Contratación de adquisiciones: tipos de contratos y mejores prácticas

La forma en que ensambla los elementos que necesita para ejecutar el proyecto se denomina adquisición, que es una forma elegante de decir cómo obtiene los bienes y servicios que necesita para un proyecto. Si no tiene un suministro constante o al menos administrado de las cosas que necesita para ejecutar el proyecto, se desviará y amenazará el éxito del proyecto.

Cuando necesite suministros de un tercero, es importante que celebre un acuerdo para asegurarse de obtener lo que necesita y que se lo entreguen cuando lo necesite. Todos estos detalles se definen en lo que se denomina un contrato de adquisición. No hay proyecto si no hay contratación de compras.

Aspectos esenciales de la contratación de adquisiciones

Hay muchos tipos de contratos en la adquisición, pero antes de entrar en eso, debemos tener una comprensión sólida de qué es la adquisición y por qué es crucial para el éxito del proyecto. El aprovisionamiento se refiere a las técnicas, los métodos estructurados y los medios que utiliza una organización para obtener lo que necesita a un buen precio y a tiempo, al mismo tiempo que construye relaciones sólidas con proveedores y vendedores.

En primer lugar, debe identificar los bienes o servicios que necesita. Una vez que sepa eso, puede comenzar a buscar una lista de proveedores que puedan cumplir con sus requisitos a un precio dentro de las limitaciones de su presupuesto. Luego, pasa a la etapa de negociación para asegurarse de que se satisfagan esas necesidades. Cuando lo están, ambas partes finalizan una orden de compra con precio, entrega y proceso de pago definidos.

A continuación, los suministros se entregan en la fecha acordada y se audita esa entrega para asegurarse de que se ajusta al acuerdo. Luego, mantiene buenos registros de administración de contratos y guarda el papeleo, como lo haría con cualquier transacción comercial. Cuanto más fluido sea este proceso, más felices estarán todos los involucrados y es más probable que se construya un vínculo entre ambas partes para asegurarse de que las adquisiciones futuras también funcionen. Un contrato sólido es necesario para entregar un proyecto exitoso.

¿Qué es la Contratación de Procura?

La contratación de adquisiciones es el proceso de construcción de acuerdos legalmente vinculantes entre contratistas y proveedores en el curso de la gestión de un proyecto. Estos contratos son necesarios para que los proyectos obtengan los materiales, suministros y servicios necesarios.

El uso de contratos y adquisiciones ayuda al comprador y al vendedor a llegar a un acuerdo sobre estos materiales, bienes y servicios. Este acuerdo incluye el pago de facturas y el cumplimiento de los términos y condiciones del contrato. Un contrato de adquisición es un documento legalmente vinculante entre el comprador y el vendedor que no solo define las relaciones en términos comerciales, sino que también protege los intereses de ambos.

Los parámetros de la contratación de adquisiciones incluyen la selección del proveedor y el producto, la investigación del proveedor, la decisión sobre los términos y condiciones a través de negociaciones y la gestión de ese proceso mediante el pedido, el pago y la entrega del material, suministro o servicio.

¿Por qué es importante la contratación de adquisiciones?

La contratación de adquisiciones es importante porque sirve para maximizar las ganancias y mantener las empresas solubles en un mercado competitivo. El contrato de adquisición brinda a ambas partes la oportunidad de trabajar juntas con la confianza de que ninguna se está aprovechando de la otra. También ayuda a la empresa a diversificar sus recursos para trabajar de manera más efectiva mediante la subcontratación del trabajo a terceros que pueden hacerlo de manera más rentable.

Tipos de contratos de adquisición

Cuando se trata de contratos, hay más de una manera de hacer un acuerdo. Estos diferentes tipos de contratos en adquisiciones ofrecen una variedad de riesgos para una u otra parte y son adecuados para proyectos de construcción donde el alcance es más o menos seguro desde el principio. Los tres tipos principales de contratos de adquisición son los siguientes:

• Contrato de Precio Fijo: El contrato de precio fijo o de suma global es cuando el monto pagado por los materiales, bienes o servicios se establece en el momento de la firma del contrato y no cambia a partir de entonces, independientemente de si hay impactos externos o internos. que aumentan los costos o retrasan el cronograma. La ventaja de este tipo de contrato es que describe claramente las funciones y responsabilidades de ambas partes en términos de lo que se entregará y cuánto costará. Estos son los tipos de contrato más habituales, sencillos y fáciles de gestionar.
• Contrato de reembolso de costos: un contrato de reembolso de costos o de control de costos es cuando el comprador acepta pagar los materiales y el equipo, así como cualquier costo indirecto, como salarios y servicios públicos, que forman parte de la fabricación del producto o servicio. Para que esto valga la pena para el comprador, se le otorga una tarifa fija o un porcentaje de la ganancia sobre el precio de costo. Esto pone la mayor parte del riesgo sobre los hombros del vendedor. Solo se les reembolsará después de que se verifiquen los gastos. Si el alcance del proyecto cambia, el vendedor absorbe cualquier costo adicional. Para que esto valga la pena para el vendedor, incorporarán costos adicionales que mantendrán los ajustes al mínimo y mejorarán sus resultados.
• Contrato de tiempo y materiales: los contratos de tiempo y materiales reembolsan a los proveedores por los materiales que utilizan y pagan por el tiempo que dedican al proyecto. Esto hace que el vendedor actúe como si fuera un tercero empleado del contratista. Este contrato funciona mejor cuando el alcance del proyecto es más difícil de definir, ya que el contrato permite cierta flexibilidad. Sin embargo, al usar uno de estos contratos, el comprador tendrá que brindar más supervisión para asegurarse de que el proyecto se mantenga dentro del cronograma y no exceda el presupuesto.

Procesos clave y mejores prácticas para contratos de adquisición

Aunque el contrato está firmado, eso no significa que el proceso esté completo. Está, por supuesto, el trabajo que se ha contratado y el seguimiento de los términos y condiciones del contrato.

Enfatice la transparencia

Una cosa que puede hacer para asegurarse de que las cosas funcionen sin problemas es priorizar la transparencia en su proceso de adquisición. Obtener una mayor visibilidad del desempeño de los proveedores ayuda a fortalecer esas relaciones y trabaja para lograr los mejores resultados para todos los involucrados.

Monitorear el progreso

Querrá monitorear de cerca y administrar los términos del contrato, especialmente los gastos asociados con el trabajo, para reducir los costos. En lugar de usar hojas de cálculo que deben actualizarse constantemente y, a menudo, corren el riesgo de distribuir versiones anteriores, sería mejor automatizar estos procesos con una herramienta digital.

Eficiencias de identidad

La racionalización del proceso de adquisición también es clave. La recogida y seguimiento de proveedores ayuda a asegurar el cumplimiento de las condiciones del contrato. El uso de una herramienta de gestión de proyectos en línea reducirá los costos al evitar errores manuales que pueden ralentizar el trabajo mientras se trabaja para el cumplimiento del contrato.

Cómo ayuda ProjectManager con las adquisiciones

ProjectManager es un software galardonado que lo ayuda a planificar, monitorear e informar sobre la adquisición de su proyecto. El monitoreo y seguimiento de su adquisición asegura que los costos y el cronograma se adhieran a los términos y contrición del contrato. Hay maneras de hacer esto mejor que usar una hoja de cálculo.

Utilice nuestro diagrama de Gantt en línea para administrar sus contratos. La línea de tiempo visual de Gantt le permite ver el ciclo de vida completo del contrato en un solo lugar y realizar un seguimiento de todos los recursos y costos asociados con él. Establecer las fechas de inicio y finalización del contrato. Cuando se agregan actualizaciones de estado a la herramienta, puede revisar su progreso para ver si se cumplen los términos del contrato.

Agregue costos y recursos al Gantt y podrá programar los materiales que necesita en un momento específico del proyecto. Dado que nuestro software está basado en la nube, toda la información del proyecto se encuentra en tiempo real, lo que le permite realizar un seguimiento de los datos en vivo. Por ejemplo, el tablero en tiempo real recopila información y la calcula automáticamente para mostrarla en gráficos y cuadros fáciles de leer para obtener una vista de alto nivel de la variación, los costos, el tiempo y más del proyecto.

ProjectManager.com es un software basado en la nube que lo ayuda a organizar y administrar las adquisiciones de manera más eficiente. Realice un seguimiento de los contratos con almacenamiento de archivos ilimitado, haga planes de adquisición y controle y realice un seguimiento de su progreso en tiempo real para asegurarse de que se cumplan todos los términos y condiciones del contrato. Pruebe ProjectManager gratis hoy.

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