumpla con los objetivos que definió.

ProjectManager ayuda con la implementación de procesos

Gestionar la implementación de un proceso requiere muchas herramientas diferentes. Tiene que administrar equipos, recursos, costos y monitorear su progreso y desempeño para asegurarse de cumplir con el cronograma de su plan de implementación. ProjectManager es un software galardonado que tiene las funciones que necesita para planificar, administrar y realizar un seguimiento de su proyecto en tiempo real.

Usar múltiples vistas de proyecto

Los equipos multifuncionales requieren un conjunto de herramientas poderosas que estén sincronizadas entre sí. Los gerentes elaboran un plan de implementación en un diagrama de Gantt, que organiza las tareas, vincula los cuatro tipos de dependencias e incluso puede filtrar la ruta crítica. Los equipos utilizarán diferentes herramientas para ejecutar esos trabajos. Si están trabajando en un entorno ágil, querrán mapear sus sprints utilizando la vista de tablero kanban para administrar su trabajo pendiente y planificar sprints. Si son fabricantes, es posible que prefieran nuestras sólidas listas de tareas. Independientemente de la herramienta que utilice, todos los datos se actualizan simultáneamente en tiempo real para que todos colaboren con la misma información actualizada.

Seguimiento del progreso en tiempo real

Cuando tiene un plan de implementación en el diagrama de Gantt, puede establecer una línea de base. Esto captura el plan y le permite compararlo con su progreso real. Obtenga una vista de alto nivel de todo el proyecto con nuestro tablero en tiempo real. Recopila datos en vivo y los muestra en gráficos y tablas fáciles de leer que muestran el tiempo, el costo, la carga de trabajo y más. No se requiere una configuración que consume mucho tiempo como con el software liviano. Está listo cuando tú lo estés. Y si desea más detalles, use nuestras herramientas de informes personalizables que también se pueden compartir para actualizar a las partes interesadas.

Para asegurarse de que la implementación de su proceso funcione con sus recursos disponibles para cumplir con los objetivos comerciales, debe administrar cada paso del plan de implementación del proceso. Nuestro software tiene funciones de administración de tareas, administración de riesgos y administración de recursos que lo ayudan a alcanzar sus objetivos, ya sea para un proyecto, implementación de procesos o plan de administración de cambios.

ProjectManager es un software de gestión de proyectos en línea que permite a los equipos planificar, gestionar y realizar un seguimiento de su proceso de implementación. Nuestra plataforma colaborativa permite que los equipos compartan archivos, comentarios y más, ya sea que estén en diferentes departamentos o en diferentes zonas horarias. Únase a los equipos de Avis, Nestlé y Siemens que utilizan nuestro software para lograr el éxito. Comience hoy mismo con ProjectManager de forma gratuita.