¿Qué es una estructura de desglose de productos (PBS)? Plantillas y ejemplos incluidos

Los proyectos están diseñados para entregar un producto o un servicio dentro de un marco de tiempo y presupuesto específicos, un proceso que supervisa el gerente del proyecto. Si esa persona es un gerente de producto, puede aplicar una estructura de descomposición del producto (PBS).

Pero, ¿qué es una estructura de descomposición del producto? Entraremos en la definición, ilustraremos ejemplos de estructura de desglose de productos e incluso ofreceremos una plantilla de estructura de desglose de productos gratuita para brindarle experiencia práctica con el uso de este útil diagrama de flujo.

¿Qué es una estructura de desglose de productos (PBS)?

Una estructura de desglose de productos es un gráfico jerárquico que captura los productos físicos de un proyecto que son necesarios para lograr el éxito. Durante la etapa de planificación, enumera los productos que se entregarán durante el ciclo de vida del proyecto para administrar y organizar todo lo que se necesita para completar con éxito el proyecto.

A menudo denominada lista de compras del proyecto, su propósito es separar el producto final del proyecto en sus partes constituyentes. Comienza con el entregable final y lo desglosa en una estructura jerárquica hasta los productos más pequeños que inician la cadena. Hay dos tipos de productos que se rastrean en la estructura de desglose de productos.

Productos internos y externos

El primer tipo de producto se conoce como productos internos o productos que construye el proyecto. El segundo tipo de producto se denomina productos externos; estos han sido traídos o suministrados por otro proyecto. Cuando cualquier producto se enumera en la estructura de desglose de productos, se lo denomina sustantivo o se describe en tiempo pasado. Por ejemplo, se entregó el anteproyecto o capacitación en seguridad.

Al completar una estructura de desglose de productos, un gerente de proyecto obtiene una mayor comprensión de lo que se necesita para lograr el éxito. El PBS se utiliza junto con un registro de productos, que enumera todos los productos de un proyecto, y una descripción del producto, que describe cada producto con mayor detalle. Juntos, estos aseguran que se cumplan las expectativas de calidad.

Los gerentes de proyecto también crean un diagrama de flujo del producto a partir de la estructura de desglose del producto que define el orden en que se entregan los productos en el proyecto. Si esto suena como las semillas de un plan de proyecto, tiene razón. La estructura de desglose del producto es una herramienta esencial para entregar un cronograma de proyecto preciso y completo.

Una vez que haya realizado el trabajo de una estructura de desglose del producto y la documentación del producto relacionado, puede introducir esa información en el software de gestión de proyectos y poner en marcha su plan de proyecto. ProjectManager es un software de gestión de trabajo y proyectos para equipos híbridos con diagramas de Gantt interactivos que vinculan dependencias, establecen hitos e incluso filtran la ruta crítica. Luego puede establecer la línea de base para capturar su plan y compararlo con su esfuerzo real para mantenerse en el camino. ¡Comience con ProjectManager hoy gratis!

Ejemplo de PBS

La estructura de desglose de productos se puede utilizar en cualquier situación de gestión de productos, aunque se deriva de la metodología PRINCE2. Allí, se utiliza para analizar, documentar y comunicar los resultados de un proyecto.

Echemos un vistazo a esta página Wiki de PRINCE2 sobre planes de proyectos, que tiene un ejemplo de estructura de desglose de productos. En la siguiente ilustración, puede ver que la estructura de desglose de productos se utiliza para crear un sitio web de libros.

El resultado final es el sitio web del libro que se encuentra en la parte superior de la tabla. El siguiente nivel hacia abajo contiene el sitio activado, el sitio configurado y la información agregada, cada uno de los cuales profundiza en más detalles e incluso a veces se bifurca en múltiples productos en el mismo nivel hasta llegar al final. Si bien este es un ejemplo sencillo de desglose de productos, puede ser más o menos complicado según el proyecto.

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Cómo crear un PBS

Ahora que sabemos qué es una estructura de desglose de productos y hemos visto un ejemplo, es hora de aprender cómo hacer una estructura de desglose de productos para tener un registro de productos para su proyecto. Primero, debe reunir a su equipo de desarrollo de productos y comenzar el proceso de identificación de los productos en su proyecto.

Paso 1: identificar productos

Piense en los productos que se necesitan para llegar a su entrega final. Estos deben ser enumerados por cada miembro del equipo.

Paso 2: Consolidar la lista de productos

A continuación, todos los miembros del equipo comparten su lista de productos, que luego se consolida en una lista maestra, eliminando cualquier duplicación.

Paso 3: dividir en grupos relacionados

Todos los productos relacionados deben agruparse, lo que se conoce como paquetes de trabajo. Por ejemplo, si está construyendo un automóvil, todo lo relacionado con el motor, como pistones, cilindros, etc., se agrupa. En este punto, desea escribir una descripción del producto para cada producto enumerado.

Repita estos pasos tantas veces como sea necesario para una colección completa de productos en el proyecto. Este es el comienzo de la estructura de desglose de su producto, que se diseñará de arriba a abajo. Usando un automóvil como ejemplo, la línea superior es un automóvil, y debajo estarían los productos grandes, como el motor, el chasis, etc. A continuación, se encuentran los productos más pequeños asociados con esa columna hasta que haya llegado al producto más pequeño que comienza. la secuencia que conduce al producto final.

Plantilla de estructura de desglose de productos

Crear una estructura de desglose de productos desde cero no es difícil, pero puede simplificar el proceso utilizando una plantilla de estructura de desglose de productos. Esto configura el diagrama de árbol para usted, por lo que todo lo que tiene que hacer es completar los espacios en blanco y ajustar el gráfico a su proyecto. Utilice nuestra plantilla de desglose de trabajo gratuita para Excel como plantilla de estructura de desglose de productos.

Sí, la plantilla es para una estructura de desglose del trabajo, un tema que trataremos a continuación. Sin embargo, existen varios tipos de estructuras de desglose que se refieren a diferentes aspectos de un proyecto, cada uno de los cuales está estructurado como un diagrama de árbol. Por lo tanto, puede usar nuestra plantilla de desglose de trabajo gratuita como plantilla de desglose de productos completando los espacios en blanco según se relacionen con el recorrido de su producto.

Estructura de Desglose de Producto (PBS) vs. Estructura de Desglose de Trabajo (WBS)

Tomemos un momento para aclarar la diferencia entre la estructura de descomposición del producto y la estructura de descomposición del trabajo, ya que pueden confundirse fácilmente. Como se señaló anteriormente, la estructura es la misma. Dependiendo de lo que coloque en el diagrama de árbol, puede usar la estructura básica para varias cosas.

La estructura de desglose de productos es un gráfico jerárquico de productos que se producirán durante un proyecto. Ayuda a comprender el flujo del producto y conduce a un plan de proyecto más completo. La estructura de desglose del trabajo también es un gráfico jerárquico, pero es un plan de entrega que detalla el trabajo que debe realizarse a través de un proyecto. Suelen ser actividades, tareas o entregables. Esta estructura ayuda al administrador del proyecto a crear un flujo de trabajo para el proyecto, que incluye tareas que ejecuta el equipo del proyecto.

La diferencia es que la estructura de desglose del producto muestra el resultado de la gestión del alcance, mientras que la estructura de desglose del trabajo muestra el trabajo necesario para producir esos productos. Ambos informan el proceso de planificación y son herramientas importantes para administrar un proyecto.

Otras estructuras de desglose de proyectos

Las estructuras de desglose son herramientas que colocan una parte del proyecto en un esquema jerárquico para garantizar que tenga una lista completa que se pueda administrar en la fase de planificación del proyecto. La estructura de desglose del producto es solo una de las cuatro estructuras de desglose utilizadas en la gestión de proyectos.

Estructura de desglose del trabajo

Como mencionamos, una estructura de desglose del trabajo es una herramienta visual que mapea los entregables en un proyecto, comenzando con el último y avanzando hacia los más pequeños. Esto establece las tareas que deben ejecutarse para cumplir los objetivos del proyecto.

Estructura de desglose de riesgos

Otro uso popular para la estructura de desglose es una estructura de desglose de riesgos. Se utiliza para identificar y gestionar todos los riesgos positivos y negativos que podrían ocurrir en el transcurso del proyecto. Es parte de cualquier proceso de evaluación y gestión de riesgos.

Estructura de desglose de recursos (RBS)

Finalmente, la estructura de desglose de recursos es una lista de todos los recursos que necesitará para ejecutar su proyecto. Esto incluye las tarifas por hora de los miembros del equipo, los materiales, el equipo y cualquier otra cosa que usará para ejecutar el proyecto.

Estructura de desglose de costos

Una estructura de desglose de costos es otra representación jerárquica del proyecto, pero se enfoca en los diversos costos del proyecto. Esta es una herramienta valiosa para identificar y administrar los elementos en el presupuesto de un proyecto y ayuda a aplicar controles de costos medibles.

Cómo ProjectManager ayuda con la gestión de productos

La estructura de desglose de productos es una herramienta que configura la fase de planificación. En este punto, necesita una herramienta poderosa pero fácil de usar que pueda ser utilizada por todos los miembros del equipo del proyecto, ya sea que trabajen con una metodología tradicional o ágil. ProjectManager es un software de gestión de proyectos y trabajo que conecta equipos híbridos sin importar dónde se encuentren, qué hagan o cómo les guste trabajar.

Obtenga múltiples vistas de proyectos

Viste cómo nuestro diagrama de Gantt puede crear una hoja de ruta del producto para ti, pero esa es solo una de las múltiples vistas de proyectos que están completamente sincronizadas en nuestro software. Puede alternar sin problemas entre las vistas, todas las cuales se actualizan en tiempo real. Algunos equipos quieren asignaciones en nuestra sólida lista de tareas, mientras que los equipos ágiles prefieren el tablero kanban que les permite administrar su trabajo pendiente y planificar los sprints.

Colabore y administre recursos a través del software en tiempo real

Hablando de planificar juntos, no encontrará una herramienta más colaborativa. Los usuarios obtienen actualizaciones en tiempo real a través del correo electrónico, pero también en el software. No es necesario que abandone su trabajo para ver los comentarios de los miembros del equipo, los archivos compartidos o las actualizaciones de estado. Nuestro software es colaborativo hasta la médula para fomentar una mayor innovación de su equipo de productos.

Para que su equipo de productos siga trabajando de forma productiva, necesita nuestras herramientas de gestión de recursos. Por ejemplo, un gráfico de carga de trabajo codificado por colores le muestra quién tiene demasiadas o muy pocas tareas asignadas. Esto podría provocar agotamiento y baja moral. Con nuestro software, puede reasignar tareas directamente desde el gráfico de carga de trabajo para lograr un equipo más productivo y feliz.

Hay mucho más que podemos hacer para ayudarlo a administrar un lanzamiento de producto exitoso. Desde hojas de tiempo que simplifican la nómina y controlan el tiempo de las tareas hasta un tablero en tiempo real e informes con un solo clic que se pueden filtrar y compartir con las partes interesadas, ProjectManager es la única herramienta que necesitará para lograr el éxito en la gestión de productos.

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